Modelo de Intervención en Municipios

REVISION ESTRATEGICA PARTICIPATIVA
(Diagnóstico certero) PLANES CONCRETOS A CORTO Y MEDIANO PLAZO (Posibles, sustentables)

RAPIDO IMPACTO EN LA CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE PROCESOS PRIORITARIOS VISIBLE Y PRONTA SATISFACCION DEL CIUDADANO

Lic. Guillermo Tomás Schaer
guillermoschaer@yahoo.com.ar

Modelo de Intervención en Municipios
LA MISION DECLAMADA ESTRUCTURA DE CARGOS MISION DEFINIDA ORGANIZACION FUNCIONAL PUESTOS DE TRABAJO PROCESOS TRAZABLES MANUALES OPERATIVOS PLANIFICACION / GESTION

TAREAS CIRCUITOS ESTATICOS ESTATUTOS RESOLUCIONES IMPROVISACION DESCONTROL

0 - 1 -2 - 3 - 4 - 5 - 6 - 7 - 8 - 9 - 10 0 - 1 -2 - 3 - 4 - 5 - 6 - 7 - 8 - 9 - 10
ORIENTACION AL CIUDADANO

INEFICIENCIA

Modelo de Intervención en Municipios
ALTO IMPACTO POLITICO A BAJO COSTO DE IMPLEMENTACION

El modelo se basa en los siguiente puntos considerados críticos:
IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS DE GESTION PRIORITARIOS E IMPLEMENTABLES

ORGANIZACIÓN ESPECIFICA PARA LLEVARLOS ADELANTE CON RECURSOS DISPONIBLES IDENTIFICACION Y GESTION DE LOS PUESTOS DE TRABAJO ESTRATEGICOS PARA EL LOGRO

Gente propia alineada y motivada

Baja resistencia a los cambios

Satisfacción del ciudadano

MODELO DE CAMBIO “ CON LA GENTE”
DIAGNOSTICO MINUCIOSO DE PROCESOS DE SERVICIO
(FORMULADO POR LA GENTE, FORMALIZADO POR EL METODO)

OPORTUNIDADES DE MEJORA
(A NIVEL DE OPERACION DE PROCESO)

METAS CONSENSUADAS
(ALTO NIVEL DE MOTIVACION Y COMPROMISO CON EL CAMBIO)

BAJA RESISTENCIA A LA IMPLENTACION DE MEJORAS
(LAS PROPUESTAS DE CAMBIO SURGEN DE LA MISMA GENTE)

ECONOMÍA DE RECURSOS
(CAMBIOS FOCALIZADOS - BAJO COSTO DE IMPLEMENTACION)

REVISION ESTRATEGICA PARTICIPATIVA

Modelo de Intervención en Municipios
REVISIÓN DE PROCESOS MUNICIPALES PARA IDENTIFICAR PRIORIDADES DE GESTION

PROCESOS MISIONALES
PROVISION DE SERVICIOS PUBLICOS PROMOCION DEL DESARROLLO REGIONAL ASISTENCIA SOCIO- SANITARIA PROMOCION SOCIAL Y PARA LA SALUD DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA PÚBLICA EDUCACION DEL CIUDADANO PRESERVACION DEL PATRIMONIO PUBLICO PRESERVACION DEL MEDIO AMBIENTE ORDENAMIENTO URBANO Y RURAL INFORMACION AL CIUDADANO PREVENCIÓN Y ASISTENCIA EN MATERIA DE CATASTROFES O CATACLISMOS INSERCION E INTEGRACION COMUNITARIA

ADMINISTRACION TRIBUTARIA
GESTION TRIBUTARIA GESTION DE INCUMPLIMIENTOS

PROCESOS APOYO
LOGISTICA COMUNICACIONES APOYO TECNICO NORMATIVO SOPORTE INFORMATICO

ADMINISTRACION FINANCIERA.
INGRESOS Y OBLIGACIONES COMPRAS CONTROL PRESUPUESTARIO CONTABILIDAD TESORERÍA ADMINISTRACION DE PERSONAL

RECURSOS HUMANOS ASISTENCIA JURIDICA ORGANIZACIÓN Y METODOS GESTION Y SEGUIMIENTO TRAMITES

CONTROL DE GESTION
AUDITORIA INTERNA GESTION DE CALIDAD DE SERVICIOS ESTADISTICAS MUNICIPALES AUDITORIA EXTERNA CONTROL SOCIAL TABLERO DE COMANDO

PLANIFICACION
INDICADORES DE GESTION NECESIDADES DE CIUDADANOS GESTION PRESUPUESTARIA PLAN ANUAL DE GESTION

Modelo de Intervención en Municipios
ENFRENTAR CON CREATIVIDAD LA PROBLEMATICA BASICA DEL SERVICIO

1- LA RELACION DE LAS AREAS OPERATIVAS CON LAS AREAS CENTRALES 2- LA FALTA DE ENCUADRES NORMATIVOS RACIONALES Y PROCEDIMIENTOS 3- LA FALTA O INADECUADA UTILIZACION DE LA TECNOLOGÍA. 4- LA FALTA DE RESPONSABILIDAD (NADIE ES RESPONSABLE). 5- LOS USOS Y COSTUMBRES. 6- LA INEXISTENCIA DE INDICADORES DE GESTION. 7- LA ESPECIALIZACION DE LOS RRHH EN RELACIÓN A TAREAS. 8- LOS MULTIPLES E INEFICIENTES REGISTROS. 9- LA COMPARTIMENTACION DE LOS SECTORES FUNCIONALES. 10- LOS SISTEMAS DE CONTROL DE CONTROL.

Modelo de Intervención en Municipios
ENFRENTAR CON CREATIVIDAD LA PROBLEMATICA BASICA DEL SERVICIO

12- LA FALTA DE SISTEMAS DE SEGUIMIENTO DE TRÁMITES EXPEDIENTE. 13- EL PERVERSO SISTEMA DE AUTORIZACIONES. 14- LAS PLANTAS FÍSICAS. 15- LA INMOVILIDAD DE LOS RRHH. 16- LAS DESIGNACIONES IRRESPONSABLES DE FUNCIONARIOS

Y LA CULTURA DEL

17- LA INEQUIDAD EN LA DISTRIBUCION DEL TRABAJO Y LA FALTA DE INCENTIVOS A LOS QUE REALMENTE TRABAJAN. 18- LA FALTA DE CONTROL DE SERVICIOS CONTRATADOS. 19- LA FALTA DE INFORMACIÓN Y DE UNA RESPONSABILIDAD PRIMARIA SOBRE COMUNICACIONES. 20- LA INSUSCEPTIBILIDAD FRENTE A LA PROBLEMÁTICA DE LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS

REVISION ESTRATEGICA en Municipios Modelo de Intervención DEL MUNICIPIO
Permite identificar los objetivos prioritarios de Gestión Municipal , establecer un plan realista y superar obstáculos para llevarlo adelante.

Identificación de procesos críticos Análisis de procesos e identificación de oportunidades Plan de acción (Mejora, innovación, ajuste) Estructura organizativa para el logro Puestos de trabajo Ejecución Evaluación Revisión
OS D TO AN , L RO O N P , de objetivos E L U A RT E A LU CE BR RM VA ES SO E A E E O S S IC AN R, E, A T E T C OS ERD AC AN IFI N U H L D AG AC UE DE MO I A D Q L Y VA SE E HA LE UE SE L Q

Modelo de Intervención en Municipios
Se basa en la identificación, análisis y rediseño de procesos (Enfoque por Procesos)
PROVISION DE SERVICIOS PUBLICOS

1 1- RECEPCIÓN DE LA DEMANDA : / Detección sistemática de la demanda 2 2- ANALI SI S DE LA DEMANDA 3 3- PLANIFICACION
Encuadre jurídico / Normativo Factibilidad, Costos y estudios de mercado / Servicio Propio / tercerizado / dictamen de pertinencia Tiempos / responsabilidades / tareas /

4 4- AUTORIZACION

Aprobación Plan / Ordenanza

/Contrataciones / 66-- EJECUCION: Seguimiento de implementación / Cumplimiento de Plazos / Tecnología / Capacitación

5 5- GESTION ADMINISTRATIVA: Imputación Preventiva / Orden de Compra / Licitaciones

7 8-- IMPLEMENTACION:

Vigencia de comodatos Certificado de implante / seguimiento clínico / renovaciones / situación social/ etc.

CONTROL 8 8- CONTROL: Calidad, Sistema de detección y gestión de desvíos

Modelo de Intervención en Municipios
Se basa en la identificación, análisis y rediseño de procesos (Enfoque por Procesos)
PROVISION DE SERVICIOS PUBLICOS A REQUERIMIENTO DE UN USUARIO

1 1- RECEPCIÓN DE LA DEMANDA : / Información de requisitos de accesibilidad / Registro de la demanda /
Verificación de antecedentes del solicitante / Formulario de solicitud Verificación de documentación.

2 2- ANALI SI S DE LA DEMANDA 3 3- PLANIFICACION

Verificación técnico normativa / Categorización tipo usuario / Determinación tasa/ Fecha prevista de otorgamiento / Fecha primer pago / forma de pago

4 4- APROBACION
provisión.

Autorización de la solicitud

5 5- GESTION ADMINISTRATIVA: Alta en registro de usuarios / Débito automático / Orden de 66-- EJECUCION:
Cumplimiento de orden de provisión / habilitación del servicio. Alta del servicio / Conformidad del solicitante Sistema de detección y gestión de desvíos

7 8-- OTORGAMIENTO: 8

CONTROL: Calidad, CONTROL

Modelo de Intervención en Municipios
Se basa en la identificación, análisis y rediseño de procesos (Enfoque por Procesos)
CONTROL DE TRIBUTOS POR SERVICIOS PUBLICOS

1 1- DETECCION DE DESVIOS : / Mora en Pagos / Usuarios no registrados / Categorización incorrecta
Discordancias ingresos declarados /

2 2- ANALI SI S DE DESVIOS

Tipificación de desvíos / Verificación de antecedentes / Evaluación de causales / Determinación deuda Intimaciones / Moratorias / Verificaciones, Controles / Reclamos Acciones legales / Cortes de servicios / Aprobación / autorización de acciones correctivas

3 3- PLANIFICACION

4 4- APROBACION

5 5- GESTION ADMINISTRATIVA: Presupuestaciòn de acciones / Remisión de reclamos / Intimaciones 66-- EJECUCION:
Cumplimiento de la planificación de acciones correctivas . Seguimiento y evaluación de resultados de acciones correctivas

7 8-- EVALUACION:

CONTROL 8 8- CONTROL: Verificación de cumplimiento de las distintas operaciones / Resultados

Modelo de Intervención en Municipios
Se trabaja con la misma gente del Municipio motivada, entrenada y alineada con la tarea

ESQUEMA DE TRABAJO 1 - Conformación y entrenamiento de los equipos de trabajo
Sensibilización y entrenamiento en la metodología Presentación del Plan de trabajo

2 - Actividades en talleres
identificación, tipificación e inventario procesos municipales revisión estratégica identificación de objetivos críticos y procesos prioritarios análisis de procesos y detección de oportunidades planes concretos

Modelo de Intervención en Municipios
Se trabaja con la misma gente del Municipio motivada, entrenada y alineada con la tarea

3 - Implementación de cambios y mejoras
Ajuste de encuadres normativos Implementación de nuevos servicios y productos Ajustes organizativos (Rediseño funcional) Gestión de RRHH (Capacitación y Desarrollo) Tecnología

4 - Evaluación de impacto de los cambios concretados
Satisfacción del Ciudadano Impacto económico Calidad y Productividad Imagen del Gobierno

RESULTADOS A OBTENER Reportes escritos
.Elaboración de informes integrados .Formulación de recomendaciones

Plan de acción
-Elaboración del plan de acción -Estimación de recursos

Estrategia de implementación
-Diseño estratégico de implementación de recomendaciones -Mapeo de prioridades, oportunidades y obstáculos

-Implementación de los cambios
.Ejecución del Plan de Acción en el encuadre estratégico planteado para implementación (opciones prioritarias)

Modelo de Intervención en Municipios
Se conforman equipos para las distintas fases de intervención

Participantes
(A ser designados por cada sector funcional, proceso o servicio involucrado )

Se Sugiere convocar
•1era y 2da. Línea de cada sector •Empleados con conocimiento cabal de los procesos del municipio o de algún proceso específico

Todos los Sectores Funcionales deben estar representados

URGENTE

IMPORTANTE

A VECES LO IMPORTANTE SE VUELVE URGENTE

Modelo de Intervención en Municipios
ACTIVIDADES DE CONSULTORÍA Y DETERMINACION DE COSTOS
Los costos de la consultoría se calculan en relación a los siguientes conceptos

1 – Horas taller: 100$ Coordinación presencial de actividades en talleres 2 – Horas presenciales: 80$ Reuniones, relevamientos, investigaciones in situ. Apoyo técnico, seguimiento de proyectos. 3 – Horas no presenciales: 60$ Estimación en horas de la elaboración de productos tangibles, como ser, informes, manuales u otros documentos. 4 – Capacitación : 150$ Cantidad de horas preestablecidas de acuerdo al curso o actividad formativa 5 – Viáticos : 150$ Cobertura de costos de alojamientos y refrigerios o provisión por parte del Municipio. Traslados a convenir según medio.

Modelo de Intervención en Municipios
MODULOS DE CAPACITACION

1 – Liderazgo para el Cambio: 2 – Negociación efectiva: 3 – Gestión pública: 4 – Gestión de RRHH: 5 – Comunicación : 8 6 – Gestión del cambio : 16

Horas Capacitación: Horas Capacitación Horas Capacitación Horas Capacitación Horas Capacitación Horas Capacitación

16 8 20 12

Modelo de Intervención en Municipios
INTERVENCION TÍPICA MODULADA POR PROCESO (Costos estimados)

1 – Revisión estratégica proceso: 2 – Diagnóstico documentado : 12 3 – Formulación plan de cambio: 4 – Puesta en marcha: 14 5 – Seguimiento y asistencia técnica: 6 – Informe de Evaluación : 7 – Manuales / Documentos :

Horas Taller: Horas no presenciales Horas no presenciales Horas Presenciales

24

12

Horas Presenciales 2x Sem. Horas no presenciales Horas no presenciales 16 20