Supervisión, Delegación de Funciones y Trabajo en Equipo

Dra. Laura Trinidad Olivero Psicóloga Clínica

Objetivos:
Al finalizar el taller los participantes podrán:
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Definir el concepto de supervisión Diferenciar entre lo que es un supervisor tradicional y un facilitador Discutir el papel de supervisor o gerencial como facilitador de trabajo en equipo. Definir el concepto de funciones de delegación. Discutir como se usa la delegación de funciones para facilitar el trabajo en equipo. ¿Cómo se forman los equipos de trabajo? Identificar las fases del desarrollo de equipo de trabajo.

¿QUÉ ES SUPERVISIÓN?

Básicamente es la verificación de si se están logrando las metas y objetivos de la organización de acuerdo a lo planificado, así cómo la verificación de las responsabilidades de cada cual de cuerdo a sus capacidades.

SUPERVISIÓN

La supervisión es un proceso que tiene muchos objetivos, varía en intensidad, estilo, naturaleza y frecuencia dependiendo del:
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Supervisor Tipo de agencia Necesidades del supervisado Nivel de responsabilidad Políticas de la organización

COMPARACIÓN ENTRE UN SUPERVISOR
TRADICIONAL Y UN FACILITADOR
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SUPERVISOR TRADICIONAL Supone que la gente sabe hacer la tarea Ofrece instrucciones y espera ver resultados Supervisa a todos por igual aunque use estilos diferentes Usa muchas veces la supervisión como un método evaluativo Pueden ser autoritarios

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FACILITADOR Ofrece orientación y educa sobre cómo deben llevarse a cabo las tareas Divide y estructura la tarea en pasos realizables Aclara expectativas Tiene comunicación frecuente con sus equipos Facilita lo necesario para que el equipo pueda cumplir con la tarea Motiva equipo. Selecciona con cuidado el equipo dependiendo de la tarea. Monitorea con frecuencia Enfoca en la necesidad de la organización sin olvidar las perosnas

PAPEL DEL SUPERVISOR COMO FACILITADOR DEL TRABAJO EN EQUIPO

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Siempre trata de ser facilitador Tiene destrezas en ayudar a grupos a lograr concenso Estructura la atarea y ofrece asistencia Escucha los problemas y ofrece recomendaciones Comunica las expectativas con claridad. Promueve el cambio Monitorea y busca información cuando tiene dudas. Apodera la gente de sus equipos.

EL USO DE LA DELEGACIÓN DE TAREAS COMO HERRAMIENTA PARA FACILITAR L TRABAJO EN EQUIPO

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Estimula la participación de todos Desarrolla compromiso entre los miembros del equipo. Logra resolver las diferencias y ayuda al equipo a que lo hagan por sí mismos. Reduce el error Aumenta la comunicación entre pares Reduce el conflicto entre papeles Estimula el liderazgo.

Delegación

La delegación es un aspecto del liderato que delinea el curso a seguir, se relaciona con la distribución de tareas.

Conceptos a considerar al delegar

Responsabilidad

Aunque delegue usted a otra persona, usted es responsable de la tarea. La cantidad de autoridad depende de quien la otorgue.

Autoridad

Ventajas de la Delegación

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Promueve la eficiencia. Aumenta la motivación. Desarrolla las destrezas de equipo. Mayor distribución del trabajo a través del grupo.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN DELEGADOR/A

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Ofrece instrucciones claras, así como fechas Estructura la tarea pero con cierta independencia Escoge con cuidado los equipo balanceando las destrezas y actitudes de sus miembros Se comunica con frecuencia y monitorea de acuerdo al nivel necesario No delega el trabajo gerencial que le corresponde Fomenta la creatividad y la iniciativa

Cuando existe una pobre delegación…

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Disminuye la motivación. El equipo se confunde y hay tensión. Se hacen preguntas constantemente por falta de dirección. No se logra el objetivo o la meta deseada.

Pasos para delegar
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Identifique a una persona confiable para realizar una tarea. Prepare a la persona: explíquele claramente la tarea asegúrese que entendió lo solicitado. Asegúrese de que la persona tiene la autoridad necesaria para realizar el trabajo adecuadamente. Manténgase en contacto con la persona para apoyarla y monitorear el progreso. Reconozca los esfuerzos.

Tareas que no se deben delegar

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Reclutamientos Despidos Controversias de pago. Políticas

DIFERENCIAS ENTRE GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO
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GRUPOS No tienen necesariamente un mismo objetivo Pueden homogéneos o heterogéneos Pueden o no colaborar con la tarea Son dos o más personas que interactúan mutuamente A veces satisfacen su propia necesidad en vez de la del grupo.

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EQUIPOS Usualmente desarrollan compromiso con una misma meta Colaboran unos con otros Un equipo es pequeño con destrezas que se complementan Responden como grupo Rinden cuentas como grupo Satisfacen las necesidades del grupo primero y luego las personales.

Aspectos prácticos al dirigir equipos

Desglosar las tareas  Es importante definir la tarea en pequeños pasos de manera realista, esto hará tangible la tarea. Análisis de metas  Define una meta abstracta en términos de criterios concretos.

FASES EN EL DESARROLLO DE EQUIPOS

FASE PLANIFICACIÓN
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Planifique y defina la tarea Establezca el tipo de equipo y liderazgo necesario Conduzca un estudio preliminar sobre si la tarea es realizable o no Tome la decisión si formará un grupo o no.

ETAPAS…

IMPLANTACIÓN


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Seleccione los posibles miembros del equipo Escoja los líderes o líder Discuta con ellos si la tarea es realizable Establezca expectativas y fechas

ETAPAS…..

CAPACITACIÓN DE LÍDERES
 

Establezca líderes para diferentes tareas Ofrezca espacio para realizar la tarea, para ideas nuevas Únalos en un objetivo común

ETAPAS….

SEGUIMIENTO
 


Monitoree con alguna frecuencia Converse sobre los logros y los obstáculos Operacionalize los aspectos difíciles o complejos Celebre los logros y hágalo público Reconozca la labor del equipo

ESTRATEGIAS PARA AUMENTAR LA EFECTIVIDAD DEL EQUIPO

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Trate de que los grupos sean homogéneos. Procure desarrollar madurez como equipo Estimule la interacción frecuente Siempre delegue metas realizables Trate de que tengan éxito Estimule el pensamiento en equipo Evite la competencia entre sus miembros Traten de que deriven satisfacción

Nuestra tarea después que se delega

Planificar
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Metas Reuniones Tareas

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Dirigir el equipo Motivar

Pasos para el análisis de metas
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Escribir la meta. Describir la meta (tormenta de ideas). Organizar las ideas. Declarar la acción a seguir. Cuestionar las ideas generadas en comparación con los resultados, para ver si la meta se cumplió.

Ejercicio Práctico
Identificando tu meta… 1. Escribe tu meta: 2. Describe tu meta: 3. Organiza tus ideas: 4. Pasos para alcanzar tu meta:

Beneficios del trabajo en equipo

Sentido de pertenencia. Entendimiento de la misión y los objetivos de la organización. Contribuye al éxito de la organización

Para construir un equipo exitoso
Para construir un equipo exitoso se ha tener:
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Expectativas claras Contextualizar Compromiso Competencia Control Colaboración Comunicación Innovaciones creativas Sensible al cambio cultural

¿Cómo mantener un equipo unido?

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Proveer oportunidad de crecimiento al equipo. Reconocer el valor del grupo. Hacer sentir a la gente importante. Clarificar las metas. Identificar progreso. Reconocer logros.

Disputas
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Las disputas son inevitables. El rol del líder es manejar los desacuerdos constructivamente, asegurándose que el grupo se focalice en lograr la meta.

7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva (Dr. Stephen R. Covey)
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Sea práctico, tome riesgos y acepte nuevos retos para lograr metas. Comparta a visión, misión el propósito. Ponga lo primero, primero. Piense en ganar/ganar, fomentando en beneficio mutuo y la solución de conflictos. Primero quiera entender, y luego ser entendido. Sinergia o creatividad. Continua mejora y renovación.

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