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Factor Humano en el S.

XXI, n 65 - enero 2008

Equipos de Trabajo Virtuales


Un nuevo reto de liderazgo

Son numerosas las ocasiones a lo largo de nuestra trayectoria profesional en las que nos enfrentamos a proyectos o desafos muy complejos que requieren considerar mltiples y muy diferentes componentes. Algunos de estos elementos, como la bsqueda y captacin de los mejores profesionales para cada actividad, el establecimiento de un espacio comn donde ubicarlos o simplemente la definicin de una estructura eficiente de comunicacin, han constituido y constituirn siempre una compleja frmula de resolver. Actualmente existe la posibilidad de incorporar una variable ms a nuestro planteamiento y que ayuda en la resolucin del problema a la vez que le dota de atributos de eficiencia. Nos referimos a la inclusin de Equipos Virtuales en la ejecucin de nuestro proyecto. Un Equipo de Trabajo Virtual (Virtual Team) o GDT (Geographically Dispersed Team) es un equipo humano que trabaja sin barreras de tiempo, sin fronteras geogrficas, con elementos de cooperacin estndar y que persigue objetivos comunes. Hoy en da, el establecimiento de equipos virtuales para la ejecucin de determinados trabajos o proyectos es una realidad organizativa para miles de organizaciones de mbito global y representa un magnifico reto para muchas otras que desean ser ms competitivas, incrementar sus niveles de eficiencia operativa, ampliar el abanico de sus servicios y trabajar con los mejores profesionales. Si utilizar equipos virtuales aporta todas esas ventajas, por qu casi todas las organizaciones trabajan an en un formato de tipo ms presencial?

Barreras culturales y mitos


La realizacin de trabajos mediante equipos virtuales es una tendencia imparable y con la que se obtienen indudables beneficios, tal y como lo demuestra la experiencia en otros pases europeos y, especialmente, en Estados Unidos.

En Espaa an existen algunas barreras socioculturales que se deben romper para conseguir una mayor implantacin de ste modelo de trabajo, mucho ms acorde a las necesidades econmicas y empresariales de nuestro tiempo. Pero sin duda, la principal barrera es el desconocimiento sobre la forma de gestionar dichos equipos, ya que representa un cambio de paradigma (seguimiento de objetivos y metas intermedias vs seguimiento mediante presencia fsica) que genera falsos mitos sobre la complejidad de su implantacin: La productividad y los resultados van asociados a la presencia fsica. Contrariamente a lo que pueda parecer, los equipos virtuales tienden a ser ms productivos ya que se favorece la flexibilidad y el trabajo por objetivos, as como la reduccin en desplazamientos y viajes. En el caso de organizaciones globales, podramos

hablar incluso de una jornada de trabajo global de 24 hrs. frente a una local de 8 hrs. La asociacin directa con el teletrabajo. La implantacin y la gestin de equipos virtuales no estn directamente relacionadas con la implantacin del tele-trabajo, aunque ste si puede formar parte de una estructura de equipos virtuales. En general, la composicin de los equipos virtuales est formada tanto por tele-trabajadores como por pequeos grupos de profesionales especializados trabajando desde diferentes localizaciones de la propia organizacin o, incluso, desde telecentros. La tendencia a pensar que la implantacin de equipos virtuales esta condicionada a grandes inversiones en tecnologa. Obviamente la tecnologa es necesaria, pero debemos considerarla como un medio y nunca como un fin en la virtualizacin de equipos de trabajo. Es preciso desmitificar y desterrar los prejuicios anteriores, ya que la verdadera clave del xito en la gestin de equipos virtuales estriba en unas adecuadas prcticas de gestin que nos permitan conseguir la mxima eficiencia y los mejores resultados.

necesaria y los productos a generar (documentacin funcional, acta de reunin, etc.). Formacin en el uso adecuado de las herramientas tecnolgicas de trabajo en grupo y comunicacin (Netmeeting, MSN, AOL, VoIP, etc.) Los resultados de todas las investigaciones, as como la propia experiencia interna de Accenture como compaa global que desarrolla numerosos proyectos y actividades lideradas por equipos virtuales para distintos clientes, nos ha permitido comprobar que una organizacin que desarrolla parte de su actividad con equipos virtuales es una organizacin ms flexible, ms productiva, ms eficiente y ms adaptada al entorno global y competitivo actual. Desde Accenture somos conscientes del desafo que supone esta nueva prctica de gestin de personas y por ello ponemos a disposicin de las compaas nuestra metodologa, conocimiento y amplia experiencia en el diseo e implantacin de programas de virtualizacin de equipos, de modo que las organizaciones puedan romper definitivamente con las barreras fsicas o geogrficas y culturales en el desarrollo de su actividad profesional y puedan beneficiarse de las ventajas que conlleva una adecuada gestin de equipos virtuales. Guillermo Garca Cerezo

de forma virtual, pero existen algunos que podramos considerar comunes a todos ellos: Posibilidad de acceso a los mejores profesionales sin fronteras o localizaciones especficas. Mayor flexibilidad para los trabajadores y, por ende, mayor motivacin. Retencin de talento. Optimizacin del espacio fsico e incluso reduccin del mismo. Reduccin de los gastos de viaje y desplazamiento.

Las claves del xito en la implantacin


El cambio de paradigma que implica la gestin de equipos virtuales conlleva igualmente un refuerzo de todos aquellos aspectos relacionados con la comunicacin y el establecimiento de objetivos. Lo que en un sistema de gestin tradicional podramos llegar a obviar por considerarlo presente en nuestro equipo, a la hora de gestionar equipos virtuales es fundamental documentarlo y dejarlo accesible a todos los miembros del equipo. En este sentido, y desde nuestra experiencia, hay que subrayar 4 claves fundamentales de xito: La existencia de estndares y procedimientos claros y accesibles a todos los miembros del equipo. La definicin concreta de expectativas, de objetivos comunes y personales, as como de las mtricas de seguimiento y evaluacin. Una adecuada estructura de comunicacin donde se definan los objetivos en cada nivel, los participantes, la informacin

Aplicabilidad y beneficios de los equipos de trabajo virtuales


Obviamente ni en todos los sectores ni en todas las reas es posible la implantacin de equipos virtuales, pero s en la mayora de los proyectos o trabajos dnde intervienen los denominados trabajadores del conocimiento. As, a modo de ejemplo, sealamos algunas de las posibles reas o funciones susceptibles de virtualizar: Equipos de atencin a clientes externos. Equipos de produccin y/o soporte internos. Equipos de gestin global. Equipos de desarrollo de proyectos o productos. Equipos de gestin documental. Los beneficios pueden variar dependiendo del proyecto o trabajo que se vaya realizar

Para ms informacin contactar con: Ral Jimnez Fernndez Accenture Torre Picasso - 28020 Madrid e-mail: human.performance.spain@accenture.com Tel.: 91 546 93 71 Estas publicaciones estn disponibles en nuestra pgina web: www.accenture.es Seccin: Investigacin y Anlisis - Human Performance

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