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LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Unidad 1 - Tema1 Aspectos Generales de la Planificación
Facilitador: Ing. Carlos Gabriel Martínez Docente Universitario / Conferencista

Objetivos del Tema
Al finalizar este tema, usted podrá entender:


  

Que es la Planificación Tipos de Planes La Planificación del Desarrollo La Organización Aspectos generales de la administración de proyectos

La Planeación
Es el proceso básico que nos permite selecciona objetivos y metas a lograr a fin de obtener beneficios dentro de las organizaciones y determinar la manera de lograrlos

Elementos Básicos En La Planeación.
OBJETIVOS: Es el punto de partida de la planeación. Saber a dónde
se pretende llegar, para saber en qué forma puede llegarse hasta allá.

PLAN: Es un curso anticipado de acción que se realiza con el fin de
alcanzar unos objetivos.

TOMA DECISIONES: en la medida en que se debe seleccionar entre
diversos cursos de acción futuros, es decir, decidir lo que va a hacerse y cómo se va a realizar antes de que se necesite actuar.

PREVISIÓN: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones humanas
encontrar los factores que puedan influir favorable o desfavorablemente en el mismo futuro, sobre la marcha de la empresa.

Tipos de Planeación.
Existen tres tipos de planeación:

 PLANIFICACIÓN
cumplir con organización.

ESTRATÉGICA: Diseñados para los objetivos generales de la

 PLANIFICACIÓN

OPERATIVA U OPERACIONAL. Se derivan de los planes estratégicos y conforman mayores detalles de cómo se llevaran a cabo los planes estratégicos DE UN SOLO USO. Se elaboran para alcanzar propósitos específicos y pierden vigencia una vez que estos se consiguen

 PLAN

Proyectos y Programas

Se puede definir PROYECTO como un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin específico, con una duración predeterminada. Completar con éxito el Proyecto significa cumplir con los objetivos dentro de las especificaciones técnicas, de costo y de plazo de terminación. A un conjunto de Proyectos orientados a un objetivo superior se denomina PROGRAMA, y un conjunto de Programas constituye un PLAN, como corresponde generalmente a los grandes Planes Nacionales.

Aspectos diferentes a armonizar para la consecución del proyecto

Dimensión técnica: es necesario aplicar los conocimientos específicos de cada área de trabajo, cumpliendo con una forma de trabajar y unos requisitos (el "know how") que cada profesión impone.

Dimensión humana: un proyecto es un complejo entramado de relaciones personales, donde se dan cita un gran número de intereses a veces contrapuestos. Variable gestión: con este término. De gestionar bien o mal depende en gran medida el éxito o no de la operación

La planeación del Desarrollo

Muchas organizaciones instituyen una oficina de proyectos que les permite centralizar la información asociada al proyecto. Este se conoce como sistema de planeación centralizado. Permite además la elaboración de informes y uso de normas comunes para todos las unidades organizativas involucradas en el proyecto Los Sistemas de planeación no centralizados se llevan a cabo en las unidades organizativas, pero se requiere tener sumo cuidado con el flujo de información.

La organización

La organización representa el recurso humano y la forma como estarán estructurados (organizados) para la consecución del proyecto, La creación del equipo de trabajo es básico para que el proyecto se pueda concretar exitosamente. La figura más importante la representa el Director de Proyecto, ya que su estilo de dirección y la forma de resolver los conflictos influye de manera decisiva en la marcha del proyecto.

El Equipo de Trabajo

La constitución del equipo de trabajo es la actividad más delicada con la que se enfrenta un Director de Proyecto, y en la que más debe demostrar sus capacidades. El equipo es creado para una operación determinada, y está compuesto en su mayor parte por personas sobre las que no tiene poder jerárquico, provenientes de diversos departamentos o especialidades, y que ha de funcionar como un todo armónico y ser capaz de conseguir los resultados esperados que, por definición, son complejos, inusuales y arriesgados Un equipo de trabajo es mucho más que la suma de las personas que lo componen

El Director del Proyecto

El Director de Proyecto se destaca como la figura clave en la planificación, ejecución y control del proyecto y es el motor que ha de impulsar el avance del mismo mediante la toma de decisiones tendentes a la consecución de los objetivos. El Jefe de Proyecto es un verdadero jefe, es decir, tiene poder ejecutivo y autoridad para mandar y tomar decisiones dentro del ámbito y objetivos del proyecto. No es un mero coordinador o animador, como en algunas ocasiones se piensa. De la misma forma, tampoco sería correcto pensar que el Jefe de Proyecto tiene un poder absoluto y dictatorial sobre el mismo, ya que se encuentra inmerso en la estructura y organización de la empresa.

Si quieres que algo funcione, designa a un responsable.

Programa Triangular en el manejo de Proyectos
Junta Directiva

Director Ejecutivo

Director del Proyecto

Profesionales del Proyecto (Equipo de Trabajo)

Ventajas Competitivas

Es tener una ventaja única sobre los competidores.
Son el resultado de menores costos de producción y/o diferenciación de productos para clientes especializados o segmentados y en el mayor alcance tecnológico.

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Medios para alcanzar Ventajas Competitivas

Diferenciación Costos

Respuesta
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Tipos de Planeación.
Existen tres tipos de planeación:

 PLANIFICACIÓN
cumplir con organización.

ESTRATÉGICA: Diseñados para los objetivos generales de la

 PLANIFICACIÓN

OPERATIVA U OPERACIONAL. Se derivan de los planes estratégicos y conforman mayores detalles de cómo se llevaran a cabo los planes estratégicos DE UN SOLO USO. Se elaboran para alcanzar propósitos específicos y pierden vigencia una vez que estos se consiguen
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 PLAN

Proceso de Planificación Estratégica
“Proceso mediante el cual una organización define su visión de largo plazo y las estrategias para alcanzarlas, con base a sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas”.
FUTURO
¿Dónde estamos? ¿Hacia dónde vamos?

HOY
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Proceso de Planificación Estratégica
FUTURO
¿Dónde estamos? ¿Hacia dónde vamos?

HOY

Diagnostico Estratégico

Decisiones Estratégicas

Direccionamiento Estratégico

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Misión
Es la meta general de la organización, es decir, se refiere a la razón de ser de la organización, la cual justifica su existencia y debe responder a las preguntas:

En que negocio estamos  Para que existimos  Que sabemos hacer  Como soportamos el negocio
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Misión de una compañía de Servicios

El compromiso central de la empresa es la
satisfacción clientes, de necesidades de los suministrando soluciones

integrales de comunicación de la mas avanzada tecnología en todos los campos,

garantizando su eficacia en el tiempo para
mantenernos como lideres en servicio y

rentabilidad.

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Misión de un Banco
Prestar y desarrollar servicios financieros integrados de excelente calidad para satisfacer oportunamente las necesidades de nuestros clientes, así como una adecuada rentabilidad a nuestros accionistas.

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Misión de URBE
La Universidad Rafael Belloso Chacín es una institución educativa de carácter privado, creada con el fin de formar profesionales competentes, responsables, creativos e innovadores con pensamiento crítico y reflexivo, capaces de transmitir conocimientos relevantes e interactuar con éxito en escenarios cambiantes, con el concurso de un capital humano altamente calificado, utilizando tecnología de punta en las actividades de docencia, investigación y extensión, para responder a las necesidades de desarrollo regional, nacional e internacional en un marco de democracia, justicia social y solidaridad humana. 21

Visión
Conjunto de ideas que proveen referencia un marco de de donde

quiere estar la empresa

en un plazo de tiempo.

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Visión

 

No se expresa en términos numéricos. Debe ser elaborada en términos amplios, en función de sus competencias claves, mas que en los productos que elabora/entrega. Sirve de guía para la formulación de estrategias. Debe tener dimensión en el tiempo (Ej. 5 años). Integradora, amplia, retadora, positiva, realista y posible.

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Visión de una empresa de Construcción
Ser la empresa líder dentro de las industria de acabados de construcción, por su éxito con los clientes, innovación tecnología y habilidad para competir exitosamente en los mercados internacionales.
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Visión de un Banco
Ser el banco líder en la
innovación de productos con el mejor talento humano, con una organización ágil que se identifique respuesta con frente a su los
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proactividad y capacidad de cambios.

Visión de una compañía de Servicios Eléctricos
Ser una empresa reconocida, nacional e internacionalmente, como líder innovador en sus procesos gerenciales, proveedora de servicios eléctricos de alta calidad, con personal y tecnologías excelentes, sólidamente financiera y factor fundamental del sector privado venezolano.
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Visión de URBE
Ser una Universidad privada de referencia para el mundo por la excelencia de sus egresados, destacados por su capacidad para la investigación, desarrollo y liderazgo, así como, por su sensibilidad social y por su aporte científico e intelectual.
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Valores

Son el conjunto de creencias que inspiran la vida de una organización; ellos son el soporte de la cultura organizacional y el marco de las acciones para el alcance de los objetivos.
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Valores
Respeto por la dignidad humana, creencias y derechos.  Servicio al cliente.  Calidad en el talento humano, en los procesos, en las relaciones interpersonales y con el cliente.  Transparencia en las relaciones frente a la sociedad y los clientes y otros miembros de la organización.

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Objetivos Corporativos
Son los resultados globales que una organización espera alcanzar en el desarrollo y operacionalización concreta de su misión y visión.
1.
2.

3.
4. 5. 6.

7.

Objetivos de crecimiento Rentabilidad y participación Tecnología e innovación Calidad y productividad Servicio al Cliente Responsabilidad Social Desarrollo del talento humano
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Objetivos Corporativos

Por ser globales deben cubrir e involucrar a toda la organización. Sirven de marco de referencia a los objetivos funcionales. Deben estar de acuerdo con la visión y misión y tomar en cuenta el diagnóstico estratégico.
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Meta y Estrategia
La Meta es la razón de ser
de la organización y la

Estrategia es el plan
diseñado por la

organización para alcanzar
la meta o misión.
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Diagnóstico Estratégico

Análisis Estratégico Externo. Análisis Estratégico Interno.

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Análisis FODA
Consiste en determinar las Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas de

la organización para plantear las estrategias
necesarias para cumplir con los objetivos estratégicos.

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Análisis Estratégico Externo
Análisis de los principales elementos o factores externos que tienen influencia directa sobre la consecución de objetivos de la empresa.
Busca identificar:
OPORTUNIDADES: todo aquello que favorece o facilita la consecución de los objetivos de la empresa. AMENAZAS: problema o riesgo, todo lo que frena o impide el

logro de los objetivos.

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Análisis Estratégico Interno
1.

2.

3.

Determinar y ponderar los recursos con que cuenta la empresa. Se mide en términos de fortalezas y debilidades. Permite el reconocimiento de ventajas competitivas y competencias claves.

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Análisis Estratégicos Interno
Ventajas competitivas: dominio de áreas que lo colocan en posición de superioridad en el mercado.  Competencias claves: habilidades y talentos que posee la empresa y que domina con singular maestría.

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Análisis Estratégico Interno

Generalmente se consideran cuatros áreas:

  

Gerencia: Liderazgo, conocimiento del entorno, uso de técnicas gerenciales, experiencia, comunicación. Recursos Humanos: identificación, compromisos, trabajo en equipo, competencias, desarrollo. Finanzas: asignación de recursos, evaluación de proyectos, control y productividad de procesos. Operaciones: Tecnología, velocidad, capacidad , ubicación, automatización, Acuerdos de servicios, mejores practicas.

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LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Unidad I – Tema 2 Aspectos Básicos de los Proyectos
Facilitador: Ing. Carlos Gabriel Martínez Docente Universitario / Conferencista

Proyectos. Definición

Se define un proyecto como un plan pormenorizado, elaborado para llevar a la practica una idea especifica.

De manera general, se entiende como toda la gama de actividades, que van desde la intención o idea de hacer algo, hasta el termino de su ejecución y puesta en marcha

Proyectos – Uso de Recursos

El proyecto supone el uso de recursos para su elaboración y la adecuación de esos medios a los resultados esperados. La realización de un proyecto supone una inversión. En muchos casos este es el hecho mas importante que se analiza.
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Proyectos – Uso de Recursos

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La asignación de los recursos suele ser, en la práctica, uno de los aspectos que más complicaciones produce. La definición y asignación de recursos implica de hecho prever tres elementos: qué tipo de recursos se van a usar en qué cantidad; durante cuanto tiempo.

Objetivos de Proyecto
OBJETIVO TRIPLE: Resultado, Coste, Plazo. El objetivo del proyecto es siempre triple. No basta con conseguir uno o dos objetivos, ni hay que dar más importancia a uno o a otro.
Resultado

Plazo

Costo

EL CUARTO OBJETIVO Algunos autores introducen un cuarto elemento de gran interés: la satisfacción del usuario. Con ello se quiere indicar la importancia de que el proyecto satisfaga las expectativas de éste.

Proyecto – Carácter temporal

Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. El fin es alcanzado cuando los objetivos del proyecto han sido alcanzados, o cuando se hace claro que todos los objetivos no pueden ser alcanzados y que el proyecto tiene que ser terminado.
Temporal no quiere decir necesariamente corto en duración; muchos proyectos duran varios años. En cada caso, sin embargo, la duración del proyecto es finita; los proyectos no son esfuerzos sucesivos.

Clasificación de los Proyectos

Desde el Punto de vista de la Administración Publica:  Agropecuarios: Abarca el campo de la producción animal y vegetal, las actividades forestales y pesqueras, proyectos de riego y recuperación de tierras, etc.  Industriales: Comprende toda la actividad manufacturera, la industria extractiva, la petroquímica, etc.  Infraestructura Social: Tiene la función de afectar la necesidades básicas de la población.  Servicio: Cubren los honorarios profesionales a través de instituciones que incluyen trabajos de investigación técnica y científica

Clasificación de los Proyectos

Desde el Punto de vista de la Empresa Privada: Tenemos además:  Adiestramiento y desarrollo del personal: Destinados al adiestramiento de un determinado personal en un área de producción especifica
 Recreación:

Comprende toda la actividad hotelera, de clubes, parques, etc.

Ejemplos de proyectos pueden incluir:
  


  

Desarrollar un nuevo producto o servicio. Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organización. Desarrollar un nuevo vehículo de transporte. Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información. Construir o desarrollar una construcción. Administrar una campaña electoral. Implementar un nuevo procedimiento o proceso en un negocio.
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Subproyectos.
Los proyectos frecuentemente están divididos en componentes más manejables o subproyectos, los subproyectos son muchas veces contratados con una entidad externa o con otra unidad funcional de la organización ejecutora
Ejemplos de subproyectos pueden incluir:

•Una fase de proyecto.
•La instalación de la plomería o electricidad en un proyecto de construcción. •Pruebas automatizadas de programas de computadora en un proyecto de desarrollo de software. •Manufactura de alto volumen para dar soporte a las pruebas clínicas de una nueva droga en un proyecto de desarrollo e investigación farmacéutica.

Aspectos Básicos de los Proyectos Las etapas de un proyecto

Estudios Previos

La profundidad con que se aborde la preparación de un proyecto dependerá del tipo de estudio que se este realizando

El estudio mas simple es el denominado perfil o identificación de la idea.  El segundo tipo de estudio es el llamado de prefactibilidad o anteproyecto preliminar  Finalmente el estudio mas acabado denominado factibilidad o anteproyecto definitivo

Estudios Previos

Generación de la idea  Búsqueda de socios  Factibilidad - Confiabilidad Descripción del proyecto  Problema detectado - diagnóstico  Situación actual  Alternativas de solución  Solución propuesta

Estudios Previos

Pre-factibilidad
 Técnica
 

¿existe la tecnología?, ¿hay que desarrollarla? ¿Qué recursos técnicos se requieren? ¿Cuál sería un presupuesto inicial? ambiental, social, cultural, otros.

 Económica

 Impactos:
   

Conclusión?

Grandes etapas de un proyecto
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas1:

Formulación de proyectos: Tiene por fin definir todas las características del proyecto que tengan influencia en el flujo de caja de ingresos y egresos monetarios y calcular su magnitud. Fase de Evaluación: Busca determinar la rentabilidad de la inversión realizada en el proyecto. Fase de ejecución y puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas.

Formulación de Proyecto
Antecedentes del estudio Justificación del Proyecto Identificación del problema Diagnostico de la situación actual Análisis del entorno Formulación de alternativas de solución Desarrollo del Anteproyecto Titulo del Proyecto Lugar de Ejecución Personas responsables Costo preliminar del Proyecto Aporte solicitado. Plan económico Experiencia de la Organización Estructura Organizacional Objetivos Generales y específicos del proyecto Alcance de los Trabajos Consideraciones: Financiera, de calidad, de SHA Administración de contratos y Adquisiciones.

Evaluación del Proyecto
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Criterio y Técnicas de evaluación Análisis de Riesgo y sensibilidad Factibilidad Económica Requerimientos Operacionales Estrategia de Ejecución Planes a Cubrir.  Metas Físicas  Población a Atender  Cobertura  Plan de Ejecución e Inversión  Rendimiento del Proyecto Beneficios del Proyecto  Impacto Social  Beneficiarios  Numero de empleos: directos e indirectos  Área de influencia

Desarrollo del Proyecto

Desarrollo del proyecto  Reunión cliente contratista  Desarrollo de Ingeniería de detalle  Procura  Contratación y ejecución  Control Financiero  Planificación del proyecto  Programación  Control del proyecto  Análisis de los resultados

Realización del proyecto


Diseño de un plan de pruebas, prueba piloto, maqueta Control de la ejecución  Monitoreo de acuerdo con la planificación Diseño de un plan de implementación o de puesta en marcha Diseño plan de capacitación

Grandes etapas de un proyecto
A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:

Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias.

Ciclo de vida de un proyecto

Esquema general de la operación de una fase

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