PENDAFTARAN PANGAN OLAHAN SECARA ELEKTRONIK (E-REGISTRATION)

PENDAHULUAN Sebagai lembaga pemerintah yang bertanggung jawab dalam pengawasan obat dan makanan, Badan POM harus dapat menjamin bahwa pangan olahan yang beredar aman dan bermutu. Hal ini dilakukan melalui pengawasan pre market dan post market yang merupakan misi Badan POM. Salah satu bentuk pengawasan pre market atau pengawasan produk sebelum beredar adalah pendaftaran pangan olahan, yang dilakukan terhadap semua pangan olahan baik lokal maupun impor. Penilaian yang dilakukan meliputi keamanan, mutu, gizi dan label pangan, sesuai yang tercantum dalam Peraturan Pemerintah RI No. 28 tahun 2004 tentang Keamanan, Mutu dan Gizi Pangan. Penilaian pangan olahan dalam rangka mendapatkan surat persetujuan pendaftaran merupakan tugas pokok Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Pendaftaran pangan olahan selama ini dilakukan secara manual melalui beberapa jenis pelayanan penilaian, yaitu pelayanan cepat, pelayanan umum, pelayanan pendaftaran ulang, dan pelayanan perubahan produk. Melihat trend pendaftaran selama lima tahun terakhir, terlihat terjadinya peningkatan jumlah permohonan pendaftaran, ini tidak diiringi dengan penambahan sumber daya manusia. Hal tersebut mengakibatkan sasaran mutu pelayanan, yaitu persentase penilaian makanan yang diselesaikan tepat waktu, menjadi sulit tercapai. Sementara itu, sebagai lembaga yang melaksanakan pelayanan publik, Badan POM dalam hal ini Direktorat Penilaian Keamanan Pangan dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang cepat, efisien, profesional dan transparan.

Dari permasalahan tersebut diperlukan terobosan untuk memberikan peningkatan pelayanan secara elektronik yaitu pengembangan sistem pendaftaran elektronik, atau eregistration. E-registration ini juga merupakan salah satu Quick Wins Badan POM dalam rangka Reformasi Birokrasi, yang dimaksudkan untuk membangun kepercayaan masyarakat (public trust building) dan untuk mewujudkan clean government dan good governance. Tujuan e-registration ini adalah untuk meningkatkan pelayanan pendaftaran pangan olahan lebih transparan, efisien, efektif, produktif, akuntabel, cepat, serta profesional.

TAHAPAN PENGEMBANGAN E-REGISTRATION PANGAN E-registration dikembangkan dalam II Tahap. Dimana pada tahap pertama difokuskan pada jenis pangan yang diproses melalui layanan cepat dan pada tahap II difokuskan pada jenis pangan yang diproses melalui pelayanan umum. Pengembangan sistem telah dimulai pada tahun 2010, yang selanjutnya diikuti dengan ujicoba internal, pelatihan petugas pelaksana, ujicoba dan sosialisasi dengan pelaku usaha, dan pelatihan petugas Balai POM sampai pada Soft launching dan implementasi pendaftaran secara elektronik. Adapun jadwal tahapan pengembangan dan persiapan sampai penerapannya dapat dilihat pada tabel berikut : No 1 2 3 4 5 6 Kegiatan Pengembangan sistem Ujicoba secara internal di Dit PKP Penyusunan user manual untuk pendaftar Pelatihan petugas pelaksana Dit PKP Ujicoba terbatas (dengan 100 perusahaan) bertahap dan TOT Soft launching Sosialisasi dengan pelaku usaha di Jakarta (100 Perusahaan) dan Bandung ( 50 Perusahaan) Sosialisasi ke daerah ( kepada pelaku usaha dan petugas Balai) (Batam, Surabaya, Pontianak, Semarang, Medan, Makasar, Yogyakarta, Surabaya II, Batam II, Padang, Bandung) Sosialisasi ke petugas Balai (in house training) Evaluasi dan monitoring Penyempurnaan sistem 2010 - 2011 Oktober 2011 November Desember 2011 Desember 2011 Desember 2011 Januari 2012 31 Januari 2012 Jadwal

Februari 2012

Maret s/d Septermber 2012

9 10 11

Maret 2012

IMPLEMENTASI E-REGISTRATION PANGAN Implementasi e-registration dilakukan secara bertahap dengan mempertimbangkan proporsi pangan olahan yang terdaftar (Gambar 2). E-registration tahap pertama

diimplementasikan untuk pangan risiko rendah dengan pelayanan cepat, yang persentase pendaftarannya mencapai 51,5 %. Selanjutnya akan diikuti dengan e-registration untuk pangan risiko rendah dengan pelayanan umum (30,4 %) setelah sebelumnya dilakukan evaluasi terhadap implementasi tahap pertama.
PANGAN DIET, 5.1 PANGAN BTP, 1.8 BAYI, 2.1 ORGANIK, 0.1

PANGAN FUNGSIONAL, 9.0

TAHAP II MAKANAN DAN

MINUMAN (PELAYANAN UMUM), 30.4

TAHAP I
MAKANAN DAN MINUMAN (PELAYANAN CEPAT), 51.5

Gambar 2. Tahapan implementasi e-registration berdasarkan proporsi pangan olahan terdaftar KRITERIA PANGAN UNTUK LAYANAN PENDAFTARAN SECARA ELEKTRONIK Implementasi awal e-registration adalah pangan yang memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Pangan olahan yang ditujukan untuk umum (tidak diperuntukkan untuk target konsumen tertentu) Label pangan tidak mencantumkan klaim gizi dan atau klaim kesehatan Pangan olahan tidak mengandung komponen tertentu yang memerlukan kajian lebih lanjut Pangan olahan tidak menggunakan proses produksi dengan teknologi tertentu seperti iradiasi, rekayasa genetika dan organik.

PROSES PENDAFTARAN DAN PERSYARATAN Proses pendaftaran secara elektronik (e-registration) dapat dilakukan oleh perusahaan melalui situs e-reg.pom.go.id. Informasi lengkap mengenai tata cara pengisian tercantum pada petunjuk penggunaan (user manual) yang juga tersedia pada kolom bantuan. Pendaftaran secara elektronik memiliki beberapa perbedaan jika dibandingkan dengan pendaftaran manual untuk pelayanan cepat. Perbedaan-perbedaan yang diharapkan mengarah pada perbaikan sistem tersebut di antaranya adalah sebagai berikut:

Layaan dan Manual Ketentuan Data administrasi perusahaan Akses pendaftaran Disampaikan untuk setiap pengajuan pendaftaran pangan olahan Pendaftaran dilakukan di ruang pelayanan publik Dit. PKP Setiap perusahaan paling banyak 5 berkas per hari per perusahaan Pendaftaran untuk pelayanan cepat 08.00 11.00 wib (Senin s/d Kamis) Belum ditetapkan secara spesifik per jenis pangan Hanya satu kali pendaftaran perusahaan Web-based, dapat diakses dari mana saja. Dokumen dikirim ke Dit. PKP Tidak ada pembatasan jumlah pendaftaran per perusahaan per hari Tidak ada pembatasan waktu pengajuan pendaftaran Persyaratan per jenis pangan sudah ditetapkan per jenis pangan dan tercantum dalam sistem Elektronik

Jumlah permohonan pendaftaran Jam pelayanan

Persyaratan pendaftaran

Proses pendaftaran secara elektronik dibagi menjadi 2 tahap yaitu pendaftaran perusahaan dan pendaftaran pangan olahan. Pendaftaran Perusahaan Untuk pendaftaran perusahaan, dokumen-dokumen yang perlu disiapkan adalah:

Dokumen yang di upload 1. Izin usaha Industri (untuk produk local) 2. SIUP (untuk produk impor) 3. NPWP 4. PSB (hasil audit sarana)

Dokumen yang dilampirkan untuk verifikasi (hard copy) Fotokopi : 1. Izin usaha Industri lengkap (untuk lokal) 2. SIUP (untuk impor) 3. NPWP 4. PSB lengkap 5. Akte notaris 6. Surat kerjasama (untuk makloon, lisensi dan pengemasan kembali)

Pendaftaran Pangan Olahan Pendaftaran pangan olahan dilakukan melalui 2 (dua) tahapan yaitu penetapan jenis pangan dan evaluasi serta verifikasi persyaratan pendaftaran.

Untuk penetapan jenis pangan, dokumen-dokumen yang perlu discan dan diupload pada situs pendaftaran adalah:

Tahapan

Dokumen yang di upload

Dokumen yang dilampirkan untuk verifikasi (hard copy)

Tahap 1 (penetapan jenis pangan)

1. 2. 3. 4. 5.

Rancangan label Komposisi Proses Produksi Foto produk (impor) Health Certificate/Free Sale Certificate (impor) 6. Surat Penunjukkan (impor)

Tahap 2 (Pemeriksaan persyaratan)

Hasil Analisa

1. Rancangan Label berwarna sesuai dengan ukuran asli 2. Hasil analisa (asli) 3. Proses Produksi/Sertifikat GMP/HACCP (copy) 4. Health Certificate/Free Sale Certificate (impor) 5. Surat Penunjukkan (impor) 6. Penjelasan kode produksi 7. Informasi masa kedaluwarsa 8. Spesifikasi bahan baku tertentu terkait GMO, kloramfenikol, dll 9. Spesifikasi BTP 10. Dokumen lain jika diperlukan seperti : perhitungan ING, sertifikat merk, sertifikat SNI, dll Untuk sertifikat dan surat penunjukan, tunjukkan asli, lampirkan copy

Pendaftaran Perusahaan Adapun kegiatan yang dilakukan pendaftar (perusahaan) dalam rangka mendapatkan hak akses / login untuk pendaftaran produknya adalah seperti yang tertera pada gambar berikut :

Gambar 3. Kegiatan mendaftarkan perusahaan melalui aplikasi e-registration Pendaftaran Produk Pangan Olahan Adapun kegiatan yang dilakukan oleh pendaftar (perusahaan) dalam rangka mengajukan pendaftaran produk pangan olahanya hingga terbit Surat Persetujuan Pendaftaran (SPP) adalah seperti yang tertera pada gambar berikut ini :

Gambar 4. Kegiatan pendaftaran produk melalui aplikasi e-registration ANTISIPASI KENDALA SISTEM SOP dalam keadaan darurat Dalam hal terjadi gangguan pada sistem elektronik sehingga pendaftaran secara elektronik tidak dapat dilakukan, maka pendaftaran produk dilakukan secara semi manual dengan prosedur sebagai berikut : 1. Pendaftar menyerahkan dokumen hardcopy pendaftaran perusahaan/ produk kepada petugas loket. 2. Evaluator melakukan verifikasi terhadap dokumen hardcopy pendaftaran perusahaan / produk 3. Pendaftar melakukan input data pendaftaran perusahaan / produk kedalam sistem (jika sudah memungkinkan) 4. Prosedur selanjutnya sesuai dengan tahapan proses pendaftaran secara e-registration.
5.

Apabila gangguan berlangsung dalam waktu yang cukup lama maka akan disediakan server backup untuk aplikasi sistem e-registration yang dapat diakses secara lokal berupa web portal. Sehingga proses pendaftaran dapat tetap dijalankan di area pelayanan publik Badan POM.