Curso de Gerencia de Proyectos para Unoversitarios

Gestión de los Riesgos
Ing. Carlos Trigo Pérez, PMP ctrigo@ingenioysistemas.com

OBJETIVOS DE LA SESIÓN
   

Conocer la importancia de la Gestión del Riesgo en el manejo eficiente de todo proyecto. Entender en que consiste y como se obtiene el Plan de Gestión del Riesgo Entender en que consiste y como se obtiene el Plan de Respuesta a Riesgos Proporcionar algunos tips para la aplicación práctica de los procesos de la Gestión del Riesgo

2

Contenido de la Sesión
1. 2. 3.

4.
5. 6. 7.

Gerencia de los riesgos del proyecto Planificar la gestión de riesgos Identificar los riesgos Realizar el análisis cualitativo de riesgos Realizar el análisis cuantitativo de riesgos Planificar la respuesta a los riesgos Monitorear y controlar los riesgos

3

Gerencia de los Riesgos del Proyecto
Niveles de Costo y Personal

La Gerencia de Riesgos del Proyecto incluye los procesos concernientes con la conducción de planificación, identificación, análisis, respuestas y control de los riesgos en un proyecto Objetivo: Incrementar la probabilidad e impactos de eventos positivos (oportunidades) y Disminuir la probabilidad e impacto de eventos adversos (riesgos) a los objetivos del proyecto.

Fases Intermedias
Fase Inicial

Fase Final

SyC P I E C

Tiempo

Identificar los Riesgos

Realizar el análisis Cualitativo de Riesgos

Realizar el análisis Cuantitativo de Riesgos

Planificar la respuesta a los Riesgo

Monitorear y Controlar los Riesgos

PLANIFICAR LA GESTION DE RIESGOS

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Gerencia de los Riesgos del Proyecto
Riesgo del proyecto:
 

Es un evento o condición incierta, que si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo en por lo menos un objetivo del proyecto. Características:  Es un evento futuro que puede o no puede ocurrir  La probabilidad de ocurrencia del evento futuro debe ser mayor que 0% pero menor que 100%  El efecto o consecuencia probable es determinado o calculado Las dos dimensiones del riesgo:  Incertidumbre: Probabilidad  Objetivos: Impacto

“Los riesgos conectan incertidumbre con objetivos”
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Gerencia de los Riesgos del Proyecto
Diferencia entre Riesgo, Causa y efecto:  Causas: son acontecimientos o circunstancias concretos que eXIisten en el proyecto o su ambiente, y que causan incertidumbre  Riesgos: son incertidumbres que si ocurriesen, afectarían los objetivos del proyecto de manera NEGATIVA (amenazas) o POSITIVA (oportunidades)  Efecto/Impacto: son variaciones imprevistas en los objetivos del proyecto, o positivas o negativas, que surgirán como consecuencia de si ocurren los riesgos
Causa

“Riesgo”

Efecto
6

Impacto en los objetivos del proyecto
INCERTIDUMBRE

Nivel de Riesgos individuales
INCERTIDUMBRE

INCERTIDUMBRE

CALIDAD

Nivel de Riesgos Generales
INCERTIDUMBRE

ALCANCE
INCERTIDUMBRE

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2. Planificar la gestión de los Riesgos
Entradas .1 Factores ambientales de la empresa  Actitudes y tolerancia .2 Activos de los procesos de la Organización  Enfoques predefinidos .3 Enunciado del alcance del proyecto .4 Plan de gestión del proyecto (Costo, tiempo y comunicaciones)
P P ¿Cuál es su actitud hacia el riesgo? I I
8

2. Planificar la gestión de Riesgos
Herramientas y Técnicas .1 Reuniones y análisis de planificación  ¿Quiénes deben participar?  Definición de los planes básicos para gestionar  Determinación de costo de los riesgos y las actividades programadas.  Asignación de responsabilidades  Adecuación de las plantillas organizacionales  Niveles de probabilidad de riesgo por tipo de riesgo  Niveles de impacto por tipo de objetivos  La matriz de impacto y probabilidad, y otras plantillas  Entregable final Plan de Gerencia de los Riesgos
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Cuadro 1 : Metodología de Gestión de Riesgos Proyecto: Project Manager: Fecha: Actividad Planificación de Gestión de Riesgos

Ejemplo: Plan de Gestión de Riesgos
Descripción Elaborar Plan de Gestión Herramientas PMBOK PMI Compendium Checklist de Riesgos RBS estándar Fuentes de Informacion Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto PM's y equipos de proyectos similares Consultores y proveedores tecnológicos

Identificación de Riesgos

Identificar riesgos del proyecto

Definición de Probabilidad Análisis Cualitativo de Riesgos Evaluar probabilidad e impacto Establecer ranking de importancia Definición de Impacto Matriz de Probab-Impacto Welcom Risk @Risk 4.1 for MS Project Cálculo de Reserva de Contingencia

Archivos históricos de proyectos Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto PM's y equipos de proyectos similares Consultores y proveedores tecnológicos
Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto PM's y equipos de proyectos similares Consultores y proveedores tecnológicos Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto PM's y equipos de proyectos similares Consultores y proveedores tecnológicos Archivos históricos de proyectos

Evaluar probabilidades e impacto global Análisis Cuantitativo de Riesgos

Planificación de la Respuesta a Riesgos

Definir respuestas a riesgos Planificar ejecución de respuestas

Welcom Risk

Supervisión y Control de Riesgos

Verificar ocurrencia de riesgos Supervisar ejecución de respuestas Verificar efectividad de respuestas Verificar aparición nuevos riesgos

Welcom Risk

Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto

Ejemplo: Plan de Gestión de Riesgos
Cuadro 2: Roles y Responsabilidades Proyecto: Project Manager: Fecha: Actividad Planificación de Gestión de Riesgos Roles Equipo de Gestión de Riesgo: Líder Apoyo Miembros Equipo de Gestión de Riesgo: Líder Apoyo Miembros Equipo de Gestión de Riesgo: Líder Apoyo Miembros Equipo de Gestión de Riesgo: Líder Apoyo Miembros Personas AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD CVF JKU, JHG NMM, ERD Responsabilidades Dirigir la actividad, responsable directo Proveer definiciones Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer información Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer información Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer información Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer información Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer información Ejecutar la actividad

Identificación de Riesgos

Análisis Cualitativo de Riesgos

Análisis Cuantitativo de Riesgos

Planificación de la Respuesta a Riesgos

Supervisión y Control de Riesgos

Equipo de Gestión de Riesgo: Líder Apoyo Miembros Equipo de Gestión de Riesgo: Líder Apoyo Miembros

Ejemplo: Plan de Gestión de Riesgos
Cuadro 3: Presupuesto de Gestión de Riesgo Proyecto: Project Manager: Fecha: Actividad Planificación de Gestión de Riesgos Personas Líder Apoyo Miembros Materiales $300 Suministros $45 Viajes $50 $395 Equipos $30 Laptop $400 Fotocopiadora $30 $10 Total

$430

$40

$865

Identificación de Riesgos

Líder Apoyo Miembros Líder Apoyo Miembros Líder Apoyo Miembros Líder Apoyo Miembros Líder Apoyo Miembros TOTAL PRESUPUESTO

Análisis Cualitativo de Riesgos

Análisis Cuantitativo de Riesgos

Planificación de la Respuesta a Riesgos

Supervisión y Control de Riesgos

Ejemplo: Plan de Gestión de Riesgos
Cuadro 4: Periodicidad de Gestión de Riesgo Proyecto: Project Manager: Fecha: Actividad Planificación de Gestión de Riesgos Momento de ejecución Al inicio del proyecto Entregable del WBS 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Periodicidad de Ejecución Una vez

Identificación de Riesgos

Al inicio del proyecto En cada replanificación del proyecto

1.2 Plan de Proyecto 1.0 1.4 Replanificación del proyecto

Una vez Semanal

Análisis Cualitativo de Riesgos

Al inicio del proyecto En cada replanificación del proyecto

1.2 Plan de Proyecto 1.0 1.4 Replanificación del proyecto

Una vez Semanal

Análisis Cuantitativo de Riesgos

Al inicio del proyecto En cada replanificación del proyecto

1.2 Plan de Proyecto 1.0 1.4 Replanificación del proyecto

Una vez Semanal

Planificación de la Respuesta a Riesgos

Al inicio del proyecto En cada replanificación del proyecto

1.2 Plan de Proyecto 1.0 1.4 Replanificación del proyecto

Una vez Semanal

Supervisión y Control de Riesgos

En cada ciclo de control del proyecto

1.8 Monitoreo semanal de riesgos

Semanal

2. Planificar la gestión de Riesgos
Salidas .1 Plan de gestión de riesgos  Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos  Terminología  Naturaleza única de los proyectos  No se registran las “lecciones aprendidas”  Estimación VS medición
Score 5 4 3 Escala Muy alto Alto Medio Rango >50% 26-50% 11-25%

2
1

Bajo
Muy bajo

5-10%
>5%
14

Definición de Probabilidades (fuente: David Hillson´s research – 2004)

Planificar la gestión de Riesgos
Salidas .1 Plan de gestión de riesgos  Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos  Los impactos sobre los objetivos del proyectos son determinados en el escenario de si el riesgo ocurre  Las escalas de impacto son específicas a: SEVERO MODERADO BAJO IMPACTO  Los objetivos potencialmente impactados,  Al tipo y tamaño del proyecto, Incremento costo Incremento costo 10 Incremento del costo  A las estrategias de la organización y COSTO mayor al 30% al 30% menor al 10%  Al estado financiero y grado de sensibilidad a impactos particulares.

Costo

Cronograma

Cliente

Recurso

Mercado
Valor del impacto 3= severo 2= moderado 1= bajo impacto

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3. Identificar los riesgos

Involucra:  Identificar los riesgos que puedan ocurrir en un proyecto en particular y determinar cuáles riesgos podrían afectar los objetivos del proyecto y documentar sus características. Los participantes:  El gerente del proyecto,  Los líderes del equipo del proyecto,  El equipo del proyecto,  El equipo de gerencia de riesgos del proyecto si es que ha sido designado,  Los eXIpertos en temas técnicos de fuera del equipo del proyecto,  Clientes, usuarios finales, otros gerentes de proyectos, stakeholders, y eXIpertos eXIternos en gerencia de riesgos.
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3. Identificar los riesgos

Es un proceso iterativo porque se pueden conocer nuevos riesgos a medida que el proyecto avanza en el ciclo de vida del proyecto
La frecuencia de iteración y quién participa en cada ciclo puede variar según sea el caso. El equipo del proyecto debe involucrarse en el proceso con el fin de poder desarrollar y mantener un sentido de pertenencia de una responsabilidad por los riesgos y acciones asociadas de respuestas a los riesgos. Las personas fuera del equipo pueden proveer información adicional objetiva. El proceso de Identificar los Riesgos usualmente lleva al proceso de Analizar Cualitativamente los Riesgos, Alternativamente, puede llevar directamente al proceso de Analizar Cuantitativamente los Riesgos, cuando se conduce por un gerente de riesgos con eXIperiencia. En algunas ocasiones la simple identificación del riesgo puede sugerir su respuesta, y estos deben documentarse para un análisis posterior e implementación en el proceso de Planificar la Respuesta a los Riesgos

 

17

3. Identificar los riesgos
Entradas

         

.1 Plan de Gestión de Riesgos .2 Estimados de Costos de las Actividades .3 Estimados de la Duración de Actividades .4 Línea Base del Alcance .5 Registro de Involucrados .6 Plan de Gestión de Costos .7 Plan de Gestión del Cronograma -8 Plan de Gestión de Calidad .9 Documentos del Proyecto (Supuestos, Valor Ganado, L. Base etc) .10 Factores Ambientales de la Empresa (Tolerancia al riesgo, Bases de datos comerciales, etc), ·11 Activos de Procesos de la Organización (Lecciones aprendidas, archivos del Proyecto, Plantillas)

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3. Identificar los riesgos
Herramientas y Técnicas
.1 Revisión de documentación  Revisión estructurada de los documentos del proyecto, incluyendo los planes, supuestos, archivos de proyectos pasados, y otra información. La calidad de los planes, la consistencia entre dichos planes y los requerimientos y supuestos del proyecto pueden ser indicadores del riesgo en el proyecto. .2 Técnicas de recopilación de información  Brainstorming – Tormenta de ideas: “No matar las ideas”. Uso de Moderador.  Técnica Delphi – Consenso de eXIpertos. Participación anónima. Con Moderador.  Entrevistas – A eXIpertos en temas relacionados con el proyecto  Identificación de las causas raíz.  Análisis FODA – Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Y Amenazas

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3. Identificar los riesgos
Herramientas y Técnicas .3 Análisis de listas de control (Checklists)  Checklists basado en información histórica.  El nivel inferior del RBS se puede usar como checklist

.4 Análisis de asunciones (supuestos)  Supuestos, escenarios, o hipótesis.  Si no se cumplen se generan riesgos, o por falta de precisión o inconsistencia
.5 Técnicas de diagramación  Diagramas de causa efecto (Espina de pescado)  Diagramas de flujo  Diagramas de influencia.  Son representaciones gráficas de situaciones, mostrando influencias causales, ordenamiento en el tiempo de eventos, y otras relaciones.
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3. Identificar los riesgos
Salidas .1 Registro de riesgos

Registro de Riesgos

Son las primeras entradas en el registro de riesgos, que forma parte del plan de gerencia de riesgos.  Este registro al final contiene los resultados del resto de los procesos de gestión de riesgos.  Lista de los riesgos identificados, incluyendo sus causas raíz.  Lista de respuestas potenciales (a usarse en la planificación de respuestas a los riesgos)  Causas raíz de los riesgos. Condiciones fundamentales o eventos que podrían dar lugar al riesgo identificado.  Categorías de riesgos actualizadas. (RBS actualizado)
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Identificación, análisis y respuesta a los riesgos

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Trigger (disparador)

4. Realizar el análisis Cualitativo de Riesgos

  

Incluye los métodos para priorizar los riesgos identificados, para una mayor acción tal como:  Un análisis cuantitativo de los riesgos ó una planificación de respuestas a los riesgos. Mejora el desempeño del proyecto enfocándose principalmente en los riesgos críticos Importancia en la calidad de la información Método rápido y efectivo para establecer prioridades Debería revisarse durante el ciclo de vida del proyecto
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4. Realizar el análisis Cualitativo de Riesgos
Entradas .1 Registro de riesgos  Lista de riesgos identificados .2 Plan de gestión de riesgos  Roles y responsabilidades, presupuesto, cronograma de actividades, categorías de riesgos, definición de probabilidad e impacto, matriz de probabilidad e impacto, tolerancias a los riesgos de los interesados. .3 Enunciado del alcance del proyecto  Los proyectos de tipo repetitivo o recurrente tienden a tener riesgos más entendidos.  Proyectos con más incertidumbre:  Los que usan “estado del arte”  Primera tecnología de su tipo  Proyectos altamente complejos .4 Activos de los procesos de la organización  Datos sobre riesgos de proyectos anteriores  Lecciones aprendidas
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4. Realizar el análisis Cualitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas .1 Evaluación de probabilidades e impacto de los riesgos  La probabilidad y el impacto se determinan para cada uno de los riesgos identificados.  Los riesgos pueden ser evaluados en entrevistas o reuniones  Documentar los supuestos y la justificación de la evaluación  Emplear juicio de eXIpertos  Apoyarse con un facilitador eXIperimentado

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4. Realizar el análisis Cualitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas
P

.2 Matriz de probabilidad e impacto
Matriz de análisis de riesgo
NR WBS Costo Cronograma Cliente Recurso Mercado Probabilidad Score

I
1 1 3 3 2 2 2 1 3 5 4 5 45 32 65

1 2 3

1.3.2 1.4.4 14.6

2 3 2

1 1 3

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Definición de Priorización de riesgos: Riesgos altos >60 Riesgos moderados 30-60 Riesgos bajos < 30

(ROJOS) (AMARILLOS (VERDES)

4. Realizar el análisis Cualitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas

.2 Matriz de probabilidad e impacto
Prb.
0.9 0.7
0.045

Amenazas
0.09 0.18 0.36 0.72 0.72 0.035 0.07 0.14 0.28 0.56 0.56

Oportunidades
0.36 0.18 0.09 0.045 0.28 0.14 0.07 0.035

0.5
0.3 0.1

0.025
0.015 0.005

0.05
0.03 0.01

0.10
0.06 0.02

0.20
0.12 0.04

0.40
0.24 0.08

0.40
0.24 0.08

0.20
0.12 0.04

0.10
0.06 0.02

0.05
0.03 0.01

0.025
0.015 0.005

0.05
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0.1

0.2

0.4

0.8

0.8

0.4

0.2

0.1

0.05

4. Realizar el análisis Cualitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas .3 Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos  Grado de entendimiento del riesgo, precisión, calidad, confiabilidad e integridad  Podría consumir recursos y tiempo más de lo planificado .4 Categorización de riesgos  Usando: RBS (por fuente de riesgo), WBS (por área del proyecto afectada), Fase del Proyecto, etc. .5 Evaluación de la urgencia del riesgo  Considerar como los más urgentes a los riesgos que requieren de respuestas en el corto plazo.  Los indicadores de prioridad pueden incluir el tiempo para afectar una respuesta al riesgo, señales y síntomas del riesgo y la calificación del riesgo (risk rating).
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4. Realizar el análisis Cualitativo de Riesgos

Registro de Riesgos

Salidas .1 Registro de riesgos (Actualizaciones)  Calificación relativa o listas priorizadas de los riesgos del proyecto.  Según los objetivos del proyecto  Documentar la base para el calculo de P e I  Riesgos agrupados por categorías.  Concentración de riesgos  Lista de riesgos que requieren de una respuesta en el corto plazo.  Lista de riesgos que requieren análisis y respuestas adicionales.  Análisis cuantitativo de los riesgos ó acción de respuesta.  Listas de observación para riesgos de baja prioridad.  OJO con los de MUY ALTO IMPACTO/muy baja prioridad !!!  Tendencias en los resultados del análisis cualitativo

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5. Realizar el análisis Cuantitativo de Riesgos
 

Analiza numéricamente el efecto de todos los riesgos identificados con los objetivos del proyecto. También presenta un enfoque cuantitativo para la toma de decisiones. Utiliza técnicas tales como la Simulación Monte Carlo y el análisis de árboles de decisión con el fin de:  Cuantificar los posibles resultados para el proyecto y sus probabilidades  Determinar la probabilidad de lograr unos objetivos específicos del proyecto  Identificar los riesgos que requieren de mayor atención cuantificando su contribución relativa al riesgo total del proyecto  Identificar objetivos viables y realistas de costos, cronograma, o alcances, dados los riesgos del proyecto  Determinar las mejores decisiones de gerencia del proyecto cuando algunas condiciones o resultados son inciertos.
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5. Realizar el análisis Cuantitativo de Riesgos
Entradas .1 Registro de los riesgos  Lista de los riesgos identificados, lista de los riesgos priorizados y los riesgos ordenados por categorías. .2 Plan de gestión de riesgos  Roles y responsabilidades, presupuestos, cronograma de actividades, categorías de riesgos, RBS, y tolerancias a los riesgos de los interesados .3. Plan de Gestión del Proyecto  Plan de Gestión del cronograma del proyecto  Plan de Gestión de los costos del proyecto .4 Activos de los procesos de la Organización
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5. Realizar el análisis Cuantitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas P I .1 Técnicas de recopilación y representación de datos  Entrevistas.  Determinar P e I para cada riesgo  Depende de la distribución de probabilidad que se usará  Distribución: Triangular (O, MP, P) y normal (media y d.s.) Rangos estimados de costo  Documentar WBS Bajo Mas Probable
Ejemplo: -Estimado del costo mas probable es 68 -Simulación nos da la probabilidad de tener ese costo en el proyecto (puede haber sorpresas)
1. Fundación 2. Piso 1 3. 2do Piso 4. Acabados Total 4 5 4 15 8 20 15 25 68

Alto 12 25 20 50

5. Realizar el análisis Cuantitativo de Riesgos Herramientas y Técnicas
.1 Técnicas de recopilación y representación de datos  Distribuciones de Probabilidad 1 0.8  Continuas y discretas 0.6
0.4 0.2 0 0 0.2 0.4 0.6 0.8 1 Distribución BETA Distribución Triangular

.2 Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado  Análisis de Sensibilidad  Cuáles riesgos tienen el mayor potencial de impactar en el proyecto.  EXIamina la medida en que la incertidumbre de cada elemento del proyecto afecta a los objetivos eXIaminados cuando todos los demás elementos inciertos se mantienen en sus valores base.
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5. Realizar el análisis Cuantitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas .2 Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado  Análisis de Valor Monetario Esperado (EMV)  EMV = Prob. ÉXIito XI VPN de ÉXIito – ProbFracaso XI VPN del Fracaso  EMV se calcula multiplicando el valor de cada resultado posible por su probabilidad de ocurrir y se suman los resultados.  Se recomienda el modelamiento y la simulación para usarse en análisis de riesgos en costos y cronograma ya que son más poderosos y menos proclives a ser mal utilizados que el EMV Ejemplo: Árbol de decisión
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5. Realizar el análisis Cuantitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas .2 Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado  Simulación: Monte Carlo  En una simulación, se resuelve el modelo del proyecto muchas veces (miles de iteraciones) con valores de entrada (los costos de los elementos del proyecto o duraciones de las tareas del cronograma) escogidos de manera aleatoria para cada iteración de la distribución de probabilidades de cada variable. Se calcula una distribución de probabilidades de los resultados del proyecto (por ejemplo, los costos totales o la fecha de terminación).  Para un análisis de riesgo de costos, la simulación puede usar el WBS tradicional del proyecto o una estructura de descomposición de costos como modelo. Para un análisis del cronograma del proyecto, se usa el método de diagrama de precedencias (PDM)

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11.4 Análisis Cuantitativo de Riesgos

36

. Salidas .1 Registros de riesgos (Actualizaciones)

5. Realizar el análisis Cuantitativo de Riesgos
Registro de Riesgos

Análisis Probabilístico del proyecto  Fechas y costos probables de terminación  Reservas de contingencia de costos y plazos La probabilidad de lograr los objetivos de los costos y cronograma. Lista priorizada de riesgos cuantificados.  Las que generan la mayor amenaza y presentan la mayor oportunidad Tendencias en los resultados del análisis cuantitativo de los riesgos.

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6. Planificar la Respuesta a los Riesgos

Es el proceso de desarrollar opciones y determinar las acciones para:  Mejorar las oportunidades y  Disminuir las amenazas a los objetivos del proyecto. Criterios para una respuesta eficaz al riesgo:  Apropiada: según importancia del riesgo  Razonable: Costo-rendimiento  Oportuna: “ventana de acción”  Alcanzable: viabilidad  Valorada: “valorada despues de responder”  Convenida: consenso y compromiso de interesados  Asignada y aceptada: “risk owner”, recursos y apoyo

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6. Planificar la Respuesta a los Riesgos
Herramientas y Técnicas

  

Para cada riesgo, debe seleccionarse la estrategia o mezcla de estrategias mas probable de ser efectiva. Se pueden usar herramientas para la toma de decisiones tales como análisis de árboles de decisión para escoger entre las respuestas más apropiadas. Luego deberán desarrollarse respuestas específicas para implementar dicha estrategia. Se deben seleccionar estrategias principales y también de respaldo. Se puede también preparar un plan de retorno (fallback) si es que la estrategia seleccionada resulta no ser totalmente efectiva o si es que ocurre un riesgo que ha sido aceptado. Muchas veces se asigna una reserva de contingencia para el tiempo o el costo.

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6. Planificar la Respuesta a los Riesgos
Herramientas y Técnicas .1 Estrategias para riesgos negativos o amenazas  Evitar  Busca eliminar la incertidumbre  Implica cambiar el plan del proyecto  Afrontar Directamente: (por carencia de conocimiento)  Clarificando los requerimientos  Definiendo objetivos  Obteniendo información  Mejorando comunicación  Emprendiendo investigaciones o prototipos  Adquiriendo el eXIpertise  Removiendo la causa  Afrontar Indirectamente:  Cambiando el alcance del proyecto Adoptando aproXIimaciones conocidas  Construyendo redundancia
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6. Planificar la Respuesta a los Riesgos
Herramientas y Técnicas .1 Estrategias para riesgos negativos o amenazas  Transferir – Ejemplo: Seguro  Mitigar  La mitigación busca reducir la probabilidad e impactos de un evento adverso hacia un umbral aceptable.  Tomar acciones tempranas  Adoptar procesos menos complejos, realizar más pruebas, o escoger un proveedor más estable  Desarrollo de prototipos  Diseño de redundancia
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6. Planificar la Respuesta a los Riesgos

Herramientas y Técnicas .2 Estrategias para riesgos positivos u oportunidades  EXIplotar. El objetivo de esta estrategia es de eliminar la incertidumbre asociada con un riesgo positivo en particular haciendo que la oportunidad ocurra de todas maneras.  Asignación de personal con mayor talento  Compartir. El compartir un riesgos positivo involucra la asignación de propiedad a un tercero que es más capaz de lograr dicha oportunidad para el beneficio del proyecto.  formación de alianzas.  Mejorar. Esta estrategia busca modificar el “tamaño” de la oportunidad incrementando la probabilidad e impactos positivos, e identificando y maXIimizando los principales elementos impulsores (key drivers) de estos riesgos de impacto positivo.  Facilitar o reforzar la causa

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6. Planificar la Respuesta a los Riesgos
Herramientas y Técnicas .3 Estrategia común ante amenazas y oportunidades Aceptar  Se decide no cambiar el plan del proyecto para lidiar con un riesgo o no es capaz de identificar cualquier otra estrategia de respuesta.  Aceptación Activa – Plan/Reserva de Contingencia.  Aceptación Pasiva – “no hacer nada” .4 Estrategia de respuesta de contingencias  Algunas respuestas se diseñan para usarse sólo si ocurren ciertos eventos.

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6. Planificar la Respuesta a los Riesgos Salidas

Registro de Riesgos

.1 Registro de riesgos (Actualizaciones)  Se debe retroalimentar a los procesos apropiados (tiempo y costo)  Se incluyen respuestas a Riesgos escogidos y acordados  Riesgos críticos se detallan y riesgos bajos se incluyen en la “lista de alerta” (watch list) Los componentes del registro de riesgos en este punto incluyen:  Los riesgos identificados.  Los dueños de los riesgos y sus responsabilidades  Los resultados de los procesos de análisis cualitativo y cuantitativo, incluyendo las listas de los riesgos priorizados y el análisis probabilístico del proyecto.  Estrategias de respuestas acordadas  Acciones específicas para implementar la estrategia escogida  El nivel de riesgo remanente después de las acciones  Los síntomas y signos de aviso de la ocurrencia de los riesgos  El presupuesto y las actividades requeridas para implementar las respuestas escogidas
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6. Planificar la Respuesta a los Riesgos
   

Registro de Riesgos

Las reservas de contingencia en tiempos y costos Planes de contingencias y disparadores Planes de “retorno” (fall back plans) para usarse como una reacción a un riesgo que ha ocurrido Riesgos residuales que se espera que se mantengan luego que se lleven a cabo las respuestas a los riesgos, así como aquellos riesgos que han sido aceptados deliberadamente Riesgos secundarios que se generan como resultado directo de implementar una respuesta a los riesgos

.2 Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo .3 Plan de gestión del proyecto (Actualizaciones)
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7. Monitorear y Controlar los riesgos
 


Identificar, analizar, y planificar para nuevos riesgos que aparezcan Realizar un seguimiento de los riesgos identificados y los que están en la lista de observación (watch list) Monitorear condiciones de disparadores para los planes de contingencia Monitorear los riesgos residuales Revisar la ejecución de las respuestas a los riesgos mientras se evalúa su efectividad. Es un proceso continuo en el ciclo de vida del proyecto.
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7. Monitorear y Controlar los riesgos
Otros propósitos:  Verificar si supuestos aún son válidos  Análisis de la tendencia del riesgo  Asegurar seguimiento de políticas y procedimientos adecuados de gerencia de riesgos.  Ejecutar un plan de contingencia o de retorno (fallback),  Llevar acciones correctivas, y modificar el plan de gerencia del proyecto.  Reportar periódicamente la efectividad del plan (risk owner)  Actualizar los activos de los procesos de la organización  Lecciones aprendidas  Plantillas

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7. Monitorear y Controlar los riesgos
Entradas .1 Registro de riesgos  Detalle de los Riesgos identificados  Lista para supervisar los riesgos de baja prioridad,  Las reservas de contingencia de costo y tiempo. .2 Plan de Gestión del proyecto  Dueños de los riesgos, tiempos, y otros recursos asignados .3 Información sobre el rendimiento del trabajo  Estado de los entregables del proyecto, acciones correctivas, y reportes de rendimiento. .4 Informes de rendimiento  Salud del proyecto

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Monitorear y Controlar los riesgos
Herramientas y Técnicas .1 Reevaluación de los riesgos  Identificación de nuevos riesgos y reevaluación de los riesgos actuales  La cantidad y nivel de detalle esta en función del avance del proyecto en relación con sus objetivos .2 Auditorías de los riesgos  EXIaminan y documentan la efectividad de las respuestas a los riesgos y del proceso de gerencia de los riesgos.  Son programadas regularmente .3 Análisis de variación y de tendencias  Análisis del valor ganado .4 Medición del rendimiento técnico  Desviación de lo real con lo planeado en el aspecto técnico .5 Análisis de reserva  Análisis de reservas restantes con la cantidad de riesgos restantes .6 Reuniones sobre el estado de la situación  Tema de Riesgos debe estar en agenda de las reuniones del proyecto
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Monitorear y Controlar los riesgos
.Salidas .1 Registro de riesgos (Actualizaciones) .2 Activos de los procesos de la Organización (Actualizaciones)  Plantillas para el plan de gestión de riesgos del proyecto:  Matriz de Impacto y probabilidad  Registro de riesgos.  Se puede actualizar el RBS.  Se actualiza las lecciones aprendidas. .3 Solicitudes de Cambios  Debido a la implementación de:  Planes de contingencia y  Planes alternativos (workaround plans) , son respuestas no planificadas originalmente, requeridas para tratar los riesgos emergentes, y deben documentarse apropiadamente. .4 Plan de Gestión del proyecto (Actualizaciones) .5 Documentos del proyecto actualizados
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Registro de Riesgos

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