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Puntos importantes para la auditoría de los pagos parafiscales y de seguridad social de una empresa

Son por lo menos 7 puntos importantes los que se tienen que verificar cada mes sobre la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA que presentan las empresas para efectuar el pago de estos aportes. Fue a partir del año 2008 en adelante cuando se logró unificar que todo tipo de empresa, sin importar su número de empleados, quedaría obligada a efectuar la presentación y pago de los aportes a seguridad social y parafiscales de todos sus empleados utilizando una única planilla mensual denominada PILA (Planilla Integral para la Liquidación de Aportes)

La adopción de este mencanismo como forma única de presentación y pago de los mencionados aportes tuvo la siguiente evolución: 1-En el año 2006 empezaron a hacerlo obligatoriamente (y solamente en forma virtual) las Grandes Empresas (más de 100 trabajadores). 2-En el 2007 lo empezaron a efectuar (solamente en forma virtual) las medianas empresas (empresas entre 10 y 100 trabajadores) 3-En el año 2008 lo empezaron a efectuar obligatoriamente (ya sea en forma virtual o en forma asistida) las empresas de menos de 10 trabajadores y los Trabajadores independientes.

Como consecuencia de lo anterior, en todas las empresas que cuentan con servicios de auditoría externa o Revisoría Fiscal, el trabajo de dichos funcionarios se ha visto notablemente favorecido a la hora de tener que revisar los pagos de los aportes aseguridad social y parafiscales que realiza la empresa pues ya no tienen que revisar esa multitud de diferentes formularios mensuales que se usaban para cada EPS, o Fondo de Pensiones o ARP según donde estuviera afiliado cada trabajador.

Hoy día dichos auditores solo tendrán que hacer revisiones al único archivo en PDF que la empresa obtiene cuando tramita la presentación y pago de su PILA mensual ante uno cualquiera de los distintos Operadores de información que están autorizados por el Ministerio de la Protección social para recepcionar virtual o asistidamente el pago de los aportes de la empresa.

Cuando se entra a las páginas de internet de los bancos en Colombia, se puede creer que es el banco el que está actuando como “operador de información” pues colocan un enlance que dice: “pague aquí sus aportes a seguridad social y parafiscal”. Sin embargo dicho enlace solo remite al interesado hasta el portal del verdadero Operador denominadosoi.com.co, ya que dicho Operador tiene como accionistas a los más importantes bancos de Colombia)

Puntos que se deben revisar 1-Que haya sido emitido por alguno de los Operadores de Información autorizados por el Ministerio de la Protección social.Esa planilla deberá contener todas las columnas y convenciones que diseño el Ministerio de la Protección social como contenido de una PILA (ver laResolución 1747 de Mayo de 2008 que derogó y reemplazó la Resolución 634 de 2006; téngase presente que a turno la Resolución 1747 de 2008 ha sido modificada con las resoluciones 2377 de Junio de 2008, 0199 de Enero de 2009, 000504 de Febrero de 2009, 000990 de Abril de 2009, 2249 de Junio de 2009 y 1004 de Marzo de 2010

Puntos que se deben revisar 2-Algunos de tales operadores, al generar el archivo de PDF con la planilla presentada y pagada, le generan una leyenda atravesada que dice: “PAGADA”. 3-Que la empresa aportante, de acuerdo con lo indicado en el artículo 38 de la Resolución 1747 de 2008 del Ministerio de Protección social, haya recibido dentro de los días siguientes al pago de los aportes un correo electrónico de parte de cada una de las EPS, Fondos, ARPS y Cajas de compensación, confirmando que recibieron el respectivo pago

Puntos que se deben revisar
4-Que la presentación y el pago de la Planilla se haya efectuado dentro de los plazos fijados en el Decreto 1670 de 2007 (estos plazos se cumplen dependiendo del último dígito del Nit de la empresa aportante y de la cantidad de empleados que cada mes llegue a tener la empresa). Si se presentaron con posterioridad a dicha fecha, que en ese caso se hayan cobrado por parte del Operador de información los respectivos intereses de mora, los cuales se liquidan al mismo estilo con que se liquidan los intereses de mora sobre obligaciones tributarias).

Puntos que se deben revisar 5-Se deberán hacer algunas pruebas con los aportes efectuados en cabeza de algunos de los trabajadores de la empresa verificando que su aporte sí se haya enviado a las EPS y fondos de Pensiones escogidos por dicho trabajador (Nota: En este punto es importante tener presente que los Operadores de Información identifican a cada EPS, o Fondo, o ARP, o Caja de Compensación con unos códigos especiales

Puntos que se deben revisar
6-Verificar si sobre el valor base ingreso de cotización reportado en la PILA para esos trabajadores se hicieron todas las cotizaciones respectivas a las tarifas vigentes.

Puntos que se deben revisar 7-Por último, los auditores y Revisores, y hasta los mismos trabajadores de la empresa, pueden también acceder a unos enlaces especiales en el portal del Ministerio de la Protección social donde se puede confirmar si la empresa ha efectuado oportunamente el pago de los aportes de seguridad social y parafiscales.

Porcentajes de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales

Seguridad Social SALUD PENSION ARP % 12,50% 16% 0,522% AL 8,7% PAT RONO 8,50% 12% 100% % 4% 2% 3% 9% T RABAJADOR 4% 4%

Parafiscales CAJA DE COMPENSACION SENA ICBF T OT AL EL 100% LO ASUME EL PAT RONO

Base para liquidar aportes a seguridad social

La base sobre la cual se deben liquidar los aportes a seguridad social tanto en salud como en pensión, es el salario mensual según en los términos contemplados por el código sustantivo del trajo.
Así lo dispone el artículo 18 de la ley 100 de 1993 modificado por el artículo 5 797 del 2003. Esto quiere decir que para determinar la base sobre la que se debe cotizar a salud y pensión, tenemos que remitirnos a lo que dice el código sustantivo del trabajo respecto al salario por cuanto este es la base de cotización.

Elementos integrantes Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dineroo en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de lashoras extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.

Pagos que no constituyen salarios. No constituyen salario las

sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador,cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, devacaciones, de servicios o de navidad.

Salario en especie forma parte de la base para los aportes a seguridad social
El salario pactado en especie, forma parte del ingreso base de cotización al sistema deseguridad social, e incluso forma parte de la base para los aportes parafiscales y prestaciones sociales.

Se debe tener presente eso sí, que los pagos en especie pactados como no constitutivos de salario, no deben afectar la base mínima de aportes que es de un salario mínimo mensual, y que además esos pagos en especie tratados como no constitutivos de salario no debe ser superiores al 40% del total de los ingresos percibidos por el trabajador, de suerte que la facultar legal para pactar como no constitutivos de salario algunos pagos en especie, está sometida a dos límites que se deben respetar, básicamente para evitar la evasión de aportes al sistema de seguridad social.

Prestaciones sociales no forman base para el cálculo de seguridad social Las prestaciones sociales no se incluyen dentro de la base sobre la cual calculan los aportes al sistema de seguridad social en pensiones, salud y riesgos profesionales. Las prestaciones sociales son la prima de servicios, las cesantías, los intereses sobre las cesantías y la dotación las prestaciones sociales no forman parte del salario, debido a que son una prestación independiente, son un beneficio adicional al trabajador que no constituye salario, por tanto no hace parte ni para aportar a seguridad social ni para los parafiscales.
Es sobre el salario definido en el artículo 127 del código sustantivo del trabajo que se cotiza para seguridad social.

Seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales en vacaciones Las vacaciones son un descanso remunerado, periodo en el cual se deben hacer las respectivas cotizaciones en seguridad social y aportes parafiscales. En cuanto a la seguridad social, el trabajador en todo momento debe estar cobijado tanto por el sistema de salud como el de pensiones y de riesgos profesionales, por lo que se debe cotizar por estos conceptos en los periodos de vacaciones. El aporte a salud y pensión se debe hacer normalmente en las proporciones que le corresponden tanto al empleado como al empleador.

Limites a la base de aportes al sistema de seguridad social

La base sobre la cual se realizan los aportes a seguridad social está sometida a un límite legal. La base de aportes a seguridad social tanto en salud como en pensión, no puede ser inferior al salario mínimo ni superior a los 25 salarios mínimos mensuales. Esta limitación está dada por el artículo 5 de la ley 793, reglamentado por el decreto 510 de 2003 en su artículo 3

Aportes a seguridad social en el salario integral Los aportes a seguridad social en los casos en que se pacta un salario integral, se deben realizar sobre el 70% del salario integral. Recordemos que se puede pactar un salario integral cuando este es superior a 10 salarios mínimos mensuales más un 30% correspondiente al denominado factor prestacional, por lo que un salario integral, debe ser como mínimo equivalente a 13 salarios mínimos legales mensuales. Vemos que el salario integral está compuesto por dos factores o partes: el remuneratorio y el factor prestacional. El factor prestacional debe ser de por lo menos el 30%, por lo que el remuneratorio será del 70%.