Ciencias Empresariales y

Educación
E.A.P. CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIEROS

SISTEMAS DE INFORMACION
Sistemas Informáticos en la PYMES

Juliaca – Perú

2018
 Universidad Alas Peruanas S.I. en las
PYMES

INDICE

INTRODUCCIÓN............................................................................................................3
Sistemas Informáticos en las PYMES.....................................................................4
1. Sistemas de Información.....................................................................................4
1.1 Concepto.........................................................................................................4
1.2 Componentes de un Sistema Informático..................................................4
2. Sistemas Informáticos y las PYMES................................................................5
2.1 Beneficios de los Sistemas Informáticos en las PYMES.........................6
2.1.1 Rapidez en los procesos...................................................................6
2.1.2 Reducción de costos..........................................................................6
2.1.3 Mejor servicio......................................................................................6
2.1.4 Publicidad............................................................................................7
2.1.5 Aumento de Ventaja Competitiva....................................................7
2.2 ¿Cómo puedo aprovechar la informática en mi PYME?..........................7
2.2.1 Identificar el área de la empresa que necesita automatización..7
2.2.2. Establecer claramente los Objetivos...............................................8
2.2.3. Determinar el presupuesto disponible para el proyecto...............8
2.2.4. Seleccionar al mejor proveedor.......................................................8
2.2.5. Involucrar y Sensibilizar al personal................................................8
3. Software para PYMES..........................................................................................9
3.1 ERP (Enterprise Resource Planning).........................................................9
3.2 Gestpymes......................................................................................................9
3.3 Visionwin..........................................................................................................9
3.4 Factusol,..........................................................................................................9
3.5 SockBase POS.............................................................................................10
3.6 Ganttproject,..................................................................................................10
Conclusión....................................................................................................................11

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PYMES

INTRODUCCIÓN

Con gran frecuencia, las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMEs), son muy capaces

para generar un producto o servicio y hacerlo llegar a los clientes, pero son muy

deficientes en el manejo administrativo y organización de sus recursos y de su

información.

Todos conocemos la importancia de los recursos económicos, materiales y humanos,

pero existe un nuevo recurso que da soporte operacional a la organización y que ha

tomado importancia en este mundo globalizado y competitivo, son los sistemas

informáticos.

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Sistemas Informáticos en las PYMES

1. Sistemas de Información

1.1 Concepto

Un sistema informático. Puede ser definido como un sistema de

información que basa la parte fundamental de su procesamiento, en el
empleo de la computación, como cualquier sistema, es un conjunto de
funciones interrelacionadas, hardware, software y de Recurso Humano. Un
sistema informático normal emplea un sistema que usa dispositivos que se
usan para programar y almacenar programas y datos.

Si además de la información, es capaz de almacenar y difundir los

conocimientos que se generan sobre cierta temática, tanto dentro, como en
el entorno de la entidad, entonces está en presencia de un sistema de
gestión de información y conocimientos. Como utilizador final emplea esa
información en dos actividades fundamentales: la toma de decisiones y el
control.

1.2 Componentes de un Sistema Informático

 Personas en los dos extremos de la cadena de procesamiento físico de
la información: en la realización de los hechos que generan los datos
primarios y su captación y adquisición y en la consulta y utilización de
ellos. Por supuesto también intervienen en ciertas acciones de
operación del sistema.
 Equipos de procesamiento de información, fundamentalmente
computadoras.
 Equipos de apoyo a las transmisiones (HUB, gateways), equipos de
apoyo y de seguridad (back-ups, acondicionadores de aire,
deshumificadores, entre otros)
 Programas de computadoras, sistemas operativos, programas de
servicio de comunicaciones, y sobre todo, programas de aplicación)
 Información técnica de apoyo al sistema: manuales técnicos sobre el
trabajo de las computadoras y los equipos de apoyo, manuales
técnicos sobre los sistemas operativos y programas generales.

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 Manuales de usuario para orientar a los usuarios-operadores sobre su

trabajo con el sistema de información. Incluyen la definición de los
procedimientos manuales que deben realizar los usuarios-operadores,
la descripción de los formularios para captar la información primaria, la
descripción de los reportes de salida y la descripción de las acciones
interactivas con el sistema informático: captación de la información,
operación del mismo, acciones ante errores y situaciones anormales,
seguridad y protección de los recursos informativos y consulta de
información de resultados.
 Informaciones variado tipo, soportados sobre formularios de papel,
CDs, DVDs, reportes de papel de impresora, bases de datos en línea
almacenadas en discos duros.

Figura 01 Elementos de un Sistema Informático

2. Sistemas Informáticos y las PYMES

En general las pequeñas y medianas empresas cuentan con una mayor

adaptación al cambio, cercanía al mercado local y más capacidad de
crecimiento, pero aún con esto tienen un gran inconveniente, una
resistencia a la tecnología.

En las grandes empresas la implantación de una nueva tecnología se

produce más por imitación de la competencia más que por una

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planificación estratégica. En el pequeño comercio, por el contrario esta

técnica no es de mucha utilidad, dado que carecen del presupuesto
necesario para ponerse a experimentar y juguetear con una tecnología. Es
por ello que para que realmente se establezca el uso de una tecnología ha
de analizarse qué beneficios supone dicha herramienta y a aprender a
beneficiarse de ella, de forma que su uso esté alineado con el negocio.

2.1 Beneficios de los Sistemas Informáticos en las PYMES

A continuación se listan brevemente qué beneficios podría suponer la
implantación de un SI en las PYMES:

2.1.1 Rapidez en los procesos

Las TI pueden ayudar a reducir los tiempos de completado de los

diferentes tipos de procesos, desde la selección de materias primas
hasta inspección de calidad, ventas, logística, y pago. Los SI pueden
dar información sobre los procesos que posibilita analizarlos más en
detalle para poder optimizarlos.

2.1.2 Reducción de costos

Al mismo tiempo que optimizan los tiempos de los procesos,

indirectamente esto produce una reducción de los costes.

2.1.3 Mejor servicio

Al reducir los tiempo, a su vez se está mejorando el servicio, esto se

convierte automáticamente en una ventaja competitiva que puede
ayudar al negocio a competir con otras empresas más grandes.

2.1.4 Publicidad

Los sistemas de información de propósito general permiten a su vez

generar páginas web con las que darse a conocer, genera un

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servicio en la que los clientes potenciales pueden acceder a

información sobre la empresa que puede inducir a la venta del
producto o servicio.

2.1.5 Aumento de Ventaja Competitiva

Las tecnologías de información pueden proveer al negocio con una

ventaja competitiva, incluso hay ocasiones en que el mercado obliga
a las pequeñas empresas a incorporar TI en sus negocios, por
ejemplo, si un competidor que tiene una cadena de supermercados
que maneja código de barras se instala frente a otro que no cuenta
con esta tecnología, este hecho podría representar una barrera para
que los clientes que prefieran o valoren esta tecnología.

Cabe concluir que la mayoría de pequeñas empresas manifiestan un gran

interés por la información y las tecnologías relacionadas con ella. Sin
embargo, desconocen la oferta tecnológica disponible, como acceder a
ella, como utilizarla y cuáles son los beneficios de su uso, por lo que creo
que resultaría beneficioso para la industria del interior que el gobierno u
otra entidad ofreciera información a las empresas formadas en este asunto,
para reducir los costes que supone decantarse por una u otra tecnología y
así poder disfrutar de los beneficios que su implantación supone.

2.2 ¿Cómo puedo aprovechar la informática en mi PYME?

2.2.1 Identificar el área de la empresa que necesita automatización.

Tal función de la empresa puede necesitar una mejora, de lo contrario

no se tendrá información precisa para su control y desempeño.

2.2.2. Establecer claramente los Objetivos

Deben ser muy específicos y en relación directa con el objetivo

general de la organización, deben surgir de una reflexión conjunta

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entre empleados y gerente; que sean exigentes, pero alcanzables,

claramente cuantificables y con un plazo definido.

2.2.3. Determinar el presupuesto disponible para el proyecto

Teniendo en mente que invertir en tecnología le redundará en mejor

control y mejores decisiones empresariales a futuro.

2.2.4. Seleccionar al mejor proveedor

Pregunte e investigue con proveedores de servicios informáticos,

con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e
incluso de diferentes, en busca de opciones y posibilidades de
compra de sistemas de información.

2.2.5. Involucrar y Sensibilizar al personal.

Es necesario que todo el personal se identifique con el proceso de

cambio, que forme parte de él, que conozca los beneficios y también
el trabajo que representa. Que reciban capacitación sobre el uso y
resultados esperados del proceso.

Una administración eficiente de la Tecnología de información,

conjuntamente con un aceptable nivel de desempeño en las otras áreas de
la empresa, permitirá un incremento en la productividad, mejorará las
relaciones con los clientes y proveedores, generando ventas y utilidades, y
facilitará la toma de mejores decisiones en el camino hacia el cumplimiento
de los objetivos de la organización.

3. Software para PYMES

3.1 ERP (Enterprise Resource Planning)

Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning –
Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de
información que permite la integración de ciertas operaciones de una

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empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la

logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa,

dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente
manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los
costes.

Los ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su selección depende de

factores como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos,
recursos, etc.

3.2 Gestpymes
Un programa de gestión comercial personalizable, de uso intuitivo, que da
respuesta a muy distintas necesidades en las áreas de dirección, compras,
ventas, financiera o logística, compatible con Mac y Windows.

3.3 Visionwin
Software con versiones contable y de gestión, ambas adaptados a las
necesidades de las pymes en gestión de clientes, realización de pedidos,
inventarios y albaranes, facturas o, por ejemplo, la organización de
documentación.

3.4 Factusol,
Un software para crear facturas que pueden enviarse por correo electrónico
o imprimirse y controlar todo lo relacionado con compras y ventas,
realización de informes o, entre otros, conocer tu stock o hacer un
seguirmiento de cuentas atraseadas, impuestos y evolución del equipo de
ventas.

3.5 SockBase POS

Un software gratuito de gestión comercial diseñado para pymes. Permite
controlar el stock, las listas de precios y costes, hacer transacciones
bancarias, registrar datos sobre cuentas bancarias, provedores o clientes,

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generar informes, hacer facturas, recibos y puede instalarse en modo

usuario o multiusuario.

3.6 Ganttproject,
Muy útil para planificar tus proyectos y distribuye tareas diseñando
organigramas de actividades basados en el diagrama de Gantt. Idóneos
para asignar recursos, coordinar a tu equipo y hacer un seguimiento y
control más eficaces gracias a su facilidad de uso y presentación visual.

Conclusión

En conclusión una administración eficiente de la Tecnología de

información, conjuntamente con un aceptable nivel de desempeño en
las otras áreas de la empresa, permitirá un incremento en la

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productividad, mejorará las relaciones con los clientes y proveedores,

generando ventas y utilidades, y facilitará la toma de mejores
decisiones en el camino hacia el cumplimiento de los objetivos de la
organización.

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