You are on page 1of 42

UNIDAD 2

EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
LA PLANIFICACIÓN
¿Que es la planificación?
LA PLANIFICACIÓN
CONCEPTO

- Es la primera función de la administración

- La Planificación es la concepción anticipada y
racional de una acción futura que se desea realizar.

- La planificación traza el camino entre el punto donde
nos encontramos hoy y el punto a donde queremos
llegar.

Por lo tanto, planear o planificar implica la
selección de objetivos y las acciones para
alcanzarlos
LA PLANIFICACIÓN
ASPECTOS DE LA PLANEACIÓN
1.- Supremacía: Cuando se desea realizar un proyecto, lo
primero que se debe hacer es PLANIFICAR y, una vez
realizada la planificación, EJECUTAR lo planificado.
2.- Generalización: La planeación se hace a todo nivel
dentro de una organización, no sólo en los estamentos
superiores.
3.- Contribución a los propósitos y objetivos: El
propósito de la planificación y de cada plan es facilitar el
logro de los objetivos de la empresa, a través de la
cooperación.
4.- Eficiencia: La eficiencia de la planificación o de los
planes se mide en función de cuánto contribuye al logro
de los propósitos u objetivos.
LA PLANIFICACIÓN
RELACIÓN PLANEACIÓN - CONTROL
CONTROLAR sin PLANES no tiene sentido!!
¿ cómo se sabe que se va en buena dirección ?
LA PLANIFICACIÓN
RELACIÓN PLANEACIÓN – CONTROL

Relación entre la Planificación y el Control.
La planificación proporciona estándares (indicadores) de
control contra los cuales puede medirse el desempeño. Si
existe una desviación significativa entre el desempeño real y
el planeado, puede tomarse una acción correctiva.

P/E) Un ejemplo claro de los planes empleados como estándares
de control se pueden encontrar en los presupuestos. Estos
presupuestos proporcionan la base para estándares continuos de
control durante todo el año de operaciones. Si el desempeño real
no corresponde estrictamente al desempeño planeado y
presupuestado, hace que se aplique una acción correctiva.
LA PLANIFICACIÓN
Relación entre «Objetivos» y «Planificación»

- La formulación de los objetivos debe ser una
actividad compartida por todos los niveles de la
organización, y no sólo de los estamentos superiores.

- Las metas a cumplir deben ser precisas, de
preferencia cuantificadas. Aunque es posible plantear
objetivos menos precisos dentro de plazos más largos,
ellos deben cuantificarse en la medida que los plazos se
aproximen.
P/E) Aumentar las ventas No sirve

P/E) Aumentar las ventas en 10% Sirve
LA PLANIFICACIÓN
Relación entre «Objetivos» y «Planificación»

- Al fijar las metas, orienta las acciones de la
organización hacia el cumplimiento de éstas.

- Es económica, por cuanto elimina todo trabajo
innecesario que no sirva al logro de los objetivos o
metas (concentra las acciones en un sólo sentido).
Además, posibilita una mejor utilización de los
recursos de la empresa, concentrándolos en las
actividades que conducen al logro de las metas.
LA PLANIFICACIÓN
Relación entre «Objetivos» y «Planificación»

-Evita o disminuye los riesgos innecesarios, ya que
se preveen los elementos adversos del plan y se
responde a la pregunta ¿qué pasaría sí.......?. La
planificación permite adelantarse a los problemas y
trata de solucionarlos por adelantado.

- Facilita el control de la marcha de la empresa. Al
establecer metas precisas, permite comparar lo
realizado con lo programado (CONTROL), así como
aplicar medidas correctivas en la ejecución y en la
propia planificación futura. El control actúa como
función reguladora.
LA PLANIFICACIÓN
Principios de la Planificación

La planificación debe cumplir los siguientes principios:

- Flexibilidad: Los planes deben adaptarse a los
cambios de las variables que los sustentan. La tarea de
planificación es permanente y no termina nunca:
todos los planes son flexibles, sujetos a revisión y
modificación, a medida que la realidad va alterando las
variables que sirvieron de base para elaborarlos.
Cuando la planificación es inflexible, se rigidiza, se hace
estática, perdiendo validez e inoperancia.
LA PLANIFICACIÓN
Principios de la Planificación

-Compromiso: La planificación debe ser motivadora.
Una forma de lograr la motivación es mediante
compromiso y la participación de todos los estamentos
en la elaboración del plan, evitando su "imposición
desde arriba".

- Contribución: Los planes parciales deben estar
debidamente integrados y encaminados hacia un
propósito central. Esto supone una cadena enlazada de
metas; de lo contrario, los esfuerzos se desperdician y
la planificación se torna antieconómica e inútil.
LA PLANIFICACIÓN
Dificultades o limitaciones de la planificación

-Poca exactitud, con relación a los resultados: La mayor
o menor exactitud del plan dependerá de los datos
utilizados para formularlo. En la medida que los datos
sean reales o bien estimados, mejor serán los
resultados. La planificación eficaz se basa en hechos,
datos e información real y/o estimada.
Planificar no es adivinar el futuro, sino reducir los
márgenes de error a niveles tolerables.

LA PLANIFICACIÓN
Dificultades o limitaciones de la planificación

- Es difícil realizarla: Esto es cierto cuando no se
disponen de los antecedentes estadísticos en los que
se basa el plan, o se cuenta con datos incompletos o
no fidedignos. El proceso de planificación se facilita si
se disponen de los antecedentes correspondientes.

- Retarda la acción y la iniciativa: No hay mejor tiempo
invertido que el destinado a pensar previamente lo
que se hará y cómo se hará, antes de hacerlo. Sin
embargo, si nos pasamos todo el tiempo tratando de
lograr el plan óptimo, nunca vamos a pasar a la
siguientes etapas de organizarnos y ejecutar.
LA PLANIFICACIÓN
Tipos de Planificación

- Planificación estratégica : Está diseñada para satisfacer
las metas generales de la organización como un todo, en el
largo plazo.
- Planificación operativa: muestra cómo se pueden aplicar
los planes estratégicos en el quehacer diario (corto plazo).

Los planes estratégicos y los planes operativos están
vinculados a la definición de la misión de una organización, es
decir, la meta general que justifica la existencia de una
organización.
Los planes estratégicos difieren de los planes
operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y
grado de detalle.
LA PLANIFICACIÓN
Tipos de Planificación

Por lo tanto, la planificación estratégica puede ser
definida como el arte de formular, implantar y evaluar
decisiones interfuncionales que permitan a la organización
llevar a cabo sus objetivos.

En cambio, la planificación operativa consiste en
formular planes a corto plazo por cada una de las diversas
partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las
diversas partes de la organización deben hacer para que la
empresa tenga éxito a corto plazo.
LA PLANIFICACIÓN
HERRAMIENTAS DE
PLANIFICACION

LA PLANIFICACIÓN
La Gráfica de Gantt (Carta Gantt)

Es una herramienta inventada por Henry L. Gantt en la
cual se grafican, como una línea de tiempo, las
diferentes actividades de un proyecto.

La Carta Gantt ilustra la duración y las relaciones de
tiempo entre las actividades de un proyecto en forma
gráfica. Esta herramienta ayuda a tener una visión más
clara de las actividades a realizar y de la duración del
proyecto completo.
LA PLANIFICACIÓN
La Carta Gantt

LA PLANIFICACIÓN
La Carta Gantt


Para ilustrar la Carta Gantt es muy importante
identificar:
- las distintas actividades del proceso
- la secuencia de las actividades.
- los tiempos de cada actividad.
LA PLANIFICACIÓN
La Carta Gantt

Ejemplo:


Actividad Después de Duración de la Actividad
A - 4 semanas
B A 6 semanas
C A 2 semanas
D B 2 semanas
E C 8 semanas
F D-E 4 semanas
LA PLANIFICACIÓN
La Carta Gantt

Con esta información, se puede ilustrar la Carta
Gantt:
LA PLANIFICACIÓN
La Carta Gantt

Consideraciones:
- Es posible ejecutar algunos pasos paralelos al mismo
tiempo, tomando un paso más tiempo que otro
- Cuando la carta Gantt está terminada se podrá ver:
- El total del tiempo mínimo para el proyecto
- La secuencia apropiada para los pasos
- Qué pasos pueden estarse ejecutando al
mismo tiempo.
1.- Se tiene la siguiente información sobre las
actividades de un proyecto y sus tiempos (semanas)
asociados:





a) Realice la Carta Gantt de este proyecto
b) Determine la ruta critica del proyecto
c) Determine la duración mínima de este proyecto.
Actividad Act. Previa Duracion
A 2
B 5
C A 3
D B 1
E D 8
F C,E 9
Ejercicios
1.-
Ejercicios
Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
A
B
C
D
E
F
Actividad Act. Previa Duracion
A 2
B 5
C A 3
D B 1
E D 8
F C,E 9
LA PLANIFICACIÓN : PERT/CPM
Diagrama PERT

Las cartas Gantt son limitadas en cuanto a la
posibilidad de mostrar la interdependencia de las
actividades.

En los proyectos sencillos en que los pasos
fluyen en una simple secuencia de eventos, pueden
darle al administrador del proyecto la información
adecuada. Sin embargo, cuando varios pasos se están
ejecutando a la vez y existe un alto nivel de
interdependencia entre diferentes pasos, los diagramas
PERT son mejores.

LA PLANIFICACIÓN
Diagrama PERT


• Aunque algunas formulaciones difieren en su
nomenclatura, las actividades se representan por
flechas.
• Los nodos son puntos en el tiempo e indican el término de
algunas actividades y el comienzo de otras. Los nodos
están representados por círculos.
Nodo
Actividad
LA PLANIFICACIÓN
Diagrama PERT
Nomenclatura
LA PLANIFICACIÓN
Diagrama PERT
1. La actividad A debe ser terminada antes de que la
actividad B pueda comenzar (Fig.1).


2. Las actividades A y B pueden ocurrir
simultáneamente, pero ambas deben ser terminadas
antes de que C pueda comenzar (Fig.2)


3. Las actividades Ay B deben ser terminadas antes de
que C y D puedan empezar, pero C puede comenzar
independientemente de D o viceversa (Fig.3).
LA PLANIFICACIÓN
Diagrama PERT

El Método de la Ruta Crítica (CPM) y la Técnica
de Revisión y Evaluación del Programa (PERT) son
técnicas de redes para analizar un sistema en términos
de actividades y eventos que deben ser terminados en
una secuencia específica para lograr una meta.

CPM: Considera que la duración de las actividades es
determinista
PERT: Considera que la duración de las actividades es
probabilistas
LA PLANIFICACIÓN
Método de la Ruta Crítica (CPM)
Los pasos para la implantación del CPM son:
1.- Definir el proyecto en términos de actividades y eventos.

2.- Estimar el tiempo de cada actividad

3.- Construir un diagrama de redes mostrando las relaciones
entre ellas

4.- Calcular el tiempo para cada camino en el diagrama.
5.- La ruta con la secuencia de tiempo más grande calculado
en el paso 4 es la RUTA CRÍTICA. Los tiempos de todas las
actividades en este camino son CRÍTICAS para la fecha de
término del proyecto.
LA PLANIFICACIÓN
Método de la Ruta Crítica (CPM)

6.- La suma de los tiempos de las actividades de la ruta
crítica es el tiempo promedio esperado Te de la ruta crítica.

7.- Los restantes caminos calculados en el punto 4) tienen
holgura de tiempo. La holgura asociada a cualquier camino
es simplemente la diferencia entre Te y el tiempo para cada
camino dado.

Es importante mencionar que, para que el proyecto cumpla
con el objetivo de terminar en el menor tiempo posible, es
necesario asignar recursos para garantizar el logro óptimo de
este objetivo.
LA PLANIFICACIÓN
Método de la Ruta Crítica (CPM)

Ejemplo 1:
Actividad Después de Duración de la Actividad
A - 4 semanas
B A 6 semanas
C A 2 semanas
D B 2 semanas
E C 8 semanas
F D-E 4 semanas
a) Realice el diagrama Pert de este proyecto
b) Determine la ruta critica del proyecto
c) Determine la duración mínima de este proyecto.
LA PLANIFICACIÓN
Método de la Ruta Crítica (CPM)

Ejemplo 1:







ABDF=16 semanas
ACEF=18 semanas
1.- Se tiene la siguiente información sobre las
actividades de un proyecto y sus tiempos (semanas)
asociados:





a) Realice el diagrama Pert de este proyecto
b) Determine la ruta critica del proyecto
c) Determine la duración mínima de este proyecto.
Actividad Ant. Previa Duracion
A 2
B 5
C A 3
D B 1
E D 8
F C,E 9
Ejercicios
3.- Los tiempos estimados para terminar el proyecto de
construcción de una planta son mostrados en meses en
el siguiente diagrama de redes.
Se pide:
a) Determinar la ruta crítica
b) ¿Cuánto tiempo de holgura tiene el camino que incluye
los nodos 4-6 ?
Ejercicios
LA PLANIFICACIÓN
Método de la Ruta Crítica (CPM)

Desarrollo:

a)



b)
LA PLANIFICACIÓN
Método de la Ruta Crítica (CPM)

Desarrollo:
Semana
Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
LA PLANIFICACIÓN
TÉCNICA DE REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL
PROGRAMA (PERT)

El PERT como el CPM, es también una herramienta de
planeación y control orientada al tiempo.
El PERT incorpora la incertidumbre (y probabilidad)
incluyendo tres tiempos estimados para cada actividad
en lugar de uno solo:
- Tiempo optimista
- Tiempo probable
- Tiempo pesimista
LA PLANIFICACIÓN
TÉCNICA DE REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL
PROGRAMA (PERT)

- Tiempo optimista: es el mejor tiempo esperado si
todo ocurre muy bien.
- Tiempo probable: Esta es la mejor estimación o
estimación conservadora.
- Tiempo pesimista: es el peor tiempo que puede ser
esperado si todo ocurre mal.
LA PLANIFICACIÓN
TÉCNICA DE REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL
PROGRAMA (PERT)

El tiempo medio esperado (T
e
) para cada
actividad está dado por:
Tiempo optimista
Tiempo probable
Tiempo pesimista
LA PLANIFICACIÓN
TÉCNICA DE REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL
PROGRAMA (PERT)

La varianza de los tiempos de cada actividad está
dada por:




Los parámetros T
e
(tiempo medio esperado) y σ
2

(varianza) de la distribución del tiempo permiten
calcular la probabilidad de cumplimiento del proyecto
en un cierto tiempo usando la distribución normal.
2
6
|
.
|

\
|
÷
= o
a b
2
Donde:
b= tiempo pesimista
a= tiempo optimista
2.- Se tiene la siguiente información sobre las actividades de un proyecto y sus
tiempos (semanas) asociados:




a) Realice la Carta Gantt del proyecto
b) Realice el diagrama de redes del proyecto
c) Determine cual es la ruta critica del proyecto y su duración
d) Si la actividad G se retrasa 3 semanas… en cuanto se retrasa el proyecto?
e) Cual es el máximo retraso que permite la actividad F.
Activ. Act.Preced. Duracion
A - 2
B A 3
C - 2
D C 3
E D 2
F D 3
G B 3
H E 2
I F,G,H 2