Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.

2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN

RAWAT JALAN KLINIK

Tominanto
APIKES Citra Medika Surakarta
tommy_nanto@yahoo.com

Abstract
Clinic is individual health service facilities that provides primary medical services and or specialist, it is held
by more than one kind of health workers and presided over by medical workers. In providing health services,

to design registration information system of outpatient clinic that can be used as the basic of service clinic
based information system.Registration information system of outpatient clinic is designed by 6 entitiesthey

information systems registration outpatient clinic which is able to serve patients fast and accurate and able

Keywords: Information System, Registration, Clinic

Abstrak
Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan atau
spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga
medis.Dalam memberikan pelayanan kesehatan, klinik membutuhkan pengelolaan pendaftaran pasien dan
rekam medis yang berkualitas. Berdasarkan hal tersebut, dalam penelitian ini dilakukan perancangan sistem
informasi pendaftaran rawat jalan klinik yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan pelayanan klinik
berbasis system informasi.Sistem informasi pendaftaran rawat jalan klinik dirancang dengan 6 entitas yaitu
Pasien, Apotek, Dokter,Tempat Pendaftaran Pasien, Kasirdan Direktur Klinik. Basis data yang digunakan terdiri
dari 13 tabel yang saling berelasi. Hasil perancangan sIstem ini dapat digunakan sebagai dasar pengembangan
sIstem informasi pendaftaran rawat jalan klinik yang mampu melayani pasien dengan cepat dan akurat serta
mampu menyajikan informasi rekam medis yang berkualitas.
Kata Kunci: SistemInformasi, Pendaftaran, Klini

PENDAHULUAN sakit, puskesmas, dokter praktek, balai pengobatan

dan klinik.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai
suatu alat untuk menyajikan informasi dengan Dewasa ini, pelayanan kesehatan yang cepat,
cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi berkualitas dan terjangkau menjadi tuntutan utama
penerimanya (Fatta, 2007). Semakin berkembang masyarakat. Salah satu factor penting untuk memenuhi
sistem informasi berbasis komputer, maka sudah hal tersebut adalah sistem rekam medis yang
menjadi hal yang umum jika sistem informasi berkualitas. RekammedismenurutPeraturan Menteri
digunakan di perusahaan, instansi dan jasa pelayanan. Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008adalah
Salah satu jasa pelayanan yaitu pelayanan kesehatan. berkas yang berisikan catatan atau dokumen
Pelayanan kesehatan yang berkembang di Indonesia tentang pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
sangat beragam macamnya, diantaranya ada rumah dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien
selama masa perawatan. Tujuanrekammedisadalah

32 32
 Tominanto. Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Rawat ...

menunjang tercapainya tertib administrasi dalam berguna bagipengambilan keputusan (Budi, 2011).
rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Untuk mewujudkan rekam medis klinik yang
Tanpa didukung suatu sistem pengolahan rekam berkualitas dibutuhkan penerapan sistem informasi
medis yang baikdanbenar, tidaka kantercapainya rekam medis klinik berbasis komputeryang mampu
tertib administrasi sebagaimana yang diharapkan. melayani pasien dengan cepat dan akurat serta
Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu mampu menyajikan informasi rekam medis yang
faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan berkualitas untuk meningkatkan mutu pelayanan
kesehatan (Depkes RI, 2006). Selain itu berkas rekam kesehatan.
medis mempunyai nilai medis yang sangat penting,
karena catatan tersebut digunakan sebagai dasar Berdasarkan uraian tersebut di atas, dalam penelitian
untuk merencanakan pengobatan atau perawatan ini dilakukan perancangan sistem informasi
yang diberikan kepada pasien dan dalam rangka serta pendaftaran rawat jalan klinik yang dapat digunakan
meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit sebagai dasar pengembangan pelayanan pendaftaran
medis, manajemen resiko klinis serta keamanan atau rawat jalank linik yang manual menjadipelayanan
keselamatan pasien dan kendali biaya. yang berbasissisteminformasi.

Klinik sebagai salah satu fasilitas pelayanan

kesehatan menyelenggarakan pelayanan kesehatan METODE
perorangan yang menyediakan pelayanan medis
dasar dan/atau spesialistik, diselenggarakan oleh Perancangan sistem informasi pendaftaran rawa
lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan dipimpin jalan klinik ini menggunakan metode pengembangan
oleh seorang tenaga medis.Dalam memberikan perangkat lunak waterfall yang terdiri dari beberapa
pelayanan kesehatan pasien, klinik membutuhkan tahapan seperti pada gambar 4. Namun demikian
unit rekam medis yang bertanggung jawab terhadap dalam penelitian ini yang digunakan sampai dengan
pengelolaan data pasien menjadi informasi yang tahapan Perancangan.

Gambar 1. Metode Pengembangan Perangkat lunak waterfall

33
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

Pada tahap perencanaan dilakukan studi literatur bagan alir sistem dan Diagram Arus Data (DAD),
untuk memahami materi yang berhubungan dengan perancangan basis data dan perancangan antarmuka
sistem informasi pendaftaran rawat jalan yang (dialog) sistem.
mendukung kelengkapan teori dan pemahaman dari
kasus yang dihadapi. Tahap penelitian dilakukan
dengan pengumpulan data lapangan dan analisis HASIL DAN PEMBAHASAN
kebutuhan sistem. Hasinya adalah berupa variabel- Analisis dan Peracangan Sistem Flowchart
variabel yang dibutuhkan untuk perancangan Sistem
sistem. Tahapan perancangan adalah tahapan
untuk merancang model berdasarkan variabel yang Flowachart sistem pendaftaran rawat jalan secara
dibutuhkan, perancangan proses yang terdiri dari manual disajikan pada gambar 2 berikut ini :

Gambar 2. Flowchart Sistem Pendafaran Rawat Jalan Secara Manual

Alur pendaftaran rawat jalan secara manual untuk pasien lama, petugas akan meminjam KIB
dimulai dengan pasien mendaftar di bagian pasien. Jika pasien tidak membawa KIB, maka
Tempat Pendaftaran, pasien ditanya pernah petugas akan mencari nomor rekam medis pasien
berobat atau belum. Jika pernah berobat berarti di KIUP. Kemudian menuliskan nomor rekam
pasien tersebut pasien lama dan jika pasien medis dan nama pasien pada tracer. Selanjutnya
tersebut belum pernah berobat berarti pasien mencari dokumen rekam medis di rak dan
tersebut pasien baru. menggantikan dokumen tersebut dengan tracer.
Dokumen Rekam Medis diserahkan ke poli yang
Alur prosedur untuk pasien baru yaitu petugas dituju dan KIB diserahkan kembali kepada pasien,
meminjam kartu identitas pasien, membuatkan kemudian pasien dipersilahkan menunggu di
KIB, KIUP dan menyiapkan Dokumen Rekam poliklinik yang bersangkutan. Flowchart sistem
Medis. KIB diserahkan kepada pasien, KIUP yang dikembangkan disajikan pada gambar 3
disimpan di rak KIUP dan Dokumen Rekam Medis berikut ini.
diantar ke poliklinik yang dituju. Sedangkan

34
 Tominanto. Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Rawat ...

Gambar 3. Flowchart Sistem Informasi Pendaftaran Rawat Jalan Yang Dikembangkan

Sistem pendaftaran rawat jalan yang dikembangkan, DRM ke poliklinik yang dituju pasien, petugas
alurnya dimulai dari pasien mendaftar di bagian pendaftaran mencatat data pasien baru pada
pendaftaran, pasien ditanya pernah berobat atau komputer. KIB diberikan pada pasien untuk dibawa
belum. Apabila pernah berobat berarti pasien saat berobat kembali. KIUP disimpan pada rak KIUP
tersebut termasuk pasien lama dan apabila pasien di TPP. Petugas pendaftaran mengantar pasien dan
tersebut belum pernah berobat berarti pasien tersebut menyerahkan DRM ke poliklinik yang dituju pasien.
termasuk pasien baru.

Jikapasien lama yaitu dengan mencarikan dokumen Diagram Konteks dan DAD
lama pasien yang sesuai dengan data pasien di
komputer kemudian petugas menanyakan pada pasien Diagram konteks perancangan sistem informasi
poliklinik mana yang diinginkan pasien. Petugas pendaftaran pasien rawat jalan klinik menggambarkan
pendaftaran mengantar pasien dan menyerahkan arus data input dan output dari sistem informasi
DRM ke poliklinik yang dituju pasien. pendaftaran rawat jalan klinik. Sistem ini
berhubungan dengan 6 entitas yaitu Pasien, Apotek,
Sedangkan untuk pasien baru, petugas pendaftaran
Dokter, Tempat Pendaftaran Pasien (TPP), Kasir dan
menginput data pada komputer dan menyiapkan
Direktur Klinik. Entitas-entitas tersebut ada yang
DRM baru, mencetak KIB, mencetak KIUP,
berkontribusi memberikan input data danada yang
kemudian petugas menanyakan pada pasien
menerima output data. Diagram Konteks disajikan
poliklinik mana yang diinginkan pasien. Petugas
pada gambar 4 berikut ini.
pendaftaran mengantar pasien dan menyerahkan

35
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

Berdasarkan diagram konteks-tersebut-disusun desain sistem yang lebih rindi beru pada Diagram Arus Data
(DAD) Level. DAD Level 1 disajikan pada gambar 5.

36
 Tominanto.
Tominanto. Perancangan
Perancangan Sistem
Sistem Informasi
Informasi Pendaftaran
Pendaftaran Rawat
Rawat ...
...

DAD level 1 merupakan penjabaran proses dari transaksi digunakan untuk menginputkan data
Diagram Konteks. Pada perancangan DAD Level transaksi pendaftaran pasien dan pembayaran.
1 ini, Sistem Informasi Pendaftaran Rawat Jalan Sedangkan mengolah laporana dalah proses
Klinik terdiridari 3 proses utama yaitu : Mengolah untuk membuat dan menampilkan output system
data master, mengolah data transaksi dan mengolah berupalaporan-laporan.
laporan. Mengolah data master merupakan proses
untuk menginputkan data master yang teridiri Berdasarkan DAD level 1 tersebutdisusun DAD level
dari data pasien, data dokter, data diagnosis, 2 yang lebih rinci untuk masing-masing proses. DAD
data tindakan, data poliklinik, data wilayah, data Level 2 mengolah transaksi disajikanpa dagambar
obat, dan master data pelayanan. Mengolah data 6.

Pada DAD level 2 mengolah transaksi terdapat detail pelayanansertamenghasilkan output nota
3 proses : pendaftaran, pembayaran obat dan pembayaran pelayanan untuk pasien.
pembayaran pelayanan. Proses pendaftaran
mendapatkan input data pendaftaran ketika ada pasien
mendaftar, membaca data master untuk bertransaksi Desain Basis Data
dan menyimpan hasilnya ke file pendaftaran. Perancangan basis data pada sistem informasi
Proses pembayaran obat mendapatkan inputan pendaftaran pasien rawat jalan klinik ini terdiri dari
data obat yang diberikan dari dokter, kemudian satu database pendaftaran yang memiliki 13 tabel :
tabelpasien, tabelobat, tabel diagnosis, tabeldokter,
file pembayaran obat dan detail obat serta tabeltindakan, tabel wilayah, tabel poliklinik,
menghasilkan nota pembayaran obat untuk pasien. tabel pelayanan, tabel transaksi pendaftaran, tabelt
Proses pembayaran pelayanan menggunakan ransaksi pembayaran obat, tabel detail obat, tabel
inputan data pelayanan medis yag diberikan transaksi pembayaran pelayanan, dan tabel detail
dokter, membaca data master pelayanan, kemudian pelayanan. Relasi antart abel adalah seperti gambar
disimpan dalam file pembayaranpelayanandan 7 berikut ini :

37
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

SIMPULAN Farlinda, S. dan Siti N. 2015. Desain Sistem Informasi

Pendaftaran Rawat Jalan di Rumah Saki
Perancangan sisteminformasi pendaftaran rawat jalan
tUmum Daerah Sleman. Jurnal Manajemen
klinik ini berhubungan dengan 6 entitas yaituPasien, Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI). Vol
Apotek, Dokter, Tempat Pendaftaran Pasien (TPP), 3 No. 1, Maret 215.
Kasirdan Direktur Klinik. Sistem informasi ini
menggunakan database pendaftaran yang terdiridari Jogiyanto,2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi
13 tabel yang saling berelasi. Berdasarkan hasil
perancangan ini dapat dibangun sistem informasi Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
pendaftaran rawat jalan klinik yang mampu melayani
Kristanto, A. 2008. Perancangan Sistem Informasi
pasien dengan cepat dan akurat serta mampu
dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
menyajikan informasi rekammedis yang berkualitas.
Puspitadkk. 2013. Sistem Informasi Rekam Medis
Pasien Rawat Jalan Dan Observasi Pada
DAFTAR PUSTAKA Puskesmas Pringkuku Kabupaten Pacitan.
Indonesion Journal on Networking and
Budi, S.C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Security (IJNS). Juli 2013.
Medis. Yogyakarta:Quantum Sinergis Media.
Shofari, B. 2002. Sistem Dan Prosedur Pelayanan
Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Rekam Medis. Semarang : PORMIKI Jawa
Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta. Tengah.
_____. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/ Windasaridkk. 2013. Perancangan Sistem Informasi
RekamMedis Rawat Inap Berbasis Web.
Jakarta. Vol
Fatta, H.A. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem 1 No 1, Februari 2013.
Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

38