You are on page 1of 40

1. Mengenal pasti pelbagai alat / tools yang diguna pakai dalam pengurusan projek 2.

Menyedia dan menggunakan alat/tools yang bersesuaian bagi melaksanakan projek

Mudah digunakan

ALAT-ALAT PENGURUSAN PROJEK

http://www.mindtools.com/

Alat atau radas kualiti digunakan dalam melaksanakan projek dengan lebih terancang dan sistematik

Meningkatkan keberkesanan proses pembinaan dan pelaksanaan pelan dalam pengurusan projek

Rasional 1
• Memberi fokus kepada mesyuarat • Membuat keputusan berasaskan berasaskan proses saintifik (analisa data) dan bukan andaian

Rasional 2
• Usaha pengekalan prestasi cemerlang lebih mudah dilakukan berasaskan maklumat yang ada secara sistematik • Penyesuaian & perubahan pada tindakan senang dikesan dan dilakukan penambahbaikan seterusnya

Formal means to identify and correct gaps between desired levels and actual levels of performance

What is Gap Analysis

Alat-alat Pengurusan Projek
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Analisis Jurang Rajah Tulang Ikan Isihikawa Carta Alir Senarai Semak Carta Gantt Jadual Pengawalan Projek Matriks Tanggungjawab Kaedah Sumbangsaran

Jurang ini masalah

Analisis Jurang

Amalan Semasa

Langkah Amalan Bukti Tindakan dikehendaki Kejayaan

Persepsi Pelanggan
Baik

Gaps Model

Pembaziran Masa (4)

Kepentingan /Harapan
Rendah

Kekuatan (1)

Tinggi

Kekurangan kecil (3)

Ruang penambah baikan (2)

Lemah

Contoh Analisis Jurang Projek Peningkatan Prestasi Pasukan Olahraga Sekolah SMK Taman Connaught 3POS
3POS

Status Quo 40 atlet sedia ada (sederhana & cemerlang) Latihan secara bermusim Atlet terlibat dalam lebih 2 acara Tiada peruntukan khas bagi melahirkan atlet berprestasi tinggi

Jangkaan 40 atlet cemerlang sehingga akhir 2010 Latihan secara berterusan sepanjang tahun Maksimum 2 acara sahaja Peruntukan khas diwujudkan

Bidang olahraga hanya satu aktiviti Olahraga menjadi fokus sabagai biasa dalam sukan satu niche sekolah Bakat atlet tamat apabila tiba tahun peperiksaan awam / tamat persekolahan Wujud barisan atlet yang mantap dan melangkaui peringkat sekolah untuk jangka masa panjang

Pemakanan dan pengambilan nutrisi tambahan atlet merupakan tanggungjawab atlet sendiri

Pemakanan dan pengambilan nutrisi tambahan atlet terancang berdasarkan keperluan

Tulang Ikan Ishikawa analisissebabakibat
• Analisis Sebab & Akibat • Mengenal pasti sebab yang menjadi punca masalah melalui percambahan fikiran • Berupaya mengaitkan sebab-sebab kepada satu masalah melalui gambaran ringkas

Tulang Ikan Ishikawa

4M 1E

Contoh sebenar TII

Langkah Pembinaan
• • • •

digabungkan dengan sumbangsaran / peta minda

Kenal pasti masalah (brainstorming) Faktor utama (4M & 1E) Kenal pasti punca masalah Analisa rajah anda

Carta Alir
• Menunjukkan sesuatu proses secara terperinci mengikut urutan dalam bentuk grafik • Mengenal pasti titik kritikal dalam sesuatu proses • Titik kritikal memerlukan kawalan / pemeriksaan bagi tujuan penambahbaikan

Senarai semak
• Menyenaraikan tugas /aktiviti yang perlu diselesaikan dalam bentuk jadual • Borang disediakan dan menandakan √ setelah selesai dilaksanakan

Contoh Projek 3POS Aktiviti: Ceramah
Bil Peristiwa 1 Mengenal pasti penceramah 2 Menjemput penceramah 3 Persediaan dewan 4 Laporan ceramah Ya Tidak

Carta Gantt visualizing progress
• Carta Gantt adalah perwakilan secara grafikal mengenai tempoh tugasan dalam progression of time. • Alat yang berguna merancang, menjadual dan memantau pelaksanaan projek

Jadual Pengawalan Projek
• Menunjukkan hasil sesuatu proses dalam tempoh masa • Proses di bawah kawalan / tidak • Mengesan sebarang hasil seperti variasi kos, isipadu, kekerapan perubahan

Contoh Jadual Pengawalan Projek
Aktiviti
Anggaran Kos

Kos Sebenar 200.00 500.00 -

Varian Kos 100.00 -

Tempoh Dalam Pelan 5 hari 3 hari 2 hari

Tempoh Sebenar 5 hari 3 hari 6 hari

Varian Tempoh +4 hari

Mesyuarat Ceramah Kertas cadangan pakar pemakanan

200.00 600.00 -

Varian Kos cost variance
Anggaran kos – Kos Sebenar

• Menunjukkan ketepatan bajet asal

Varian Tempoh schedule variance
Tempoh sebenar – Tempoh dalam pelan

• Menunjukkan ketepatan masa tugas disiapkan • Ahead of schedule/behind

RESPONSIBILTY ASSIGNMENT MATRIX (RAM)
lihat bidang tugas

Tahap

Aktiviti

Penaja

Pengurus

Pegawai

Lihat WBS

rujuk

RESPONSIBILTY ASSIGNMENT MATRIX (RAM)
lihat bidang tugas

Tahap Aktiviti

Penaja

Pengurus

Pegawai

PARTICIPATION TYPE (RACI Matrix) KEY: R Responsible -Those who do the work to achieve the task A Accountable -approver/authority/sign off/only one -Accountable for the correct and thorough completion of task/deliverables C Consulted -opinion sought & two way communication I Informed -kept up to date on progress only on completion of task -one way communication

Matriks Tanggungjawab
Perisitwa

Aktiviti
P

Tanggungjawab
PK HEM PK Koku SU Sukan

1 2

Mesyuarat J/K Sukan Melantik JK Pelaksana

K K

A A

A A

A A

3
4

Mesyuarat JK Pelaksana
Pembahagian kumpulan atlet

K

A
K

Responsibility Matrix
Instructions: Use this matrix to assign and track team responsibilities and tasks.

Details:
TASK Responsible Timeframe Complete Notes Member(s) By Date

Alat-alat Pengurusan Projek
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Rajah Tulang Ikan Isihikawa Analisis Jurang Carta Alir Senarai Semak Carta Gantt Jadual Pengawalan Projek Matriks Tanggungjawab Kaedah Sumbangsaran

Kaedah sumbangsaran