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Modelos e Indicadores de Gestin.

C. P. Enrique Clemente Socio


C. P. Jos Luis Rojas - Socio

Una premisa bsica sobre el desempeo


Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniera de procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades, administracin de la calidad total, mejora continua de la calidad o reduccin de tiempos de ciclos, compartimos una meta comn: hacer ms y mejor, con menos, es decir: Mejorar el desempeo. Un habilitador crtico en el logro de los objetivos deseados es la habilidad de medir el desempeo.

Como dice el dicho:

No se puede mejorar lo que no se mide

Por qu es importante el desempeo del Sector Pblico?


El desempeo del Sector Pblico es algo real, que se percibe por los destinatarios de los servicios gubernamentales y los votantes y est en las mentes de los gobernantes y funcionarios del Gobierno y en la actualidad est cobrando cada vez ms relevancia a nivel nacional e internacional. CMO SE EST DESEMPEANDO LA ENTIDAD, DEPENDENCIA, ORGANISMO Y/O REA? Los beneficiarios estn satisfechos? Se trabaja de acuerdo con la misin, el plan y los programas de gobierno? Se es eficaz en cuanto a la entrega de bienes y servicios? Se es eficiente en el uso de los recursos?

Desempeo del gobierno

Mapa de Valor del Gobierno-Los impulsores del desempeo.

Axioma: No midas lo que no se pueda medir o no usars


La clave para una medicin exitosa del desempeo es obtener nicamente aquellas medidas de desempeo que podrn o sern, de hecho, utilizadas. El primer paso en este proceso es determinar qu tipos de informacin relacionada con el desempeo se necesitar para dirigir y administrar la entidad, dependencia, organismo, rea, proceso, etc. Aqu lo ms importante es responderse la pregunta:

Necesito informacin relacionada con el desempeo para

Mapa de Valor de la Gestin Gubernamental


Desempeo del Gobierno

Objetivos de Polticas

Ejecucin de Programas

Eficiencia Operativa

Eficiencia en el uso de los recursos

Una herramienta fundamental para la identificacin de actividades, riesgos, controles, actividades y medidas del desempeo es el Mapa de Valor que Deloitte ha diseado para que los gobernantes y lderes comprendan los objetivos de desempeo del Gobierno y por ende, los Impulsores del Desempeo.

Mapa de Valor de la Gestin Gubernamental


Objetivos de Polticas

Politica

Estrategia

Responsabilidad

Fortalecer el Desarrollo de las Polticas

Ejecutar las Polticas

Fortalecer la Planeacin Estratgica

Establecer el Enfoque de Gobierno

Utilizar Presupuestos Estratgicos

Administracin de Gobernados

Anlisis de las Elaboracin de Politicas polticas

Enlace, Cumplimiento Interaccin y de Polticas Conexin de las Polticas

Planeacin Estratgica

Medicin Estratgica del Desempeo

Administracin de la Entidad

Formulacin del Presupuesto

Desempeo Basado en el Presupuesto

Segmentacin de Administracin de las Relaciones la Poblacin

Mapa de Valor de la Gestin Gubernamental


Ejecucin de Programas

Eficiencia

Efectividad

Administracin de los Costos de los Programas

Optimizar los Ingresos de los Programas

Alinear las Metas de los Programas con la Misin

Mejorar el Impacto de los Programas

Aumentar la Satisfaccin de la Poblacin

Administracin de Costos

Servicios, Productos e Ingresos

Ingresos e Impuestos

Plan de Negocios

Alianzas Estratgicas

Productos y Servicios

Innovacin de los Programas

Desempeo de los Programas

Medicin de las Necesidades y Satisfaccin

Administracin de las Expectativas

Mapa de Valor de la Gestin Gubernamental


Eficiencia Operativa

Compras

Administracin Financiera

Tecnologa

Mejorar el Proceso de Procuracin

Maximizar la Procuracin Estratgicas

Mejorar la Administracin Financiera

Mejorar la Informacin Financiera

Crear TI de Valor

Comprender el Valor de TI

Compras

Anlisis de las Fuentes

Alianzas con Proveedores

Administracin del Riesgo

Ejecucin del Presupuesto

Contabilidad e Informes

Contralora y Rendicin de Cuentas

Administracin Estratgica de TI

Administracin Operativa de TI

Arquitectura de la Entidad

Administracin del Programa de TI

Mapa de Valor de la Gestin Gubernamental


Eficiencia en el uso de los recursos
Capital Humano Activos Financieros

Activos Fijos
Optimizar la Propiedad y los Inventarios de la Entidad

Mejorar la Estrategia

Reclutamiento y Administracin del Talento

Mejorar la Administracin de los Activos Financieros

Prioridades de Negocio

Pago y Clasificacin

Reclutamiento Administracin y Despliegue Administracin del de la Fuerza del Desempeo Conocimiento y Laboral Aprendizaje

Bienes Races

Equipo

Propiedad Intelectual

Inventario

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar

Prstamos y Donaciones Adquiridos

Medicin del desempeo.

Qu es la medicin del desempeo?


La medicin del desempeo es la obtencin de informacin confiable para analizar y comparar el resultado, eficiencia y eficacia operativa y financiera de los gobiernos para apoyar y motivar a la mejora continua de su gestin, permitiendo: Mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios. Ahorrar costos a los gobernados.

Una vista general del proceso de medicin del desempeo


1. Determinar dnde estamos Establecer el piso/nivel de actuacin/desempeo como est 2. Establecer objetivos basndose en el nivel actual de desempeo 3. Determinar la brecha o delta entre la meta deseada y el nivel actual de desempeo 4. Rastrear el progreso 5. Comparar y hacer benchmark de los niveles de desempeo de otras entidades similares vs los propios 6. Controlar los niveles de desempeo dentro de los lmites predeterminados 7. Identificar reas de mejora y posibles causas de problemas 8. Mejorar la planeacin para el futuro

Indicadores de Desempeo.

Qu son los Indicadores de Desempeo?


Son mediciones de los logros en el cumplimiento de la misin y de los objetivos de un determinado proceso que sirven como herramienta para el mejoramiento continuo de la calidad en la toma de decisiones, lo cual se traduce en una mejor calidad del producto o del servicio.
Objetivo Cuantificable Verificable

Caractersticas

Que agregue valor al proceso de toma de decisiones Comunicados y divulgados Establecidos en consenso Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron

Requisitos de los Indicadores


En nuestro pas, la Secretara de la Funcin Pblica ha publicado los siguientes requisitos en la elaboracin de indicadores para medir el desempeo de gobierno:
Nombre

Nmero
Siglas Unidad Administrativa Responsable Objetivo de la unidad administrativa responsable Objetivo Descripcin

Requisitos de los Indicadores


Frmula Variables que componen la frmula Factor de ponderacin Fuentes de datos Periodicidad Fecha y sistema de informacin para entregar la informacin del indicador a la Unidad Administrativa por los rganos internos de control Fecha y mecanismo para entregar informacin del indicador a la Coordinacin por la unidad administrativa o por el Delegado o Comisario Pblico

Requisitos de los Indicadores


Servidor pblico responsable, que deber ser el titular de la unidad administrativa correspondiente y sus datos: cargo, nmero telefnico y correo electrnico Criterios base para asignar e integrar calificaciones en el indicador Cobertura del indicador para rganos Internos de Control y/o Delegados y Comisarios Pblicos Definiciones del indicador Abreviaturas a utilizar Tipo de informacin del indicador: pblica, reservada o confidencial.
Para mayor informacin consultar www.funcionpublica.gob.mx

Indicadores de Gobernabilidad
En un estudio del Banco Mundial para 209 pases, las seis dimensiones de la gobernabilidad que miden los aos 1996, 1998, 2000, 2002 y 2004 son los siguientes:
Voz y rendicin de cuentas Estabilidad Politica y ausencia de violencia Efectividad gubernamental Calidad regulatoria Estados de derecho Control de corrupcin

Mide Mide la derechos posibilihumanos, dad de polticos amenay civiles. zas o cambios en el gobierno .

Mide la Mide la incidencia competen de cia de la burocracia polticas hostiles y la en el calidad de prestacin mercado. de los servicios pblicos.

Mide la calidad del cumplimiento de contratos, la polica, y las cortes, incluyendo la independencia judicial, y la incidencia del crimen.

Mide el del abuso abuso del poder poder para pblico el beneficio pblico para elprivado. beneficio privado, incluyendo la corrupcin menor y en gran escala (y la captura del estado por las lites).

Mide el

Para mayor informacin consultar: www.bancomundial.org

Modelo de Indicadores de Desempeo Gubernamental


Indicadores (Corporativos)

Gobernador Presidente

Se compara vs: Calidad de Gestin de aos anteriores Gestin de Instituciones Similares Presupuesto Programado

Indicadores (Gerenciales) Indicadores (Operacionales)

Secretarios de Gobierno o Directores Generales Directores de rea Efectividad En el enfoque se analizar : Eficacia: Respecto al logro de sus propias metas planteadas

Eficiencia: Respecto al usos de recursos pblicos para alcanzar sus metas

Efectividad: Respecto a la satisfaccin del gobernado en cuanto al servicio recibido (ligado a las metas de la entidad y a la calidad)

Ejemplos de Indicadores
NOMBRE OBJETIVO FRMULA DE CLCULO UNIDAD DE MEDIDA PERIODO DE MEDICIN FUENTE DE INFORMACIN UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADOR SIGNIFICADO Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programacin y mayor capacidad de ejecucin de los ingresos Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programacin y mayor capacidad de ejecucin de los gastos

Eficiencia presupuestal - Ingresos

Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo

(Ingresos totales ejecutados/Ingresos totales presupuestados) *100

Mensual

Ejecucin presupuestal

Admn. y finanzas

Eficiencia presupuestal - Egresos

Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo

(Egresos ejecutados/Egresos presupuestados) *100 Promedio de indicador Eficiencia presupuestaria Ingresos y Eficiencia presupuestaria Egresos

Mensual

Ejecucin presupuestal

Admn. y finanzas

Eficiencia presupuestal - Global

Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo Cuantificar el nivel de ingresos percapita percibidos Determinar la contribucin impositiva por habitante

Mensual

Ejecucin presupuestal Ejecucin presupuestal y censo de poblacin Ejecucin presupuestal y censo de poblacin

Admn. y finanzas

Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programacin presupuestal

Ingresos por habitante Recaudacin impositiva por habitante

Ingresos totales ejecutados/Nmero de habitantes

Anual

Admn. y finanzas

A mayor valor del indicador mayor es la contribucin de los habitantes al ingreso


A mayor valor del indicador mayor contribucin impositiva por habitante

Ingresos por impuestos /Nmero de habitantes

Mensual

Admn. y finanzas

Ejemplos de Indicadores
NOMBRE OBJETIVO FRMULA DE CLCULO UNIDAD DE MEDIDA PERIODO DE MEDICIN FUENTE DE INFORMACIN UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADOR SIGNIFICADO

Equilibrio financiero

Comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado

Ingresos totales ejecutados / Gastos totales ejecutados Gastos ejecutados en inversin de infraestructura/ Poblacin total (Total de proyectos ejecutados/total de proyectos formulados) *100

Mensual

Ejecucin presupuestal

Admn. y finanzas

Cuando el ndice tiende o supera 1 se est equilibrado financieramente A mayor valor del indicador mayor es la inversin en infraestructura por habitante Un mayor indicador refleja una mayor eficiencia en la ejecucin de proyectos A mayor valor del indicador, mayor participacin de la comunidad en la seleccin y ejecucin de proyectos Un mayor nivel del indicador refleja un mejor control sobre los predios

Inversin en infraestructur a por habitante

Medir la inversin de infraestructura por habitante Medir la capacidad de ejecucin de proyectos Analizar el nivel de concertacin de proyectos con las organizaciones civiles Analizar la superficie registrada por catastro

Mensual

Ejecucin presupuestal/ Censo de poblacin

Admn. y finanzas

Capacidad de ejecucin de proyectos

Mensual

Plan operativo anual

Plan operativo anual

Participacin ciudadana

(Total de proyectos concertados /Total de proyectos en ejecucin)*100 (Superficie registrada / Superficie total) *100

Mensual

Plan operativo anual e informacin de otros organismos

Planificacin/ Obras/ Ingeniera municipal

Cobertura catastral

Anual

Catastro

Obras pblicas/ Catastro

Una Metodologa Integrada de Implantacin.

Actividades Preliminares

Planea ry Dimen sionar el Proyec to

FASES
Diagnsti co y Evaluaci n Diseo y Evaluacin de Soluciones Implemen tar Solucion es

Probar

S e g ui m ie nt o

FRENTES
Normatividad

Administracin Del Proyecto

Gente

MDULOS

Procesos

Tecnologa

Actividades Preliminares

Planea ry Dimen sionar el Proyec to

FASES
Diagnsti co y Evaluaci n
Anlisis del Marco Legal y Normativo

Diseo y Evaluacin de Soluciones


Modificaciones al Marco Normativo

Implemen tar Solucion es

Probar

S e g ui m ie nt o

FRENTES
Normatividad
Comprender Leyes y Reglamentos Planeacin del Proyecto Presupuesto Ajustado Organizar y Entrenar el Equipo de Trabajo Asignacin de Actividades al Equipo de Trabajo Informacin y Comunicacin Promover y llevar a cabo las Reformas

Administracin Del Proyecto

Presupuesto Preliminar

Administracin del Proyecto y Aseguramiento de Calidad

Identificacin del Equipo de Trabajo Gente

Evaluacinpreliminar del Ambiente de Control


Encuestas de satisfaccin de los usuarios y del personal

Diseo de Indic. de Desempeo del Personal


Diseo de Mecanismos de Medicin del Desempeo

Administracin del Cambio


Implem. Mec. e Indicadores de Medicin Entrenamiento sobre Mecanismos de Medicin

Comprender mecanismos de medicin del Desempeo del Personal

Evaluaciones al personal Evaluaciones de la satisfaccin al personal Realizar Pruebas a Controles y Herramientas Remediar Desviaciones Evaluacin de Satisfaccin de Usuarios Programa de Monitoreo Auditora de Gestin Certificaciones

MDULOS

Procesos

Comprender Controles, Estructura Organizacional, Plan de Gobierno y Programas de la Entidad

Determinar Importancia Relativa Planeada

Anlisis y Evaluacin de Riesgos Nivel Entidad, Procesos y Programas Identif. Procesos de Monitoreo del Desempeo de la Admn. Ident. Activ. de Control a Nivel Estrategias, Polticas y Responsabilidad Ident. Activ. De Control de Eficiencia y Eficacia Ident. Activ. De Control para los Impulsores de Gobierno Anlisis FODA

Diseo de Controles para Mitigar Riesgos y Brechas de Gestin Diseo de Mec. e Indic. de Medicin del DesempeoEntidad y Progr. Identificar los Req. de Informacin
Identificar Herramientas del Soporte de Medicin

Implementar de Controles para Mitigar Riesgos y Brechas de Gestin Impl. Mec. de Medicin de Gestin Impl. Indicadores de Medicin Impl. Polticas para la Medicin de la Gestin

Comprender los Procesos en las reas de Valor Comprender Procesos de Monitoreo y Medicin del Desempeo

Implementar Herramientas de Soporte


Implementar Solucin Tecnolgica Pruebas y Remediacin Auditora PostImplementacin Soporte y Mantenimiento

Tecnologa

Comprender la Tecnologa de Soporte de Procesos

Ident. Req. Funcionalidad Selecc. Solucin Tecnolgica

Tcnicas para implantar la medicin del desempeo.

Balanced Scorecard (BSC)

Es una herramienta que permite implementar la estrategia y la misin de un gobierno a partir de un conjunto de medidas de desempeo. Pone nfasis en la consecucin de objetivos financieros, e incluye los inductores de actuacin futura para el logro de esos objetivos. Proporciona una estructura para transformar la estrategia en accin.

Perspectivas estratgicas del BSC


La perspectiva financiera indica si la estrategia y ejecucin, contribuye con los objetivos

La perspectiva del gobernado, mejorar la visin de la entidad, Cmo la entidad aparece ante los gobernados?

Visin, Misin y Estrategia

La perspectiva de formacin, capacitacin y aprendizaje en una estructura de gobierno generan resultados de corto y largo plazo

La perspectiva del proceso interno identifica procesos crticos internos en donde se debe ser excelente, entregando resultados que satisfagan a los gobernados

Relacin Causa-Efecto de la Estrategia


Finanzas
Resultado Social

Gobernados / Usuarios
Fidelidad de los gobernados Acreditacin social

Satisfaccin de los gobernados

Pertinencia del servicio

Valor agregado social

Procesos Internos

Calidad en los procesos internos

Tiempo de desarrollo de los procesos

Acreditacin de los procesos

Formacin, Aprendizaje y Crecimiento

Habilidades de los funcionarios

Conocimiento de los funcionarios

Capacidad de crear conocimiento nuevo

Aplicacin tecnolgica

Auditora de Gestin en el Sector Pblico.

Marco Conceptual
La auditora de gestin por su enfoque involucra una revisin objetiva, sistemtica y profesional de las actividades de una entidad, programa o proyecto en relacin al cumplimiento de objetivos y metas (eficacia); y respecto a la correcta utilizacin de los recursos (eficiencia y economa). Sus propsitos generales consisten en:
Evaluar el desempeo (rendimiento) obtenido por una entidad Identificar reas problemticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar; y

Desarrollar recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.

Aspectos en los que se enfoca la Auditora de Gestin


Eficacia en el logro de los objetivos y metas Eficiencia en el manejo de los recursos Economa en la obtencin de los recursos y la produccin y distribucin de los bienes y servicios

Enfoque de la auditora de gestin

Calidad en la informacin financiera Cumplimiento Regulatorio Equidad en la distribucin de los recursos financieros necesarios para la prestacin del bien o servicios Calidad o nivel de servicio Impacto en los ciudadanos

Enfoque de la Auditora de Gestin


Anlisis de Controles y Procedimientos de la Administracin
Eficacia Evaluacin del Logro de Objetivos y Metas

Examen de Controles y Procedimientos de la Administracin

Evaluacin del Uso Eficiente de los Recursos Eficiencia y Economa

Componentes de la Estructura del Control Interno

AMBIENTE INTERNO ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS IDENTIFICACIN DE EVENTOS EVALUACIN DE RIESGOS RESPUESTA A LOS RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIN Y COMUNICACIN MONITOREO U N I D A D A

U N I D A D B

U N I D A D C

U N I D A D D

Mapa de Riesgos
Exposicin = Riesgo- Control (E=R-C)
Alto

Exposicin Aceptable
Importancia Riesgo Bajo

Precaucin Riesgo Medio


1

Exposicin inaceptable Riesgo Alto


7

3 2 6

Bajo

Bajo

Posibilidad de Ocurrencia

Clasificacin del Control Gerencial

Controles de Cumplimiento

Controles para la Proteccin de Recursos

Controles de Actividades del Programa

Controles de Confiabilidad de la Informacin

Gracias por su Atencin.