OUTILS PROJETS : Les outils informatiques

Mise à jour du 24 janvier 2010

Rémi Bachelet
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École Centrale de Lille Cité Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve d’Ascq Cedex

Comment utiliser ce cours :
1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur 2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives
(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)

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Objectifs
À l’issue de ce cours, vous devez être capable d’avoir des bases des outils informatiques de projet notamment de : 1. Connaitre ces outils
– – – – Bien utiliser le Mél, Windows, se protéger des virus Faire des cartes conceptuelles, trouver des créneaux de réunion Exploiter internet : veille technologiques et web Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres / cloud computing équivalents Groove, Googlegroups, zoho, ProjectPier…

1. Tirer le maximum des applications bureautiques

1. Sélectionner et mettre en place un collecticiel (ou groupware)

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Les outils informatiques
Qu’est-ce que la productivité pour un ingénieur ?
– Traiter des chiffres – Définir, Planifier, gérer des projets – Animer des réunions – Produire l’information et … – La communiquer à qui et quand il faut  Des outils informatiques aident à réaliser efficacement ces tâches, lesquels ? Les réponses varient selon les situations  Parfois ces outils sont indispensables (grands projets)

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Chapitre 1/4

Bien utiliser le Mél
1. Les champs de données
– • • et leur signification Réputation personnelle Risques techniques

1. Les risques

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Le mél (ou courriel ) : utilisation
Les champs Sujet, A : / Cc : / cci (Bcc) :
– Sujet : dire clairement de quoi il s’agit. Sujet vide  [projet JEUCART] date de RdC ; [jeu d’entreprise] absence le 12/3 – Si je suis destinataire principal
  réponse ou action attendue

– Si copie carbone
  pas de réponse attendue, pour information

– Si cci (=copie carbone invisible)
  Si liste de destinataires confidentielles ou si beaucoup de destinataires (éviter la réponse-spam)

+ configurez votre signature
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Pour les centraliens :
Votre adresse à vie @centraliens-lille.org (donnée par l’association des ingénieurs) = votre mél officiel à consulter très régulièrement : infos et communications officielles
– Si vous utilisez déjà une boite autre boite, il est facile de rediriger votre courrier @centraliens-lille.org vers celle-ci

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Le bétisier … ou ce qu’il ne faut pas faire
sur le net, lire : Courrier électronique : halte aux abus

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Le mél : dangers
1. Propager des
– – – – virus, spams, canulars/hoax, phishing/spoofing. « Parler trop vite »  politesse, orthographe Un mél peut circuler et se multiplier très vite « Arroser » des personnes inutilement

1. 1. 1.

Un mél envoyé ne se rattrape pas !
– – – –

Abuser du spam, des copies "Exploser" la boite du destinataire avec une pièce jointe trop lourde
Une PJ de 10 Meg spammée à 100 personnes  1 giga sur le réseau de l’entreprise. – Au delà de 5 personnes, utiliser le groupware, au delà de 20 utiliser un Url sur un intranet… Le fichier est à votre disposition en cliquant ici : www.ftp.com/PJ (Cette méthode permet aussi d’actualiser le fichier).

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Chapitre 2/4

Les risques de sécurité
1. Les virus
• • Effet Protection

1. La protection des documents,

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Les virus
• dans les .exe .doc .xls .vbs des méls
– Ne pas exécuter les PJ, se méfier des méls non sollicités avec un titre anglais.

• en naviguant sur le web (avec IE)
– Faire les MAJ régulièrement

• en utilisant Outlook, Outlook express
– Attention à la fenêtre de prévisualisation.. – Faire les MAJ

• par des disquettes ou des clés USB • par des répertoires partagés ou windows XP
– Ou simplement par le réseau
 paramétrer le firewall de Windows XP  utiliser un autre firewall (ZoneAlarm..)
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Les virus
Plus un logiciel ou un système d’exploitation est répandu, plus il est source de virus.
– – – – – Pièces jointes  vbs, exe, java Word, Excel  macro-virus Outlook  virus mél Explorer  virus à l’ouverture de pages web… Windows  trous de sécurité

Divers types de virus
– effacent votre système, ouvrent une faille permettant de prendre le contrôle de votre PC… – Se reproduisent par votre réseau, par envoi automatique à partir de votre carnet d’adresse, peuvent rester en sommeil

Toujours 1. Avoir un anti-virus à actualisation automatique avec la protection temps réél activée
Avast et Avira sont gratuits. Ne pas toujours utiliser le même antivirus (sur différents PC)

1. Faire des sauvegardes régulièrement sur différents supports
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Les virus
Si vous ratez une remise de rapport ou une soutenance à cause d’un virus ou d’un problème technique….

… ce n’est pas le virus ou le PC qui est responsable, c’est vous !

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La protection des fichiers (1/2)
La confidentialité des fichiers (documents, boites méls ..) est garantie par des mots de passe

95% du temps ces protections sont illusoires
– Access, Word et Excel, On retrouve instantanément votre mpd, quelle que soit sa longueur ou le jeu de caractères utilisé. – Outlook 2000, il est possible de définir un ‘faux mdp’ pour ouvrir votre boite – En général un mdp utilisant un mot du dictionnaire est forçable quelle que soit sa longueur. En 1999, un mot de passe aléatoire de 6 caractères était forçable en …

– Les méls sont très peu sûrs (non cryptés et copiés sur chaque serveur intermédiaires) – L’espionnage industriel par voie électronique est répandu (réseau Echelon)
• • 1994 Airbus - McDonnell Douglas, perte d’un contrant avec la Saoudians Airlines 1994 Enercon, vol d’éléments techniques pour la constructions d’éoliennes 24 janv. 2010
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La protection des fichiers (2/2)
– Un mot de passe dérivé du dictionnaire « marcel » ou « louloute87 »sera immédiatement trouvé – Il est faux de croire que vos données (rapport, sites fréquentés, recherches Google, mots de passe…) n’intéressent personne. – Gardez votre mot de passe en mémoire :
• En utilisant un mot de passe difficile à remémorer, on risque justement de l'oublier ... ou de le noter sur un postit • En fait il faut en retenir un seul : le mot de passe du fichier des mots de passe.

– Le mot de passe peut être à toute épreuve, cela ne sert à rien si la clé de cryptage de l’algorithme est faible (<128 bits)

Il existe de nombreuses parades :
– – – – – Établir une politique de mots de passe dans votre équipe si vous partagez des documents. Lors du TP, commencez par changer votre mdp (!) Access, Word et Excel => utiliser Open Office ou le paramètre ‘cryptage fort’ Outlook 2000 => pas de solution, utiliser une version plus récente, croiser les doigts… Firefox => c’est OK d’enregistrer vos logins/mdp, mais mettre un mdp maître .. qui expire sinon affiche en clair tous vos mots de passe mémorisés en deux clics. – Pour les méls => utiliser Pretty Good Privacy, système à clé publique+privée – Pour les disques durs => Truecrypt Pour l’IP tracking => tor

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Chapitre 3/4

Exploiter les applications bureautiques
1. … et les logiciels libres équivalents
– – – – Word, Excel, Powerpoint Google documents Veille technologique Organisation de réunions, mind mapping ..

1. Autres outils Internet

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Les logiciels gratuit ou OpenSource
Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et gratuites ?
– Open office (ou OOo) équiv. MS Office compatible Windows - Linux - Mac OS – Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer – VideoLAN MS Media Player en mieux et sans espionnage de votre activité,
• projet d'étudiants de l'ECP commencé en 1995 .. désormais diffusé à 40M+ d’exemplaires, repris par Google Vidéo, distribué à 150k lycéens, etc…

– TurboProject (équiv. MSproject) ou http://ganttproject.sourceforge.net). Un simple tableur peut aussi faire l’affaire comment créer un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org – 7-zip, Freeplane, VUE , Foxit pdf reader – PDFCreator pour la compatibilité en lecture et l’envoi en PJ de fichiers pdf. Pour des pdf optimisés avec des lien actifs, utiliser OOo. – Extensions de Firefox utiles (Mouse Gestures, CustomizeGoogle, Adblock) – ZoneAlarm – …. Et bien sûr Linux
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Powerpoint / OpenOffice sImpress
Transparents (ou diapositives ou "Slides") • Pour animer les réunions
– – – – Attention aux photos… taille fichier (compresser les images) Le correcteur d'orthographe fait parfois faire des fautes (d' abord au lieu de d'abord etc…) Réserver le vidéopro à l’avance cf. guide réservation salles. Sécuriser l’appareil (3-5 k€) et éviter de claquer la lampe en débranchant avant que le ventilateur ne soit arrêté.

Le but n’est pas de faire des animations impressionnantes mais de communiquer efficacement des informations pertinentes
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Word / OpenOffice sWriter
Il s’agit vraiment d’un « traitement de texte ».  Permet d’écrire rapidement des documents clairs  Si on sait s’en servir, permet de d’élaborer un rapport à plusieurs
  définir une feuille de style pour faciliter la fusion sous-documents et document-maitre pour travailler en parallèle

http://www.usd.edu/tlc/images/software/word.jp

Fonctions principales
– – – –

http://www.psol.be/lib/2003/1106

Vérification d'orthographe ('F7') Styles = {attributs de mise en forme} = (police, paragraphe…) Styles Titre1… => Table des matières automatique Attention à la taille mémoire de vos rapports : compresser les images ou faire un pdf, NB il ne sert à rien de zipper un format compressé gif ou jpg … pour gagner en taille, il réduire sa définition)

Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre à taper avec tous les doigts.

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Excel / OpenOffice sCalc
L’utilisation du tableur et de feuilles de calcul est « le pain quotidien » de l’ingénieur. Permet
– – – – d’éditer des listes de personnes, de les filtrer sur critère de faire des calculs, des statistiques... de présenter des résultats et des tableaux de bord sous forme graphique d’écrire des macros qui d’automatiser l’actualisation, des fonctions qui font des calculs complexes

http://newt.quantumsi.com/pm/support/doc/use http://www.adeptscience.co.uk/products/mathsim/mathcad/images/excel.gif http://www.gams.com/solvers/excel.gif

http://www.nebrwesleyan.edu/events/harvardrel/images/excel.gif

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Publisher / OpenOffice Draw
• Pour le poster de présentation de votre projet à rendre en fin de G2 • Format A1 ou A2 • À publier sur CentraleWiki au format pdf

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Les raccourcis clavier à connaître

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Autres outils
• Doodle : organiser des rendez-vous

• FreeMind : organisation de projet

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• Modèles de compte-rendu de réunion
– au format.doc et Google Docs. – pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au format Freemind

• Mind map de brainstorming de définition de projet
– en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister – éditable au format Freemind

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Internet
• L’Internet est aussi un outil de projet pour chercher et diffuser des informations
– Outils de recherche : Google desktop. – Outils cartographiques www.kartoo.com

• Des outils permettent de concevoir et de mettre en ligne des sites web : FrontPage, Dreamweaver…

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Chapitre 4/4

Sélectionner et mettre en place un collecticiel
1. 2. Les réunions en ligne Les collecticiels
– – – Partage de fichiers basique Groove, zoho, ProjectPier, wiki proposé par le Rézoléo Des applications web 2.0 : Googlegroups, Google documents…

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Utiliser un collecticiel dans votre projet
Un collecticiel ou « groupware »
pour quoi faire ?
1. 2. 3. Permet de travailler à plusieurs plus efficacement Aide à faire circuler l’information (pilote, équipe, client …) Un outil de travail professionnel

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Les réunions en ligne
Dès que l'on a des contraintes de distances, voire d'organisation de réunion physique (grippe A…)
– Faire la réunion sous Skype (téléconférence gratuite) – Utiliser des outils comme Google Wave EtherPad ou MindMeister pour :
• préparer l’ordre du jour • formaliser les informations et décisions au fur et à mesure • Faire office de compte-rendu

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Quelques solutions possibles

1. Dossier partagés sur un PC personnel 2. Groove www.groove.net 3. Autres systèmes web 2.0 : Google groups, project Pier, Zoho…
• .. Et Google Wave

Voir (et améliorer) le guide du groupware de CentraleWiki ici

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Dès que votre projet est officiel

• Mettre le trombi de l'équipe Sur la page du projet avec les n° de portable, mailing-list…
– de l'équipe et des encadrants

• Ouvrir une liste de diffusion de l'équipe @eleves.ec-lille.fr ou googlegroups • Établir le modèle de CR • Prendre le premier rendez-vous avec l’encadrement pour faire connaissance et voir par quoi il faut commencer • Fixer un début d’organisation notamment une « charte » de fonctionnement interne : fréquence des réunions, cas d’absence, rotation des tâches …

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Dossiers partagés sur un PC personnel

• Avantages
– Installation : très simple – Utilisation : très simple

• Inconvénients :
– – – – Partage de fichiers seulement Pas de gestion des autorisations : tout le monde peut détruire les fichiers Sécurité faible : Celle de Windows - virus, piratage Accessibilité très faible : Seulement de la rez impossible au DS et au pilote – Si le PC qui contient le répertoire est éteint …

• Variante
– Compte ftp sur winscp
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Dossiers partagés sur dropbox.com

Ce service d’informatique dans les nuages utilise un client multi-système d'exploitation : sous Linux, Mac, Windows ainsi que sur iPhone. • Avantages
– La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2 Go – permet la synchronisation des fichiers stockés sur différents ordinateurs – fonctionne de manière transparente (les sauvegardes et synchronisations sont automatiques) – le site web permet d'accéder à une copie des fichiers, mais également à leurs versions successibles (« versionning ») et à une copie des fichiers détruits.

• Inconvénients :
– Partage de fichiers « seulement » – Pas de possibilité de travailler à plusieurs sur un fichier simultanément – Gratuit donc sans garantie de continuité

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Dropbox : fonctions essentielles

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Dropbox : gestion des ordinateurs

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Dropbox : versionning

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Les collecticiels de Google
Deviennent de plus en plus incontournables …
• Google docs
– Travailler à plusieurs sur un rapport
• Le plus : on peut travailler simultanément à plusieurs sur le même document • Le moins : 100% online, moins sophistiqué qu’un traitement de texte classique

Google Agenda
– Agenda et todo list du projet
• Le plus : simple, partage, synchro avec des agenda individuels • Le moins : 100% online, pas d’attribution des tâches aux personnes, pas de gestion de projet

Google Wave
– Mieux que le mél pour travailler
• Le plus : synchrone, asynchrone, addons (vote, mindmap..) • Le moins : 100% online

Google Groupes
• Le plus : surtout utile pour une mailing-list : archivage, configuration • Le moins : 100% online, assez lourd sur les fonction de partage de fichier.

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Google docs

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Google Agenda

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Google Wave

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Google Groupes

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Compte Google et autres applications
• Conseil : ouvrir un Compte Google sur votre adresse de travail
(@centraliens-lille.org) – Accès à d’autres applications utiles :
• • • • • Pour vos sites web : Google analytics, Google webmasters tools Marques-pages : Google Toolbar Recherches sur votre ordinateur : Desktop Retouche/partage photos : Picasa Autres outils : Reader, Blogger, SketchUp, Alertes, Gears

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La bonne solution ?

Elle n’existe pas dans l’absolu => critères
• • • • • • • Accessibilité Sécurité Installation simple Utilisation ± complexe Fonctionnalités Fiabilité Principaux problèmes

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Conclusion / Avertissement

• • 

Toutes ces possibilités sont gratuites pour vous, il en existe d’autres … (Zoho Project, OpenGroupware, Google groups, Google docs…) Attention aux pertes d’information et autres virus… cela arrive et vous arrivera sauvez régulièrement

À noter : un outil qui n’a jamais été utilisé dans la communication sur le projet (par exemple avec les encadrants, le partenaire) : le blog. Il peut avantageusement remplacer une newsletter.

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• Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les cours/documents mis à disposition, • Il est aussi possible de vous inscrire pour être prévenu lors de la mise en ligne de nouveaux cours et modèles.

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Pour en savoir plus
Mes autres cours de management de projet :
• • en vidéo (diapos + son des commentaires) :
– – – – – – – – – Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction à l'analyse stratégique en management de projet Comment animer un Brainstorming et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes Cours d'analyse fonctionnelle Introduction à la gestion des risques Démarche de gestion des risques et plan de prévention

en diapositives animées :

Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certains des cours

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Rémi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à l'encadrement, référencement et SEO

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Groove
www.groove.net (version gratuite d’essai disponible, inclus dans certaines versions de windows vista)
– – Accessibilité bonne toute personne peut être invitée, même totalement extérieure Sécurité : ultra-forte

logiciel p2p
=> Pas de serveur – Il est judicieux d’avoir un PC allumé en permanence pour avoir la version la plus récente de l’espace de travail.

Fonctionnalités : Le plus complet
– – – – – fichiers partagés, liste de tâches, calendrier, discussions, messagerie instantanée… lenteur Installer Groove En anglais à part un invité, n‘importe qui peut détruire un fichier Limites de la version gratuite (3 espaces, enregistrer pour utilisation perso ou 90 jours seulement, bande passante réduite…)

Problèmes :
– – – – –

Espaces de test et d’exemples …. à ouvrir à partir du forum

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