01 Audit Fournisseur 210106

Laudit fournisseur
-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006
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Plan Introduction Votre entreprise

1) But de laudit fournisseur 2) Les rfrentiels qualit existants 3) Les diffrents types daudits 4) Rdaction de la procdure daudit fournisseur 5) Le choix des auditeurs 6) Qualits dun bon auditeur
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Plan
Votre entreprise
7) Formation laudit 8) Dtermination dun planning daudit annuel 9) laboration dun questionnaire daudit 10) La sous-traitance de laudit un autre organisme 11) Communication au fournisseur
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Plan Laudit
I- Prparation de laudit A vous maintenant cas pratiques (n 1 et 2) II-Laudit A vous maintenant cas pratique (n 3)
Conclusion
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Introduction
Cest dans son rle dinterface entre ses
clients internes et ses fournisseurs que lacheteur dmontre son professionnalisme. Cette clef de vote de lentreprise doit tre confie des professionnels, matrisant aussi bien le march fournisseur que leur propre march.
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VOTRE ENTREPRISE
Votre entreprise 1) But de laudit fournisseur

Le but de laudit est de sassurer que le
fournisseur rpond aux normes qualit telles que dfinies par votre entreprise.
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Votre entreprise 2) Les rfrentiels qualit existants

LISO
Autres : BPF,.
Disposez-vous de rfrentiels qualit
propres votre secteur : O/N ? Si la rponse est oui, merci dindiquer ce ou ces rfrentiels ci-dessous : ---------------------------------------------------------------------------------------------------------Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 8

Dfinissez ce que vous attendez dun
fournisseur sur le plan qualit. Prparez un document indiquant les normes qualit requises pour un fournisseur.
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Normes
Le Service National de Normalisation de
l'Industrie Marocaine (SNIMA), dpendant du Ministre du Commerce et de l'Industrie, est l'organisme charg de coordonner les travaux de normalisation dans le milieu national. Plus de 500 normes nationales sont actuellement en application, principalement dans les secteurs mtallurgique, de la construction et de l'emballage.
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L'Institut Marocain de l'Emballage et du
Conditionnement (IMEC) est comptent en matire de normes de conditionnement et d'emballage. Les Ministres de l'Agriculture et de la Sant ont des attributions en ce qui concerne les produits agricoles et ceux destins la consommation humaine. Les rgulations sanitaires s'appliquent sur l'importation d'aliments. Le Maroc est membre de l'Organisation Internationale de Normalisation (ISO).
Votre entreprise 3) Les diffrents types daudits

Audit dapprobation: Il est men pour tout
nouveau fournisseur, nouveau produit ou nouveau service. Audit de suivi : Audit de vrification des mesures prises par le fournisseur suite aux remarques de laudit dapprobation, audit rgulier.
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Votre entreprise 3) Les diffrents types daudits

Audit de certification : Audit visant
dlguer lensemble des tests chez le fournisseur, de manire utiliser le produit rception. Cet audit ne peut tre ralis que si lhistorique qualit du fournisseur est satisfaisant sur plusieurs annes (audits et problmes qualit)
Votre entreprise 4) Rdaction de la procdure daudit fournisseurs Dfinition du but de laudit Description du process dun audit et des rfrences documentaires Information sur les fournisseurs pouvant tre audits ex. :
Les mono-sourcing Les fournisseurs stratgiques Les fournisseurs risque
Votre entreprise 5) Choix des auditeurs

VOUS
Et qui dautre ?
Selon vous, quelle(s) personne(s) devez-
vous impliquer laudit ? -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Votre entreprise 6) Qualit dun bon auditeur

Impartial/Objectif
Sachant : Poser des questions Pratiquer lcoute active Prendre des notes
Bon communicateur
Ayant lesprit de synthse

Comprenant lentreprise
Votre entreprise 7) Formation laudit

Toute personne ne peut tre auditeur. Il faut une formation initiale, rfrence
dans un document qualit. Cette formation peut par ex. tre la ncessit de participer au moins 2 audits. De plus, cette formation doit continuer tre active. Dans le cas dune quipe daudit une personne doit tre nomme responsable.
Votre entreprise 8) Dtermination dun planning daudit annuel

Vous pouvez tablir un planning daudit annuel sous
forme par exemple dun tableau ex. :

Locali sation Date daudit propose Date daudit confirme Produit/ Service fourni
Nom du fournisseur
Niveau de risque
But
Nom de contact pour laudit
Niveau de risque : vous devez avoir une
classification des niveaux de risques fournisseur. But : Audit dapprobation, audit de suivi ou audit de certification
Votre entreprise 9) Elaboration dun questionnaire daudit

Le questionnaire daudit est le rsultat dune
rflexion interne. Il conditionne lapprobation ou non dun fournisseur et doit par consquent tre particulirement tudi. Vous pouvez adopter par ex. 1-Excellent = 3 2-Adquat = 2 3-Pauvre = 1 4- Totalement insatisfaisant = 0 5- Non applicable
Votre entreprise 9) Elaboration dun questionnaire daudit

La note finale peut se faire sur base dun
calcul en pourcentage. Vous pouvez galement indiquer O/N/Non applicable et comptabiliser le nombre de Oui. Vous pouvez aussi avoir une chelle avec satisfaisant, acceptable, moyen, insuffisant, non applicable
Votre entreprise 9) Elaboration dun questionnaire daudit (suite)

Chaque question peut galement tre
pondre.
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Votre entreprise
10) La sous-traitance de laudit un autre organisme Lentreprise peut sous-traiter laudit un
autre organisme. Cette solution prsente des inconvnients :

Perte du lien client-fournisseur Pas de reflet de la culture de votre entreprise sur le plan qualit Formalisation / standardisation Risque de remarques exagres. Lauditeur cherchera viter tout risque.
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Votre entreprise 11) Communication au fournisseur

Information faite au fournisseur :
Type daudit Date (s) prvisionnelle (s) But de laudit
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Votre entreprise 11) Communication au fournisseur

Il arrive que le fournisseur refuse dtre audit. Dans ce cas, prvoir soit :
Une autre dmarche si par ex. mono-sourcing (possibilit dun envoi de questionnaire) Linformation du risque encouru sur les retombes commerciales.
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LAUDIT
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LAUDIT
Formation du/des auditeur (s) Liste des fournisseurs auditer Dtermination du type daudit effectuer Dtermination dun planning daudit annuel Information au fournisseur de la date prvisionnelle de laudit
Prparation de laudit 1/Envoi dun pr-questionnaire chez le fournisseur 2/ Runion de prparation 3/ Envoi de lagenda daudit chez le fournisseur Audit 4/ Runion pralable chez le fournisseur 5/ Examen du : Produit process de lorganisation 6/ Recensement des non-conformits 7/ Runion de clture chez le fournisseur
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Suivi et Clture
8/ Runion de debriefing dans lentreprise

9/ Rdaction du rapport daudit 10/ Envoi dun rapport daudit rsum au fournisseur 11/ tude des rponses du fournisseur 12/ Raudit si ncessaire sinon clture
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I- Prparation de laudit 1/Envoi et analyse des rponses du prquestionnaire

a) Envoi et Analyse des rponses du pr-questionnaire La structure de lentreprise : Nombre de personnes % consacr tel secteur, les produits fabriqus.. Lorganigramme :
Direction
Service 1
Service 2
Service 3
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- Type dentreprise : filiale,
- Activit du fournisseur : distributeur,
fabricant, - Etude des autres documents fournis : - Description de process rsume - Plan des btiments
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- Accrditation, certifications.
- Adresse de lentreprise
- Nombre de personnes y travaillant.
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I- Prparation de laudit 2/Runion de prparation

b) Etude des donnes existantes sur le fournisseur (si
fournisseur dj rfrenc)
Rating fournisseur : sa note sur les dlais et
la qualit Liste de lensemble des produits fournis par le fournisseur Etude plus approfondie des problmes rencontrs et de leur rsolution
I- Prparation de laudit 2/Runion de prparation

tude :
- des problmes en cours.

- des documents/certificats fournis par le
fournisseur avec chaque livraison - du dernier compte-rendu daudit et des rponses apportes aux non-conformits (si applicable)
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I- Prparation de laudit 2/ Runion de prparation (suite)

c) Dtermination des points-cl auditer Selon le type daudit et le type de produits livrs, les
points-cl auditer seront diffrents.
Si fournisseur existant (cf point prcdent)

Si nouveau fournisseur certifi ISO, orientation de laudit Si nouveau fournisseur non certifi ISO, orientation de laudit

Ex. : pour un audit de certification,
lauditeur se concentrera principalement sur tous les domaines qui permettent dtablir par ex. un certificat (contrles en ligne, contrles labo.)
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Etude des documents signs avec le
fournisseur (ex. cahier des charges, spcifications)
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I- Prparation de laudit 3/ Elaboration et envoi dun agenda daudit

Lagenda daudit reprend :
La confirmation de la date daudit Les plages horaires Les dpartements audits Les noms et responsabilits des auditeurs
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II- Laudit 4/ La runion de prsentation avec le fournisseur
Prsentation des participants tude de lagenda Explication du process Prsentation des entreprises But de laudit
viter le pige de la perte de temps..

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A VOUS MAINTENANT cas pratiques

Vous tes acheteur pour une entreprise pharma. Vous allez auditer deux fournisseurs potentiels :

Cas n 1 :
Un fabricant dtiquettes adhsives avec systme de suspension : la socit Schreiner, base en Allemagne (vido rsume)
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A VOUS MAINTENANT cas pratiques
Cas n 2 : Un fabricant de flacons : la socit SGD, base en France (description de process et photos sur Internet) Sur base de chacun des points dfinis aprs, listez les questions que vous devez poser chaque fournisseur.
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II- Laudit 5/ Examen du produit, process, de lorganisation

La politique qualit de lentreprise (Quality) Les principes :
Sassurer que le fournisseur
dispose de procdures de gestion de la qualit Est toujours conforme aux demandes du client
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Les points vrifier sont les suivants :
- Existence dune politique qualit - Communication de cette politique lensemble du personnel - Analyse de lorganigramme - LISO, sinon tude des procdures/documents qualit - Dfinition claire des rles et responsabilits de chacun sur le plan qualit - Revue priodique de lensemble des documents qualit de lentreprise.
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La revue de Contrat (Contract Review) Les principes :
dispose de procdures de gestion des clients Est toujours conforme aux demandes du client
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- Exploitation des documents techniques fournis par le client - Transcription de ces documents dans le systme du fournisseur sans modification - Analyse de limpact de toute modification demande par le client et enregistrement - Information pralable au client de toute modification de procd de fabrication - Les besoins des clients doivent tre clairement exprims

Le dveloppement de produit (Design
Control)
Les principes :
dispose dune procdure traitant du dveloppement de produit Est toujours conforme aux demandes du client
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- Dfinition dun plan qualit, de contrle, de ralisation de prototype ou dchantillons - Adquation de ces plans / demandes du client - Contrat de confidentialit - Approbation des modifications - Validation du produit, des systmes - Retranscription au stade industriel (en production) - Conservation des informations
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Achats (Purchasing Control)
Documents internes Documents contractuels (avec le fournisseur) si signature des deux parties
Procdure dachats (ex Mat. Premires, services..)

Demande dachats Demande de retour fournisseur Rating fournisseur Lettre (et procdure) de nonconformit Procdure dapprobation de fournisseur Liste des fournisseurs et de leur statut
Contrat
Bon de commande/Accus de rception Cahier des charges/spcification
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Achats (Purchasing Control) Les principes :
dispose de procdures dachat/approvsionnement A une gestion des fournisseurs sous contrle
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Les points vrifier sont les suivants : - Existence systmatique dun contrat pour tout
achat - Communication au fournisseur des exigences et information retour - Suivi des non-conformits et de leur impact - Systme dapprobation des fournisseurs - Notation des fournisseurs (qualit, dlai) - Verrouillage de lachat avec des fournisseurs approuvs

Stockage (Storage) a) matires premires b) produits semi-finis c) produits finis
Les principes :
dispose dune procdure de gestion des stocks A un stockage sous-contrle

ISCAE 49
a) matires premires :
- sgrgation des produits : en attente de
libration, non-conformes, librs - identification du statut des produits - sparation des produits dangereux - identification des palettes/produits
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a) matires premires :
- emplacement des produits dfini
- FIFO
- contrles rception (documents, qualit,
quantit) - tat du stock

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Les points vrifier sont les suivants : a) matires premires : - flux de matires - respect des conditions de stockage / caractristiques du produit (ex 2-8C, pas de gerbage) - cas particulier des frigos (contrles des tempratures, historique, maintenance) - si stockage en silos, absence de contamination lot conforme et non conforme. - si possibilit, stockage sur palettes

Les points vrifier sont les suivants : b) produits semi-finis :
Outre certaines caractristiques identiques au stockage des matires premires, vous devez galement vrifier : Codification et identification du stade de la fabrication Sgrgation si ncessit de tests c) produits finis : Flux spar des matires premires et du semi-fini Sparation stock produit fini entre un retour client et une production
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c) cas des matires fournies par vous
- Sgrgation et identification des matires

- Gestion de stock et comptabilisation spare
(inventaire vous fournir) d) Inventaires Assurance de la comptabilisation du stock Mthode dinventaires Identification des produits jets (premption, dclassement)
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Fabrication (Manufacturing process) Les principes : Sassurer que le fournisseur
dispose dune procdure de suivi de fabrication Matrise toutes les tapes du processus de fabrication
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Fabrication (Manufacturing process)

- gestion du planning (lancement en production,
modifications, informations..) - vide de chane - validation des paramtres machine cl (limite de temprature) - validation des quantits de matire utiliss
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Fabrication (Manufacturing process)

- dfinition des critres dacceptation ou de refus des
produits en cours de fabrication

- assurance dune sgrgation des chanes de fabrication et
des produits
- dossier de fabrication : indication des tapes du process,
quipements et moyens mettre en uvre, oprations raliser)
- procdures de description de process
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II- Laudit 5/ Examen du produit, process, de lorganisation Fabrication (Manufacturing process)

- assurance du respect de ces procdures - mises jour des procdures / documents en temps rel si
modification
- vrification des lments complts sur le dossier de
fabrication
- identification des produits - procdure dchantillonnage en cours de production
Contrles laboratoires chimiques ou
physiques (Laboratory controls) Les principes : Sassurer que le fournisseur dispose dune procdure laboratoire Matrise toutes les tapes gestion des tests

- dpendance hirarchique des laboratoires

- tests raliss - rfrentiels utiliss - validation des mthodes - gestion des non-conformits (procdures de
retests) - matriel utilis / matires utilises (ractifs)

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Emballage et Transport (Packaging and
Transport) Les principes : Sassurer que le fournisseur dispose dune procdure Distribution des produits matrise toutes les tapes finales de lemballage larrive chez le client
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Les points vrifier sont les suivants : - les stations demballage - Rconciliation des quantits dtiquettes utilises - Si utilisation dun code-barre, validation du systme - Identification des produits selon la volont des clients - les matriaux utiliss - les liens avec les transporteurs

Mtrologie (Inspection mesuring, and
Test Equipment)
Ex. de liste dinstruments connus

Mcanique Mtre Pied coulisse Palmaire Jauge Physique Densimtre Viscosimtre Thermomtre Hygromtre Electricit Amperemetre Voltmtre Conductivimtre Capacimtre Chimie PH Mtre Colorimtre Rvlateur Analyseur
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Mtrologie (Inspection mesuring, and Test
Equipment)
Mcanique
Gabarit
Physique
Baromtre
Electricit
Testeurs
Chimie
Balance
Dynamomtre Compteur Horloge Chronomtre
Anmomtre
Altimtre
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Mtrologie (Inspection Measuring, and
test Equipment) Les principes : Sassurer que le fournisseur
dispose de procdures de mtrologie et de calibrage A un parc dinstruments sous contrle
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- lecture de la procdure de mtrologie

- liste des appareils et localisation
- mthode dtalonnage
- si sous-traitance : vrifier si contrat - frquence de la calibration
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- identification des appareils et du statut de
la calibration - si mesure ou instrument labor en interne, validation de la mthode de la calibration - cas dun appareil non-conforme - historique des donnes
Garantie Service aprs-vente. Les principes :
dispose dune procdure de garantie respecte la dfinition juridique de la notion de garantie du pays
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Le fournisseur doit sassurer que le client
dispose des garanties suivantes : - paisible possession du bien vendu - possession utile, le bien fourni doit tre exempt de vices qui le rendent impropre lusage auquel il est destin.
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Pour prtendre la garantie, trois conditions
doivent tre runies : - le vice doit rendre la chose impropre lusage - le vice doit tre cach - le vice doit tre antrieur la vente
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Audits internes (Internal Quality Audits) Les principes : Sassurer que le fournisseur
dispose dune procdure daudit interne gre en totalit le contrle de tous ses dpartements
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Les points vrifier sont les suivants : Existence dun planning daudit interne et dauditeurs forms Assurance que tous les dpartements soient audits au moins une fois Rponse faite par chaque dpartement sur les points soulevs Auditeurs indpendant du dpartement audit
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Formation du personnel (Training) Les principes :
dispose dune procdure de formation du personnel met en place tous les moyens pour avoir un personnel professionnel
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Existence dun tableau reprenant les noms des personnes, les formations suivre et les formations suivies valuation des personnes Formations renouveles au bout de certaines priodes
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II- Laudit 5/ Examen du produit, process, de lorganisation Formations en cas de changement de lenvironnement (machines) Formations suite des problmes qualit Information au personnel du contenu des tches, responsabilitsde leur fonction Classification des non-conformits
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Gestion des problmes qualit (non-
conformities) Les principes : Sassurer que le fournisseur dispose dune procdure de gestion des problmes qualit met en place tous les moyens pour amliorer sa gestion
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Existence dun tableau reprenant les clients, problmes qualit rencontrs, actions correctives mises en place. Sgrgation des produits non-conformes Recherche de lorigine dun problme qualit Information de suivi communique au clients avec mesures correctives mises en place.
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II- Laudit 5/ Examen du produit, process, de lorganisation Sgrgation/recherche de tous les produits pouvant avoir eu le mme problme. Mise en place dactions prventives Possibilit de rappel des produits chez les clients Si un produit est retravaill suite une nonconformit, il doit avoir une identification part.
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Traabilit-Gestion documentaire (Records) Les principes : Sassurer que le fournisseur
puisse retrouver lorigine de chaque matire, fourniture pour chaque produit fini fabriqu
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Donnes archives Dlai de conservation des archives dfini Identification des donnes conserver Forme de larchivage (papier, informatique ?) Dfinition des accs informatiques autoriss Back-up informatiques Liste des noms et des signatures des personnes
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Environnement de lentreprise (Environment)

- Existence de piges pour insectes et rampants - Suivi de ces piges - pas de risque de contamination des produits (si
produits sensibles) - zones contrles dfinies - procdures de nettoyage des machines - logique du flux des matires
II- Laudit 6/ Recensement des non-conformits

Au moment de la notification dune
dviation/qualit telle que requise, informez-en le fournisseur. Notez-les points au fur et mesure. Ayez un esprit critique mais, objectif.
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II- Laudit 6/ Recensement des non-conformits

Vous tes l pour valuer si un fournisseur
est apte travailler avec votre entreprise. Sachez sparer ce qui est essentiel de ce qui est accessoire. Vous devez galement vous assurer que les procdures sont bien rdiges et surtout appliques.
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II- Laudit 7/ Runion de clture chez le fournisseur

Si vous tes en quipe, demandez vous concerter
en fin daudit afin de rsumer les points. Vous vrifiez que vous disposez de lensemble des informations vous permettant de complter le rapport daudit ultrieurement. Puis, vous ferez un compte-rendu immdiat et rsum au fournisseur, en indiquant les points forts et les points faibles.
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II- Laudit 7/ Runion de clture chez le fournisseur

Il est important de lui communiquer les
points faibles, pour avoir une raction immdiate du fournisseur :

Une explication peut ne pas avoir t fournie Le fournisseur doit pouvoir immdiatement faire une compte-rendu intermdiaire en interne
Vous devez dire au fournisseur quun
compte-rendu lui sera communiqu.

III- Suivi et clture 8/ Runion de debriefing dans lentreprise
Vous reconstituez lquipe daudit et
analysez lensemble des informations reues. Vous devez valuer chaque question et indiquer chaque point ngatif rencontr ainsi que son niveau critique. Le rapport daudit doit comprendre tous les lments. Ce rapport est interne et confidentiel. Vous ne pouvez le divulguer.
III- Suivi et clture 9/ Rdaction du rapport daudit

Le rapport daudit doit permettre tout
futur auditeur de comprendre lentreprise audite et les points soulevs.
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III- Suivi et clture 10/ Envoi du rapport daudit rsum au fournisseur
Sur base du rapport dtaill, vous rdigez
un rapport rsum envoy au fournisseur. Cest dans ce rapport que vous indiquez :
Les non-conformits rencontres Les demandes daction corrective avec date butoir La position de lentreprise suite laudit
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III- Suivi et clture 11/ Etude des rponses du fournisseur

Votre rle est de vous assurer que le
fournisseur rponde aux points soulevs. A rception des rponses, vous devez analyser leur contenu avec le reste de lquipe daudit. Vous dcidez sur cette base, si les rponses sont satisfaisantes ou non.
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III- Suivi et clture 12/ R-audit si ncessaire, sinon clture

Si vous le jugez ncessaire, vous pouvez
aller rauditer le fournisseur pour vrifier lapplication des mesures. Sinon, vous pouvez clturer laudit.
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III- Suivi et clture 12/ R-audit si ncessaire, sinon clture

Attention, laudit peut signifier que vous ne
slectionnerez pas le fournisseur si vous jugez que son niveau de qualit nest pas suffisant. La clture daudit doit tre notifie au fournisseur et dans votre planning de suivi des audits. Vous pouvez squencer les audits tous les 3 ans.
A VOUS MAINTENANT cas pratique
Cas pratique n 3 LISCAE vous demande de sous-traiter le nettoyage de la salle actuelle. Dterminez lensemble des informations techniques que vous allez communiquer au fournisseur. Sur base de ces informations, tablissez un schma daudit (vous pouvez vous baser sur laudit produit prcdent mais, vous devez ladapter cet achat de service).
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CONCLUSION
Maintenant vous avez lensemble des cls pour tre un auditeur achat. PROFESSIONNALISME ET EXPERTISE = THEORIE ET APPLICATION
A VOUS DETRE UN EXEMPLE AUSSI BIEN EN INTERNE QUEN EXTERNE

93

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Votre entreprise 5) Choix des auditeurs

vous impliquer laudit ? -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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Votre entreprise 6) Qualit dun bon auditeur

Ayant lesprit de synthse

Votre entreprise 7) Formation laudit

Votre entreprise 8) Dtermination dun planning daudit annuel

forme par exemple dun tableau ex. :

Nom de contact pour laudit

Niveau de risque : vous devez avoir une

Votre entreprise 9) Elaboration dun questionnaire daudit

Votre entreprise 9) Elaboration dun questionnaire daudit

Votre entreprise 9) Elaboration dun questionnaire daudit (suite)

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autre organisme. Cette solution prsente des inconvnients :

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8/ Runion de debriefing dans lentreprise

I- Prparation de laudit 1/Envoi et analyse des rponses du prquestionnaire

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I- Prparation de laudit 1/Envoi et analyse des rponses du prquestionnaire

- Type dentreprise : filiale,

- Activit du fournisseur : distributeur,

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I- Prparation de laudit 1/Envoi et analyse des rponses du prquestionnaire

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I- Prparation de laudit 2/Runion de prparation

Rating fournisseur : sa note sur les dlais et

I- Prparation de laudit 2/Runion de prparation

- des problmes en cours.

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I- Prparation de laudit 2/ Runion de prparation (suite)

points-cl auditer seront diffrents.

Si fournisseur existant (cf point prcdent)

I- Prparation de laudit 2/ Runion de prparation (suite)

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I- Prparation de laudit 2/ Runion de prparation (suite)

fournisseur (ex. cahier des charges, spcifications)

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I- Prparation de laudit 3/ Elaboration et envoi dun agenda daudit

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II- Laudit 4/ La runion de prsentation avec le fournisseur

viter le pige de la perte de temps..

A VOUS MAINTENANT cas pratiques

A VOUS MAINTENANT cas pratiques