Manajemen Obat &

Perbekalan Farmasi di
Apotek
Oleh
Rezqi Handayani, M.P.H., Apt
MANAJEMEN
• tindakan atau seni yang didalamnya terdapat tanggung
jawab untuk melakukan atau mengawasai sesuatu
kegiatan (misalnya apotek, pusat kesehatan, bisnis, usaha
publik) dengan tingkat keterampilan tertentu.

MANAJEMEN OBAT
• suatu kemampuan atau keterampilan untuk menyediakan
obat tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sasaran
serta tepat penggunaan secara efisien dengan
melaksanakan serangkaian kegiatan yang meliputi
perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pengendalian
persediaan, pendistribusian dan penggunaan obat.
 Manajemen obat harus
dilakukan karena:
Obat mampu menyelamatkan jiwa dan meningkatkan
kesehatan

Obat merupakan bagian penghubung antara pasien

dan pelayanan kesehatan.

Keberadaan obat dapat meningkatkan tingkat

kepercayaan pasien terhadap suatu unit pelayanan
kesehatan

Obat memiliki nilai ekonomi yang tinggi atau harga

yang relatif mahal
 Empat fungsi dalam siklus
manajemen obat yaitu
Fungsi seleksi merupakan kegiatan pemilihan obat-obat
mana yang akan diadakan.

Fungsi pengadaan mencakup kegiatan perhitungan

perencanaan kebutuhan obat, pemilihan metode pengadaan,
pengelolaan pelelangan, melakukan ikatan kontrak
sekaligus mengawasi ketaatan terhadap pengadaan obat,
pengendalian persediaan obat dan pengawasan mutu.

Fungsi distribusi meliputi kegiatan pengelolaan fasilitas

penyimpanan obat, pengendalian persediaan, pengelolaan
distribusi, dan pengelolaan transportasi

Fungsi penggunaan obat meliputi kegiatan diagnose,

penulisan resep, pelayanan resep dan memastikan obat
digunakan oleh pasien secara benar.
 APOTEK

PP 51 Tahun 2009: sarana pelayanan kefarmasian

tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker
(Tenaga Kefarmasian)

Pekerjaan Kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu

sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan
pendistribusi atau penyaluranan obat, pelayanan obat atas resep dokter,
pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan
obat tradisional sedangkan yang dimaksud dengan tenaga kefarmasian
adalah tenaga yang terdiri atas Apoteker dan Tenaga Teknis
Kefarmasian.
APOTEKER
•sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker
dan telah mengucapkan sumpah jabatan
Apoteker

TENAGA TEKNIS KEFARMASIAN

•tenaga yang membantu Apoteker dalam
menjalani Pekerjaan kefarmasian, yang terdiri
atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi,
Analis Farmasi dan Tenaga Menengah farmasi/
Asisten Apoteker
 Fungsi Apotek
• apotek tidak lepas dari unsur
Fungsi untuk mendapatkan laba

Ekonomi
• apotek tidak lepas dari upaya
Fungsi pengabdian apoteker serta tenaga
teknis kefarmasian dan pelayanan

Sosial kesehatan terhadap masyarakat

luas.
Struktur Organisasi
Apotek
4 Aspek yg penting dlm
pendirian apotek
• Apotek perlu mendapat dukungan tenaga manajemen
yang ahli dan berpengalaman, serta memiliki
Aspek motivasi dan dedikasi yang tinggi untuk
mengembangkan apotek.
Manajemen • disusun tugas-tugas pokok yang harus dijalankan
agar apotek dapat berjalan dengan baik.

Aspek • kondisi fisik dan peralatan yang dibutuhkan untuk

menunjang pelayanan kefarmasian di apotek.
Teknis • Lokasi, tata letak bangunan dan interior
 Aspek •aspek pemasaran mendapat prioritas utama agar laju
perkembangan apotek sesuai dengan yang diharapkan
•menyangkut jumlah praktek dokter yang ada di sekitar
Pasar apotek dan jumlah apotek pesaing di lokasi tersebu

•Aspek finansial ditujukan untuk memperkirakan berapa

jumlah dana yang dibutuhkan untuk membangun dan

Aspek kemudian untuk mengoperasikan apotek.

•Sumber pembiayaan apotek dapat menggunakan dua
sumber, yaitu : pertama modal sendiri, dapat satu orang
Keuangan pribadi atau beberapa orang dengan pembagian saham.
Kedua dapat dengan pinjaman dengan melalui bank atau
lembaga non bank.
Syarat-Syarat Pendirian
Apotek????
Alur Perijinan Apotek
Manajemen obat & Perbekalan Farmasi di
Apotek
 Siklus Persediaan/ Tingkat Stok

T
I
N
G
SK
K
SOp A
T
SO SO
S
T
O
SP K
LT

DT
SIKLUS PERIODE

Keterangan:
SOp = stok optimum SO = stok order
SK = stok kerja LT = waktu tunggu
SP = stok pengamanan DT = saat penyerahan obat
PERENCANAAN OBAT DI APOTEK

HAL-HAL YANG
PERLU
DIPERHATIKAN

POLA PENYAKIT BUDAYA MASYARAKAT

KEMAMPUAN MASYARAKAT
 METODE PERENCANAAN PENGADAAN

1) Metode Epidemiologi

2) Metode Konsumsi

3) Metode Kombinasi

4) Metode just in time

 METODE V-E-N

1. V (Vital)
Golongan obat yang harus ada

2. E (Esensial)
Golongan obat yang penting untuk diadakan

3. N (non esensial)
Golongan obat yang kurang penting diadakan
Pemilihan Obat Menurut
WHO
1) Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek
terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESO
2) Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi,
hindari duplikasi.
3) Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah
bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu
4) Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya
lebih baik dari sediaan tunggal
5) Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari
penyakitnya
6) Pertimbangan administrasi dan biaya yang
dibutuhkan
7) Kontraindikasi, peringatan, ESO harus
dipertimbangkan
8) Dipilih obat yang standar mutunya tinggi
 Metode Pengadaan
 Tender terbuka : untuk semua rekanan yg terdaftar,
menguntungkan, perlu staf kuat, waktu dan perhatian
lama.
 Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan tertentu yg
punya riwayat baik, harga dpt dikendalikan, tenaga dan
beban lebih hemat.
 Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit dan
tdk urgent, pendekatan langsung.
 Pengadaan langsung : pembelian jumlah kecil, perlu
segera tersedia, harga tertentu, agak mahal
 METODE PENGADAAN

1) Pengadaan Jumlah terbatas

o Order barang terbatas

o Modal terbatas
o Kecepatan aliran barang
o Stock obat
o Keberadaan PBF dalam kota (Lead time cepat)
2) Pengadaan secara berencana

o Order berdasarkan waktu tertentu

o Order berdasarkan periode musim
tertentu
o Keberadaan PBF di luar kota (Lead time
lama)
3) Pengadaan secara spekulatif

o Kemungkinan kenaikan harga

o Bonus yang ditawarkan

Harus diperhatikan:
o Modal yang dimiliki
o Kecepatan aliran barang
4) Konsinyasi

o Produk yang masih dalam tahap promosi

o Bentuk pembayaran
 Syarat-syarat dalam
Fungsi Pengadaan
1. Doelmatig
Sesuai tujuan dan rencana

2. Rechmatig
Sesuai hak dan kemampuan

3. Wetmatig
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku
 Kriteria Pemilihan PBF
1. Legalitas PBF
2. Kecepatan dan ketepatan pengiriman barang
3. Penawaran diskon/bonus
4. Kualitas barang
5. Kemungkinan pengembalian barang yang rusak
dan ED
 Surat Pesanan
Ada 3 macam SP :
1) SP Narkotika
o Terdiri 5 rangkap
o Satu SP hanya untuk 1 item obat
o Form SP langsung dari KF

2) SP Psikotropika
o Terdiri 2 atau 3 rangkap
o Satu SP bisa lebih dari 1 item obat

3) SP Non Narkotika-Psikotropika
o Terdiri dari 2 rangkap
o Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras non narkotika-psikotrpika, Kosmetika,
dll
Surat Pesanan Psikotropika
Lanjutan

Bagi Apotek yang dalam tahap pendirian (belum

mempunyai SP), mengajukan ke Dinkes kota/kab
untuk mendapatkan surat rekomendasi (SP
Sementara)
 Cara Pembayaran ke PBF
1. COD (Cash On Delivery), terutama untuk sediaan
narkotika
2. Kredit
3. Konsinyasi
 Penerimaan Barang
Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang:
1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya
 Distribusi Obat
meliputi kegiatan pengendalian persediaan barang,
penyimpanan transportasi serta penyelesaian ke
pabeanan.
 Tujuan Distribusi
a) Menjamin ketersediaan obat
b) Memelihara mutu obat
c) Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab
d) Menjaga kelangsungan persediaan
e) Memperpendek waktu tunggu
f) Pengendaliaan persediaan
g) Memudahkan pencarian dan pengawasan waktu
tunggu
h) Memudahkan pencarian dan pengawasan
 Penyimpanan Obat
secara umum
Display penyimpanan obat di Apotek:
a. Alfabetis
b. FIFO dan FEFO
c. Farmakologi
d. Bentuk sediaan
e. Kombinasi
 Penyimpanan Narkotika
Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :

1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

2. Mempunyai kunci yang kuat

3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka

lemari harus dibuat pada tembok atau lantai

4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan

morfin, petididn dan garam-garamnya. Bagian II untuk
menyimpan narkotika untuk kebutuhan sehari-hari
 Penyimpanan
Psikotropika
Dalam lemari yang terpisah dengan obat/komoditi
lainnya
 Ketentuan Penyimpanan
Barang/Obat
1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat
penyimpanan di gudang dan menjamin
bahwa barang/obat yang disimpan mudah
diperoleh dan mengaturnya sesuai
penggolongan, kelas terapi/khasiat obat
sesuai abjad.

2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat

penyimpanan khusus, obat thermolabiel dan
obat yang punya batas kadaluarsa.
 Pencatatan Barang
1. Kartu Stock
2. Kartu Stelling
 Penggunaan
Bentuk pelayanan obat di Apotek

1. Penjualan bebas/HV

2. Penjualan OWA

3. Penjualan berdasarkan resep dokter

Bentuk-bentuk Ketidakrasionalan Pemakaian Obat
• Peresepan boros (Extravagant), yaitu peresepan obat yang lebih
mahal padahal ada alternatif yang lebih murah dengan manfaat dan
keamanan yang sama. Termasuk peresepan yang terlalu berorientasi
pada pengobatan simptomatik sehingga mengurangi alokasi obat-obat
yang lebih vital.
• Peresepan berlebih (Over prescribing), yaitu terjadi bila dosis obat,
lama pemberian atau jumlah obat yang diresepkan melebihi ketentuan
dan obat yang sebenarnya tidak diperlukan.
• Peresepan yang salah (Incorrect prescribing), yaitu mencakup
pemakaian obat untuk indikasi yang keliru, pemberian obat ke pasien
salah dan pemakaian obat tanpa memperhitungkan kondisi lain yang
diderita bersamaan.
lanjutan
o Peresepan majemuk (Multiple prescribing), yaitu
pemakaian dua atau lebih kombinasi obat
padahal sebenarnya cukup diberikan obat tunggal
saja. Termasuk pengobatan terhadap semua
gejala yang muncul tanpa mengarah ke penyakit
utama.

o Peresepan kurang (Under prescribing), yaitu terjadi

kalau obat yang diperlukan tidak diresepkan, dosis
tidak cukup atau lama pemberian terlalu pendek
(Santoso, 1989).
 Pemusnahan Obat
• Obat/bahan padat, dengan cara ditanam
• Obat/bahan cair, dengan cara diencerkan
terlebih dahulu
• Atau dititipkan ke RS, Dinkes
 Pemusnahan Narkotika
dalam UU No.22 tahun 1997
Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal:
1. Diproduksi tanpa memenuhi standar dan
persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat
digunakan dalam proses produksi
2. Kadaluarsa
3. Tidak memenuhi persyaratan digunakan pada
pelayanan kesehatan dan atau untuk
pengembangan ilmu pengetahuan
4. Berkaitan dengan tindak pidana