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DIRECCIÓN AVANZADA DE PROYECTOS

CASO: BAE AUTOMATED SYSTEMS (A)
-Sugey Córdova Velásquez -Regner Delgado Flores -Juan Carlos Huamán Guevara -Liliana Mosqueira Correa

Definición del Problema El principal problema eran los retrasos en la entrega del sistema de manejo automático de equipaje. por lo cual. el aeropuerto quedaba inoperativo .

 La gerencia no consideró antes de iniciado el proyecto la matriz de roles y responsabilidades de los involucrados. los stakeholders realizaban funciones que no competen a su cargo dentro del proyecto pues se da una mezcla de funciones en el proyecto. así como un plan de gestión de cambios donde se analicen los mismos así como el impacto que estos tendrán tanto en tiempo costo y calidad dentro del proyecto.Descripción del Problema  Cada proyecto debe de establecer un sistema de comunicación eficiente afín al proyecto a ejecutar.  El fracaso de este proyecto se debió a la falta de un Plan estratégico para enfrentar el problema.  No hubo un adecuado control en los tiempos de construcción del proyecto. . en donde se verifiquen medios de comunicación y formatos de documentación para formalizar eventos nuevos. el proyecto carecía de este sistema. por ejemplo.

. se cambió el alcance del proyecto. hubieron deficiencias en el diseño general del aeropuerto. sin considerar los efectos en la triple restricción (tiempo.  No existía el compromiso necesario de las aerolíneas más importantes. sin embargo no hubo un proyecto o planificación las ideas no estaban claras y los objetivos muy generales y ambiguos. solo ejecutaban órdenes del comité. con la diferencia que se podría utilizar un aeropuerto con una adecuada infraestructura para un mayor tráfico de aerolíneas.  Se decidió automatizar los procesos del sistema de equipajes para el manejo total del aeropuerto.Análisis del Problema  Existía la necesidad de un aeropuerto nuevo. Pudiendo tener un sistema convencional de equipajes. al no haber un liderazgo adecuado el personal a cargo no tomaba decisiones. mediano y largo plazo. al contario. lo cual permitiría un ahorro en mano de obra y tiempos de espera. costos)  La modalidad construir-diseñar y posteriormente la implementación del sistema BAE ocasionó modificaciones e interferencias a lo largo del proyecto generando malestar entre todos los interesados y afectando en general a la Gestión del Proyecto. sin embargo no se decidieron objetivos a corto. lo cual produjo la renuncia del gerente de proyecto. alcance.  Retrasos en las primeras etapas del proyecto.  No existía una adecuada gestión de comunicaciones y funciones ya que muchas veces el patrocinador tomó el rol de gerente de proyecto.

 Es necesario trasmitir la confianza y el liderazgo en el equipo.  Será necesario proveer de más recursos. . habiéndose analizado previamente.  Reorganización del organigrama  Se propone el uso del sistema convencional combinado con el sistema automatizado en su lado más óptimo de funcionamiento. así como reducir el tamaño y la complejidad para que pueda estar completamente operativo el nuevo aeropuerto.Identificación de la solución  Desarrollar un plan de emergencia para redefinir el alcance del proyecto.

Análisis de la Solución  EL plan de emergencia del proyecto permitirá hacer un breve análisis en sus restricciones. con un mejor manejo de la información y las comunicaciones.  La combinación de ambos sistemas permitirá reducir las fallas e ir mejorando gradualmente hasta lograr que el sistema se encuentre del todo automatizado.  En el organigrama se plasmarán las funciones y roles que se ajustarán estrictamente al tipo de proyecto logrando eficiencia en todo nivel de gestión.  Generando confianza en el equipo para que se sientan respaldados y puedan realizar una adecuada labor permitiendo el compromiso de los mismos con el proyecto .  La reducción del tamaño y la complejidad permitirá tener los procesos más simples y dinámicos.

 Se optimizarán los principales elementos: alcance. . tiempo. costo y calidad.Beneficios de la Solución  Los diferentes elementos del proyecto estarán coordinados.  El proyecto será totalmente integrador.

Experiencia Propia  En la empresa Maestro Perú S. inclusive no había una adecuada supervisión del uso del dispositivo. El problema fue que el personal no estuvo altamente comprometido debido a la complejidad del dispositivo y a una vaga capacitación que se dio a esa importante herramienta. Se implantó un nuevo sistema de proformas en la cual permitiría optimizar los tiempos de pedidos y consulta de stocks para los clientes evaluando una cotización de compra.  La empresa invirtió mucho dinero para optimizar los tiempos de atención sin embargo los dispositivos existían pero no eran utilizados por el personal. .A. el personal muchas veces optó por realizar las cotizaciones de manera manual como se venía realizando anteriormente. lo cual generó caos y malestar a los clientes.

.Resolución  Se realizaron capacitaciones activas para todo el personal de las tiendas piloto.  Se concientizó desde la gerencia hacia los subordinados para utilizar esta importante herramienta.  Se logró comunicar la importancia del dispositivo para optimizar los tiempos en la elaboración de cotizaciones.