INICIATIVA CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

• Manejo seguro de activos de información • Aplicaciones de gestión documentos electrónicos • Uso de estándares PROCESOS ELECTRÓNICOS • Racionalización y optimización de procesos • Automatización (BPM) . DOCUMENT OS ELECTRÓNICOS establecer lineamientos para hacer más eficientes y efectivos los trámites y eliminar el uso del papel en la gestión que realizan las entidades públicas.1 QUE ES CERO PAPEL • Aprovechamiento de TIC en buenas BUENAS practicas PRÁCTICAS • Cambio cultura organizacional una reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos. tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan hacia los ciudadanos.

revisión. archivo) 30 Hojas impresas 12 Teletrabajo Casa Oficina Informe 2009 de impresión del gobierno".3 billones. los empleados no son conscientes del costo de imprimir. Lexmark y O'Keeffe & Company. FEDERAL (2009) Gasto anual en impresiones USD 1. Ahorro potencial: USD 440 millones Impresión promedio día x empleado: 30 hojas Baja implementación de buenas prácticas en entidades: • Políticas de impresión 11% • Impresión doble cara 9% • Control individual impresión 5% Razones para excesos de impresión • Necesidad firmas en papel 57% • Para revisar en reuniones 54% • Para compartir con otros 51% • Requisitos de archivo / almacenamiento 38% LECCIONES APRENDIDAS • Cambio de mentalidad. Marzo de 2009 .1 Experiencia USA Gobierno Federal: Buenas prácticas SITUACIÓN GOB.1. • Es posible lograr grandes ahorros solo mediante la implementación de buenas prácticas de impresión • Es necesario desarrollar mecanismos habilitantes que superen la necesidad de usar papel (firmas.

Alemania. Suiza y el Reino Unido.2 Experiencia: Europa: eficiencia de procesos SITUACIÓN EMPRESAS (2011) Cada año se dedican al menos 362 millones de horas y 147 mil millones de euros a gestionar procesos de documentación empresarial crítica El 31% de todas las organizaciones europeas siguen perdiendo documentos importantes Solo 22% disponen de procesos completamente automatizados para gestionar la información empresarial crítica En promedio. y falta de apoyo real de la dirección. 458 organizaciones en Bélgica. el 42% de la información crítica está disponible solo en formato impreso. los Países Bajos. la seguridad y la efectividad en las organizaciones • Las barreras principales para optimizar procesos son la falta de tiempo. Noruega y Dinamarca. Italia. LECCIONES APRENDIDAS • Importante comenzar lineamientos con estándares y • El proceso de automatización de procesos y documentos lleva tiempo • Existen oportunidades en gestión del conocimiento.1. Francia. . Suecia. (no hay tiempo para mejorar porque estamos ocupados debido a que no somos eficientes) Índice de Eficiencia de Procesos. Finlandia. España. Coleman Parkes Research para RICOH – Junio 2011 . falta de personal asignado.

2 QUE IMPACTOS SE ESPERAN DE LA INICIATIVA •Costos papel •Costos impresión •Costos almacenamiento •Costos de consulta •Costos de transporte y distribución •Consumo de madera / árboles •Contaminación agua y atmósfera •Gastos de energía •Generación de desechos •Horas hombre dedicadas a localización y gestión de documentos •Perdida de conocimiento •Flujos de información ineficientes ECONÓMICO AMBIENTAL DE EFICIENCIA .

Marzo de 2009 .wri.org/ estadística año 2005 ** Departamento Nacional de Estadística – DANE año 2010 *** Informe 2009 de impresión del gobierno".4 billones hojas Ahorro aproximado $ 631 millones Consumo anual per cápita* diarios Se estima que el 35% de las impresiones se desechan casi de inmediato*** en impresiones innecesarias * http://earthtrends.Que podemos hacer al reducir el consumo de papel • 25 Kg x año • 4 mil hojas x año • 20 hojas/día 809 mil servidores públicos** • 20 mil toneladas • 4. Lexmark y O'Keeffe & Company.

2 MODELO CONCEPTUAL DE LA INICIATIVA CERO PAPEL CIUDADANOS Y ORGANIZACIONES Canal presencial Canal electrónico IDENTIFICACIÓN SEGURA SEDE ELECTRÓNICA e-registro e-consulta e-notificación Buzón virtual OTRAS ENTIDADES SISTEMAS DE INFORMACIÓN IDENTIFICACIÓN SEGURA Interoperabilidad GESTIÓN DOCUMENTAL Correspondencia (entrada .salida) ENTIDAD / FUNCIONARIO Preservación y Acceso Expediente electrónico (físico – electrónico) IDENTIFICACIÓN SEGURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN GESTIÓN DE TRÁMITES Y PROCESOS Interoperabilidad Financiera Talento humano Contratación Otros PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLÓGICAS COMUNES .

PASOS DE ACCIÓN EN LAS ENTIDADES INICIAL Diseño del plan de eficiencia BÁSICO Desarrollo e implementación AVANZADO Masificación MEJORAMIENTO PERMANENTE Medición y seguimiento SOCIOCULTURAL • Sensibilización implementación de buenas prácticas • Evaluación de sistemas existentes • Evaluación de soluciones externas • Programa de formación y gestión del cambio • Implementación soluciones GDoc y Workflow • Adopción de estándares • Cultura cero papel apropiada en la entidad • Interoperabilidad interna y externa • Infraestructura ajustada a arquitectura GEL • Automatización de la mayoría de los procedimientos internos TECNOLÓGICO ORGANIZACIONAL • Análisis y priorización de procesos. flujos documentales. funciones y responsabilidades • Automatización procedimientos internos priorizados • Adopción de estándares • Evolución.3. mantenimiento y optimización • Adopción de mejores prácticas • Mejoramiento de indicadores • Sostenibilidad de la iniciativa POLÍTICO / LEGAL Reglamentación interna ajustada conforme a la normatividad generada en el marco de la iniciativa .

Optimizar procedimiento priorizados 3. Evaluar los sistemas existentes 3. Masificar 7. Presentar proyecto 5. Identificar requerimientos y necesidades en materia de documentos (valor/riesgos) 2. Identificar estrategias para gestionar los documentos electrónicos 4. Implementación piloto 6. Optimizar otros procedimientos 4. Implementar herramientas de gestión de procesos (BPM) ¿En que me apoyo? • NTCGP 1000 / MECI / • Guía de racionalización de tramites y procedimientos . CÓMO PONER EN PRÁCTICA CERO PAPEL EN MI ENTIDAD 1. Hacer una caracterización y priorización de procesos 1. Adoptar buenas prácticas y promover el cambio de cultura 3. Hacer un diagnóstico (cuanto consumimos) 2. Evaluación y mejora continua ¿En que me apoyo? • NTC/ISO 15489-1 • Circular Externa 02 de 2012 AGN / PGD AGN • Circular Coinfo 04 de 2010 • Guía interoperabilidad • Guía seguridad ¿En que me apoyo? • Guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel • Guía de primeros pasos para implementar una estrategia cero papel • Formularios y cuestionarios de ejemplo DOCUMENT OS ELECTRÓNICOS PROCESOS ELECTRÓNICOS 1. Hacer una caracterización y priorización de procesos 2. Seguimiento y monitoreo BUENAS PRÁCTICAS 1.4.

4.Seguimiento y monitoreo ¿En que me apoyo? • Guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel • Guía de primeros pasos para implementar una estrategia cero papel • Formularios y cuestionarios de ejemplo BUENAS PRÁCTICAS .Hacer un diagnóstico (línea base: ¿cuanto consumimos?) 2.1 Implementar buenas prácticas para reducir consumo de papel 1.Adoptar buenas prácticas y promover el cambio de cultura 4.Identificar oportunidades clave 3.

1 Mecanismos de gestión electrónica de documentos Planificar la incorporación de esquemas de gestión de documentos electrónicos (ISO 15489-1): • análisis de los procesos y negocios de la entidad. • implementar. ¿En que me apoyo? • NTC/ISO 15489-1 • Circular Externa 02 de 2012 AGN / PGD AGN • Circular Coinfo 04 de 2010 • Guía interoperabilidad • Guía seguridad DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS . seguimiento y mejoramiento. • definir estrategias.4. diseñar el sistema. • identificar requisitos y necesidades. • evaluar sistemas existentes.

Su contenido es una representación completa y precisa de las operaciones. adición o supresión autorizada debe dejar evidencia. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo Identificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización Mantener vínculos entre documentos que reflejan secuencias de actividade . presentado e interpretado. DISPONIBILIDAD AUTENTICIDAD FIABILIDAD Es lo que afirma ser. recuperado. El documento esta completo y no ha sido alterado. Cualquier anotación.ISO 15489 Características de los documentos DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS INTEGRIDAD ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación. actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades Puede ser localizado.

la identificación del usuario. Incorporar todos los documentos ligados a las actividades Organiza los documentos de manera que reflejen los procesos Protege los documentos de modificaciones o disposiciones no autorizadas .ISO 15489 FIABILIDAD Características de los sistemas de gestión documental EXHAUSTIVIDAD DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS El sistema debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la organización. Cumplir con los requisitos reglamentarios y expectativas de la sociedad. Deben evaluarse periódicamente y conservar los resultados. Sistematizar mediante el diseño y funcionamiento de sistemas de gestión de documentos como de otros sistemas de gestión Funciona de modo regular y continuado mediante procedimientos fiables. la destrucción autorizada y la seguridad. CARÁCTER SISTEMÁTICO CONFORMIDAD INTEGRIDAD Controlar el acceso.

el mejoramiento y la racionalización de procesos.Optimizar otros procedimientos 4.Implementar herramientas de gestión de procesos (BPM) ¿En que me apoyo? • NTCGP 1000 / MECI / • Guía nacional de simplificación. procedimientos y trámites .4. racionalizar y automatizar procedimientos PROCESOS ELECTRÓNICOS 1.3 Optimizar.Optimizar procedimiento priorizados 3.Hacer una caracterización y priorización de procesos 2.

GRACIAS Oscar Javier Almanza R. Consultor Iniciativa Cero Papel en la Administración Pública .