OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils d’organisation

Rémi Ba che let
La dernière version de ce cours de gestion de projet est disponible ici. Mise à jour du 25 septembre 2009

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École Centrale de Lille Cité Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve d’Ascq Cedex
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Objectifs
À l’issue de ce cours, vous devez être capable d’avoir des bases des outils de projet permettant :
2. D’animer un projet
– – Le compte-rendu, l’ordre du jour Mettre en œuvre le PDCA Le diagramme fonctionnel Le diagramme des travaux (WBS) Le PERT Le GANTT Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc.. Une matrice de décision

3.

Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre
– – – –

4.

Piloter un projet en utilisant :
– –

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Chapitre 1/3

Animer un projet
1. Le compte-rendu, l’ordre du jour 2. Mettre en œuvre le PDCA

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Les outils de base permettant d’organiser un projet

• Animer les réunions, les rendre efficaces, fixer des objectifs • Établir les priorités, planifier • Définir et gérer les moyens • Contrôler les risques • Suivre l’avancement et piloter

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Animer les réunions, les rendre efficaces
Une réunion coûte cher  salaires horaires X nombre de participants En France, on a souvent la réunionite… • • La réunion va t-elle se dérouler ?
– Fixer une date ni trop tôt ni trop tard. Idéalement proposer par mél 4 créneaux trois
semaines avant la date prévue.

….avec les bons participants ?
– Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Ex « assommer » le pilote en
transformant une réunion d’avancement en réunion technique, faire une réunion sans savoir précisément ce que l’on attend des participants, vouloir entériner une décision … sans le décideur.

Pourquoi investit-on du temps ?
– fixer les objectifs de la réunion : ordre du jour + tour de table des sujets avant de
commencer

– L’animateur est le garant de l’efficacité / temps et de l’ordre du jour

Qu’est-ce qui a été décidé ?
– Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis

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Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
CAMERA
– – – – – – Cadré (spécifique, précis, défini) Approuvé, consensuel Pas « diminuer l’absentéisme » Mesurable, critère de validation donné mais « réduire l’absentéisme de Échéance précise dans le temps, daté 15% ». Ne demandez pas Réaliste, faisable.. « d’être moins fermé » mais proposez « prendre la .. mais Ambitieux responsabilité de tel travail collectif ou d’animer
tel type de réunion » On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le discute (ou idéalement c’est la personne ou le groupe qui propose l’objectif qu’elle souhaite atteindre).

(En anglais SMART
– – – – – Stretching, Measurable, Agreed-upon, Realistic, Time-Framed)

Trop facile, un objectif n’est pas stimulant. Trop difficile, risque de se décourager.

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Cycle d’action : le PDCA

Le système de management de la Qualité
= cale du PDCA qui permet de pérenniser les améliorations Version française possible :

Préparer Dérouler
Le PDCA peut aussi être un tableau qui donne en ligne les résultats attendus en colonne les actions à engager , la preuve qu'elles ont été faites et que les actions ont bien produit l'effet souhaité.
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Contrôler ( efficacité
des actions)

Ancrer
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Le compte-rendu

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Le compte-rendu : Les « plus »

• La cohérence : Le modèle de CR est standard • Le suivi : Commencer le compte-rendu par la validation des objectifs du CR précédent. Ne jamais « laisser filer » un objectif non
atteint.

• Le détail des objectifs : le tableau d’objectifs précise en plus.
– Le moyen de validation de chaque objectif – Quelles est la personne qui valide (différente du responsable de l’action)

• La rapidité d’action : Le compte-rendu est envoyé aux participants et aux absents avant 48h.
– L’approbation est demandée.. par défaut (si nécessaire, merci de bien vouloir amender avant XX)

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Modèles de compte-rendu
• En texte .doc et Google Docs. • En carte heuristique au format Freemind, en flash, sur Mindmeister

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Chapitre 2/3

Représenter et planifier un projet
En mettant en œuvre… 2. L’analyse fonctionnelle 3. Le diagramme des travaux (WBS) 4. Le PERT 5. Le GANTT

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Représenter et planifier un projet c’est …
1. Définir l’objectif à atteindre (un produit à fabriquer) 2. Le décomposer en sous-parties
– – – – – Le diagramme fonctionnel Le diagramme des travaux (WBS) Le PERT Le GANTT Le budget

3. Définir les étapes pour le réaliser

4. Préciser les moyens 5. Inventorier et gérer les risques
À toutes ces étapes on peut utiliser les outils des méthodes de résolutions de problèmes, notamment le brainstorming
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Définir l’objectif à atteindre
C’est l’objet des méthodes de conception • On représente d’abord l’objet en termes fonctionnels ..
– Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe

« en termes fonctionnels » signifie en

solutions techniques.

évitant de parler de

L’analyse fonctionnelle étudie le besoin, elle permet d’obtenir le Cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui doit être validé par le client.

.. Puis, une fois le besoin validé
– – – – Analyse fonctionnelle interne AMDEC Analyse de la valeur Plans, CAO …
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Objet technique : diagramme fonctionnel

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http://www.snc.edu/socsci/chair/333/pictures/Wbs.gif 25 sept. 2009 Utilisation ou copie interdites sans citation

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Objet technique : diagramme fonctionnel
Diagramme FAST du système de séparation des étages du nano-lanceur :
Séparer les étages Commander la séparation

Effectuer la séparation

Gérer le choc Ecarter les deux morceaux après la séparation

Gérer l'environnement extérieur

Protéger contre la température Protéger contre la pression

Gérer les débris

Récupérer les débris Eviter un trop grand nombre de débris

temps
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Contrôler l'effectuation de la tâche

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16 Utilisation ou copie interdites Projet PERSEUS2 sans citation

Objet technique : outils de conception
Pour en savoir plus : • Cours sur le processus de conception (pas forcément disponible ici) • Guide « Comment réaliser une analyse fonctionnelle »
Guide de base : http://rb.ec-lille.fr/Analyse_fonctionnelle/RemiBacheletGuideDe_l_AF.PDF Guide avec un exemple d’application + autres documents http://rb.ec-lille.fr

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Décomposer les tâches : diagramme des travaux (WBS – Work Breakdown Structure)

http://distlearn.man.ac.uk/distance/proj_man/sld011.htm

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Diagramme de travaux /WBS

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19 Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif

Organiser les tâches, déterminer le chemin critique.. PERT
Sa particularité est la suivante…

Max !

Dates au plus tôt  Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin où … date au plus tôt = date au plus tard. …
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Min !
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule 25 sept. 2009 Utilisation ou copie interdites sans citation

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Organiser les tâches, déterminer le chemin critique.. PERT
Sa particularité est la suivante… .. un retard sur le chemin critique retarde la livraison finale du projet

Dates au plus tôt  Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin où … date au plus tôt = date au plus tard. …
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http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule 25 sept. 2009 Utilisation ou copie interdites sans citation 21

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22 Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.transdata.fr/bois/Cours/PERT/le_pert.gif

Établir les priorités, planifier.. PERT
PERT = Program Evaluation and Review Technique

Quelle est l’étape la plus importante du projet ? Quelles sont les périodes les plus critiques ?

Pour en savoir plus : http://www.mckinnonsc.vic.edu.au/la/it/ipmnotes/ganttpert Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille
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http://www.cs.unc.edu/~stotts/COMP145/OLD99/homes/afms/pic/pert.gif 23 Utilisation ou copie interdites sans citation

Planifier le calendrier d’un projet : GANTT

– Mode conception vs. Mode suivi – Utilité des jalons – Réalisme …. (heures réellement disponibles ?)
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Les outils de conception/planification de projet s’enchainent rigoureusement
1. Poser les bases de ce qui est demandé :
⇒ Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

Analyse fonctionnelle + opérations nécessaires à la réalisation
⇒ WBS, diagramme des travaux

Diagramme des travaux + durée et ordre de succession des tâches
⇒ PERT

PERT + ressources disponibles (heures-hommes, compétences, dates de vacances…)
⇒ Gantt

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Chapitre 3/3

Piloter un projet
En utilisant : 2. Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc.. 3. Une matrice de décision

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Définir et gérer les moyens
• Le budget • 3 natures de ressources
Argent liquide (300€) Encadrement : 96h Utilisation de matériel

• Sert à
Évaluer la faisabilité Demander des financements .. Rendre des comptes

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Le budget est aussi un instrument de suivi et de pilotage

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Définir / prioriser / suivre les risques

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Cf. cours de gestion des risques

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Suivre l’avancement et piloter
• Vérifier que les objectifs sont atteints Mettre à jour les outils de pilotage
– – – – Planning Budget Risques ….

Indicateurs collectifs, entretiens de suivi individuel

Tenir les documents à jour dans le classeur de projet amené à toutes les réunions.
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Aide à la décision : Matrice de scoring
Critères possibles pour le choix d'un projet : 3. 4. 5. 6. 7. Equilibre entre chance d'atteindre l'objectif / challenge Cohésion de l'équipe proposée « Cote d'amour » de l’équipe pour l’idée de projet Affinités pour les compétences à acquérir Existence d'un client impliqué et prêt à payer..
– – Attention aux projets sans client ! Attention aux projets non financés !

Ils existe des projets « orphelins »financés, qui vont être utiles car ils ont un client – pourquoi choisir un projet sans client et sans moyens ?
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Matrice de décision

Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif

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Arbre de décision

Un arbre est structuré comme une suite de questions simples dont les réponses tracent un chemin descendant l'arbre. Le point final détermine la classe ou l'estimation faite par le modèle..

Source XXX

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Exemple d’arbre de décision

www.eskimo.com

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Questions ?

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• Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les cours/documents mis à disposition, • Il est aussi possible de vous inscrire pour être prévenu lors de la mise en ligne de nouveaux cours et modèles.

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Pour en savoir plus

Mes autres cours de management de projet :
• • en vidéo (diapos + son des commentaires) :
– – – – – – – – – Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction à l'analyse stratégique en management de projet Comment animer un Brainstorming et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes Cours d'analyse fonctionnelle Introduction à la gestion des risques Démarche de gestion des risques et plan de prévention

en diapositives animées :

Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certains des cours

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Rémi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à l'encadrement, référencement et SEO

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