REDACTION ADMINISTRATIVE

Introduction
Quest-ce que la rdaction administrative ? En effet, rdiger, revient crire. Or, dune manire gnrale, lon ncrit pas pour soi, mais pour les autres. La rdaction consiste donc communiquer. Il y a un metteur et un rcepteur qui en sont les diffrents acteurs. Autrement dit, en quoi consistent lmission et la rception en matire de rdaction administrative ? Il nest pas possible de rpondre cette question sans savoir ce quest ladministration.

La dfinition de la notion dadministration prendra trois formes : au sens large et strict du terme, puis les implications de lapproche restrictive. Gnralement conue, la notion dadministration est polyvalente un double titre. Dune part, elle est synonyme de celle dinstitutions administratives. De ce point de vue, elle regroupe ladministration tatique, ladministration locale dcentralise et les tablissements publics. A ces structures classiques sajoutent les Autorits administratives indpendantes (AAI). Le Mdiateur de la Rpublique en est un exemple type dans ce dernier domaine.

Dautre part, ladministration dsigne la fois une structure et les activits qui y sont menes. Cest ce que traduit ces propos dun auteur : Le mot

administration a plusieurs significations : il dsigne matriellement ou fonctionnellement une activit et organiquement ou formellement linstitution qui exerce cette activit. Pour les nuancer, nous suivrons un usage ancien en crivant administration pour dsigner la premire acception et Administration pour la seconde (Voir Didier TRUCHET, Droit
administratif, Paris, Puf, Coll. Thmis Droit, 3e dit., 2010, p.87)

Cest ce tire que le Doyen VEDEL conoit ladministration comme lensemble des activits

du gouvernement et des autorits dcentralises, trangres la conduite des relations internationales et aux rapports entre les pouvoirs publics . (EDCE, 1954). Les autorits

dcentralises sont la fois celles de la dcentralisation territoriale et des tablissements publics.

Au sens strict, la notion dAdministration se limite lAdministration tatique et lAdministration locale dcentralise. LAdministration tatique comprend lAdministration centralise et lAdministration dconcentre. Ladministration centrale regroupe la prsidence de la Rpublique, le Gouvernement, les ministres et les diffrentes directions nationales. LAdministration dconcentre traite des dpartements. Il en existe une douzaine au Bnin. Sy ajoutent les directions dpartementales. Ladministration locale dcentralise concerne les communes. Elles sont au nombre de 76. Il en existe 73 ordinaires et trois statut particulier. Dans ce cas, seules les autorits des territoires dcentraliss entrent en ligne de compte.

LEtat ou les collectivits locales dcentralises peuvent crer dautres structures pour les prolonger dans lexercice de leurs diffrentes fonctions, comptences ou attributions. De faon pratique, les institutions ainsi cres permettent de rapprocher davantage ladministration de ladministr de par les activits quelles ont pour mission daccomplir. Cest pourquoi on les qualifie aussi dinstitutions dcentralises, mais il sagit dune dcentralisation technique ou fonctionnelle. Elle ne doit pas tre confondue la dcentralisation territoriale. Les institutions spcialises bnficient dune autonomie. Seulement, elle nest pas autant pousse que celles des communes. Elles sont connues sous le nom dtablissements publics.

Les activits qui sont exerces par les tablissements publics sont dnommes des services publics. Certaines dentre elles sont comparables celles qui se droulent au sein de lAdministration en se sens quelles poursuivent la satisfaction dun intrt gnral but non lucratif. Ce sont les services publics caractre administratif (SPA). Ils sont accomplis par des tablissements publics de mme nature, cest-dire caractre administratif (EPA). Dautres en revanche satisfont lintrt

gnral, mais tout en ayant pour principal objectif la recherche de profit. Leur but est lucratif. Il sagit des services publics caractre industriel et commercial (SPIC). Ils sont luvre des tablissements publics caractre industriel et commercial (EPIC). Mais il nest pas exclu que des SPA ou des SPIC soient confis des particuliers. Ils ne sont plus ce moment accomplis par des EPA ou EPIC. Lorganisation des diverses structures qui viennent ainsi dtre rappeles est effectue au moyen de plusieurs organes.

Ceux-ci varient dune structure lautre. Elle permet de dterminer la place quoccupent les agents ou catgories dagents qui voluent au sein dune Administration dtermine. Cela se traduit par la notion de hirarchie. De ce fait, la hirarchie administrative a une architecture pyramidale. On distingue le suprieur hirarchique, les collgues et les subordonns. Par hirarchie, il faudra donc entendre le lien juridique qui rgit les rapports entre les employs dune institution administrative. Ladministration elle-mme, au sens de ce cours, dsigne les structures administratives ainsi que les activits qui sy droulent dans le but de fournir des prestations quantitatives et qualitatives aux usagers, administrs ou citoyens et ce, dune manire efficiente.

La dfinition emporte deux observations. Premirement, la notion dadministration ne se limite pas aux institutions publiques. Il existe des administrations prives. Mais seule ladministration publique retiendra lattention ici. Secundo, pour laccomplissement des ses tches, une administration est appele entrer en relation avec elle-mme, les bnficiaires de ses prestations, avec dautres administrations, que celles-ci soient nationales, trangres ou internationales, publiques ou prives. La rdaction administrative npargne pas les institutions politiques. Par consquent, elle porte sur les crits qui sont raliss dans le cadre des diffrentes relations quentreprend une administration donne. Cest pour cette raison que lon admet que ladministration est essentiellement crite.

Dans cet ordre dides, la rdaction administrative dsigne lensemble des supports crits ou les correspondances qui schangent au sein dune mme administration et entre celle-ci et les diffrents partenaires qui concourent la ralisation de ses missions, chaque acteur jouant tantt, le rle dmetteur, tantt, celui de rcepteur. Les correspondances administratives jouent donc un rle capital dans la conduite des relations publiques.

De ce fait, la complexit qui caractrise la notion dadministration se rpercute sur les crits quelle produit. Il faut sy connaitre pour pouvoir sen sortir. Pour cette raison ltude de la rdaction administrative comprendra deux tapes : dune part, la technique dlaboration (premire partie), et dautre part, celle de la rdaction proprement dite des diffrents types de documents (seconde partie) qui servent de supports laction de ladministration.

Premire partie : La technique dlaboration des documents administratifs

Sexercer la rdaction administrative est une tche quotidienne. Cest une exprience que lon acquiert progressivement. Il faudrait matriser la manire de sy prendre et sy exercer de faon constante. De ce fait, la rdaction administrative exige une prparation (chapitre I). En outre, puisquelle est ralise dans un contexte prcis, savoir celui de ladministration, en loccurrence de ladministration publique, elle a des principes propres qui sont relatifs ses caractristiques (chapitre II). Il est ncessaire de les connatre pour que la rdaction (III) soit effectue en toute connaissance de cause.

Chapitre I : La prparation la rdaction administrative

Il importe au pralable davoir connaissance du sujet ou de lobjet de la rdaction administrative. Avoir connaissance du sujet signifie quil doit tre matris (section I). Interviendra aprs, la phase de la structuration ou de ltablissement du plan suivre pour rdiger la correspondance (section II) concerne.

Section I : La connaissance et la comprhension du sujet La rdaction dun document administratif est lorigine de certaines exigences. Il faut savoir traduire sa propre pense par crit. En outre, le dveloppement ou le rsum de la pense dautrui, la narration dun vnement, lanalyse dune situation et la transmission dun message sont autant de qualits dont doit jouir le rdacteur dun document administratif. La rdaction porte donc sur un sujet. Ce dernier doit tre connu (paragraphe I) et matris (paragraphe II).

Paragraphe I : La connaissance du sujet

La connaissance du sujet parat, la plupart du temps vidente. Parce quil faut avoir quelque chose crire avant de se mettre rdiger. Il peut sagir dune situation qui prvaut dans le service, La rdaction peut porter sur un vnement. Le rdacteur peut avoir pour point de dpart une instruction de son suprieur hirarchique. Il peut tre appel rendre compte, tablir le procsverbal ou le rapport dune sance. Il peut encore sagir dun bilan dactivit qui est ralis de faon priodique, ou du choix dune filire lENAM. Dans ces diffrents cas, lagent qui rdige a une connaissance du sujet. Il le rsume dans lobjet du document. Toutefois, il peut arriver que cette connaissance ne soit pas suffisante. Cest pourquoi il sera ncessaire que le rdacteur comprenne surtout le sujet.

Paragraphe II : la comprhension du sujet Comprendre le sujet consiste en avoir une parfaite matrise. Il faut tre en mesure de ltudier dans ses diffrents aspects. Le dossier sur lequel porte la rdaction peut avoir gravir des tapes. Le rdacteur doit pouvoir connatre le processus de son volution. Ce nest qu ce prix quil aura une ide claire et prcise des rponses y apporter ou de la suite y donner. Au sein du service metteur, il est appel tre le correspondant du destinataire du document considr. Deux mentions sur lesquelles on reviendra permettent de mettre en relief la porte que requiert la comprhension du sujet. Il sagit, au sein de ladministration, de la formule Dossier suivi par .

Une correspondance est certes adresse lautorit qui est au sommet de la hirarchie du service concern. Nanmoins, par la formule ainsi indique, ladministration facilite la tche aux administrs en leur indiquant avec prcision lagent qui soccupe de leur dossier pour quil ne soit pas appel passer de bureau en bureau. De ce fait, et pour sa part ou en retour, le destinataire prcisera au besoin : A lattention de . Ainsi il rappelle au service avec lequel il a affaire, que le courrier devrait tre affect celui qui en est concern ou qui en traite. Sauf carence, ngligence ou toutes autres raisons fondes, ladministration ne doit pas retirer un dossier celui qui le suit habituellement. Dans le cas contraire, il pse sur elle lobligation davertir le destinataire de celui qui veillera lavenir de lvolution de sa situation ou de son dossier.

Il ne faudrait donc pas sarroger la rdaction dun document administratif pour un motif de vengeance personnelle, ou de tolrance administrative (parce que cest un parent ou une connaissance) alors que lon en a quune connaissance superficielle. Il faut surtout lviter lorsque la rdaction pose des questions dordre technique quil faut matriser prliminairement tout dveloppement. Exemple : vous tes appels traiter dune substitution daction entre un maire et un prfet. Sans en connatre les conditions de ralisation, il nest pas possible de rdiger une correspondance approprie. Avant de savoir si vous avez rdiger une lettre administrative forme administrative ou institutionnelle, vous devriez savoir la nature exacte de ladministration laquelle vous voudriez vous adresser. En dautres termes, la comprhension du sujet facilite la progression qui doit tre celle de la rdaction.

Section II : La structuration de la rdaction

administrative
La structuration passe par le regroupement des donnes ou matriaux qui sont ncessaires la russite de la rdaction administrative, ou avant cela, ladoption dun plan (paragraphe II) consquent.

Paragraphe I : Le rassemblement des matriaux Comme on lannonait, la rdaction dun document administratif amne parfois son auteur effectuer des recherches. Celles-ci sont relatives lobjet de la rdaction administrative. Il peut sagir darticles tudier, de textes lgislatifs ou rglementaires ou de donnes statistiques fournir. Ex : pour adresser une correspondance au ministre de lEnseignement suprieur et de la Recherche scientifique dans le souci de mettre un terme au recrutement lENAM, des lves qui ont dix (10) de moyenne au BAC, le D/ENAM serait appel fournir des donnes statistiques sur le taux de russite de ceux qui ont une bonne moyenne par comparaison ceux dont les moyennes sont insuffisantes.

Il aurait ainsi dmontrer que les premiers sont les plus nombreux chouer en fin danne. Cest dire quen de pareilles circonstances, o la rdaction ncessite que des recherches soient menes, ce nest que grce aux investigations que lobjet du document peut tre cern la fois dans son ensemble et dans ses dtails. Il faut donc savoir prendre note. On ny parvient en lisant les documents dont on est dans le besoin. La lecture intervient par centre dintrt. Il faudrait se consacrer aux aspects thoriques avant de passer la phase pratique. Gnralement, les textes juridiques sont le condens danalyses doctrinales quil faudrait matriser pour mieux comprendre le contenu dune loi, dun dcret ou dun arrt.

Ex : larticle 77 de la loi n 97-029 du 15 janvier 1999 portant organisation des communes en Rpublique du Bnin dispose en son alina 1er : Le maire est charg de la police des routes nationales et dpartementales et des voies de communication dans le primtre de sa commune Pour tablir un procs-verbal daccident de route, encore faut-il savoir si lvnement sest produit sur une voie express ou sur une autoroute. Il est possible que ce soit un indice qui permet de mieux situer les responsabilits entre un motocycliste et un vhicule, etc. En outre, la prise de note peut conduire faire plus dune lecture du passage concern avant den avoir une ide claire et nette qui permettra de dgager lide matresse. Mme si vous semblez avoir cern ce de quoi traite une partie dtermine suite une premier lecture, il est toujours conseill de la relire pour viter de se mprendre.

Mais lorsquon reprend les mots de lauteur dun document quon lit, il ny a pas une prise de note, mais plutt de la paraphrase. On prend note en rsumant lide ou la pense de lauteur avec ses propres mots. De mme, on ne peut prtendre avoir pris note que si les faits et les ides saccompagnent des sources dinformation, cest--dire des rfrences. Les rfrences de courriers antrieurs, les pices jointes, les ampliations et copies pour ne citer que ces exemples peuvent servir cette fin. Une fois les ides regroupes, il conviendra de procder leur classification. Lensemble des ides forme lide gnrale. Les regroupements effectus tiennent lieu de parties ou de sousparties. Aussi ne faut-il pas oublier, la suite de lanalyse des ides, de les critiquer lorsque les ides tudier sy prtent. La critique conduit le rdacteur prendre parti. Dune telle prise de position dpendra la solution laquelle il entend aboutir. Cest partir de lide gnrale, des sous-ides ainsi que des observations quelles lui inspirent que le rdacteur dun document administratif aura tablir le plan du document quil se prpare rdiger.

Paragraphe II : Ltablissement du plan

De faon gnrale, un document administratif comprend, quelle que soit sa longueur, une introduction, un corps du devoir et une conclusion. Lintroduction et la conclusion pourront tre tudies ltape de la rdaction proprement dite. Mais il convient de les aborder ds prsent pour rappeler quelles doivent tre prises aussi en considration ltape de llaboration. Car, il ne leur est gnralement accord quune moindre importance, ce qui dbouche sur leur banalisation. Dabord, lintroduction informe le lecteur du contenu du document. Elle doit tre substantielle, mais pas dtaille. Le cas chant, le sujet aurait t dflor dans lintroduction. Elle peut porter sur une, deux, ou plusieurs phrases. Le tout dpend de la nature et du contexte du document rdiger. Lorsquun document est la suite de correspondances antrieures, lintroduction rappelle leur date et leur contenu.

Ensuite, on nest pas tenu de subdiviser le corps du devoir en deux parties. Il nest pas exclu davoir jusqu quatre parties. Mais il sagit l dun cas extrme. Tout compte fait, le rdacteur doit veiller lquilibre des parties. Pour rappel, la structuration se fait par progression. Il faut quil y ait un enchanement des ides au lieu de leur juxtaposition. Il faut partir des ides gnrales pour en arriver celles qui sont particulires ; celles qui sont simples interviendront avant celles qui paraissent complexes. Les arguments de moindre importance seront dvelopps avant ceux qui sont dcisifs. Prvaut ici, la loi de lintrt croissant. Elle permet au rdacteur de terminer son tude du dossier par une note de satisfaction. Il tente de convaincre le destinataire de la position quil aura adopte. Celui-ci peut ne pas avoir la mme vue ; lessentiel est quil soit convaincu de la pertinence de lopinion contraire de lmetteur.

Enfin, la conclusion est tout autant brve que lintroduction. Elle tire la consquence de ce qui est dvelopp dans le corps de lnonc : dcision, attente Elle doit tre soigne pour permettre au lecteur de garder une bonne impression de ce quil aura lu. Le plan ainsi labor, prdispose son auteur une bonne rdaction. Mais avant dy revenir, il faudra lucider au paravent, ce en quoi consistent les caractristiques de la rdaction administrative.

Chapitre II : Les caractres de la rdaction administrative : les diffrents principes

Les caractres de la rdaction administrative vitent aux correspondances qui en sont lorigine de causer des dconvenues ladministration elle-mme, ses agents et partenaires. Ils sont dun certain nombre : la dignit et le respect de la hirarchie, le sens de la responsabilit et lobjectivit, la courtoisie et la prudence, la prcision et lexactitude, la clart, la concision, et lefficacit, lhomognit et largumentation. Cette liste sera complte par lusage des majuscules.

Section I : La dignit et le respect de la hirarchie

Paragraphe I : La dignit Dans un Etat de droit, ladministration est au service des citoyens. Pour cette raison, elle doit sadresser ceux-ci avec politesse et courtoisie. En cela rside le respect de la dignit. Elle se manifeste aussi par la considration que les agents publics doivent aux administrs.

Il va sans dire que les actes administratifs doivent tre rdigs dans un franais correct (pas de tournures grammaticales douteuses, pas d peu prs et de laisser-aller). Toutefois, il faut viter la vulgarit ou le langage populaire. En dautres termes, le langage crit diffre du langage parl. Ex : au lieu de service public, il est plus appropri de dsigner lactivit qui est en cause ; si le document qui est vis loccasion dune rdaction est une lettre, il vaut mieux en faire mention que de la dsigner par la notion de correspondance. Au sein dun service ou entre ses agents, lobservation du principe de la dignit se traduit par le respect de la hirarchie.

Il nest pas ncessaire de revenir sur la signification de la notion de hirarchie. Il sagira plutt den tirer les consquences. De faon descendante, on retrouve au sommet, le chef de lEtat, le gouvernement, les ministres, les directeurs, sous-directeurs, les chefs services, les bureaux et les agents. En sens inverse, il y a la dmarche ascendante. -De faon collatrale, on note les collgues, cest--dire les agents ou autorit de mme niveau. Entre collgues, il y a une attnuation de la hirarchie par le respect de la courtoisie dans les relations. Ex : je vous suggre, propose Le suprieur hirarchique peut galement faire preuve de courtoisie lgard de ses subordonns. Jai lhonneur de vous informer, adresser, faire parvenir, demander de bien vouloir etc.

Paragraphe II : Le respect de la hirarchie

-Le suprieur peut dcider de sadresser son subordonn avec une connotation hirarchique Ex : jattacherai du prix, un grand prix, le plus grand prix la ralisation rapide de ce projet ;

jattacherai de lintrt, un grand intrt ; je vous ordonne dtre dornavant prsent votre poste 7 h30 mn ; je vous engage faire preuve de plus de circonspection lavenir ; je tiens, je crois devoir. ; je vous demande de me donner votre avis.

-Du subordonn au suprieur ; le respect de la hirarchie simpose. Ex : jai lhonneur de vous rendre compte des rsultats de ma mission, de vous exposer les motifs de, de solliciter lautorisation de, je vous suis, vous serais trs oblig de la bienveillante attention, il me semble quil conviendrait de,
Quand il sagira dune note, au aura les formules suivantes : Note lattention de, quand elle mane du subordonn au suprieur, Note , lorsquelle intervient entre collgue, et Note pour, quand cest le suprieur qui en saisit le subordonn. Pour faire acheminer un courrier, le subordonn lenvoie par voie hirarchique. Lorsquil en est le destinataire, il le reoit sous le couvert de (s/c de).

Section II : Le sens de la responsabilit et lobjectivit

Paragraphe I : Le sens de la responsabilit

La signature est la marque fondamentale de la responsabilit. Cest pourquoi un document administratif doit tre crit la forme personnelle, notamment la premire personne du singulier je. Le Nous peut intervenir quelque rares fois. Le cas chant, ce serait un pluriel de majest. Le signataire reprsente le roi ou le souverain : Nous Peuple bninois . Il peut aussi sagir dun pluriel de modestie. Dans ce cas, lagent verbalisateur sefface devant sa fonction de reprsentant de lEtat.

Un document administratif doit tre sign de lautorit hirarchique la plus leve du service metteur. Mais il peut y avoir des exceptions. Dans ce cas, le signataire prsidera sa signature de la mention en vertu de laquelle il a sign : par dlgation, la supplance, par ordre, par intrim. Cest ce en quoi consiste lattache. La signature est suivie du prnom et du nom du signataire. Le titre de celui-ci peut tre galement mentionn au besoin : dans ce cas avant le prnom ou en dessous de ceux-ci.

Lobjectivit signifie que le document doit tre rdig sans lusage dexpressions ayant un caractre subjectif, abstrait ou motionnel. On doit y noter une absence de chaleur humaine. Ladministration tant au service de tous, elle ne saurait exprimer de sentiment personnel. Le rdacteur est dailleurs rarement le signataire du document comme le tmoignent les initiales de celui qui a conu et de celui qui a saisi. Les expressions comme joie, admiration, tristesse doivent tre vites, moins quil sagisse dune lettre de compassion. De mme, dans les lettres personnelles qui annoncent une bonne nouvelle au destinataire, il est possible dutiliser des expressions charges dmotion : jai le plaisir de, il mest agrable de, jai le regret de..
Mais quand il sagira dexprimer un regret, il conviendra de prfrence dtre courtois et prudent.

Paragraphe II : Lobjectivit

Section III : La courtoisie et la prudence

Paragraphe I : La courtoisie
Lcrit administratif vitera les expressions blessantes, injurieuses, les apprciations trop svres ou pjoratives pour la dignit ou lamour propre de celui qui en est lobjet. On se gardera de refus brutaux qui rendraient choquantes les rponses ngatives que lon est appel formuler ainsi que des ordres trop secs ou trop impratifs, sauf ncessit absolue . Ex : pour attnuer ou humaniser le style, au lieu de la formule : jai lhonneur de vous informer que votre candidature na pu tre retenue pour la session qui vient de clturer ses portes,

il serait prfrable dadoucir le style : il ne mest pas possible, en ltat actuel, dans les circonstances prsentes, daccorder une suite favorable votre demande. Jai pris bonne note de votre dsir, et ne manquerai pas, ds que les circonstances le permettront, de donner une suite favorable Llve X na pu runir la moyenne exige pour passer en deuxime anne, mais je garde lespoir que ses prestations de fin danne le prdisposent de meilleurs rsultats pour les annes venir etc.

Paragraphe II : La prudence Il importe dutiliser des mots qui sont porteurs de sens. La rdaction doit tre fonde sur des faits certains, prouvs et tays. Mais en fonction des circonstances, il peut y avoir dincertitudes. Partant, ladministration prend de distance par rapport aux situations qui sont lorigine du document administratif. En outre, elle se garde de dvoiler ses sources dinformation lorsquil en rsulterait des retombes peu agrables pour linformateur. Il est ncessaire de sen tenir lusage du conditionnel.

Au lieu de : Monsieur Zaki ma dit que vous tiez en voyage, il faut crire : il ma t signal que vous seriez parti en voyage. Au lieu de : je nai pas encore vu votre dossier, reu le rapport de, mais je vous donnerai une rponse aprs demain, il vaut mieux crire : il me manque encore certains lments qui doivent mtre fournis ncessairement pour apprcier votre dossier. Mais soyez rassur que je mefforcerai de vous donner une rponse dans les meilleurs dlais, dans les plus brefs dlais etc. Nanmoins, ce nest pas une raison pour perdre de vue que la prcision et lexactitude lorsque les circonstances lexigent.

Section IV : La prcision et lexactitude Un document administratif est un document de travail. Il doit tre compris de la mme manire par les diffrents lecteurs ventuels. Ce nest pas le lieu de favoriser lmergence dcoles ou de tendances. Les mentions qui facilitent lidentification, qui permettent de retrouver et de classer les documents doivent tre uniformes au plan national. Tout document administratif doit comporter un timbre qui renseigne sur son origine, une date dmission, un numro denregistrement, un objet et lidentit de son signataire. On peut dire de telles mentions quelles sont irrductibles.

Certaines mentions varient en fonction du type de document, de lobjet auquel il se rattache de son signataire ou de son destinataire. Il en est ainsi de la formule affaire suivie par , des mentions relatives aux notes hirarchiques, des rfrences et pices jointes. Cest aussi le cas de lattache. La suscription ou rclame, ladresse, la formule dappel et la formule de courtoisie, lampliation ou la copie font parties des mentions concernes. Mais dautres mentions peuvent-elles tre considres comme tant facultatives ? La rponse cette question doit tre nuance.

Les initiales peuvent paratre superflues. En effet, lre de linformatique et de linitiation de plus en plus gnralise des agents publics la rdaction administrative, le concepteur dun document en est trs souvent le rdacteur. De ce fait, le signataire sait demble celui qui sadresser pour procder des modifications de forme et/ ou de fond. Quelques exemples ! Il faut crire : Cotonou, le 19 novembre 2010, au lieu de Cotonou, le 19/11/2012. Ne pas crire : en rponse votre lettre sus rfrence, mais de prfrence : en rponse votre lettre ndu 8 dcembre 2010 cite en rfrence,Les abrviations et les sigles doivent tre dfinies ou crites en toute lettre. Ex : ne pas crire le Centre de formation continue de lENAM si le nom de lEcole ntait pas dfini plus haut dans la correspondance. Il vaut mieux crire : le Centre de Formation continue de lEcole nationale dAdministration et de Magistrature (ENAM).

La devise du pays dorigine est de plus en plus nglige. Cest notamment le cas lorsque le document est chang au sein dun mme Etat. Toutefois, sil doit tre adress un partenaire tranger (personne physique, morale de droit public comme de droit priv, organisme international), la mention devise ne serait pas pour autant inutile bien que ce ne soit pas une correspondance diplomatique.

A lintrieur de la suscription, il peut y avoir un allgement. Pour un document qui aura t rdig par lENAM, elle pourrait avoir pour point de dpart, le ministre de lEnseignement suprieur et de la Recherche scientifique (MESRS). Le document ne devrait pas tre incrimin pour le simple fait que la Rpublique du Bnin naurait pas t prise en compte. Ne peut-on pas aussi limiter la suscription lUniversit dAbomey-Calavi (UAC) et lENAM ?

Section V : La clart, la concision, lefficacit

La clart consiste bien prsenter le document. Il faut prendre le soin dcrire un document ar. La taille et linterligne doivent tre les mmes pour tout le document. La clart consiste galement utiliser le mot juste la place quil faut. La concision rside dans lutilisation dun espace restreint pour donner au texte le maximum de sens ou contenu. Les mots justes ne se retrouvent la place qui leur convient qu la lumire dun raisonnement rigoureux. Il faut se garder du superflu. Lefficacit pour sa part, amne le rdacteur faire avancer le problme trait vers la solution la meilleure.

Le rdacteur essayera de rgler les problmes qui relvent de la comptence du signataire du document intress. En tout cas, tout doit tre mis en uvre pour viter la perte de temps.
Il est ncessaire de se rappeler que le management est de plus en plus intgr la gestion administrative. Lorsque les caractres qui prcdent sont respects, le document est bien homogne et argument.

Section VI : Lhomognit et largumentation

Lhomognit permet au rdacteur de seffacer derrire ladministration quil reprsente. Un style homogne exprime la prminence et la permanence de ladministration. Entrent en jeu les principes de la continuit, de la neutralit et de lgalit. Largumentation passe par quatre tapes : la structuration, lexpos, la rfutation et ladhsion. La structuration consiste annoncer en quelque sorte le plan ou plus prcisment les grandes tapes du dveloppement dune ide donne. Lexpos rside dans sa prsentation. Si le rdacteur adhre lide, il lappuie par une argumentation complmentaire. Il en montre dabord les limites, ensuite les forces, pour y adhrer en fin de compte : en consquence, jadhre lide En revanche, sil y trouve dinconvnient,

il commence par en prsenter les quelques atouts pour sappesantir en fin de compte sur les faiblesses. Il critique lide pour la rfuter. Dans ces conditions, il ne me parat pas ncessaire dadopter la mme position que, il est prfrable dexprimenter Ce nest qu partir de ce moment quil prsentera une solution de rechange bien argumente.

Section VII : Indications sur lusage des majuscules Paragraphe I : Rappel des principes gnraux
La majuscule est un signe orthographique. Son usage rpond des rgles prcises. Une faute est donc commise lorsquon lui substitue tort une minuscule. Deux fonctions sont assignes la majuscule : porter des nuances dune part, et exprimer des ides dautre part. Les deux fonctions sont alternatives, mais non pas cumulatives. La majuscule intervient au dbut de chaque paragraphe, alina ou phrase. Elle est aussi employe aprs les points dinterrogation, dexclamation ou de suspension lorsque ceux-ci marquent la fin dune phrase. Dans le cas contraire, ils peuvent tre suivis de la minuscule. Nanmoins il existe une exception cette rgle ; elle intervient lorsquon crit des vers.

En outre, les noms propres commencent par une majuscule. Ex : Bnin, Pierre, la Toussaint, la Pques, la Pentectes, le jour de lAn. Mais on crira : Premier Mai, Vingt cinq Dcembre, 15 Aot, Journe de la Toussaint, Journe de la Korit, Journe de la Tabaski10 Janvier. Cependant, si le nom propre est considr comme u adjectif, il prend une minuscule. Ex : le style renaissance, e style renouveau. En outre, les mois de lanne et les jours de la semaine scrivent en minuscule.

Ladjectif prend aussi la majuscule lorsquil est intimement li au nom et fait corps avec lui, cest--dire lorsquil se spare du nom par un trait dunion. Ex : Etats-Unis, le Saint-Pre. Mais quand ladjectif dsigne le saint lui-mme, il ne prend pas de majuscule. Ex : le supplice de saint Pierre. En gographie, ladjectif prend seul la majuscule quand il nest pas joint au nom par un trait dunion. Ex : la mer mditerrane, locan Atlantique, le cap Bon, le lac Rose, le mont Blanc, le lac Majeur. Mais on crit le Cap-Vert. Toutefois, employ seul, ocan prend la majuscule : il traverse lOcan.

Un article prend la majuscule lorsquil est intgr au nom propre. Ex : La Haye, La Nation. Mais on crit les Pays-Bas. Dans les noms de famille, la particule de est crite en minuscule Ex : le Gnral de Gaule, DUBOIS de GAUDUSSON. Toutefois, les articles dfinis prennent la majuscule. Ex : La Fayette, une fable de La Fontaine. Par ailleurs, la minuscule rapparat quand larticle dfini est prcd de la particule de ; ex : Jean de la Fontaine. Pour marquer une acceptation particulire dun mot, on lcrit avec majuscule : la Rvolution (de 1789), la Rsistance, le Renouveau dmocratique etc. En tout tat de cause, la majuscule ne sapplique pas larticle en rgle gnrale. Les noms dorganisme, dassociation, de socit prennent une majuscule aux

Chapitre III : La rdaction proprement dite

Il faut crire avec lgance. Pour cette raison, le ton doit tre appropri. Il est soutenu par le rythme de la phrase. Le sujet trait, la personne qui on sadresse ainsi que les circonstances dun dossier permettent une adaptation du ton et du rythme au contenu du document. En matire de ton, le prsent et le pass compos sont indiqus. Le pass simple est de plus en plus cart. Il parat prtentieux et offre des sonorits insolites. Le style direct et le style indirect, de mme que la forme personnelle et la forme impersonnelle peuvent tre associs au besoin.

Le rythme signifie qu chaque nuance dide, ou mme de sentiment, correspond le ton juste. Le rythme lent exprime le calme, la quitude, la srnit, voire la grandeur. Lorsque le rythme est rapide, il traduit la joie, lmotion. Le rythme nerveux correspond lexaltation, lardeur.
Il nest pas certain que le premier jet puisse constituer le texte dfinitif. Il faut donc relire lentement et voix haute, pour dceler les cacophonies qui ne peuvent se rvler qu loreille. La relecture ne peut intervenir, si possible, quaprs un certain temps qui permet lesprit de se dcanter et de juger plus impartialement.

Elle permet de corriger le texte rdig en ajoutant ou en soustrayant un ou des mot (s), une ou des phrase(s). Elle peut tre lorigine de la modification de lordre de la rdaction. Grce la correction, lauteur du document tient rigueur aux caractres de la rdaction administrative sil ne la pas fait au prime abord. Il faut donc viter tout prix dcrire un document au dernier moment lorsque vous disposez dun laps de temps pour vous y consacrer.