PROFESOR : Lic.

MARCO BALDEN

En

una sociedad de Organizaciones, en la que stas tienen que conseguir que el saber, la informacin y los conocimientos sean productivos y tiles para la sociedad y las personas.

Una

organizacin es un grupo de especialistas que trabajan juntos con eficiencia y eficacia en una tarea y objetivo comn.

 El

recurso bsico ya no es el capital, ni los recursos naturales ni el trabajo es y ser el conocimiento. El valor ahora es creada por la productividad y la innovacin aplicaciones ambas del conocimiento.

2.-ADMINISTRACIN

y EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

ADMINISTRACIN
OBJETO
FIN ESENCIA Organismo Social Obtener Resultados Estructuracin Mxima eficiencia en la Coordinacin Verdades (Ciencia) Operacin

Instrumental Con que Trabaja

Reglas e Instrumentos (Tcnica)

Consejos Casustica (Prctica)

1.- En todo organismo, la primera etapa es la estructuracin o construccin del mismo. 2.- La segunda etapa, totalmente estructurada el organismo, desarrolla de manera plena las funciones, operaciones o actividades.

1.- Como deben ser las relaciones que se dan en un organismo social. 2.- Como son de hecho esas mismas relaciones.

Ciencia: Es cientfica se funde en ciencias tericas, principios. Tcnica: En su naturaleza, reglas, estrategias, procedimientos, etc. Arte : El elemento humano es el factor mas importante en la administracin.

Proceso Administrativo
PLANEAR -Valores -Visin -Misin -FODA -Objetivos -Estrategias -Polticas -Presupuesto Retroalimentacin ORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR

- Obtener, ordenar, agrupar los recursos. -Organigramas -Manuales -Jerarqua

-Tomar decisiones -Motivacin -Liderazgo -Comunicacin

Medir Evaluar

Caractersticas del Proceso

1. 2.

Cclico: permanente y continuo Interactivo: cada funcin influencia y es

influenciada por las otras

3.

Reiterado: los pasos no son rgidos pero

entre todos conforman una unidad

4.

Sistmico:

ninguna

parte

se

puede

analizar aislada-mente

3.-METODOLOGIA DE CASOS
1.-ANALISIS DEL AMBIENTE EXTERNO 2.-ANALISIS DEL AMBIENTE INTERNO. 3.- PROBLEMA : PRINCIPAL. SECUNDARIO. 4.-ALTERNATIVAS DE SOLUCIN . 5.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE CADA ALTERNATIVA . 6.-COMPARACIN DE ALTERNATIVAS.

7.8.8.9.-

TOMA DE DECISIN . PLAN DE ACCIN . CONTROL Y EVALUACIN. DESVIACIONES CUELLOS DE BOTELLA. 10.-RETROALIMENTACIN

4.-Qu es Planeacin?
Planeacin es un procedimiento formal para producir un resultado articulado, en la forma de un sistema integrado de decisiones
Mintzberg (1994)

Principios

1.-Precisin :Los planes no deben hacerse con afirmaciones largas y genricas sino, con la mayor precisin posible. 2.-Flexibilidad :Dentro de la precisin todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan. 3.-Unidad :Los planes deben de ser tal naturaleza que puedan decirse que existen uno solo para cada funcin y todos deben estar coordinados e integrados

. ETAPAS
Segn: ROBERT J. THIERAUF, ROBERT C. KLEKAMP Y DANIEL W. GEEDING 1. Establecer Objetivos se determinan los objetivos generales y sus derivados en funcin de qu se ha de lograr, donde ha de ocurrir la accin, quin ha de realizarla, cmo se ha emprender y cuando se ha de concluir. 2. Recabar y Pronosticar Informacin se estima crticamente el estado actual de la organizacin y perspectiva futura en relacin con factores ambientales externos e internos. 3. Hacer Supuestos se elaboran planes basndose en situaciones econmicas buenas, regulares y malas. 4. Determinar y Evaluar Planes Alternativos se limita el nmero de alternativas a las ms prometedora y se evalan los planes utilizando modelos matemticos, si son necesarios. 5. Escoger el Plan y Elaborar Planes Secundarios se decide acerca de una o ms alternativas y se elaboran planes derivados, incluyendo retroalimentacin.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

Propsito y misin estratgicos Visin Premisas Objetivos y metas Estrategias Reglas y Polticas Procedimientos Programas Presupuestos

LA
Desglose de los objetivos

PLANEACION

Los objetivos de la organizaciones se visualizan en una jerarqua que van desde los objetivos generales (cpula) hasta los objetivos operativos u operacionales (base de la jerarqua)
MAYOR

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES: Determinacin de objetivos de la organizacin

POLITICAS: Disposiciones de los objetivos como guas para la accin DIRECTRICES: Lneas bsicas y genricas de accin METAS: Objetivos por alcanzar a corto plazo AMPLITUD PROGRAMAS: Actividades necesarias para cada meta. PROCEDIMIENTOS: Modos de ejecucin de cada programa METODOS: Planes para la ejecucin de tareas NORMAS: Reglas para cada procedimiento

MENOR
ESPECIFICACIN

El propsito identifica la funcin o tarea bsica de una empresa. Es una declaracin concisa de en cul negocio est la empresa o se quiere estar durante un perodo establecido. El propsito se enfoca en el ambiente interno de la organizacin e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que sta puede hacer para aprovecharlos. La misin se deriva del propsito estratgico, se enfoca en el exterior e implica la razn de ser de la organizacin en trminos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir. La visin es la orientacin que la alta direccin le da a la empresa; es decir, expresa cmo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro. Premisas Las premisas de planeacin son las condiciones previstas en que operan los planes. Esto incluye supuestos o pronsticos sobre las condiciones futuras que afectarn la operacin de los planes, la tcnica ms conocida es el FODA. Metas: Son generales y expresan deseos que la alta direccin busca satisfacer. Son fines a los que se quiere llegar. Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo. Surgen de los objetivos

Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. La estrategia es la determinacin del propsito, misin y objetivos bsicos a largo plazo de una empresa, as como la adopcin de cursos de accin y de los recursos necesarios para cumplirla. Es una gua de accin para la organizacin y todos sus miembros. Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad. Son normas que dictan la accin o la abstraccin y no permiten la excepcin o la eleccin personal. Ejemplo: No fumar Polticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa. Los procedimientos establecen mtodos para el manejo de actividades cotidianas. A diferencia de las polticas que son guas de accin y no de pensamiento. Son los planes que establecen un mtodo o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronolgicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quines las van a realizar y cundo van a terminarse. Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realizacin de una actividad o un proyecto.

JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

Propsito y misin

Visin
Premisas Objetivos y metas Estrategias

Reglas y polticas
Procedimientos Programas Presupuestos

LA

PLANEACION

Tipos de planes
Relacionados Con los mtodos
Mtodos de trabajo o ejecucin representados por flujogramas

Procedimientos

Clases de planes

Relacionados con el dinero

Presupuestos

Ingreso/gasto en determinado tiempo

Relacionados con el tiempo

Programas o programaciones

Correlacin entre tiempo y actividades (agendas). Rep. por cronogramas

Relacionados con comportamientos

Reglas o reglamentos

Cmo deben comportarse las Personas en Determinadas Situaciones

PROFESOR :Lic. Marco Balden

Proceso Administrativo
ORGANIZACIN
- Agrupar, estructurar e integrar los recursos organizacionales. - Dividir el trabajo que se ha de realizar. - Agrupar rganos y actividades en una estructura lgica. - Designar a las personas para su ejecucin. - Coordinar las diversas actividades.

PLANEACIN

CONTROL

DIRECCIN

DEFINICIN DE ORGANIZACIN Diseo organizacional

Determinar la estructura de la organizacin que es ms conveniente para la estrategia, el personal, la tecnologa y las tareas de la organizacin as como las circunstancias del entorno. Establecer relaciones de autoridad y tomar medidas para coordinar esfuerzos.

DISEO DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIN

Todo gerente debe escoger entre una gran cantidad de marcos alternativos para puestos de trabajo y departamentos.
La estructura de una organizacin es consecuencia de las decisiones de su direccin sobre cuatro importantes atributos presentes en todas las organizaciones: 1) Los administradores dividen toda la actividad que se debe llevar a cabo en trabajos menores (divisin del trabajo-especializacin). 2) Los gerentes deciden la forma de agrupar los puestos de trabajo (departamentalizacin). Se puede concretar en grupos relativamente homogneos o heterogneos. 3)Los gerentes deciden las dimensiones adecuadas del grupo que responde ante cada superior (mbito de control). 4)Los gerentes proceden a distribuir autoridad entre los puestos de trabajo (delegacin de autoridad).

Autoridad Especializacin Departamentalizacin Cadena de Mando Tramo de Control Centralizacin / Descentralizacin Formalizacin

Cuatro pasos tradicionales para organizar

1. Divisin de trabajo y especializacin: Dividir la carga total del trabajo en tareas que puedan ejecutar lgicamente los individuos o grupos. 2. Departamentalizacin: Combinar y agrupar a las personas y tareas de manera lgica y eficiente en unidades organizacionales. (Busca la homgeneidad.)

3. Jerarqua: Especificar quin se debe subordinar a quin en la organizacin. Este vnculo de departamentos origina la jerarqua organizacional.
4. Coordinacin: Establecer mecanismos para integrar las unidades departamentales en un todo coherente y monitorear la eficacia de esa integracin.

Schmidt Urdanivia Johannes

30

Las funciones de lnea son las que repercuten directamente sobre el logro de objetivos de la empresa. Las funciones de staff ayudan al personal de lnea a trabajar de modo ms eficaz para el logro de objetivos.

La autoridad de lnea le da a un superior autoridad sobre su subordinado.

La Organizacin administrativa en los Tres Niveles Organizacionales

Nivel Organi zacional

Institucional

Organizacin Administrativa
Diseo Organizacional

Contenido

Tiempo

Amplitud
Macro-orientado. Aborda la Organizacin como un todo

Genrico y Sinttico

Largo Plazo

Intermedio

Diseo Departamental

Menos Genrico y Ms detallado Detallado y Analtico

Mediano Plazo

Enfoca la Unidad organizacional por separado Micro -orientado. Aborda cada operacin por separado

Operacional

Diseo de Cargos y Tareas

Corto Plazo

Schmidt Urdanivia Johannes

33

6.- ORGANIMETRA

PROFESOR: MARCO BALDEN

Organizacin Definicin
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre la funcin, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mximo de eficiencia, dentro de los planes y objetivos sealados

La organizacin tiene cuatro componentes tangibles que son:

-

El trabajo. Las relaciones. Los empleados. El ambiente.

Aspectos Clases de Organizacin:

a)

b)

Organizacin formal: se basa en la divisin racional del trabajo y la diferenciacin e integracin de los miembros. En la organizacin planteada; la que esta en el papel. Organizacin informal: surgen espontneamente y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal; y a partir de las relaciones como componentes de cargos.

Diseo Organizacional
La palabra diseo denota una forma, patrn estructura o algo semejante utilizado por la empresa para alcanzar uno o ms objetivos incluye la definicin de la estructura bsica de la empresa como dividir y asignar la tarea entre departamento, divisiones, equipos y cargos.

Requisitos Fundamentales en el Diseo Organizacional

Estructura Bsica

Diferenciacin

Mecanismo de
Operacin

Formalizacin
(Reglas, Reglamentos)

Mecanismo de
Divisin

Centralizacin
(Jerarqua de Autoridad)

Mecanismo de
Coordinacin

Integracin

Instrumento Normativo de la Organizacin

El estatuto El reglamento interno El reglamento o manual de organizacin y funciones. El manual de procedimiento. El organigrama. Otros reglamentos:

Reglamento nico de Adquisiciones. Reglamento de Licitaciones. Reglamento de Contrato. Reglamento de Prstamo. Reglamento de Seguridad Industrial.

Tipos de rganos
1.

2.

rganos de Gobierno: Junta General de Accionistas. rganos de Direccin: Planes, objetivos, polticos y diferentes elementos de gestin. Directorio y Gerencia General. rganos Ejecutivos: Ejecuta los acuerdos del directorio, as como las funciones gerenciales.

3.

Organismos de Control: Consejo de Vigilancia. Auditoria.

5.

6.

rgano de Asesoramiento: Asesora Jurdica. Asesora Financiera. rganos de Apoyo: Secretara General. Oficina de Relaciones Pblicas.

Representacin Grfica:
Ya hemos visto que la disposicin de un organigrama, determina las funciones y jerarquas se orientan de arriba hacia abajo (verticales) o de izquierda a derecha (horizontales); estando cada funcin representada por un rectngulo, el mismo que se enlaza a otro por medio de trazos verticales y horizontales, llamados lneas de responsabilidad y subordinacin. Al dibujar un organigrama, hay que utilizar lneas de ngulo recto, las oblicuas slo se usan para mostrar relaciones muy especializadas.

Reglas Grficas
Las posiciones personales o unidades orgnicas se grafican con rectngulo, cuya superficie debe estar en proporcin directa con el nivel o importancia jerrquica del rgano que representa. La lnea de autoridad y responsabilidad principal, deben sealarse con trazos continuos y las lneas secundarias de autoridad funcional, con trazos intermedios.

a) Lnea de Autoridad o Mando.Est representada por una lnea vertical, que unida por la parte cntrica del rectngulo, desciende hacia una lnea horizontal o a la superior y cntrica del mismo; ste indica que las unidades administrativas que caen bajo la lnea vertical, son subordinadas.

b)

Lnea de Subordinacin.Es aquella que formando una L indica que la unidad administrativa interior est subordinada a la superior.

c) Lnea Horizontal.Es aquella que ubica en posicin horizontal con relacin al plano se encuentra unida por su parte cntrica con la lnea de mando o autoridad.

d) Lnea de Asesora.En aquella que partiendo de la lnea de autoridad va a unirse a la parte lateral del rectngulo asesor.

e) Lnea de Coordinacin.- Se da este nombre a los segmentos de recta o lnea punteada que une dos o ms unidades administrativas.

Significa mxima autoridad orgnica Significa la representacin de un rgano compuesto por vario puestos de trabajo Significa que es un rgano por crearse

COMPRAS VENTAS

Significa que en el rgano de compras hay 4 compradores Y en el de ventas hay 10 vendedores

10

GERENCIA SUB GERENCIA

Significa que establecidas

la

Sub-gerencia

tiene

funciones

Nota: para indicar la dependencia de un rgano sobre otro se traza la lnea recta haca el centro del rectangulo procurando que siempre exista simetra.

GERENCIA SUB GERENCIA

Significa que la Sub-gerencia no tiene funciones especificas y hace las veces de asistente del Gerente. No tiene mayor aplicacin en las organizaciones.

EJEMPLO DE ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL S.A.

Organos de Control

Organos de Direccin

Organos de Apoyo

Organos Ejecutivo 1er Nivel

Organos de Asesoramiento Organos Ejecutivos 2do Nivel

Organos Ejecutivo 3er Nivel

1. Funcional. Es comn en las empresas industriales; consiste en agruparlas actividades

anlogas
principal.

segn

su

funcin

2. Por producto. Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre s.

3.-Geogrfica o por Territorios estn divididas y organizadas sobre la base de su ubicacin. En algunos casos estas organizaciones se usan para operaciones internacionales, en otras, las divisiones pueden basarse solo en ciudades

4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo.- En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por proceso.

6. Por Secuencia.- Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o letras.

 1.-Direccin.

2.-Caso.
3.-

Taller AutoestimaAutoridad. 4.-Control. Caso La Decana

Direccin :Definicin

La direccin es la funcin administrativa que se refiere a la relacin interpersonal del administrador con sus subordinados. La funcin principal es promover la integracin y articulacin entre las variables organizacionales y las variables individuales

 De la Armona del Objetivo o Coordinacin de Intereses: La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados. De la Supervisin Directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad. De la Va Jerrquica: Postula al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad.

 De la Resolucin del conflicto: indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan. Aprovechamiento del Conflicto:

Experiencia Experimentacin. Investigacin Aplicar la Decisin

Donde Iniciamos ?

Que decisin tomo?

Para dirigir a las personas bsicamente el GERENTE debe saber:(ELEMENTOS)

1. Motivar 2. Liderar-Liderazgo
3. Comunicarse 4. Tomar decisiones 5.-Resolucin de conflicto

Nota: Aqu es donde se dice que la administracin es un arte

Tipos de estilos de direccin

Segn Licker:

Autocrtico Coercitivo
Centraliza todas sus decisiones
Intimida a los subordinados Slo da rdenes Implanta muchas normas Sanciona drsticamente

Autocrtico Benevolente
Descentraliza alguna decisin
Intimida y a su vez es flexible Recibe alguna orientacin Da alguna libertad Castiga y recompensa $

Consultivo
Descentraliza las decisiones
Consulta a los subordinados Informacin vertical Confa en la personas nfasis en las recompensas $

Participativo
Total descentralizacin
Participan todos los subordinados Intensa comunicacin Total autonoma del subalterno Recompensas $, sociales, etc.

La Motivacin: Definicin

La motivacin es una necesidad lo suficientemente estimulada como para impulsar al individuo a buscar la satisfaccin.

Nota: Toda conducta comienza con una necesidad.

Pirmide de las jerarqua de necesidades

Posibles soluciones en cada nivel

Autorrealizacin Estima
Status

Realizar programas de asensos Realizar programas deportivos Otorgar Estabilidad laboral

Afecto
Pertenencia a un grupo

Seguridad
Miedo

Fisiolgicas
Alimentacin

Aumentar el sueldo

Liderazgo: Definicin

Al evento, la ocurrencia momentnea, de que una persona pueda lograr inducir a otras a cambios significativos.

Nota: No existe lideres, existe LIDERAZGO.Y el liderazgo ,adems, es eventual, ubicuo, evanescente y colectivo.

Ocurre en momentos especficos no predeterminados

Eventual

se encuentra en las relaciones entre las personas, no forma parte de las caractersticas de una persona especifica

Colectivo

El liderazgo
Evanescente
Cualquier persona en cualquier posicin jerrquica puede Quien ejerce el liderazgo es ejercerlo quien ha logrado manejar la red compleja de interacciones de la organizacin logrando alterar el rumbo de las organizaciones

Una vez ocurrido desaparece

Ubicuo

 Comprobar

constantemente que todo se desarrolle segn los planes y las previsiones adoptadas Asegurarse que los planes y previsiones respondan en todo momento a la realidad en la que se actua

Es la funcin de la actividad gerencial o administrativa para verificar si el comportamiento de la organizacin se realiza de acuerdo a lo planeado a fin de identificar desviaciones, para corregirlas y prevenir su reincidencia
Es un proceso de carcter permanente dirigido a la medicin y a la valoracin de cualquier actividad o prestacin sobre la base de criterios y de puntos de referencia fijados, y a la correccin de las posibles desviaciones que se produzcan respecto de tales criterios y puntos de referencia

 El

establecimiento de estndares, normas, metas, forman parte del proceso de planeamiento y no del control El control, no existe sin un sistema de informacin La accin correctiva, no forma parte del proceso de control, sino de las funciones de planeacin, organizacin, integracin o direccin.

Todo aquel componente o integrante de la organizacin que tiene asignado responsabilidades, es decir, que tiene capacidad de decisin aun en cuestiones de rutina, es sujeto de control
Sujeto de control = Responsable del control El nivel de responsabilidades, tiene relacin con el tipo de control del sujeto de control

Control previo interno

Interno Control concurrente interno Control posterior interno

Control
Control previo externo

Externo

Control concurrente externo

Control posterior externo

 Los

bienes de la organizacin

Bienes materiales Bienes inmateriales

Los

integrantes de la organizacin

Roles ocupacionales Desempeo y rendimiento

Las

actividades de la organizacin

TIPOS DE CONTROL
Control

Superior Control de Resultados Control de Gestin Control Operacional Control Simple

TIPOS DE CONTROL
Directorio
Gerencia General Gerencia Administrativa Planeamiento Estratgico

Control superior

Control de gestin

PRODUCCION

VENTAS

FINANZAS

Control de resultados

Dpta A

Control operacional

Dpta B

TIPOS DE CONTROL
OBJETIVOS Niveles POLITICOS ESTRATEGICOS LOGISTICOS TACTICOS OPERATIVOS INSUMO Input Decisin Direccin Gestin PRODUCTO Output Objetivos Metas Recursos Mtodos Acciones Control superior Control de Resultados Control de Gestin

Supervisin

Control Operacional Control Simple

Ejecucin

GOBIERNO