Gestión de los Riesgos del Proyecto Parte 1

Gestión de Riesgos
Trata de prevenir los problemas antes de que ocurran ¿Qué es riesgo?

Gestión de los Riesgos
• Un riesgo significa la posibilidad de algún daño o pérdida • En el contexto de un proyecto los riesgos están relacionados con las oportunidades (resultados positivos) y las amenazas (resultados negativos) • En resumen el propósito de administrar riesgos es:
– Específicamente identificar factores que pueden impactar los objetivos del proyecto relacionados con alcance, calidad, tiempo y costo – Cuantificar el impacto de cada factor – Dar una línea base para elementos no controlables del proyecto – Mitigar los impactos ejerciendo influencia en aquellos elementos controlables del proyecto

Factores por los cuales se incrementa el riesgo en los proyectos • • • • • • • • • • • Tecnologías nuevas o no probadas Dependencia compleja de proyectos Falta de apoyo gerencial Falta de Involucramiento y compromiso de usuarios Falta de alineamiento del proyecto a los objetivos de la organización Restricciones estrictas de tiempo (fechas impuestas) Restricciones estrictas en presupuesto Falta de definición en las medidas de desempeño Sistemas de comunicaciones poco efectivas en el proyecto Procesos de Administración del proyecto inmaduros Procesos de Administración del riesgo poco efectivos .

Componentes del Riesgo • • • • • • Evento Probabilidad del evento Consecuencia “impacto” (monto en juego) Estatus (probabilidad x impacto) Tiempo esperado que ocurra: ¿cuándo? Frecuencia anticipada de los eventos ¿Qué tan a menudo suceden? .

1 Planificar la Gestión de Riesgos: Decidir cómo se van a manejar los riesgos.Gestión de los Riesgos del Proyecto • Es un proceso sistemático para identificar. Incluye minimizar los resultados negativos de los riesgos y maximizar los resultados positivos de las oportunidades • Procesos Incluidos: – 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos: Qué hacer con los riesgos identificados y priorizados. – 11. – 11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos: Dar seguimiento de los riesgos y de la apropiada re-planificación. – 11. – 11.2 Identificar los Riesgos: Determinar cuáles riesgos pueden afectar el proyecto. . – 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos: Análisis de la probabilidad e impacto del proyecto basado en información numérica.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos: Análisis de la probabilidad e impacto del proyecto basado en información subjetiva. analizar y responder a los riesgos del proyecto.

. Inicio Planeación Ejecución Cierre Control .Procesos dentro del Ciclo de Vida . .

....... puede que no funcione correctamente.La declaración de un riesgo. nunca se diseñaron las políticas de seguridad y manejo de datos para este tipo de plataforma. ..... Fuente Condición Consecuencia Contexto “ Si bien la aplicación puede ser convertida para su funcionamiento en Web (de acuerdo a lo indicado por el fabricante del software). Declaración del riesgo .y seguramente causaría re-trabajo y problemas de integración con los otros sistemas” ..

Proceso de Gestión del Riesgo Definición del Proceso (RMP)* Análisis Cuantitativo o Cualitativo Identificación de Riesgos Plan de Respuestas Control y Monitoreo *RMP = Risk Management Plan .

Conceptos: • Aversión al Riesgo: persona u organización quien no quiere tomar riesgos • Evento de Riesgo: Eventos o consecuencias que tiene la probabilidad de ocurrir en un proyecto y que son medidos por su impacto en el proyecto .

de lo contrario.11. el equipo de el/ella deben de crear uno. debe usarse. – Entradas: ¿Qué se necesita para iniciar? • • • • • Acta del proyecto (Project Charter) EDT (WBS) Tolerancia al riesgo de los interesados (stakeholders) Políticas de manejo organizacional de riesgos Roles y responsabilidades predefinidos (de la política organizacional) • Plantillas (de la política organizacional) .1 Planificar la Gestión de Riesgos • Decidir cómo enfrentar los riesgos en un proyecto – Si la compañía cuenta con un método estandarizado de manejar riesgos.

1 Plan de Gestión del Riesgo • Describe cómo los riesgos del proyecto serán manejados • NO atiende respuestas a riesgos individuales • Puede incluir algo de lo siguiente: – Metodología del manejo de riesgos (método cualitativo.11. cuantitativo – Roles y responsabilidades – Presupuestación – Frecuencia: qué tan seguido serán revisados los riesgos – Límites/Umbrales (thresholds): de la meta vs con lo que el equipo del proyecto medirá la efectividad de los riesgos gestionados – Formato de reporteo – Seguimiento (cómo lo voy a llevar a cabo) .

Análisis del riesgo Ambiental 3. Descripción del proyecto 1.11.5 Umbrales de riesgo Capítulo V.5 Soporte requerido (roles y responsabilidades) Capítulo II.2 Prácticas 4.3 Tiempos 4.1 Definiciones 4. Resumen del Proyecto 2.2 Análisis cualitativo 5.4 Planes de respuesta al riesgo 5.4 Características técnicas requeridas 1.1 Identificación de riesgo 5.1 Objetivos (obtenerlos del acta de projyecto) 1.3 Análisis cuantitativo 5.3 Características operacionales requeridas 1.2 Metodología de gestión del proyecto Capítulo III. Procesos de Administración del riesgo 5.4 Métricas 4.1 Políticas de riesgo ambiental 3. Definiciones para la Administración del Riesgo 4.1 Plan de Gestión del Riesgo .1 Resumen de requerimientos 2.2 Tolerancias al riesgo de los “Stakeholders” 3.3 Planes para administración del riesgo ambiental Capítulo IV.5 Monitoreo y control .2 Proyecto 1.Ejemplo Capítulo I.

11.2 Identificar los Riesgos • Determinar cuáles riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus características • Aunque el riesgo pueda ser discutido tan pronto como sea definido el proyecto. no puede iniciar ningún proceso formal de identificación de riesgo hasta que el EDT (WBS) sea completado • La identificación del riesgo sucede primeramente en la gestación del proyecto (ver la gráfica siguiente página) 14 .

11.2 Identificación de riesgos por ciclo de vida del proyecto Aprobación del proyecto Planeación preliminar/detallada Ejecución Cierre Riesgos Impacto $$ Eventos típicos de riesgo por fase tiempo •Pobre calidad •Producto no aceptado por el usuario •Cambios “al vuelo” •Problemas de flujo de caja •No disponibilidad de expertos en la materia •Pobre definición del problema •No hay estudio de viabilidad •Objetivos no están claros •No hay plan para Gestión de riesgos •Especificaciones pobres •No hay SOW o no está claro •No hay apoyo de la gerencia •Pobre definición de roles •Equipo inexperto •No existen habilidades para la labor •Disponibilidad de material •Cambios en alcance •Cambios en calendario •Requerimientos regulatorios •No existencia de sistemas de control OJO: “Entre más tiempo el riesgo y el impacto es mayor” .

2 Identificar los Riesgos • Herramientas utilizadas – Revisiones de documentación – Técnicas de recogida de información • • • • Tormenta de ideas (brainstorming) Usar el WBS Técnica Delphi Entrevistas Análisis FODA (Fortalezas.todavía • Salidas – Registro de riesgos (incluye Riesgos.11.sin hacer valoraciones cuantitativas . detonadores. definir el síntoma (trigger o gatillo) • Manifestaciones indirectas y tempranas de los riesgos detectados • Permiten actuar con mayor oportunidad – Listas de verificación – Análisis de asunciones – Técnicas de diagramación • Diagramas causa-efecto • Diagramas de flujo de procesos o sistemas • Diagramas de Influencia – Objetivo: • Una lista larga.. Oportunidades y Amenazas) – Usar los planes de riesgo de proyectos anteriores – Pensar en fuente y consecuencia (If & Then) – Si es posible. “inclusiva” -con la información disponible. entras a otros procesos) .. Debilidades.

calidad o desempeño Riesgos de gestión de proyectos Riesgos organizacionales Legales – Basado en fuentes: • Internos: cosas que el equipo de proyecto pueden controlar o influenciar • Externos: cosas que van más allá del control o infurncia del equipo del proyecto . robo. daño personal) – Categorías del Riesgo • • • • Técnicos.11.2 Tipos de Riesgos • Existen varias maneras de clasificar los riesgos • Dos tipos básicos: – Riesgos de Negocio: riesgo de ganar (oportunidad) o pérdida – Riesgos puros o asegurables: solamente de pérdida (incendio.

2 Tipos de Riesgos • Desde otro punto de vista – Conocidos (Known known): Certitumbre total – Conocidos Desconocidos (Known unknown): Algún grado de incertidumbre – Desconocidos (Unknown unknown): Total incertidumbre • Basados en el umbral de la gestión de proyectos (el más práctico): – – – – Tiempo Costo Calidad Alcance del trabajo o desempeño .11.

2 Definiciones relacionadas con la identificación • Análisis de asunciones o supuestos: examina la validez de los supuestos para identificar los riesgos del proyecto (hipótesis.11. escenarios y supuestos) • Disparadores (triggers): Síntomas de riesgo o signos de alerta que indican un evento de riesgo está por ocurrir (manifestaciones indirectas de eventos de riesgo actuales) o han ocurrido – Los triggers permiten anticipar nuestra respuesta (actuar más proactivo!!) • Inputs a otros procesos: pueden identificar una necesidad de actividad posterior en otra área – Los riesgos generalmente sirven de entrada (input) a otros procesos como restricciones o supuestos .

11. no técnicos Administración Calendario Costo Flujo de efectivo Técnicos Cambios en la tecnología Rendimiento Riesgos específicos a la tecnología Diseño Complejidad del proyecto Legales Licencias Derechos de patente Contractuales Pleitos internos y externos Fuerza mayor .2 Identificar los Riesgos • Implica categorizar los riesgos de acuerdo a sus fuentes (y no por sus efectos). El PMBOK determina las siguientes fuentes de riesgo: Administración de Riesgos Identificación Externos no predecibles Regulaciones Peligros naturales Efectos colaterales Terminación Externos predecibles Riesgos de mercado Operacionales Impactos ambientales Impactos sociales Cambios de moneda Inflación Sistema tributario Internos.

3 Análisis Cualitativo • Métodos para priorizar los riesgos identrificados para acciones futuras • Usualmente es un proceso rápido y económico que provee entradas valiosas para el Análisis Cuantitativo de los riesgos o del Plan de Respuesta de los Riesgos. • Técnicas y herramientas: – Evaluación de la probabilidad e impacto del riesgo – Matriz de Evaluación de Probabilidad/impacto – Categorización del Riesgo – Evaluación de la calidad de los datos del riesgo – Evaluación de la urgencia riesgo • Salidas: – Registro de Riesgos actualizada con: • • • • Rankeo general del riesgo del proyecto Lista de los riesgos priorizados Lista de los riesgos para análisis adicional y gestón de los mismos.11. 21 Tendencias en los resultados del análisis cuantitativo de los riesgos .

– Cuantitativo: estimación por cálculos • Determinar para cada riesgo identificado: – Probabilidad – Impacto (monto en juego) – Prioridad (ranking) para cada riesgo • El análisis cualitativo es realizado en lugar del cuantitativo (el cual es más exacto) debido al tiempo crítico del proceso de gestion de riesgos y la calidad de la información disponible (precisión de los datos) . (p.3 Análisis Cualitativo • Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos identificados – Objetivo: Determinar qué riesgos garantizan un respuesta y cuáles no • Existen dos métodos alternativos para analizar riesgos: – Cualitativo (subjetivo): tomando una “adivinanza educada”. Media o Baja) o una escala predefinida:1 al 10.e.11. Alta.

3 Análisis: Componentes del Riesgo Probabilidad C D A B Impacto .11.

11.3 Análisis Cualitativo: Matriz Simplificada Probabilidad Costos Alto 4 7 9 Bajo 2 5 8 Medio 1 3 6 Alto Medio Bajo Impacto .

3 Priorizando los riesgos Basados en impacto y probabilidad 4 8 9 Bajo 3 5 7 Medio Impacto 1 2 6 Alto Probabilidad Alta Alta Probabilidad Media Alto impacto Media Riesgo moderado Baja Baja Bajo riesgo Bajo Medio Impacto Alto .11.

alto. alta Numérica (>0 y <1) Valor del riesgo ( Amount at stake) Indica en términos monetarios el valor del riesgo para el proyecto. costo o fechas Una posible escala sería: Bajo. media.11. medio. muy alto Probabilidad Posibilidad de que un riesgo pueda ocurrir Posibles escalas serían: Baja.3 Análisis . una vez que se materialice Amount at stake = Costo de la inversión pérdida + Costo mínimo de restauración .Conceptos importantes Impacto del riesgo Término que indica en términos cualitativos el efecto del riesgo en el proyecto en cuanto a la calidad del producto o servicio.

.11.. Nivel de exposición actual al riesgo Indica la proporción actual de impacto que tiene el riesgo para el proyecto NER = Probabilidad * Impacto Valor esperado monetario (o valor estimado de la pérdida) Indica en términos económicos el impacto actual del riesgo para el proyecto VEM = Probabilidad * Valor del riesgo .Conceptos importantes.3 Análisis .

.11. Estructura de Desglose de Riesgos (Risk Breakdown Structure – RBS) Se utiliza para identificar y categorizar los riesgos del proyecto.Conceptos importantes..3 Análisis . . permitiéndoles enfocarse a los más importantes. Esta estructura provee al equipo del proyecto una clasificación jerárquica de los diferentes riesgos.

así como en toda la extensión el riesgo del proyecto. • Técnicas y herramientas – Técnicas de recogida e interpretación de la información • Entrevistas • Distribución de Probabilidades • Juicio de Expertos – Técnicas de Análisis Cuantitativo y Modelación • • • • Análisis de Sensibilidad Análisis de Árboles de Decisión Análisis de Valor Monetario Esperado Simulación • Salidas – Registros de Riesgos actualizados con:: • • • • Lista priorizada de los riesgos cuantificados Análisis probabilístico del proyecto Probabilidad de lograr los objetivos de tiempo y costo Tendencias en los resultados del análisis cuantitativo 29 .4 Análisis Cuantitativo • Ayuda a analizar de manera numérica la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto.11.

alto y muy alto. moderado. 30%. – Escala cardinales 10%.2 / .11.5 / .4 / . se utilizan valores discretos en vez de resultados continuos (números entre 0 y 100): – Escala ordinales (valores ordenados por calificación): muy bajo. 90% (valores lineales para probabilidad) o 0. bajo.1 / .8 (valores no lineales para probabilidad o impacto) • Ver la matriz simplificada en la siguiente página • Ver la gráfica 11-10 del PMBoK • Estos valores son asignados en una base de riesgo-por-riesgo con el fin de priorizarlos y eventualmente determinar una respuesta a cada uno . 70%. 50%.4 Matriz Probabilidad/Impacto • Para la evaluación de probabilidad y valores numéricos para el análisis de impacto.

• Puede utilizarse para: – Asignar personal u otros recursos (más $) a ciertos proyectos – Realizar análisis costo-beneficio para tomar decisiones – Apoyar una recomendación a iniciar.2 0.3 0.4 0.11.7 Se tiene que comparar Project Risk Score .8 . continuar o cancelar un proyecto (Go/no Go) Riesgo A B C % 0.5 Impacto Score 0.12 .4 Calificación general de riesgo a un proyecto • Indica la posición general del riesgo relacionado a otro proyecto comparando las clalificaciones de riesgo.40 0.9 0.18 . • La suma de todas las califdicaciones individuales del riesgo para determinar la calificación del proyecto: – Una calificación de proyecto comparada con otra – La calificación del proyecto comparado vs la calificación de riesgo de la compañía.

depende de la cantidad y calidad de la información disponible .000 (0.000) = $24. Impacto (pérdida): $100.000 – Riesgo Y: Probabilidad: 40%.4 Análisis Cuantitativo • Los métodos son preferentemente cuantitativos pero pueden ser cualitativos • Análisis Cuantitativo: – Expected Monetary Value (EMV) = Probabilidad x Impacto – Riesgo X: Probabilidad: 30%.3) x ($100.000 • El análisis cuantitativo (que es mas complejo).000 = $60.000) = $30. Impacto: Retraso de 30 días Considerando un costo de $2.000 (0.4) x ($60.11.000/día 30d x $2.

11.4 Otras técnicas de cuantificar riesgos • Entrevistas: recordar que la persona que • PERT (revisar Gestión del tiempo y Costo en el PMBoK) • Análisis de Sensibilidad: ayuda a daterminar cuáles riesgos tienen el impacto potencial en le proyecto: EMV y el cálculo de la reseva de continegncia • Simulación Monte Carlo (revisar Gestión del tiempo y Costo en el PMBoK) – Revisar la figura 11-13 del PMBok página 259 .

4 Otras técnicas de cuantificar riesgos • Simulación Monte Carlo .11.

costos.11.4 Otras técnicas de cuantificar riesgos Árboles de decisión: – Utilización de un diagrama que describe la decisión a considerar y las implicaciones de escoger una u otra de las alternativas disponibles – Incorpora probabilidades de riesgos y los costos o recompensas de cada ruta lógica de eventos y decisiones futuras – El resolver un árbol de decisión indica cuál decisión cede el valor más grande esperado cuando todas la implicaciones. recompensas inciertas y decisiones subsecuentes son cuantificados • Mayor utilidad. menor costo .

4 Otras técnicas de cuantificar riesgos Árboles de decisión: .11.

4 Gestión de Riesgos del Proyecto Cuantificación de Riegos: Distribución Triangular .11.

4 Gestión de Riesgos del Proyecto Cuantificación de Riegos: Distribución Beta .11.

4 Definiciones Adicionales • Independencia estadística: La probabilidad de que ocurra un evento no afecta la probabilidad de que ocurra otro evento.11. • Ejemplo: Los dados • Probabilidad de que ocurran juntos: Pa x Pb x Pn • Mutuamente excluyentes: Dos eventos se definen mutuamente excluyentes si ambos no pueden ocurrir en un mismo intento • Un Volado (lanzar una moneda al aire) • Probabilidad de que ocurran juntos? .

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