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Modulo 3

Elaborazione testi

Concetti generali

Aprire un programma di elaborazione testi

Start→Programmi→

Micorsoft Office→ Microsoft Word

Se il mouse rimane per qualche secondo sul collegamento, viene visualizzata una breve descrizione del programma

Per la chiusura
 

File→Chiudi “X” rossa in alto a destra dell’applicazione
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Creare un nuovo documento

Il nuovo documento viene creato appena il programma si apre. Per crearne più di uno è possibile andare su: “File”→”Nuovo” oppure cliccare a destra su “Documento vuoto” E’ altresì possibile utilizzare dei modelli di documenti predefiniti o creare pagine web

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Usare un Modello di documento strumento per poter I modelli sono un semplice
 

creare velocemente lettere, fax, biglietti da vistita o quant’altro. C’è la possibilità di crearne di nuovi secondo le proprie esigenze

Si differenziano dalla creazione guidata dal fatto che con quest’ultima è possibile scegliere passopasso come sarà il documento, a differenza dei modelli dove la “formattazione” è prestabilita

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Salvare un documento

File

→Salva

Il nuovo documento è consigliabile salvarlo, sia per essere reso disponibile in altri momenti, sia per evitare la perdita dei dati per qualche imprevisto (crash di programma, mancanza di corrente elettrica…)

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Salvare un documento 2
Per Il salvataggio si apre una finestra dove è possibile scegliere:
  

Nome del File Dove verrà salvato Il tipo del file (TXT, RTF, HTML)

Per il salvataggio ci sono due opzioni: Salva con nome: consente di specificare il nome del file Salva: aggiorna alle nuove modifiche un file gia salvato (quindi anche con un nome)
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La funzione di guida in linea (help)
 

? →Guida in Linea F1

La guida in linea è un’utile strumento per la soluzione di piccoli problemi o per capire il significato delle molteplici funzioni di word

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Cambiare la visualizzazione di una pagina

Visualizza →Normale o Layout di Stampa o Layout di web o Struttura

Permettono di mostrare il documento con delle caratteristiche specifiche

Icone della visualizzazione Normale
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Layout di stampa

Zoom

Visualizza →Zoom

Con lo strumento Zoom è possibile ingrandire la dimensione con cui viene visualizzato il documento sul monitor Esiste anche la scorciatoia sulla barra degli strumenti, la si può riconoscere tramite una percentuale

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Barre degli Strumenti
 Visualizza→Barre

degli

strumenti →…
Le barre degli strumenti permettono di velocizzare il lavoro consentendo delle scorciatoie alla più frequenti funzioni del programma Le più importanti sono :  Standard  Formattazione  Disegno

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Mostrare e nascondere i caratteri non stampabili.

Strumenti→ Opzioni→ Visualizza→ Formattazione →Tutto
I caratteri non stampabili hanno il solo scopo i aiuto nella creazione del documento Servono ad esempio a visualizzare i ritorni a capo, gli spazi, le interruzioni di pagina…

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Opzioni Predefinite
Strumenti→ Opzioni →Inf.Utente  Strumenti→ Opzioni →Opzioni predefinite

Dopo aver modificato queste parti, ogni documento verrà salvato con degli attributi di proprietario immessi in “nome” Nelle Opzioni è possibile decidere le varie cartelle utilizzate dal programma word per i salvataggi e l’archiviazione dei modelli creati

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Operazioni di Base

Inserire testo e caratteri speciali
Inserimento del testo

Tramite la tastiera

Ogni lettera che viene inserita nel documento va a creare lo stesso (Es: un documento di 200 lettere è di dimensioni più piccole di uno di 5.000 lettere)

Inserimento di simboli

Inserisci → Simbolo

Sono simboli tutti quei caratteri non presenti sulla tastiera. Simboli sono anche lettere di altre lingue.
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Selezionare i dati
Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse dall’inizio del rigo fino al punto desiderato  Tenendo premuto il tasto “Maiusc” della tastiera e spostandosi con le frecce direzionali

Allo stesso modo dei file è possibile usare sia il “Maiusc” che il “Ctrl” per selezionare frasi contigue o discontinue

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Modificare i dati
Inserire dati in un testo esistente

Posizionare il cursore nel punto

→Digitare il testo da immettere

Cursore

Sostituirlo

Selezionare il testo da sovrascrivere (con il mouse o la tastiera)

→Digitare il testo da immettere
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I comandi “Annulla” e “Ripristina”.
 Modifica

→ Annulla/Ripristina

In simil modo del cestino questi due tasti servono per correggere gli errori procedurali fatti durante l’uso di word. Esempio: Se viene cancellato per sbaglio una paragrafo del documento, è possibile “annullare” il comando cancella. Oppure dopo ripristinare il comando cancella Annulla Ripristina

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I tasti “Copia” e “Taglia”
Copia
 Seleziona

una frase →Modifica →Copia  Seleziona una frase →Destro →Copia  Ctrl+C

Taglia
 Seleziona

una frase →Modifica →Taglia  Seleziona una frase →Destro →Taglia  Ctrl+x
I tasti copia e taglia consentono di memorizzare in un’apposita parte di memoria la frase o il paragrafo selezionato. Con il comando “copia” il testo selezionato viene duplicato in memoria, invece premendo il tasto “taglia” il testo viene cancellato dal suo posto originale e riscritto in memoria. La memoria viene riscritta con i nuovi dati ogni volta che si esegue una operazione di “taglia” o “copia”
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L’Incolla
 Modifica  Destro  Ctrl+V

→Incolla

→ Incolla

L’area di memoria riempita dai tasti copia e incolla può essere utilizzata andando a “tirare fuori” i dati in essa contenuti con l’istruzione “Incolla” L’incolla si comporta proprio come un tasto della tastiera; viene scritto il contenuto della memoria iniziando dal cursore oppure incollando su di un testo selezionato, questo, viene sostituito

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Spostare o duplicare del testo
Duplicare
 Selezione

del testo di origine→Copia  Selezione della destinazione →Incolla

Spostare
 Selezione

del testo di origine→Taglia  Selezione della destinazione →Incolla
E’ possibile incollare una numero infinito di volte il testo copiato e tagliato senza dover rifare il primo punto

Cancellare
Seleziona del testo →Modifica →Cancella  Seleziona del testo →Destro →Cancella

 Canc

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Trova & Sostituisci
Trova

Modifica→ Trova

Consente di cercare all’interno del documento frasi o parole

Sostituisci

Modifica → Sostituisci

Come il trova, cerca la parola ed in più la sostituisce con un’altra immessa nella casella sottostante. Offre la possibilità di sostituirle tutte in una volta sola
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Formattazione

L’aspetto del testo

Formato→Carattere

È possibile scegliere sia la dimensione del carattere che lo stile di scrittura

Attraverso le caselle degli effetti di controllo si attivano o disattivano le formattazioni

Nell’anteprima viene visualizzato come il testo verrà modificato

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Le scorciatoie per la formattazione
Dimensioni del carattere Grassetto Corsivo Sottolineato

Stili

Tipi di carattere

Colore del testo

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Copiare la formattazione ed il MAIUSCOLO/minuscolo
Copiare la formattazione

Seleziona il testo →Premi il pennello →Seleziona il testo da modificare (tenendo premuto il mouse)

È un procedimento molto utile quando all’interno della stessa lettera si devono usare più stili

MAIUSCOLO/minuscolo

Formato → MAIUSCOLO/minuscolo

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Allineamento del testo
 Formato

→Paragrafo

Con questa finestra permette di modificare tutte le opzioni che riguardano il paragrafo del testo Molto importanti sono l’interlinea e i rientri La maggiorparte delle funzioni presenti in questa tabella è possibile trovarle nella finestra di lavoro sottoforma di scorciatoie

A Sinistra

Centrato A Destra Giustificato
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Le Tabulazioni
 Formato

→ Tabulazioni

Le tabulazioni possono essere effettuate sia tramite il tasto TAB, che tramite gli allineamenti dei paragrafi tramite gli strumenti di word Sono tutte visualizzate nel righello, sulla parte superiore del documento Per spostarle basta trascinarle con il mouse Dopo aver inserito le tabulazioni, premendo il tasto tab, il cursore si sposta sul punto

Allineamento delle tabulazioni

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Elenchi puntati e numerati

Formato →Elenchi puntati e numerati E’ possibile scegliere anche la struttura di come diventerà il paragrafo con un elenco L’elenco inoltre tiene conto della formattazione del paragrafo, è possibile quindi avvicinare e allontanare la frase tramite i pulsanti sul righello

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Bordi e Sfondi

Formato → Bordi e sfondi

Questa finestra rende possibile aggiungere o modificare sia il bordo di un paragrafo o della pagina, sia cambiare il colore dello sfondo di entrambe le cose L’utile riquadro anteprima visualizza un esempio di come verrà il lavoro dopo aver confermato con “OK”

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Formattare un documento

File → Imposta Pagina

In questa parte viene messa a disposizione la possibilità di modificare l’orientamento della pagina e di margini bianchi che verranno a crearsi al momento della stampa È inoltre possibile cambiare il tipo di carta utilizzato per il documento. Passare ad esempio da un normale formato “A4” ad uno formato “busta”

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Intestazioni e pié di pagina
Visualizza →Intestazioni e pié di pagina

Ogni pagina verrà in questo modo modificata aggiungendo un’intestazione in alto oppure un commento in basso al documento

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Interruzioni e numeri di pagina  Inserisci →Interruzione
Per la pagina, anche se il testo non la completa riempie ,è possibile inserire un’interruzione senza dover usare comandi “a capo” fino alla fine della pagina

 Inserisci →Numeri di pagina
È possibile scegliere la posizione ed il formato del numero (1,2,3…– I,II,III…)

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Oggetti

Creare una tabella
 Tabella → Inserisci →Tabella
La finestra che apparrà dopo chiederà di specificare di quante colonne e di quante righe verrà creata la tabella La tabella è possibile anche disegnarla tramite il mouse

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Selezione e scrittura

Per la selezione lo si fa posizionando il cursore sulla cella d’inizio e tenendo premuto il mouse si trascina fino alla cella desiderata La selezione può essere fatta anche aiutandosi con i tasti “Ctrl” e “Maiusc” utilizzandoli come per le selezioni in windows Per scrivere basta posizionare il cursore sulla cella ed iniziare a digitare

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Inserire e cancellare righe e colonne Inserire

Tabella→Inserisci→…

I riferimenti destra e sinistra tengono conto della posizione del cursore nel momento in cui viene premuto il pulsante

Cancellare

Tabella→Elimina→…

Le celle da eliminare vanno selezionate prima Se si vuole cancellare un’intera colonna basta lasciare il cursore su una cella della colonna da eliminare
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Modificare la tabella
Righe e Colonne

Tabella→proprietà→…

Nella sezione “Righe” e “Colonne” è possibile specificare la dimensione in centimetri. Altrimenti lo si può fare spostando le aree di scrittura direttamente sul righello

Bordi

Formato→Bordi e Sfondo→…

Si presenta la stesso form utilizzato per la modifica della pagina e dei paragrafi. Viene utilizzato allo stesso modo: vi si può cambiare sia i bordi sia il colore dello sfondo

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Inserire disegni, immagini e grafici in un documento.

Inserisci →Immagine →…

A seconda dell’oggetto che deve essere importato all’interno del documento, si aprirà una finestra appropriata. I file andranno selezionati da una directory del computer

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Inserire un ClipArt

Inserisci →Immagine →ClipArt

I ClipArt sono dei disegni o delle foto già presenti nel programma di office. Possono essere utilizzate per arricchire i propri documenti Per i “ClipArt” sarà possibile cercarlo all’interno della raccolta di Office oppure avendo un collegamento ad internet attivo, sulla raccolta che Microsoft mette a disposizione nel Web

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Inserire un’immagine da file

Inserisci →Immagine →Da file

Verrà aperta una finestra che consente di andare a cercare un’immagine all’interno del proprio computer

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Inserire un Grafico

Inserisci →Immagine →Grafico

Viene aperta un “foglio dati” dove è possibile inserire i dati del grafico che verrà inserito nel documento, quest’ultimo cambierà la propria forma in tempo reale. Cliccando con il destro sull’area del grafico poi su “Tipo di grafico” Word permetterà di scegliere fra molte tipologie di visualizzazione dei dati (Torta, istogramma, Radar…) Per tornare al documento basterà cliccare su di un’area esterna al grafico ed alla tabella
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Modificare gli elementi Grafici
Tutti gli elementi grafici descritti fino ad ora possono essere utilizzati e si comportano come delle selezioni di testo; cioè è possibile copiarli e spostarli da una parte all’altra del documento o da una documento ad un altro Per modificare la dimensione viene usato il mouse:portandolo sui quadratini neri sul contorno dell’immagine e tenendo premuto è possibile ingrandire o rimpicciolire sia in orizzontale che in verticale

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La stampa Unione

Cos’è la stampa unione

La stampa unione è un procedimento con il quale, a partire da un documento e da una sorgente di dati (come ad esempio una rubrica o un database: in sostanza è una tabella) si ottengono una serie di documenti che hanno tutti la stessa struttura, ma ognuno di essi ha dati diversi. Ad esempio il documento in questione può essere una lettera di auguri e la sorgente dati può essere l'elenco dei dipendenti di una azienda: su ogni lettera viene stampato nome, cognome e indirizzo di un dipendente diverso, prelevando i dati necessari dalla sorgente dati. Quindi parte della lettera è uguale per tutti i dipendenti, mentre alcuni punti della lettera variano da dipendente a dipendente.

Nome Mario Marco Anna

Cognome Rossi Bianchi Dati

I ndirizzo Via Verdi 5 Via Righi 73 Via Romeo 4

Telefono 0577234567 0577456783 0578345234

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Preparare il documento principale
 Il

documento può essere creato nel modo consueto, oppure è possibile usare un documento già pronto, aprendolo.

L’indirizzo del destinatario sarà diverso per ogni lettera

 Il

documento deve, ovviamente, contenere dei il testo che sarà per tutti i documenti uguale ed dati "generali“ che saranno poi, automaticamente, sostituiti con i dati presenti nella sorgente dati.

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Preparare una lista di distribuzione, o il file di dati

Se invece si sceglie di aprirne una esistente basta selezionare il file che contiene la sorgente di dati desiderata. Infine è possibile scegliere di utilizzare la rubrica come sorgente di dati: cliccando su tale voce si apre una finestra in cui è richiesto qual è la rubrica da utilizzare. È possibile creare una nuova origine di dati, per far ciò si apre una nuova finestra nella quale inserire le colonne che devono essere presenti nella tabella di origine dei dati
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Creare una stampa unione
 Strumenti

→Lettere ed Indirizzi →Stampa Unione
Si apre una finestra che guida verso il completamento della stampa unione, ad ogni passaggio và selezionata l’opzione e premere avanti per ognuno dei 6 passaggi. Al 5° punto viene chiesto di inserire il blocco degli indirizzi, basta trascinare il campo sulla lettera N.B. i campi sono distinguibili dal testo normale perché sono evidenziati fra virgolette (« e ») e quando ci si posizione il cursore assumono uno sfondo grigio
1. Tipo di documento 2. Origine del documento

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Creare una stampa unione 2

3. Origine degli indirizzi

4. Posizionamento degli indirizzi

5. Posizionamento degli indirizzi

6. Posizionamento degli indirizzi

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La stampa

Controllo ortografico
 Strumenti → Controllo Ortografico
Durante la digitazione le parole ritenute scorrette vengono sottolineate in rosso. Tale sottolineatura non è presente in fase di stampa. Per aggiungere una parola al dizionario è anche possibile inserirla all'interno del documento, selezionarla e poi scegliere "aggiungi" dal menù che si apre facendoci click con il tasto destro del mouse.
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L’anteprima di stampa
 File → Anteprima di Stampa
Utile per avere una visione complessiva del documento. Consente infatti di visualizzarlo tutto in una schermata È possibile visualizzare anche più pagine insieme Word offre la possibilità di fare alcune modifiche come tabulazioni o mandare a a capo le frasi

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Le opzioni di stampa
 File → Stampa
 È possibile specificare quante e quali pagine stampare, oppure stampare solo il testo selezionato  Con il pulsante “proprietà” si accede alla finestra delle opzioni della stampante (cambia da stampante a stampante) consente di cambiare le impostazioni del tipo di carta, inchiostro, tipo di stampa …
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