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Habilidades Específicas de Comunicación

•A.-Conducción

de Presentaciones Orales y

Escritas •B.-Conducción de Entrevistas •C.-Conducción de juntas

Dra. Cruz María Judith Alarcón Villegas
Maestra en Salud Publica y Maestra en Administración de Hospitales. Septiembre 2012.

Conducción de Presentaciones orales y escritas

Un aspecto formal de la dirección es la comunicación y las presentaciones formales son una herramienta de comunicación esencial

Los directivos tienen que dominar los elementos básicos de la comunicación pública, por lo que su eficacia como directivo depende de su capacidad de comunicarse con sus compañeros de trabajo y clientes.

Las habilidades para hablar y escribir son vitales para una buena dirección y muchos empleados nuevos a menudo carecen de estas habilidades o son relativamente débiles en estas áreas.

¿Cómo puede alguien satisfacer todas las demandas de comunicación que enfrenta un buen directivo? .Elementos esenciales de presentaciones eficaces.

Existen cinco pasos básicos para realizar presentaciones eficaces que denominamos como las cinco reglas: Formular una estrategia para el auditorio y la ocasión específicos Apoyar sus puntos con evidencias adaptadas a su auditorio Desarrollar una estructura clara Practicar la presentación de su materia con un estilo que mejore sus ideas Complementar su presentación con respuestas seguras e informadas a preguntas y retos. .

El desempeño personal eficaz es una función de :  Habilidad Conocimiento Práctica Mensajes eficaces. .

Elabore una estrategia específica 1. convenciendo a los demás de adoptar sus ideas o de estimular el orgullo de la compañía. . INFORMAR. demostrar o Su propósito de motivar. demostrando una técnica o desarrollando un informe. argumentos convincentes y adaptación al auditorio. La persuasión requiere el uso de un mensaje motivador.-Para lograr una mayor producción. informar..Transmisión y retención de ideas y hechos. si está proporcionando enseñar? información. MOTIVANDO. su propósito general es persuadir.-Identificar su propósito general para hablar o escribir ¿Esta tratandogeneral es comunicar persuadir.

-Determinar su propósito específico ¿ Qué es lo que el auditorio quiere saber? ¿ Qué comportamientos o actitudes quiero que mi auditorio adopte? Tema Propósito General Propósito especifico .2.

 Asegurarse de que su enfoque está centrado en el auditorio. deseos.Adaptar el mensaje a su auditorio.  Entender sus necesidades. Presentar ambos aspectos del tema si su auditorio es hostil o no esta comprometido. nivel de conocimiento y actitud hacia su tema.  .

 .3.-Satisfacer las demandas de la situación.  Las situaciones más formales demandan un lenguaje y estructura más formal Las situaciones informales permiten el uso de expresiones coloquiales y un lenguaje menos rígido.

 .  Proporciona al auditorio una razón para escuchar o leer.  Les da un mapa del camino o un rápido esbozo del mensaje.  Una introducción eficaz hace tres cosas:  Atrapar la atención de los que escuchan y establece un tono para el mensaje. Comenzar con un pronóstico de sus principales ideas.Desarrolle una estructura clara.

Elegir un patrón organizacional apropiado La organización es un punto crítico porque afecta la comprensión del lenguaje. de lo simple a lo complejo.  Utilizar a la organización para aumentar su credibilidad.  Comenzar con lo que el auditorio ya sabe o piensa. de lo viejo a lo nuevo y organizar los pensamientos.  Ir de lo familiar a lo extraño.  .

Si la presentación es larga. hay que considerar utilizar ayudas visuales como transparencias o entrega de papeles para reforzar el mensaje.  . No hacer más de cinco puntos principales en una comunicación oral.

.  Llegar a un cierre mediante el reforzamiento a través de un resumen de ideas.Utilizar transiciones para señalar su progreso. reforzar el compromiso con la acción o establecer un sentimiento de buena voluntad. Concluir con una nota alta  Aprovechar la atención de un mayor auditorio en las conclusiones de su mensaje.  Utilizar sus últimas declaraciones para llamar la atención.

 Puede utilizar una amplia variedad de material de apoyo.Apoye sus ideas Elegir una diversidad de apoyos  El apoyo mas eficaz es algo muy conocido para su auditorio.  .  El apoyo incrementa su credibilidad.

 Utilizar evidencias  es mejor que no hacerlo.  La posición inicial del auditorio determina el grado al que encontraran que la evidencia es creíble.Considerar a su auditorio al elegir el apoyo Las pruebas nuevas y los videos grabados en vivo tienen mayor impacto.  .

 .  La ayuda visual también mejora la persuasión  Mantener ayudas visuales simples y eficaces.Utilice ayudas visuales como apoyo La ayuda visual tiene un impacto notable en la comprensión y la retención.

 . necesita desarrollar su estrategia al identificar sus propósitos.Use un estilo mejorado La preparación de mensajes orales y escritos es muy similar  Si se pretende dar un discurso o escribir un comunicado. estructurar su mensaje y apoyar sus ideas con evidencias.

 . Preparar sus notas Recordar que el efecto crucial es el estilo de conversación La presentación extemporánea requiere notas limitadas combinadas con una práctica de entrega frecuente Las ocasiones formales demandan un fraseo preciso que requiere un discurso manuscrito memorizado.Estilo en comunicación oral.

Practique su presentación Utilizar una práctica distribuida más que una práctica masiva  Practicar el uso de sus ayudas visuales y prepárese para lo inesperado  Planear para canalizar su ansiedad al hablar.  .

tono de voz y expresiones faciales indican su actitud.  Su discurso debe aparecer como una conversación animada.Comunicar entusiasmo controlado acerca de su tema Los oradores eficaces comunican emoción acerca de sus temas  Su postura.  .

Comprometer a su auditorio con una entrega eficaz. El contacto visual es la herramienta más crítica  Utilizar un espacio físico y el movimiento del cuerpo para avivar el mensaje  Utilizar espacio para comunicar intimidad o distancia.  .  Utilizar ademanes para acentuar su modo normal de expresión.  Evitar cualquier movimiento que distraiga de su mensaje.

o Proyectar una imagen profesional. Desarrollar precisión mecánica en su escrito.Estilo en la comunicación escrita. o Los errores pueden distraer a sus lectores e interrumpir el impacto del lenguaje  .

 La ambigüedad evita la precisión de los hechos.Practicar la precisión de los hechos en su escrito  La precisión asegura que su mensaje sea comunicado con claridad. .

 La clave para la precisión verbal es la claridad.  .Construir mensajes escritos con precisión verbal Las palabras no pueden replicar la realidad  Considerar significados denotativos y connotativos de las palabras mientras las escribe.

 El fraseo positivo es preferible a la negatividad.  El escrito debe expresar la cordialidad apropiada.  Ajustar el tono de su mensaje la formalidad de la situación.  El tono afecta como los lectores se sienten acerca del escritor.Prestar atención al tono El tono está directamente relacionado con la elección de las palabras.  .

 .  Las cartas de negocios.Utilizar un formato apropiado Usted es responsable de crear una impresión de profesionalismo. memorándum y propuestas tienen formatos especiales.

 Preparar las respuestas a las preguntas difíciles.Suplemento: Preguntas y Respuestas Anticipar las preguntas y preparar cuidadosamente las respuestas.  Manejar a los receptores hostiles siendo honesto y directo.  .

 Afirmar su posición  Ofrecer apoyo para su posición  Indicar el significado de su refutación.Responder a las objeciones en forma ordenada  Reafirmar la objeción.  .

 .  Equilibrar las demandas de individuos específicos con el interés del grupo.  Mantener los intercambios en un nivel intelectual  Prepararse para algún cuestionador con agenda personal.Mantener el control de la situación.