Taller de Descripción de Puestos

CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DEL

NORESTE
Septiembre
p , 2010
 Contenido

Apartado

„ Objetivo del Taller [1]

„ Definición de Análisis y Descripción de Puesto [2]

„ Metodología HAY – Descripción del Puesto y Perfil – [3]

„ Desarrolla la Descripción de tu Puesto [4]

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Objetivo del Taller
 Objetivo del Taller

Desarrollar durante el Taller la

Descripción y el Perfil del Puesto que
desempeñas actualmente en el
CENTRO DE INVESTIGACIONES
Ó
BIOLÓGICAS DEL NORESTE
de acuerdo a la Metodología HAY

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Definición de Análisis y Descripción
de Puesto
 Análisis y Descripción de Puesto

Lo primero que debemos entender es ¿Qué es un Puesto?

Puesto.
Es un conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacional
aporta resultados que han de contribuir al fin de la Institución.

Proceso de Descripción de Puesto.

Es el proceso para identificar los principales elementos de un puesto,
puesto
mismos que se registran en un documento claro y uniforme que nos
permite comprender su contenido y alcance en la Institución.

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 Análisis y Descripción de Puesto

El primer paso para realizar un análisis y descripción de puesto es

ENTENDER EL PUESTO (no a la persona) Y LAS PRINCIPALES
FUNCIONES O ACTIVIDADES QUE DESARROLLA

Recibe Aporta
instrucciones Resultados
Realiza un
TRATAMIENTO

Desde el punto de vista de la Metodología Hay, es importante conocer y entender la

posibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuencias
organizacionales.

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 Análisis y Descripción de Puesto

Para describir un puesto es necesario tomar en cuenta algunas

consideraciones:
ƒ Lo que queremos es obtener la fotografía del puesto que desempeñas
ƒ Reflejar el contenido real y actual del puesto, no las características de la
persona
ƒ Ser claros, concretos y precisos : “Escribir para alguien que no conoce el
P esto”
Puesto”
ƒ Desarrollar la descripción del puesto con base en la Metodología HAY
que se va a explicar
q p
ƒ Llenar los cuadros correspondientes a cada apartado de la descripción
en caso de realizarla en forma electrónica. Utilizar letra de molde y
legible en caso de que la descripción vaya a ser desarrollada en forma
legible,
manual y no por medio electrónico.
ƒ Utilizar lápiz
p p para p
permitir borrar los contenidos no adecuados ((manual))

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 Metodología HAY
– Descripción del Puesto y Perfil -
 Elementos de la Descripción de Puesto
METODOLOGÍA HAY

Descripción del Puesto Perfil del Puesto

ƒ Datos de Identificación ƒ Características Personales

ƒ Revisiones y Aprobaciones ƒ Escolaridad
ƒ Responsabilidades Principales ƒ Área de Especialidad
ƒ Misión del Puesto ƒ Habilidades Técnicas y
ƒ R l i
Relaciones IInternas
t yE
Externas
t Administrativas
ƒ Dimensiones ƒ Idiomas
ƒ Problemas ƒ Experiencia Laboral
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional

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 Elementos de la Descripción de Puesto

ƒ Identificación del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
ƒ Responsabilidades
ƒ Misión del Puesto
ƒ Relaciones Internas y Externas
ƒ Dimensiones
ƒ Problemas
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional
ƒ Perfil del Puesto

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 Identificación del Puesto /
Revisiones y Aprobaciones

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: Es el conjunto de datos que permiten

situar al puesto dentro de la organización en el momento actual:
ƒ Título del Puesto:
ƒ Reporta a:
ƒ Di
Dirección
ió FFuncional
i l:
ƒ Subdirección de Área:
ƒ Departamento:
ƒ Ubicación Física:

REVISIONES Y APROBACIONES:
APROBACIONES registrar
i t l
los nombres,
b fi
firmas y
fechas de las personas que revisaron, validaron y aprobaron la
descripción del puesto:
ƒ Ocupante o Titular del Puesto
ƒ Jefe Inmediato
ƒ Recursos Humanos

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 Elementos de la Descripción de Puesto

ƒ Identificación del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
ƒ Responsabilidades
ƒ Misión del Puesto
ƒ Relaciones Internas y Externas
ƒ Dimensiones
ƒ Problemas
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional
ƒ Perfil del Puesto

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 Responsabilidades del Puesto

Se deberán registrar en el formato, las principales responsabilidades,

funciones o actividades del puesto en términos de resultados,
aportados de forma permanente a la organización
ƒ Se consideran un máximo de 8 responsabilidades en la descripción de los
puestos de acuerdo a nuestra metodología (Implica una labor de análisis y
síntesis)
í t i )
ƒ Sólo se deberán incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente
o constantemente, no las eventuales
ƒ Se deben redactar de la siguiente manera:

Acción Objeto Resultado

¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿Para qué lo hace?

Verbo
V b en Infinitivo
I fi iti Complemento
C l dell
t d Resultado Final
verbo
Producto final obtenido
Definir q
qué hace el Indica dónde actúa o por el puesto, resultado
puesto afecta el puesto de la acción

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 Responsabilidades del Puesto

La ACCIÓN es lo que hace el puesto y se deberá redactar a través de

la utilización de 2 verbos en infinitivo acordes a la responsabilidad

Puestos Mandos
M d Puestos de
Directivos Medios Soporte

Dirigir
g Programar
g Elaborar
Administrar Coordinar Realizar
Planear Supervisar Recabar

Se debe evitar la duplicidad del uso de verbos entre el puesto del jefe y el del
colaborador ya que de acuerdo a los niveles organizacionales,
colaborador, organizacionales desempeñan
diferentes funciones y responsabilidades.
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 Responsabilidades del Puesto
- VERBOS ACTIVOS SUGERIDOS -
DIRIGIR Estratégico  COMPROBAR S
ADMINISTRAR E-Medio  COMUNICAR S
AUTORIZAR E-M  CONSOLIDAR S
ESTABLECER E-M  DESARROLLAR S
COORDINAR E-M  EJECUTAR S
DETERMINAR E-M  ENTREVISTAR S
EVALUAR E-M  ENVIAR S
ASEGURAR E-M-Soporte  ESPECIFICAR S
CONTROLAR E-M-S  ESTIMAR S
PLANEAR E-M-S  ESTUDIAR S
ASIGNAR M  EXAMINAR S
AUDITAR M  EXPEDIR S
DISTRIBUIR M  FACILITAR S
SUPERVISAR M  FIRMAR S
APROBAR MS
M-S  FORMULAR S
ASESORAR M-S  GIRAR S
AUTORIZAR M-S  INFORMAR S
DISEÑAR M-S  INICIAR S
ESTANDARIZAR M-S  INSPECCIONAR S
INSTALAR M-S
M S  INTERPRETAR S
PLANEAR M-S  INVENTARIAR S
PROGRAMAR M-S  OBTENER S
PROPORCIONAR M-S  OPERAR S
RECOMENDAR M-S  PRESENTAR S
REPRESENTAR M-S  PRESUPUESTAR S
ACUMULAR S  PRODUCIR S
ALMACENAR S  REALIZAR S
ANALIZAR S  RECABAR S
CALCULAR S  REGISTRAR S
CALIFICAR S  REVISAR S
COMPILAR S  SEGUIR S
 VERIFICAR S

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 Responsabilidades del Puesto

El OBJETO es donde recae el verbo, es decir, el complemento de la

acción o acciones que efectúa el puesto, por ejemplo:
Acción: Analizar y revisar
Objeto: (¿Qué analiza y revisa ?) La información estadística

2 Verbos
Acción (verbo) Objeto (en qué recae el verbo)
Programar e los cursos de capacitación para el personal
impartir
Recibir y entregar la documentación y paquetería de la
Institución
Analizar y registrar los asientos contables de ingresos y
egresos

“Dar
Dar secuencia”
secuencia

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 Responsabilidades del Puesto

El RESULTADO FINAL indica la responsabilidad que directamente

asume el puesto frente a la organización

™ Es la aportación final que realiza el puesto a la institución

™ Debe ser de naturaleza permanente

Acción Objeto Resultado

(verbo) (en qué recae el verbo) (la finalidad de la acción)
Programar e los cursos de capacitación con el fomentar su desarrollo y la mejora en
impartir para el personal su desempeño
Recibir y la documentación y con el fin de contribuir a lograr la
entregar paquetería de la Institución comunicación entre las diversas áreas y
contribuir
t ib i all desarrollo
d ll de
d las
l operaciones
i de
d
la Institución.
Analizar y los asientos contables de a fin de generar la información para los
registrar ingresos y egresos cierres contables y la toma de decisiones

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 Responsabilidades del Puesto

En varios puestos es común que existan una serie de actividades

rutinarias o de soporte, más que el concepto de responsabilidades o
funciones antes descrito

Actividad

Actividad Responsabilidades

Actividad Responsabilidades

Actividad

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 Responsabilidades del Puesto

De esta forma, es como logramos describir las principales

responsabilidades o actividades de los puestos.

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

ACTIVIDADES RESPONSABILIDADES (Funciones)
ƒ Recibir la solicitud de vacantes a cubrir
ƒ Revisar cartera de candidatos ƒ Reclutamiento y Selección de Personal
ƒ Revisar las solicitudes de empleo

ƒ Capacitación y Desarrollo de Personal

ƒ Relaciones Laborales
Identificar las p p
principales ƒ Compensaciones y Organización
responsabilidades del puesto ƒ Administración de Personal
ƒ Desarrollo Organizacional
ƒ Seguridad e Higiene Industrial
ƒ Servicios al Personal
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 Responsabilidades del Puesto

Director de Recursos Humanos, ejemplo de Responsabilidades:

Acción Objeto Resultado

¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿Para qué lo hace?
Verbos en infinitivo Complemento del Verbo Resultado final

con el fin de dotar de los

la función de reclutamiento y recursos humanos idóneos
Di i i y controlar
Dirigir t l
selección de personal acordes a la Misión y Visión de la
Organización

para asegurar la equidad interna y

las estrategias de compensación
Diseñar e implementar competitividad externa frente al
para el personal de la Institución
mercado salarial.

“Dar secuencia” “Dar secuencia”

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 Elementos de la Descripción de Puesto

ƒ Identificación del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
ƒ Responsabilidades
ƒ Misión del Puesto
ƒ Relaciones Internas y Externas
ƒ Dimensiones
ƒ Problemas
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional
ƒ Perfil del Puesto

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 Misión del Puesto

Es la razón de ser del puesto dentro de la organización en el sentido

ás g
más global
oba y responde
espo de a laap
pregunta
egu ta ¿¿Para
a a qué e
existe
ste tu puesto e
en eel
Organismo?

Se redacta con el siguiente esquema:

A ió
Acción Obj t
Objeto G í
Guía R
Resultado
lt d

¿Qué? Complemento ¿De acuerdo ¿Para qué lo

Máximo
Má i 2 verbos
b de
d lla acción
ió con qué
é? hace?
h ?

“En el sentido
más
á global”
l b l”

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 Misión del Puesto

La Misión del Puesto agrupa en forma integral las 8 principales

responsabilidades de los puestos

A ti id d
Actividad
Responsabilidades
Actividad Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Actividad Responsabilidades Misión del
Responsabilidades
Responsabilidades P
Puesto
t
Actividad

A ti id d
Actividad

Actividad

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 Misión del Puesto

Guía del Puesto: es el conjunto de orientaciones y normatividad que

debe seguir el puesto al momento de efectuar sus acciones

Estrategias / Leyes / Políticas

Directrices / Reglamentos
Manuales / Normas /
Procedimientos
Instrucciones
Rutinas

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 Misión del Puesto

Director de Recursos Humanos, ejemplo de su Misión:

Acción Objeto Guía Resultado

Verbo en
Complemento del verbo Marco de Referencia Resultado Final
infinitivo
¿De acuerdo con qué
¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿Para qué lo hace?
lo hace?
a fin de propiciar el clima y
con base en las la cultura laboral que
Dirigir y la función de Recursos estrategias y políticas promuevan el alto
administrar Humanos del CIBNOR alineadas a la Misión y desempeño así como la
Visión del Organismo atracción, retención y
desarrollo del personal

“Dar secuencia”
“Dar secuencia”

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 Misión del Puesto

Al redactar la Misión o responsabilidades del puesto, se deberán cuidar

ciertos errores frecuentes en la redacción:

1.- Uso de verbos vagos e imprecisos

- Apoyar a la Dirección en las juntas generales de la Junta Directiva
2.- Redacción ambigua, invertida, confusa
- Responsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los
pagos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo
3.- Uso de adjetivos calificativos y adverbios
- Lograr muy bien el presupuesto
- Atender correctamente a la gente que pide asesoría
- Revisar y registrar de manera eficiente los movimientos contables, con el fin de
eficientar el flujo de información para tener los reportes contables oportunamente

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 Misión del Puesto

4.- Funciones y Propósito General del Puesto incompletos

- Responsable de las operaciones contables
- Hacer reportes para la Dirección

5.- Utilizar más de dos verbos en las Responsabilidades y Misión del

Puesto:
- - Dirigir, controlar, diseñar, implementar y comunicar el desarrollo de los proyectos de
sistemas de información con la finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios
de cada área

6.- Redacción del resultado final de forma ambigua

g e imprecisa
p
- Redactar en todas las Responsabilidades la misma frase: “para lograr los objetivos
institucionales”

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 Elementos de la Descripción de Puesto

ƒ Identificación del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
ƒ Responsabilidades
ƒ Misión del Puesto
ƒ Relaciones Internas y Externas
ƒ Dimensiones
ƒ Problemas
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional
ƒ Perfil del Puesto

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 Relaciones Internas del Puesto

Las relaciones internas son los principales contactos internos (máximo 5)

que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos

 Excluir el superior y los subordinados.

 Especificar
p el motivo de la relación.

Puesto o Área ¿Para qué?

Con los contadores para solicitarles la información

regionales
i l del
d l contable derivada de sus
Organismo operaciones

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 Relaciones Externas del Puesto

Las relaciones externas son los principales contactos fuera del organismo
en el que trabaja (máximo 5) que debe mantener el titular del puesto para
lograr sus objetivos

 Se debe especificar
p el motivo de la relación de la manera más g
global p
pero
completa y precisa.

Organización, Área, ¿Para qué?

Puesto
para negociar las condiciones de
Con los proveedores precio, cantidad, calidad y fechas
de entrega de los productos y
servicios

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 Elementos de la Descripción de Puesto

ƒ Identificación del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
ƒ Responsabilidades
ƒ Misión del Puesto
ƒ Relaciones Internas y Externas
ƒ Dimensiones
ƒ Problemas
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional
ƒ Perfil del Puesto

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 Dimensiones

Mencionar las principales dimensiones anuales en las influye más

claramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales el
puesto tiene influencia directa. Algunos puestos no manejan dimensiones
ƒ Recursos monetarios: Son las cifras más importantes para el año en curso expresadas
en pesos anuales
ƒ Presupuesto autorizado
ƒ Volumen de compras
ƒ Inversiones
ƒ Importe de la nómina
ƒ Presupuesto de capacitación etc.
ƒ Recursos no monetarios: Son las cantidades de recursos que maneja el puesto y que
no están expresadas en dinero
ƒ Número de personal subordinado : Directos, Indirectos, Total
ƒ Número de proveedores
ƒ Número de usuarios etc.

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 Elementos de la Descripción de Puesto

ƒ Identificación del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
ƒ Responsabilidades
ƒ Misión del Puesto
ƒ Relaciones Internas y Externas
ƒ Dimensiones
ƒ Problemas
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional
ƒ Perfil del Puesto

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 Problemas del Puesto

Describir los 2 problemas más complejos o desafiantes que resuelve el

titular del puesto en el desempeño de sus responsabilidades actuales

Ejemplo:
“La cantidad de regulaciones y
normas que existen, demandan
que los trabajos se realicen
con un alto g
grado de detalle y
una mayor cantidad de tiempo”

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 Elementos de la Descripción de Puesto

ƒ Identificación del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
ƒ Responsabilidades
ƒ Misión del Puesto
ƒ Relaciones Internas y Externas
ƒ Dimensiones
ƒ Problemas
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional
ƒ Perfil del Puesto

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 Toma de Decisiones del Puesto

Describa las principales decisiones que toma el titular del puesto en forma
autónoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediato

ƒ Por un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias,

rutinarias importantes o
trascendentales
ƒ Por otro lado explicar si las decisiones que toma son eventuales o frecuentes

Ejemplo:

“Negociar con los proveedores

las mejores condiciones de
compra y suministro de productos
y servicios “ – Es una decisión que
realizo frecuentemente -.

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 Elementos de la Descripción de Puesto

ƒ Identificación del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
ƒ Responsabilidades
ƒ Misión del Puesto
ƒ Relaciones Internas y Externas
ƒ Dimensiones
ƒ Problemas
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional
ƒ Perfil del Puesto

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 Estructura Organizacional

Registrar los títulos de puesto de la estructura de organización vigente

autorizada - No anote los nombres de los titulares de los puestos-

(1)

(1) Nombre del puesto inmediato de mi jefe :

(2) “Jefe de mi Jefe “

(2) Nombre del puesto del que dependo jerárquica y

directamente:
“Mi Jefe”
(4) (3)
(3) Nombre del puesto analizado:
“Mi Puesto”
(4) (5)
(4) Nombre de los puestos que reportan al mismo jefe
inmediato que yo :
“Mi Pares”
“Mis P ”
(4) (5)
(5) Nombre de los puestos que me reportan:
“Mis Colaboradores”
(4) (5)

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 Elementos de la Descripción de Puesto

ƒ Identificación del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
ƒ Responsabilidades
ƒ Misión del Puesto
ƒ Relaciones Internas y Externas
ƒ Dimensiones
ƒ Problemas
ƒ Decisiones
ƒ Estructura Organizacional
ƒ Perfil del Puesto

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 Perfil del Puesto

Es el documento que nos permite conocer las características

profesionales y personales que deberán tener las personas para cubrir el
puesto
9 Generales : Edad, Sexo, Estado Civil, Viajes
de Trabajo - Frecuencia
9 Escolaridad : Grado de Estudios MÍNIMO
NECESARIO
9 Área o Especialidad : adecuada al puesto
9 Habilidades Técnicas y Administrativas
9 Idiomas
9 E
Experiencia
i i Laboral
L b l : en qué
éááreas o puestos
t

ƒ Al seleccionar personas con las características, conocimientos y experiencias

adecuadas, se asegurará el desempeño exitoso del ocupante del puesto
ƒ Ll
Llenar ell fformato
t evitando
it d ell auto
t reflejarse
fl j

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Desarrolla la Descripción y el Perfil de tu
Puesto.
P t
“Tú
Tú puedes, cuentas con nuesto apoyo¡