Referentes generales y funcionales básicos: roles del gerente

Harold Koontz

La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.

Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales, en cualquier tipo de organización, con fines o sin fines de lucro.

Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales. La administración persigue la productividad. 4. Cuando se desempeñan como administradores. La intención de todos los administradores es la misma: lograr resultados finales superiores (agregar valor. . 2. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones. 5. lo que implica eficacia y eficiencia. obtener superávit).1. organización. los individuos deben ejercer las funciones generales de administración: planeación. 3. dirección y control.

Contribuir con excelencia al cumplimiento de la Misión de la organización que dirige .

dependiendo de sus circunstancias .•Se orientan a la acción •Se informaban acerca de las necesidades de sus clientes •Promovían la autonomía administrativa y el espíritu empresarial •Obtenían una alta productividad mediante la estrecha atención a las necesidades de su personal •Se regían por una filosofía basada a menudo en los valores de sus líderes •Se concentraban en el área de actividad que conocían mejor •Poseían una estructura organizacional sencilla y escaso personal administrativo •Eran tanto centralizadas como descentralizadas.

medianas o grandes) que usted mejor conozca personalmente o por comentarios de personas cuya opinión considera respetable. . tomando en consideración las organizaciones (pequeñas. y complete el gráfico a modo de perfil. •Califique cada cualidad según escala 1 – 5.ANÁLISIS DE CASOS COMUNES EN ECUADOR: A modo individual: •Analice. como se muestra a continuación. el cumplimiento de las siete primeras cualidades antes referidas.

ANÁLISIS DE CASOS COMUNES EN ECUADOR: CONCEPTO •Se orientan a la acción •Se informaban acerca de las necesidades de sus clientes •Promovían la autonomía administrativa y el espíritu empresarial •Obtenían una alta productividad mediante la estrecha atención a las necesidades de su personal 5 4 3 2 1 •Se regían por una filosofía basada a menudo en los valores de sus líderes •Se concentraban en el área de actividad que conocían mejor •Poseían una estructura organizacional sencilla y escaso personal administrativo X = 3.3 .

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FRANK Y LILLIAN GILBRETH (publicación en 1900): •Frank se centró en los estudios de tiempo y movimiento. HENRY L. GANTT (publicación en 1901): •Instó a la selección científica de los trabajadores y a la “armónica cooperación” entre trabajadores y administradores. 1911 y 1912): •Su principal interés fue la elevación de la productividad mediante una mayor eficiencia en la producción y salarios más altos a los trabajadores. . a través de la aplicación del método científico. TAYLOR (publicaciones en 1903. en tanto Lillian en los aspectos humanos del trabajo y en el conocimiento de la personalidad y necesidades de los trabajadores.Administración científica FREDERICK W.

la unidad de mando. •Formuló el proceso administrativo y 14 principios de la administración. •Advirtió la necesidad de enseñanza de la administración.Teoría moderna de la administración operacional HENRI FAYOL (publicación en 1916): •Conocido como “padre de la teoría administrativa moderna”. la cadena escalar (jerarquía) y el espíritu de cuerpo. de seguridad. contables y administrativas. comerciales. •Dividió las actividades industriales en seis grupos: técnicas. financieras. con los referidos a la autoridad y responsabilidad. .

. ROETHLISBERGER (publicación en 1933) •Realizaron los famosos estudios en la planta de Hawthorne de la Western Electric Company. J. la comercialización y el personal. VILFREDO PARETO (Libros 1896 – 1917): •Conocido como “padre del enfoque de sistemas sociales” de la organización y administración. Influencia de las actitudes y relaciones sociales de los grupos de trabajo en el desempeño.Ciencias de la conducta HUGO MÜNSTERBERG (publicación en 1912): •Aplicación de la psicología a la industria y la administración. ELTON MAYO Y F. WALTER DILL SCOTT (publicación en 1911): •Aplicación de la psicología a la publicidad. MAX WEBER (Traducciones del alemán en 1946 Y 1947): •Teoría de la burocracia.

•Propuso un muy completo enfoque de sistemas sociales de la administración. .Teoría de sistemas CHESTER BARNARD (publicación en 1938): •La tarea de los administradores es mantener un sistema de esfuerzo cooperativo en una organización formal.

Surgimiento del pensamiento administrativo moderno y contribuciones recientes a la administración Entre muchos autores: PETER F. la gente asciende hasta un nivel en el que es incompetente. EDWARDS DEMING (después de la segunda guerra mundial): •Introdujo el control de calidad en Japón. THOMAS PETERS Y ROBERT WATERMAN (publicación en 1982): •Identificaron las características de compañías a las que consideraron excelentes. entre otras): •Prolífico autor sobre abundantes temas administrativos generales. . W. WILLIAM OUCHI (publicación en 1981): •Explicó prácticas administrativas japonesas selectas adaptadas a las condiciones de Estados Unidos. al paso del tiempo. DRUCKER (publicación en 1974. LAURENCE PETER (publicación en 1969): •Observó que.

Jerdee. Carrol Administradores Alto Nivel Administradores de nivel intermedio Supervisores de primera línea .FUNCIONES GENERALES Y TIEMPO DEDICADO A SU DESEMPEÑO Mahoney.

0 .0 100.Función General % Causas que percibe % deseado Planeación Organización Dirección Control Total 100.

FUNCIONES OPERATIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN Finanzas Marketing Operaciones Recursos Humanos Investigación Y Desarrollo .

Papel de representación (cumplimiento de deberes ceremoniales y sociales en representación de la organización). Papel de receptor (recepción de información sobre la operación de una empresa). 2.LOS 10 PAPELES ADMINISTRATIVOS IDENTIFICADOS Por MINTZBERG Papeles interpersonales 1. Papel de vocero (transmisión de información a personas ajenas a la organización). Papel de enlace (particularmente con personas e instituciones ajenas a la organización). Papel de difusor (transmisión de información a subordinados). . 6. Papel de líder. Papeles de información 4. 3. 5.

Papel de negociador (en el trato con varias personas y grupos de personas) .LOS 10 PAPELES ADMINISTRATIVOS IDENTIFICADOS Por MINTZBERG (continuación) Papeles de decisión 7. 9. Papel empresarial (emprendedor de proyectos). 8. Papel de encargado del manejo de perturbaciones. Papel de asignador de recursos. 10.

•Califique cada cualidad según escala 1 – 5. •SIGNIFICADO: Muy frecuentemente (5). como se muestra a continuación. Raras veces o nunca (1) . Poco (2). Normal (3). y complete el gráfico a modo de perfil. en que medida se requiere con más frecuencia que usted cumpla con estos roles.ANÁLISIS DE CASOS COMUNES EN ECUADOR: A modo individual: •Analice. Frecuentemente (4).

de información sobre la empresa •Papel de difusor …. •Papel de enlace …. •Papel de asignador de recursos. a personas ajenas •Papel empresarial …. con personas e instituciones ajenas •Papel de receptor …. a subordinados •Papel de vocero …. deberes ceremoniales y sociales •Papel de líder. 5 4 3 2 1 X = 4. emprendedor de proyectos •Papel de encargado del manejo de perturbaciones. •Papel de negociador.ANÁLISIS DE CASOS COMUNES EN ECUADOR: CONCEPTO •Papel de representación ….1 .

Recursos Humanos Investigación Y Desarrollo Finanzas Marketing Operaciones . como parte de la cultura de la organización. y orientándose hacia la satisfacción de los clientes. cumpliendo en ellas las funciones generales.Organización Integración de Personal Dirección Planeación Control Cuando. las funciones operativas se integran.

Es la función general de la gerencia, que contribuye a administrar el futuro,

adelantándose al porvenir con análisis y toma de decisiones
que buscan minimizar los riesgos en el futuro desempeño.

LARGO

MEDIO
CORTO

HORIZONTE DE PLANIFICACIÓN

7. 6. 5. Presupuestos. Procedimientos. Propósitos o Misiones. 3. Objetivos o metas. . 8. Programas.TIPOS DE PLANES (Koontz) 1. 2. Políticas. Estrategias. Reglas. 4.

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¿Por qué la sociedad nos necesita? .MISIÓN o PROPÓSITO (Koontz) En la Misión o Propósito se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta.

OBJETIVO o RESULTADO SUPREMO Puede ser de amplia perspectiva o estrecha Siempre es de largo plazo y a veces permanente .Es la Es el RAZÓN DE SER DE LA ORGANIZACIÓN.

DISEÑO DE LA MISIÓN Se diseña tomando en consideración las siguientes preguntas: ¿Qué hace la organización? ¿Para qué lo hace? ¿Con qué lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿Con cuáles criterios se rige? .

CONSIDERE LA MISIÓN DE SU ORGANIZACIÓN Preguntas ¿Qué hace la organización? Para qué lo hace? ¿Con qué lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿Con cuáles criterios se rige? Respuestas .

LOS OBJETIVOS O METAS Koontz. los define como: “.. ¿CUÁLES? . Fines que se persiguen por medio de una actividad. de una u otra índole”. EXISTEN OTRAS ACEPCIONES DEL TÉRMINO OBJETIVO..

Así. un objetivo puede ser entendido como una “posición preconcebida o planificada que se desea alcanzar” (Richards. 1976). 1980). etc. .OTRAS DEFINICIONES Menguzzato y Renau: No faltan definiciones genéricas de los objetivos de una empresa u organización en general. 1984) o como “los fines hacia los cuales se dirige el comportamiento de una organización” (Duncan. Glueck. “como una medida de eficiencia del proceso de conversión de recursos” (Ansoff. 1978) o “como un resultado que se desea lograr” (Byars. por ejemplo. 1975.

ILUSTRE CON EJEMPLOS DE SU ORGANIZACIÓN MISIÓN: OBJETIVOS: .

expresa que en su libro se define como: “la determinación de los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento”.ESTRATEGIAS Koontz. .

RELACIÓN DE LA EMPRESA CON SU ENTORNO (Eduardo Bueno) .

No todas las políticas son enunciados.POLÍTICAS Koontz expresa que “consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. a menudo se desprenden sencillamente de las acciones de los administradores”. .

ILUSTRE CON EJEMPLOS DE SU ORGANIZACIÓN OBJETIVOS: ¿Qué resultados? ESTRATEGIAS: ¿Cómo alcanzarlos? POLÍTICAS: ¿Cuáles pautas? .

en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades”. . Son guías de acción. no de pensamiento. EJEMPLO: Los instructivos para llenar formularios.PROCEDIMIENTOS “Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas.

REGLAS “En las reglas se exponen acciones u omisiones específicas. . no sujetas a la discrecionalidad de cada persona”.

PROGRAMAS “son un conjunto de metas. recursos para emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado. habitualmente se apoyan en presupuestos”. pasos a seguir. . reglas asignaciones de tareas. políticas. procedimientos.

PROGRAMA Proyecto: Proyecto: Proyecto: .

.. de horashombre..”. horas máquina. Puede expresarse en términos financieros. .PRESUPUESTO “es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.. unidades de producto... Etc.

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deben ser claros. Principio de eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan se mide según sus contribuciones al propósito y objetivos en comparación con los costos requeridos para formularlo y operarlo y con las consecuencias no buscadas. Principio de objetivos: Para que los objetivos tengan significado para las personas. Principio de primacía de la planeación: La planeación precede lógicamente a todas las demás funciones administrativas. alcanzables y verificables. .PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA PLANEACIÓN Principio de contribución al objetivo empresarial: El propósito de cualquier plan y de todos los planes de apoyo es promover el cumplimiento de los objetivos empresariales.

tanto más coordinada será la planeación de una empresa. . tanto más eficiente y eficaz será la estructura de los planes empresariales. Principio de estructura de estrategias y políticas: Cuanto mejor se comprendan e instrumenten en la práctica estrategias y políticas.ESTRUCTURA DE LOS PLANES Principio de premisas de planeación: Cuanto mejor comprendan los individuos encargados de la planeación las premisas de planeación y cuanto mayor acuerdo alcancen sobre el empleo de premisas de planeación congruentes.

podrán seleccionar más fácil y atinadamente la alternativa más fácil. Principio del cambio de ruta: Entre mayor sea el compromiso de los individuos con un trayecto futuro por efecto de las decisiones de planeación. a pesar de lo cual el costo de la flexibilidad debe ponderarse en relación con sus ventajas. el cumplimiento de los compromisos implicados por una decisión tomada en el presente. . Principio de compromiso: La planeación lógica debe cubrir el período futuro necesario para prever lo mejor posible. mediante una serie de acciones. será más importante la revisión periódica de hechos y expectativas y la reelaboración de planes tanto como sea necesario para mantener el curso hacia la meta deseada . Principio de flexibilidad: Dotar de flexibilidad a los planes reduce el riesgo de incurrir en pérdidas a causa de hechos inesperados.PROCESO DE PLANEACIÓN Principio del factor limitante: Entre más precisa sea la selección de alternativas la identificación y resolución por parte de los individuos de los factores limitantes o decisivos para el cumplimiento de la meta deseada.

Principio de objetivos. Principio de cambio de ruta. Principio de eficiencia de los planes. Principio del factor limitante. Principio de estructura de estrategias y políticas. Principio de compromiso. Principio de flexibilidad. COMENTARIO .COMENTE CÓMO SE CUMPLEN LOS PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN EN SU ORGANIZACIÓN: PRINCIPIO Principio de contribución al objetivo empresarial. Principio de primacía de la planeación. Principio de premisas de planeación.

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y para atender redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales . para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades.Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuáles tareas y quién será responsable de qué resultados.

EL SOPORTE ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA .

EL SISTEMA EMPRESA ENTRADAS (inputs) PROCESOS SALIDAS (outputs) .

. En el que se persiguen unos objetivos básicos a través de un plan de acción común. sistema o aspecto humano (SH). y sistema o aspecto político o de poder (SP).LA ORGANIZACION DONDE TRABAJAMOS (Ambiente donde trabaja el gerente) “Sistema sociotécnico abierto o <sistema de aspectos> compuesto por cinco elementos principales: Sistema o aspecto técnico (ST). sistema o aspecto de dirección (SD). sistema o aspecto cultural (SC).

ESTRUCTURAS SEGÚN LOS ASPECTOS DE LA ORGANIZACION ST Red de flujos de información (procesos administrativos) SH Red de fuerzas e influencias (procesos políticos) SD Red de flujos reales (procesos técnicos) SC Red de valores e ideas (procesos culturales) Red de fuerzas e influencias SP (procesos políticos) .

•Tamaño. •Antigüedad (prolongación de la vida de la empresa) Contribuye a: Diseño de la Organización •Estructura organizativa •Sistema de flujos •Procesos .ANÁLISIS DE MACROORGANIZACION: La macro organización se ocupa de: Variables de Contexto (Relación con ambiente externo) •Macroentorno. •Tecnología. •Sector competitivo (microentorno).

•Sistemas de retribución y recompensa.ANÁLISIS DE MICROORGANIZACION: La micro organización se ocupa de y contribuye a: Aspectos Organizativos (Relación con ambiente interno) •Cultura organizativa. •Clima laboral. . •Diseño de puestos y tareas. •Estilo de dirección.

LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .

Elemento que representa el papel de los analistas. especialistas o expertos en las distintas funciones de la dirección y de la explotación económica de la empresa. Elemento que integra el papel de los centros y de los expertos que apoyan logísticamente y asesoran el desarrollo de las actividades básicas y funciones directivas de la empresa.ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Alta dirección: Elemento que representa el papel de la dirección general de la empresa o la función del empresario. Elemento que recoge los centros operativos de la empresa y el conjunto de personas (técnicos y trabajadores) que están directamente relacionados con la producción y venta de los bienes y servicios. Dirección intermedia: Base operativa: Tecnoestructura: Estructura de apoyo: . Elemento que representa el papel de los mandos intermedios o de los ejecutivos o directivos de la línea jerárquica de la empresa.

•Mantener comunicación de postventa. •Etc. . de tal manera que puedan contribuir al cumplimiento de los objetivos propios y de la empresa. FUNCIÓN: Atención a clientes •Crear y actualizar una base de datos sobre los clientes. •Recibir y asesorar a los clientes.FUNCIONALIDAD Significa asignar por cada puesto la función o conjunto de actividades correspondientes. •Conocer los procedimientos de atención al cliente.

Determinar si los elementos son funciones o actividades. • Eliminar aquellos puntos que se dupliquen y agregar aquellos que hagan falta. empresa. • Hacer una lista arbitraria de todo lo que deba realizarse dentro de la • Tomar en cuenta los recursos de la organización.REGLAS DE FUNCIONALIDAD • • Tomar en cuenta los objetivos y giro de la empresa Considerar el tamaño de la empresa. • • Especificar a que área. . departamento y nivel jerárquico corresponde cada elemento de la lista. • Considerar cuantas personas se necesitan para realizar cada actividad.

ORGANIGRAMA: es la representación grafica de la estructura formal de un organismo (empresa). Forma parte de los recursos técnicos. .

no es un nivel de Autoridad .MODELOS DE ORGANIZACIÓN LINEAL FUNCIONAL STAFF Asesoría o Consultaría.

MODELO LÍNEO – FUNCIONAL DE ORGANIZACIÓN Director General Asesoría Jurídica Director de Planificación Director de Marketing Director Adjunto Director de Informática Director Comercial Director de Producción Director Financiero Asesor Financiero Unidades Operativas (ejecutivos. técnicos y trabajadores) .

MODELO MATRICIAL DE ORGANIZACIÓN Director General Subdirector general comercial Subdirector general técnico Director de ingeniería Director de fabricación Director de compras Director de administración Director de personal Director de proyecto A Grupo de diseño Unidad de fabricación Centro de compras Grupo de contratos Equipo de trabajo Director de proyecto B Grupo de diseño Unidad de fabricación Centro de compras Grupo de contratos Equipo de trabajo Director de proyecto C Grupo de diseño Unidad de fabricación Centro de compras Grupo de contratos Equipo de trabajo .

•El tamaño del cuadro disminuirá conforme baja el nivel jerárquico. •Las líneas de autoridad no cambian de grosor de acuerdo al nivel jerárquico . no contener un número excesivo de cuadros y a su vez éstos separarlos entre sí por un espacio adecuado. •No utilizar diferentes colores. •No pasar de 5 niveles administrativos. •Ser muy claros. sino un solo color.REGLAS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA •Elaborar la funcionalizacion de cada puesto. •No utilizar abreviaturas. •Contener puestos y jamás ser personalizados.

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Una organización es eficiente si está estructurada para contribuir al cumplimiento de los objetivos empresariales con un mínimo de consecuencias. 2 PRINCIPIO DE EFICIENCIA ORGANIZACIONAL. . Una estructura organizacional es eficaz si permite que el personal contribuya al cumplimiento de los objetivos empresariales.PROPÓSITO DE LA ORGANIZACIÓN 1 PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE LOS OBJETIVOS Y LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

En todo puesto administrativo hay un límite al número de personas que un individuo puede administrar eficazmente. aunque el número exacto dependerá del impacto de las variables subyacentes.CAUSA DE LA ORGANIZACIÓN 3 PRINCIPIO DEL TRAMO DE ADMINISTRACIÓN. .

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Autoridad 4 PRINCIPIO ESCALAR. . tanto más clara será la responsabilidad de toma de decisiones y más eficaz la comunicación organizacional. Cuanto más clara sea la línea de autoridad del máximo puesto administrativo de una empresa a cada puesto subordinado. La autoridad delegada a todos y cada uno de los administradores debe ser la adecuada para garantizar su capacidad de cumplir los resultados esperados. 5 PRINCIPIO DE DELEGACIÓN POR RESULTADOS ESPERADOS.

La responsabilidad sobre las acciones no debe ser mayor ni menor que la implicada por la autoridad delegada. La responsabilidad de los subordinados para con sus superiores es absoluta. .ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Autoridad 6 PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD ABSOLUTA. en tanto que los superiores no pueden eludir la responsabilidad sobre las actividades organizacionales de sus subordinados. 7 PRINCIPIO DE PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.

9 PRINCIPIO DE NIVEL DE AUTORIDAD. Para mantener la delegación deseada.ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Autoridad 8 PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO. Entre más completas sean las relaciones de reporte de un individuo con un solo superior. no remitirlas a los niveles superiores de la estructura organizacional. menor será el problema de instrucciones contrapuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal sobre los resultados. es necesario que las decisiones bajo la autoridad de cada administrador sean tomadas por éste. .

de las actividades por realizar y de la autoridad organizacional delegada y cuanto mayor sea la comprensión de las relaciones de autoridad e información con otros puestos. .ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Departamentalización de las Actividades 10 PRINCIPIO DE DEFINICIÓN FUNCIONAL. tanto más adecuadas serán las contribuciones del individuo responsable al cumplimiento de los objetivos empresariales. Cuanto más clara sea la definición de los resultados que se espera de un puesto o departamento.

ésta podrá cumplir más adecuadamente su propósito. La aplicación de principios o técnicas debe ser equilibrada para garantizar la eficacia general de la estructura en el cumplimiento de los objetivos empresariales. En toda estructura es necesario el equilibrio.PROCESO DE ORGANIZACIÓN 11 PRINCIPIO DE EQUILIBRIO. 12 PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD Mientras más medidas se tomen en pro de la flexibilidad de una estructura organizacional. .

.PROCESO DE ORGANIZACIÓN 13 PRINCIPIO DE FACILITACIÓN DEL LIDERAZGO Entre más permitan una estructura organizacional y la delegación de autoridad que los administradores diseñen y conserven condiciones propicias para el alto desempeño. más contribuirán aquellas a favor de las habilidades de liderazgo de los administradores.

Principio escalar. Principio de paridad de autoridad y responsabilidad. Principio de equilibrio. Principio de responsabilidad absoluta. Principio de delegación por resultados esperados. COMENTARIO . Principio del tramo de administración.COMENTE CÓMO SE CUMPLEN LOS PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN EN SU INSTITUCIÓN: PRINCIPIO Principio de la unidad de los objetivos y la estructura organizacional. Principio de nivel de autoridad. Principio de facilitación de liderazgo. Principio de eficiencia organizacional. Principio de definición funcional. Principio de unidad de mando. Principio de flexibilidad.