¿Por qué adoptar la Norma ISO 15489?

Kattia Castro Cruz 5 de julio del 2007

Agenda
      Calidad Normalización ISO: la organización Norma ISO 15489 Importancia de la Norma El caso de Costa Rica

Calidad
 Antecedentes - “Revolución de calidad” – Occidente, 80’s - Orígenes Japón, finales II Guerra Mundial - Enfoques y concepciones han evolucionado: producto, proceso, calidad total (satisfacción del usuario)

Adecuar los productos/servicios a las necesidades del cliente/usuario. .“Hacer las cosas bien o lo mejor posible”.Calidad  Definición . (American Society for Quality Control) . .“La aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del cliente“.

No escapan de la tendencia por buscar eficiencia y eficacia obtener satisfacción del usuario. que apoyan el cumplimiento de objetivos de la organización. Normalización --. .Calidad  ¿Por qué el tema interesa en los Archivos y a los Archivistas? Los archivos son unidades al servicio de la organización y de los usuarios.camino hacia la obtención de calidad. pero también tienen los suyos propios.

. Normalización.Normalización  ¿Qué significa?  Ajustar a una norma.  Norma: regla que se debe seguir a la que se deben ajustar tareas. actividades o conductas.  Normativa vs.

 Permiten mostrar ante un tercero su cumplimiento.  Deberán ser aplicados consistentemente en un campo determinado.Normalización Normas estándares:  Establecen criterios reguladores de actividades comunes llevados a cabo por organizaciones y personas. .

Normalización permite:  Unificar lenguaje técnico  Reducir costos  Solucionar problemas repetitivos  Proporcionar datos técnicos para la elaboración de estrategias.Normalización  ¿Cuál es su importancia en lo que respecta a la gestión de documentos*? Archivos deben cumplir normas específicas (Ente Rector) o pueden adoptar normas de manera voluntaria (ISO). .

Normalización permite (2): − Brindar instrumentos técnicos para alcanzar el objetivo de calidad. − Simplificar la producción y el uso de materias primas. − Asegurar una buena comunicación entre los elementos que intervienen en el proceso. − Mejorar el producto/servicio. − Disminuir litigios. − Defender al usuario garantizándole la calidad requerida. .

.Organización Internacional para la Normalización (ISO)  Nació en Londres en 1946 con la representación de 25 países  Finalidad: facilitar la coordinación internacional y la unificación de estándares industriales.  Su primera norma fue publicada en 1951.

Organización Internacional para la Normalización (ISO) .Ha emitido alrededor de 16000 estándares diversos campos (1951 a la fecha). Suiza. .Beneficios. .¿ISO? . .Normas más comunes ISO 9000. .Funciona ONG en Ginebra. CR: INTECO.Agrupa a 157 países alrededor del mundo. .

.ISO 15489  Antecedentes Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos. Tomó como punto de partida una norma nacional de origen australiano. la AS 4390 Records Management del año 1996.

La Organización Internacional para la Normalización aprobó la Norma 15489 en dos apartados:  ISO 15489-1: 2001 Information and documentation – Records management – Part 1: General.ISO 15489  Estructura En setiembre del 2001. . e  ISO/TR 15489-2: 2001 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines (Technical Report).

 Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organización.¿Qué propone ISO 15489?  Establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización (pública o privada). .  Pautas para proyectos basados en TI.

. sistemas y procesos relacionados con éstos. el quién.  Ayuda a definir el qué. procedimientos. el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar.  La Norma señala expresamente que no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas. el cuándo.¿Qué propone ISO 15489?  Guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas.

respaldo de activ. org. y requisitos de documentación varían según cada entidad  Políticas y responsabilidades .Implica definir quién llevará a cabo las actividades y. .Normas que afectan actividades org. fiables y utilizables.¿Cómo adoptar ISO 15489? Requisitos implantación y seguimiento:  Análisis marco reglamentario . .Objetivo: creación de documentos auténticos. y entorno por tiempo que se requiera. en este orden. dirigir la gestión de documentos y definir las diferentes actividades en todos sus niveles.

profesionales de la gestión de documentos.¿Cómo adoptar ISO 15489? Requisitos implantación y seguimiento (2):  Formación continua (cultura) .  Supervisión y auditoría (revisiones periódicas) .Objetivo: Velar por que los procedimientos y procesos son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que los resultados obtenidos obedecen a lo previsto.Programa: requisitos particulares. el personal que será capacitado. . y evaluación (ISO 15489-2).Efectividad: compromiso e interés mostrado por la administración para implementar las políticas y procedimientos contemplados en él. métodos de capacitación. .

disposición y documentación). registro. ubicación del documento y sus relaciones.Procesos y controles de la gestión de documentos (cuáles documentos. acceso. trazabilidad (derechos y rastros). clasificación. confiabilidad. por cuánto tiempo. integridad. disponibilidad). almacenamiento y manipulación.Consideraciones acerca del documento y gestión de documentos (autenticidad. .¿Cómo adoptar ISO 15489? . .

integridad. . cómo y dónde se deberían incorporar al sistema). --. y marco reglam.¿Cómo adoptar ISO 15489? Consideraciones sobre los sistemas de gestión de documentos Políticas. exhaustividad. así como el diseño e implementación de sistemas acordes con nec. sistematización. Requisitos SD: confiabilidad. procedimientos y prácticas. cuándo. conformidad. de la org.(estrategias sobre qué documentos son necesarios.

Diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos Requisitos: documentación de operaciones. conformidad. integridad. gestión distribuida (ubicación). exhaustividad. acceso. sistematización. conservación y disposición.confiabilidad. recuperación y uso. --. soportes del almacenam. conversión y migración. .(integridad).¿Cómo adoptar ISO 15489? .

 Identificación de requisitos para documentos   Evaluación de los sistemas existentes  Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos (niveles de riesgo) Diseño de un sistema de gestión de documentos (incluye rediseño de procesos) Implementación de un sistema de documentos Revisión de postimplementación (supervisión) .Metodología para el diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos  Investigación  preliminar  Análisis de las actividades de la organización  (funcional/secuencial).

cuadros de acceso.Importancia ISO 15489  Empleo los principios e instrumentos archivísticos (tablas de plazos. ---. la Norma es del interés de los Archivistas.garantiza tratamiento adecuado de los documentos en todas las fases de su ciclo de vida (acceso y conservación). . que en algunos países se ha visto relegada frente a otras. implementación de los procesos de selección). Podría conllevar mayor estatus para la profesión archivística.  Guía de buenas prácticas podría ser considerada como un reconocimiento a un tema de vital importancia para las organizaciones de hoy.  Responsabilidad en relación con la gestión de documentos se debería asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro de la organización. Por ende.

. --búsqueda de eficiencia y eficacia que engloba a todos los procesos de la organización y considera a los usuarios de los servicios que brindan los Archivos.Importancia ISO 15489  Calidad: Proporciona guía para planificar y ejecutar las labores relacionadas con la gestión de los documentos durante las distintas fases de su ciclo de vida.

Análisis de riesgos contemplado es fundamental para la gestión de la organización (planes de continuidad)-.labor más estratégica de los Archivos.Importancia ISO 15489 . a través de revisión general de los procesos.Posibles mejoras en la gestión de la organización. . .

 Posibilidad de hacer estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores). al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma.  Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios.Importancia ISO 15489  Ventajas y facilidades para la organización que decida adoptar otras Normas (ISO 9000) o lo haya hecho. .

• Análisis costo – beneficio • Grado de esfuerzo de toda la organización ¿está preparada? ¿es el momento? • Uso responsable de tecnología .Otras consideraciones • Apoyo de los niveles superiores de la org.

ISO 15489  El caso de Costa Rica Sondeo efectuado en un 10% de la población de estudiantes y profesionales (230 y 300).Alto grado de interés por profundizar . .Falta conocimiento de la Norma .No la han aplicado ni conocen casos en el país .

Ley de Firma Digital*. . . . .Involucra a toda la organización (conciencia).Podría ayudar a promover la profesión.Facilita el cumplimiento del marco jurídico.ISO 15489  El caso de Costa Rica .Instrumento útil para planificar y llevar a cabo la gestión de documentos en las organizaciones.

ISO 15489 Mayor uso y difusión de la Norma podría contribuir a: . derecho de acceso a la información y pronta respuesta.Cambiar la visión del papel de los Archivos y de la profesión. .Fomentar cultura en el ciudadano acerca de la importancia de los Archivos para transparencia administrativa. y rendición de cuentas. .

MUCHAS GRACIAS .

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