You are on page 1of 8

1.

Hoofdstuk : De GIP
Bij het gebruik van de gemiddelde inkoopprijs (GIP) als waarderingsstelsel wordt men geconfronteerd met een
veranderende prijsbasis, eventueel zelfs bij iedere goederenontvangst. Voordat wij in deze paragraaf een
toelichting geven op de werkwijze bij het gebruik van de GIP, wijzen wij erop dat er vele methoden zijn waarop
een GIP berekend kan worden, ieder met z'n eigen voor- en nadelen. De manieren die in de Exact programmatuur
wordt gehanteerd is eenvoudig, rechtlijnig en is door een eenvoudige verbandscontrole te verifiëren. Hieronder een
toelichting.

De gemiddelde inkoopprijs wordt berekend bij het journaliseren van de goederenontvangst (dit in tegenstelling tot
de voorgaande versies van Exact). De berekening behelst een gemiddelde te vinden tussen de inkoopprijzen van de
goederen die nog op voorraad liggen en de inkoopprijs van de ontvangen goederen. De oplettende lezer zal direct
een drietal problemen ontdekken. Ten eerste is het zonder partijenregistratie niet mogelijk per artikel dat nog in het
magazijn aanwezig is, de inkoopprijs te weten. Per ontvangst worden de goederen in het magazijn geplaatst en bij
iedere verkoop wordt weer een aantal uit het magazijn genomen. Naderhand is niet meer te bepalen uit welke
inkooppartijen deze levering heeft plaatsgevonden. Dit eerste probleem kan worden opgelost door de waarde van
de aanwezige voorraad niet te bepalen op basis van afzonderlijke inkoopprijzen, maar door deze gelijk te stellen
aan de reeds eerder berekende gemiddelde inkoopprijs.

Ten tweede geeft het bepalen van de aanwezige voorraad een probleem in het geval dat de ontvangen goederen
reeds in de voorraad zijn opgenomen. Dit probleem wordt alleen maar groter als men bedenkt dat de ontvangen
goederen ook weer verkocht kunnen zijn. Toch is dit probleem zonder een partijenregistratic te omzeilen door het
doen van een aanname. Stel, dat u er vanuit gaat dat de goederen op basis van het FIFO systeem uit het magazijn
worden genomen. Dit houdt in dat de goederen die als eerste zijn geleverd ook weer als eerste worden verkocht.
Of dit nu in de praktijk wel of niet het geval is doet niet ter zake, het is een puur rekenkundige aanname voor het
bepalen van een gemiddelde inkoopprijs. Deze aanname heeft direct gevolgen voor de berekening van de GIP bij
een negatieve werkelijke voorraad, wit later in deze paragraaf aan de orde komt.

Het derde probleem wordt gevormd door het ontbreken van een bekende inkoopprijs. Dit komt omdat in de meeste
gevallen bij de ontvangst van de goederen nog geen faktuur is ontvangen. Aan de andere kant zal in de meeste
gevallen de inkoopprijs op de faktuur overeenstemmen met die op de bestelbon, zodat als oplossing voor het
ontbreken van een (definitieve) inkoopprijs de inkoopprijs van de bestelling kan worden gebruikt.

De keuze om de GIP reeds te berekenen bij de journalisering van de goederenontvangst is ingegeven door het feit
dat de gebruiker doorgaans liefst zo snel mogelijk na ontvangst van de goederen een eventuele verandering van de
waarde van de voorraad wilt vertalen in een nieuwe GIP. Als moet worden gewacht totdat de faktuur is ontvangen,
gecontroleerd, geboekt, gefiatteerd en gejoumaliseerd, dan kan het zijn dat de artikelen die ontvangen zijn alweer
voor een groot gedeelte verkocht zijn met een verkoopprijs gebaseerd op een verouderde GIP. Een dergelijke
situatie kan heel vervelend zijn voor die bedrijven die met zeer kleine marges werken en die op basis van de
gemiddelde inkoopprijs bepalen wat de laagst mogelijke verkoopprijs kan zijn.

Hieronder zal de werking van de GIP aan de hand van een voorbeeld worden toegelicht.

Aanwezige voorraad 20 stuks


De bijbehorende GIP: f 100,-

bestelling 10 stuks
Inkoopprijs van een artikel: f 110,-
Zoals wij bij de VVP hebben gezien,is het van groot belang dat er in verband met controles een aansluiting is tussen
de voorraadwaarde in het grootboek en de aantallen in het magazijn. Ook bij het gebruik van de GIP is een
dergelijke relatie aanwezig.
Voorraadwaarde 20 x f 100, - = ƒ 2OOO,

Ontvangst(gekoppeld aan bestelling): 10 stuks

De inkoopprijs van deze goederen is nog niet bekend, waardoor een berekening van een nieuwe GIP op basis van de
inkoopprijs volgens de bestelling (of de inkoopprijs uit het artikelbestand) moet worden berekend.

GIPnew = (Werkelijke voorraad * GIPoud) + (Aantal ontvangen * inkoopprijs)


(Werkelijke voorraad + aantal ontvangen)

GIPnew = ( 20 * 100 ) + ( 10 * 110 ) = 2000 + 1100 = 103,33


( 20+10 ) 30

=> De gemiddelde inkoopprijs worift berekend op basis van verkoopverpakkingen. Het zijn immers de
verkoopverpakkingen die in de boekhouding gewaardeerd worden. Als dus een artikel per twee wordt
ingekocht (aantal eenh. per inkoopverpakking is 2) voor een prijs van f 100,- en per stuk verkocht (aantal per
verpakking is 1) dan zal de GIP (om en nabij) f 50,- zijn. Dit geldt zowel voor de GIP bij de leverancier als
voor die in het hoofdscherm bij onderhoud artikelen (deze wordt gebruikt voor de waardering).

De ontvangst wordt gewaardeerd op basis van de inkoopprijs uit de bestelling of het artikelbestand. Ook hier wordt
de rekening NOF (nog te ontvangen fakturen) als tegenrekening gebruikt.

7000 Voorraad 10 stuks ontvangen 1100,00


2720 Aan N.O.F. 1100,00

De voorraadrekening ziet er na de verwerking van de journaalpost als volgt uit:

7000 Voorraad Goederen Debet Credit

Beginstand 20 stuks 2000,00


Ontvangst 10 stuks 1100,00
----------
Totaal 3100,00

Controle: 30 stuks WV x 103,33 (GIP) f 3100,00.


Er worden nu 15 stuks verkocht. Ook de kostprijsboeking geschiedt zoals bij de VVP op basis van de dan bekende
GIP uit het artikelbestand.

8000 Kostprijs verk. 15 stuks x f 103,33 1549,99


7000 Voorraad 1549,99

De voorraadrekening ziet er na de verwerking van de joumaalpost als volgt uit:

7000 Voorraad Goederen Debet Credit


Beginstand 20 stuks 2000,00
Ontvangst 10 stuks 1100,00
Verkoop 15 stuks 1549,99
-----------
Totaal 1549,99
Controle: 15 stuks WV x f 103,33 (GIP) 1549,99

Wordt nu een inkoopfaktuur ontvangen met een inkoopprijs die gelijk is aan die op de bestelling dan wordt de
volgende joumaalpost gecreëerd:
2720 NOF 10 stuks x f 110,00 1100,00
1510 BTW inkopen 192,50
1600 Aan Crediteuren 1292,50

Wordt echter een faktuur ontvangen voor de geleverde goederen waarop een inkoopprijs van f 105,- per stuk vermeld
staat, dan zal de joumaalpost er iets anders uit zien. De nieuwe GIP is reeds berekend op basis van
f 110,00 als inkoopprijs. De GIP wordt niet herberekend!
De rekening NOF is opgeboekt op basis van de inkoopprijs volgens de bestelling. Om te zorgen dat deze na
ontvangst van de faktuur ook weer "glad loopt" dient de debitering op basis van dezelfde inkoopprijs te geschieden.
2500 NOF 10 stuks x f 100,00 1000,00
1510 BTW inkopen 183,75
1600 Crediteuren 1233,75

We zien dat de joumaalpost niet in evenwicht is. Dit komt omdat de gehanteerde prijsbasis voor de rekening NOF en
de rekening Crediteuren verschillen. Hiervoor is de volgende oplossing gevonden.
Ondanks het feit dat bij het gebruik van een zuivere GIP geen prijsverschillen optreden, is hier gekozen om eventuele
verschillen tussen de gehanteerde inkoopprijs bij de goederenontvangst en die bij de faktuur, te boeken naar een
tussenrekening.

De genoemde tussenrekening kan bij de functie "instellen joumaalposten", menupad SAI-Voorraad-Joumaal, in het
veld "rekening VHW" worden vastgelegd. Is dit veld niet gevuld dan wordt de rekening prijsverschillen uit de
artikelgroep gehanteerd.
De joumaalpost ziet er dus als volgt uit:
2500 NOF 10 stuks x f 110,00 1100,00
2700 Prijsverschillen 10 st. x (f 11 0 - f 105) 50,00
1510 BTW inkopen 183,75
1600 Crediteuren 1233,75

Om te controleren of er nog steeds aansluiting bestaat tussen de kwantitatieve registratie in E-Voorraad en de


financiële registratie in E-Account wordt de financiële waarde (f 1550,00) gedeeld door de GIP (f 103,33). De
uitkomst hiervan dient gelijk te zijn aan de financiële voorraad of ook wel de werkelijke voorraad.
De werkelijke voorraad in het voorbeeld is 15 stuks.
Dus 15 x f 103,333 = f 1550,00 (afrondingen kunnen optreden).
Voorraadlijs t

Aantal       GIP       Bedrag
Magaz ijn Voorraad

Kw
an Totaal
t it
at
ie
f
f
ie
at
ti t
an
Kw

wijziging

GIP

Uitgifte
Ontv angst
Goederen
Goederen
tegen
tegen

Ink .prijs GIP

Totaal Voorraadrek eningen
Fi
n

l
an

ee
ci
ci

an
ee

n
Fi
l

Debet                       Credit

Saldo Gelijk  aan elk aar

Bij de samenstelling van de journaalposten wordt gebruik gemaakt van de inkoopprijs uit het artikelbestand indien
op het moment van journaliseren geen koppeling bestaat met danwel een bestelling danwel een faktuur. Is alleen een
koppeling gelegd met een bestelling, dan wordt de inkoopprijs volgens de bestelregel gebruikt en bij een koppeling
met een faktuur wordt de inkoopprijs uit de faktuurregel gebruikt. Bij de instelling "nettoprijs" uit de functie
"instellingen algemeen", wordt de netto inkoopprijs in de bestel- cq. faktuurregel geplaatst. Dit is de inkoopprijs
minus de kortingen.

Dit is dan ook de prijs die bij de berekening van de GIP en de samen.stelling van de journaalposten wordt gebruikt.
Voor wat betreft de GIP wordt alleen degene die uit het hoofdscherm bij onderhoud artikelen gebruikt. De
berekening van de GIP van het artikel bij een bepaalde leverancier (op te vragen in het leveranciersvenster bij
onderhoud artikelen) is alleen ter informatie opgenomen. Deze laatste wordt overigens op hetzelfde moment
berekend doch op een andere wijze en hoeft dus niet gelijk te zijn aan die in het hoofdscherm.

Zoals wij bij de joumalisering van ontvangsten en fakturen op basis van een waardering volgens de VVP hebben
gezien, is de samenstelling van de joumaalposten sterk afhankelijk van het moment van joumaliseren en of er wel of
geen koppelingen zijn gelegd.
2. Samenvatting / Overzicht van alle journaalposten GIP
Inleiding
De inkoopprijs voor de herwaardering van de gemiddelde inkoopprijs wordt vastgesteld ten tijde van de verwerking
van de goederenontvangst en/of het joumaliseren van een inkoopfaktuur. Dit houdt in dat de prijs van de gekoppelde
faktuur, bestelling of leverancier gebruikt wordt voor de berekening van de gemiddelde
inkoopprijs. In geval de instelling "GIP herberekenen" onder E-inkoop op Ja staat, dan is het niet langer nodig om de
inkoopfaktuur geboekt en gekoppeld te hebben voordat de ontvangst wordt gejournaliseerd. De inkoopprijs van de
inkoopfaktuur is dan altijd bepalend voor de voorraadwaardering.
Als deze installing op Nee staat, is het dus van belang de faktuur te boeken voor het verwerken van de ontvangst of
de prijs van de bestelling de actuele prijs te laten benaderen. Het verschil tussen de inkoopprijs van de bestelling
(indien deze gebruikt is) en de inkoopprijs van de faktuur wordt in het laatste geval afgeboekt op de rekening
prijsverschillen.

Gebruikte afkortingen:
AO = Aantal ontvangen
AF = Aantal gefaktureerd
AU = Aantal uitgegeven of gefaktureerd
VVP = Vaste verrekenprijs artikelbestand
VVPF = VVP ten tijde van invoer faktuur
VVPO = VVP ten tijde van invoer van de ontvangst
GIP = Gemiddelde inkoopprijs artikelbestand
IKPO = Voor waardering (GIP & FIFO):
- vastgestelde inkoopprijs uit de faktuur, of
- vastgestelde inkoopprijs uit bestelling, of
- de GIP uit artbst -/- standaard korting in FCOO,of
- (als GIP uit artbst = 0) de gestaffelde inkoopprijs
uit het artikelen per leverancierbestand
IKPF = Inkoopprijs zoals ingegeven bij de inkoopfaktuur
FIFO = Vast gestelde waarderingprijs voor uitgaande
goederen (oudste eerst).
AU = Aantal uitgegeven
aant-gebruikt = Aantal wat inmiddels afgeboekt is van een FIFO-
partij (ontvangst)

De formule voor het berekenen van de nieuwe gemiddelde inkoopprijs bij het joumaliseren van ontvangsten /
direkte inkopen ziet er als volgt uit:

 Als WV > =0 op moment van journaliseren:

(Aantal werkelijke voorraad * oude GIP) + (Aantal ontvangen * Inkoopprijs) = nieuwe GIP
(Aantal werkelijke voorraad + aantal ontvangen)

 Als WV < 0 op moment van journaliseren:


dan wordt de GIP gelijkgesteld aan de inkoopprijs uit de specifieke inkoopfaktuur/bestelling. Bij het joumaliseren
van ontvangsten wordt dan een correctieboeking aangemaakt voor het verschil tussen oude en nieuwe GIP, zodat GIP
* WV blijft aansluiten bij het grootboek. De correctieboeking die dan wordt aangemaakt bij ontvangsten/direkte
inkopen, ziet er als volgt uit:

Debet Credit

Voorraad (GIP nieuw - GIPoud) * WVoud


Prijsverschillen (GIPnieuw - GIPoud) * WV oud

Goederen ontvangst

 Indien niet gekoppeld aan een faktuur of de faktuur is nog niet gejournaliseerd;

Rekening Debet Credit

Voorraad goederen AO * IKPO


Nog te ontvangen fakturen AO * IKPO

 Indien een faktuur gekoppeld is en de faktuur is al gejournaliseerd;

Rekening Debet Credit

Voorraad goederen AO * IKPO


Nog te ontvangen goederen AF * IKPF
(Prijsverschillen (IKPF - IKPO) * AF)
Verschil ontvangen/gefaktureerd (AF - AO) * IKPO

Hier kan eigenlijk nooit een boeking op de rekening prijsverschillen ontstaan, daar de inkoopprijs ontvangst altijd
gelijk is aan de inkoopprijs van de faktuur.

Inkoopfakturen (E-inkoop -GIP herberekenen op "Nee")

 Indien faktuur gekoppeld is aan een gejournaliseerde ontvangst;


Rekening Debet Credit

Crediteuren Faktuurbedrag
Nog te ontvangen fakturen AO * IKPO
Priisverschillen (IKPF - IKPO) * AF
Verschil ontvangen / gefaktureerd (AF - AO) * IKPO
Korting Bedrag korting
Faktuurkorting Bedrag faktuurkorting
Kredietbeperking Bedrag kredietbeperking
BTW inkopen Geboekt bedrag BTW
 Indien de faktuur niet gekoppeld is of de gekoppelde ontvangst is niet gejournaliseerd;

Rekening Debet Credit

Crediteuren Faktuurbedrag
Nog te ontvangen goederen AF * IKPF
Korting Bedrag korting
Faktuurkorting Bedrag faktuurkorting
Kredietbeperking Bedrag kredietbeperking
BTW inkopen Geboekt bedrag BTW

Inkoopfakturen (E-inkoop -GIP herberekenen op "Ja”)

formule voor het herberekenen van de nieuwe gemiddelde inkoopprij s bij het j ournaliseren van inkoopfakturen ziet
er als volgt uit;

( Aantal ontvangen * (Inkooppprijs.fakt - inkoopprijs.ontv)) + (Aantal WV * oude GIP) = nieuwe GIP


Aantal Werkelijke voorraad

Deze berekening wordt overigens alleen uitgevoerd als het aantal ontvangen EN de werkelijke voorraad groter zijn
dan nul.

BUG : (t/m batch 24/25 ??)

als '(Aantal ontvangen * (Inkoopprijs.fakt - inkoopprijs.ontv))" negatief is en groter is dan (WV * oude GIP), dan
kan de nieuwe GIP negatief worden !!!!!

 Indien faktuur gekoppeld is aan een gejournaliseerde ontvangst;


Rekening Debet Credit

Crediteuren Faktuurbedrag
Nog te ontvangen fakturen AO * IKPO
Voorraad (IKPF - IKPO) * AO
Verschil ontvangen / gefaktureerd (AF - AO) * IKPF
Korting Bedrag korting
Faktuurkorting Bedrag faktuurkorting
Kredietbeperking Bedrag kredietbeperking
BTW inkopen Geboekt bedrag BTW

Achteraf koppelen

Rekening Debet Credit

Nog te ontvangen fakturen AO * IKPO


Nog te ontvangen goederen AF * IKPF
Prijsverschillen (IKPF - IKPO) * AF
Verschil ontvangen/gefaktureerd (AF - AO) * IKPO
Uitgifte goederen annex verkoopfakturen

Rekening Debet Credit

Kostprijs verkopen / vrije tegenrek. AU * GIP


Voorraad goederen AU * GIP