Dr.

Ricardo Aldo Lama Morales

MONITOREO
Es un proceso de control gerencial destinado a observar sistemticamente un conjunto de procesos de la gestin, con el fin de hacer los ajustes necesarios en las actividades y estrategias con el propsitos de cumplir de manera ptima los objetivos de la gestin.

El Monitoreo con enfoque estratgico

1. Ser un instrumento de informacin.

2.

Proveer informacin evaluacin.

para

los

procesos

de

3. 4.

Contribuir a crear una unidad en la gestin. Ser un instrumento de coordinacin.

Procesos susceptible de observacin mediante el monitoreo con enfoque estratgico

Proceso de trabajo Presupuesto y Costos Metas

Entorno

Monitoreo

Impacto

Clientes

Logstica

Diferencias entre monitoreo tradicional y estratgico

Enfoque tradicional
Orientado al pasado Fuerte orientacin a la estructura organizativofuncional Informacin orientada al control de resultados

Enfoque estratgico
Orientado al futuro Orientado a los procesos y resultados

Informacin orientada a la creacin de alternativas.

Orientado a responsabilidades Orientado con nfasis en la resolucin de riesgos y en la funcionales motivacin del personal.

El monitoreo estratgico como herramienta de la gestin

El monitoreo estratgico esta al servicio del gerente de un establecimiento de salud. Facilita el soporte de informacin que se necesita para tener una idea de la marcha del establecimiento y de los ajustes que se debe hacer para el cumplimento de los objetivos de la gestin.

 No solo se utiliza en cumplimiento de metas o calendarios administrativos, sino, en el desarrollo de acciones de calidad, optimizando los recursos disponibles con satisfaccin plena tanto del usuario como del trabajador.

ROL DE MONITOREO ESTRATGICO EN LA DIRECCIN DE UN ESTABLECIMIENTO DE SALUD

Direccin Estratgica

Funcin Administrativa

Control de actividades relacionadas con la asignacin de tareas y responsabilidades

Anlisis del Entorno

Observacin de cumplimiento de objetivos del establecimiento

Acciones de control Administrativo

Toma de decisiones estratgicas

El monitoreo y su relacin con otro proceso de la gestin del establecimiento

Actividad Tipo de relacin con el monitoreo Ofrece criterios que son la columna vertebral de las actividades del monitoreo El monitoreo provee de informacin para ajustar los procesos al cumplimiento optimo de las metas previstas en el plan operativo

Planificacin

Ejecucin

Actividad

Tipo de relacin con el monitoreo

Supervisin

El monitoreo identifica procesos en los cuales existen problemas de desempeo. Muchas veces ambas actividades se realizan en forma simultanea
El monitoreo provee de informacin para la evaluacin de establecimientos, ya sea a nivel general de la gestin del establecimiento, a un nivel especfico respecto al cumplimiento de la meta del plan operativo

Evaluacin

Pasos para disear un plan de monitoreo

1. Identificar las actividades a monitorear.
2. Establecer la meta o indicador estndar de rendimiento.

3. Diseo y manejo de sistemas de informacin.

Existen tres requisitos importantes para tener en cuenta en este proceso: Oportunidad Continuidad Confiabilidad

4. Identificar las tcnicas de observacin a utilizar en el monitoreo.

5. Elaboracin de la matriz del plan de monitoreo.

1. Identificar las actividades a monitorear.

El proceso de monitoreo al estructurarse en funcin del plan operativo, es en la practica un conjunto de pasos para verificar el oportuno cumplimiento de las acciones establecidas de dicho plan. Ejemplo: de identificacin de actividades y de indicadores para ser monitoreados

El centro de salud Miguel Angel Honores en su POI tiene como objetivo: Incrementar en un 80% las actividades preventivo-promocionales sobre enfermedades infecciosas intestinales en la comunidad de Lurn en un periodo de 6 meses.

Actividades e indicadores del POI que van a ser monitoreados

Actividades Indicadores
DE ESTRUCTURA: Disponibilidad
Cantidad de promotores de salud disponibles para efectuar actividades P.P. Disponibilidad = ------------------------------------------------------------Cantidad de sujetos a atender

Visitas domiciliarias
Charlas educativas Para informar y educar a los padres de familia con hijos menores de cinco aos sobre prevencin y manejo de infecciones intestinales

Cantidad de promotores de salud Disponible para actividades P.P. Disponibilidad equitativa = -----------------------------------------------Cantidad de promotores de salud Necesarios para realizar P.P.

Actividades

Indicadores DE PROCESO / PRODUCTO:

Cantidad:
Produccin = N de charlas educativas y NI! de Visitas domiciliarias Padres de familia visitados en el domicilio ------------------------------------------------------------Padres de familia por visitar

Cobertura =

Concentracin:

Concentracin =

Nmero de visitas domiciliarias ------------------------------------------Nmero de padres de familia

Productividad:

Productividad =

Cantidad total de visitas domiciliarias realizadas ---------------------------------------------------------------Nmero de promotores de salud

Actividades DE RESULTADOS

Indicadores

N de Visitas domiciliarias a padres de familia Cobertura: --------------------------------------------------------------N de padres de familia con nios menores de 5 aos que viven en Lurin Eficiencia: Costo efectividad= Costo /padre de familia bien informado

Eficacia= Nmero de padres de familia bien informados en prevenir infecciones intestinales/nmero de padres de familia con nios menores de 5 aos existentes en Lurin.

2. Establecer la meta o indicador estndar de rendimiento.

Para construir un estndar de cumplimiento se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. Definir el indicador que se quiere medir.

2. Establecer las siguiente informacin: Revisar la informacin de documentos de establecimiento de salud.

Revisar los recursos disponibles para la ejecucin del POI. Revisar si hay metas nacionales o institucionales. Revisar si hay metas o estndares.

3. Establecer el estndar numricamente. 4. Definir en quienes se van a medir el indicador del producto.

5. Indicar la fuente de donde se va obtener la informacin para medir el indicador. 6. Describir las tcnicas e instrumentos que se van utilizar para recolectar los datos que medirn el indicador. 7. Describir el calculo que se realizara para determinar el rendimiento.

8. Indicar los evaluacin.

responsables

de

la

9. Indicar la frecuencia con que se va a recopilar la informacin sobre los indicadores de rendimiento.

Ejemplo: Indicadores estndar de rendimiento de las actividades seleccionadas para el Monitoreo. Establecimiento de Salud: Centro de Salud Miguel Angel Honores Actividades e indicadores del POI que van a a ser monitoreados. Indicadores estndar

Actividades

Indicadores

Visitas domiciliarias Charlas educativas

N promotores de salud disponible 1 promotor por 60 familias en 6 meses Cantidad de sujetos a atender N promotores de salud disponible 1 promotor disponible por 1 necesario N promotores de salud necesarios

3.

Diseo y manejo de sistemas de informacin a nivel local como herramienta de las actividades de monitoreo Qu es un sistema de informacin?

Es un conjunto de elementos que nos permite recolectar de manera sistemtica un conjunto de manifestacin de la realidad organizarlas, sistematizarlas y convertirlas en una representacin de la realidad denominada informacin.

Componentes de un sistema de informacin

Estructura
(Instrumentos de Observacin)

Proceso
Organizacin de Observaciones

Hechos
Proceso de recoleccin de Observaciones

Resultados
Anlisis, Transformacin de observaciones en informacin

Relacin entre un sistema de Informacin Gerencial y el Monitoreo

Proceso de trabajo Presupuesto y Logstica

Metas

Entorno

Sistema de Informacin Gerencial

Identifica Recolecta Procesa Informa

Impacto

Clientes

Monitoreo

Ejemplo: para poder realizar el monitoreo de actividades C.S Miguel ngel Honores se necesita definir en que va a consistir su sistema de informacin, el cual se muestra a continuacin: SISTEMA DE INFORMACIN LOCAL
Indicador
N de servicios deseados/ N de servicios ofrecidos N de pacientes que solicitaron un servicio que no se ofreca en el servicio de salud.

Ingreso de datos
Encuestas a usuarios que se acercan a admisin una vez por mes

Proceso de los datos

Manual

Anlisis y emisin de resultados

Tabulacin y distribucin de frecuencias. Reporte mensual.

Indicador N de personas referidas atendidas/nmero de referencias Promedio de (horas de atencin - horas de lIegada)/valor esperado (tiempo estndar)

Ingreso de datos Ficha de control de pacientes diario

Proceso de los datos Manual

Anlisis y emisin de resultados Reporte de indicador mensual

Ficha de observacin para la medicin del tiempo un da por mes

Manual

Reporte mensual

% de fracasos de tratamientos por tipo

Tarjetas sobre pacientes citados a control diario

Manual

Reporte mensual

% de clientes que no vuelven al control

Reporte mensual Tiempo de desabastecimiento de insumos para los tratamientos Reporte de Logstica sobre desabastecimiento por semana

Indicador

Ingreso de datos

Proceso de los datos

Anlisis y emisin de resultados

Cumplimiento de los protocolos de atencin

Gua de observacin basado en los protocolos existentes una vez por mes

Manual

Reporte mensual

% de historias clnicas con informacin incompleta % de clientes satisfechos con el trato

Revisin de historias clnicas una vez por mes

Manual

Reporte mensual

Encuestas de salida trimestral

Manual

Reporte trimestral

4.

Identificar las tcnicas de observacin a utilizar en las actividades de monitoreo. a) Revisin de registros y fuentes secundarias. b) Observacin. c) Entrevistas. d) Vigilancia de incidentes crticos. e) Registro individual f) Lista de chequeos

Ejemplo:
Actividades Tcnicas de observacin

Oferta simultnea de un conjunto de servicios y tratamientos que satisfagan las necesidades, Cuestionario solicitudes y expectativas de estos usuarios Implementacin de mecanismos de referencia y contrareferencia Disminuir el tiempo en que el usuario llega al establecimiento a solicitar atencin y el momento inicial en que es atendido por el personal de salud

Hoja de registro

Gua de observacin

5. Elaboracin de la matriz del plan de monitoreo.

Ejemplo: Matriz de Monitoreo del Centro de Salud Miguel Angel Honores Fecha:
Actividades y Producto

Nombre:
Indicadores estndar (A)
SIG Sistema de informacin gerencial Responsable % de IndicaRendidor estndar miento real alcanzado (B) (B/A)

Indicadores

Instrumento

Anlisis de rendimiento real

Acciones a realizar

1 Capacita- % de 75 % de Informe cin a 75 promotores promotores mensual promotores capacitados capacitados

Informe de Supervisor capacitade campo cin

50

66.7%

Falta de Garantizar apoyo Financiatcnico y miento de logstico para actividades la de capacitacin capacitacin

2 Formacin # de de 4 equipos equipos de formados trabajo en servicios estratgicos

4 equipos Informe formados mensual en establecimientos de salud

Reportes de personal

Personal directivo

75%

Se prioriza el trabajo Individualista e inadecuada relacin interpersonal

Capacitacin en desarrollo organizacional

SUPERVISIN
La supervisin ayuda a obtener los resultados previstos en el Plan Operativo, al descubrir a tiempo los problemas en la ejecucin del plan relacionados con el desempeo del trabajador, analizarlos y elegir las soluciones adecuadas.

Cul es la utilidad de la supervisin?

Capacitar permanentemente Motivar Mejorar la calidad tcnica Realimentar Reorientar

Qu estilos de supervisin existen?

Supervisin democrtica (participativa)

Supervisin autoritaria o vertical

Estos dos estilos de supervisin se pueden expresar as:

Supervisin democrtica:
Supervisin autoritaria:

pongamos de acuerdo en lo que es conveniente hacer haga usted lo yo digo

Qu supervisar?
Las actividades o tareas ms importantes para el xito del programa, proyecto o servicio de salud.
Las actividades o tareas ms difciles de realizar por el trabajador operativo. Las actividades o tareas nuevas o recin aprendidas. Lo que consideran ms importante trabajadores o los usuarios del servicio. los

Qu es un problema de desempeo?
Un problema es una situacin en la cual algo se est haciendo mal. Un problema de desempeo afecta definitivamente la calidad y la productividad de los servicios que brindamos.

Pasos en la solucin de un problema de desempeo

Identificar el problema. Describir o definir el problema. Decidir la importancia del problema para el xito del programa o servicio. Analizar el problema: identificar sus causas. Identificar las soluciones viables del problema. Ejecutar y evaluar la solucin seleccionada del problema.

Cmo supervisar?
La observacin directa de la ejecucin de las actividades. La entrevista con el trabajador. La entrevista con el usuario.

 La verificacin de abastecimiento y uso adecuado de insumos, necesarios para el desarrollo de las actividades. El anlisis de la informacin estadstica. La capacitacin o realimentacin del personal.

Gua de supervisin del POI

rea Actividades Disponibilidad de recursos humanos para las Visitas Domiciliarias Indicadores y fuentes de informacin N promotores de salud disponible Cantidad de sujetos a atender N promotores de salud disponible N promotores de salud necesarios Indicador estndar 1 promotor por 60 familias en 6 meses 1 promotor disponible por 1 necesario Tcnica de supervisin Responsable de la supervisin

Observacin Equipo de directa gestin

Anlisis de informacin estadstica

rea Procesos y Productos de las visitas domiciliarias

Indicadores y fuentes de informacin N de charlas educativas y N de Visitas domiciliarias

Indicador Tcnica de estndar supervisin 120 charlas y 600 visitas domiciliarias en 6 meses Anlisis de la informacin estadstica

Responsable de la supervisin Equipo de gestin

Padres de familia visitados en el domicilio Padres de familia por visitar

100% de hogares programados para visita domiciliaria

Observacin directa

Entrevista con el trabajador

EVALUACIN
Indicadores de Productos y Efectos

Indicadores de Insumo

Indicadores de Proceso

Indicadores de Impacto

DEFINICIONES DE EVALUACIN
La evaluacin es la comparacin de objetivos con los resultados y la descripcin y anlisis de cmo dichos objetivos fueron alcanzados. Es un proceso para determinar sistemtica y objetivamente la pertinencia y repercusin de un proyecto o programa a los luz de sus objetivos.

Anlisis sistemtico de los proyectos, programas, estrategias o polticas; prestando especial atencin a la identificacin de sus resultados y su impacto.

Para qu evaluar?
Para determinar si los resultados demuestran si los objetivos del proyecto o programa fueron alcanzados.

Para mejorar actividades todava en cursos y ayudar a gestores a mejorar su planificacin y toma de decisiones.

 Para indicarnos qu est funcionando y qu no lo est, qu debemos mantener y qu cambiar.

Para detectar los problemas y obstculos, ayudar a tomar decisiones para superarlos e incrementar los resultados positivos.
Para comparar la eficiencia de varios programa dirigidos a los mismos objetivos.

 Para preveer control de calidad.

Para establecer la generalizacin del proyecto a otras poblaciones. Para determinar la efectividad estructuras organizativas. de

Para determinar la continuacin o no de un programa.

Integracin de la Evaluacin a la Planificacin

La evaluacin no es una actividad aislada que se lleva a cabo despus de iniciar un programa, comienza en la planeacin. No se puede determinar si un programa es efectivo a menos que los objetivos estn claramente definidos desde el diseo del mismo.

Los objetivos y metas son el nico medio mediante el cual, posteriormente, se podr determinar qu se va a medir y con relacin a qu se va a medir. Es responsabilidad del gestor asegurar que el diseo del proyecto contenga objetivos que se puedan medir y que sean alcanzables.
Definicin vaga de objetivos: Reduccin de la transmisin de las ETS/VIH (a una tasa no especificada, en un tiempo no especificado).

Definir claramente los objetivos en trminos de resultados deseados: Un objetivo debe poder ser medido, para poderlo monitorear y evaluar. Debe ser especfico interpretaciones diferentes. para evitar

Debe indicar el tiempo preciso.

Debe ser adecuado para los problemas, metas y estrategias.

 Debe ser sobre todo realista y viable de acuerdo a las caractersticas y contexto del establecimiento de salud. Los resultados deben estar directamente relacionados con los objetivos de establecimiento e indican que es lo que se va ha obtener si se cumplen los objetivos. Las actividades son pasos a llevar a cabo para lograr los objetivos y no constituyen en si mismas los objetivos a evaluar.

Sistema de un Establecimiento de Salud

ENTRADAS
RECURSOS TIEMPO POLTICAS TECNOLOGA MARCO LEGAL OBJETIVOS

PROCESOS

SALIDAS

PRODUCTOS SERVICIOS VALOR AGREGADO

INSUMOS INPUTS

CONTROL

RESULTADOS OUTPUTS IMPACTO OUTCOMES

Todo sistema tiene un componente de regulacin y control.

La evaluacin es un proceso que se realiza durante todo el proceso de gestin de un establecimiento de salud; a nivel de los resultados, procesos e insumos. A nivel de los servicios, EESS, de redes, y del conjunto del sistema.

Objeto del Plan de Evaluacin en el Plan Operativo

Plan Operativo
OBJETIVO PROCESO

Plan de Evaluacin
Qu objetivos evaluar?

ACTIVIDADES RECURSOS

Qu procesos evaluar? Cmo evaluar el proceso?

Qu y cmo evaluar? Qu y cmo supervisar? Qu resultados evaluar? Cmo evaluar los resultados? Cmo evaluar el impacto? Qu impacto evaluar?

RESULTADOS
IMPACTO

Monitoreo y Evaluacin
La evaluacin: se concentra en medir el cumplimiento del objetivo general y de los objetivos especficos. Centrado a determinar los resultados macro (efectos) y los impactos. El Monitoreo: se concentra en la medida del cumplimiento de las actividades y de los recursos. Es una funcin interna clave de la direccin del proyecto. Ambos realizados siempre en base a indicadores que midan el cumplimiento de stos, y idealmente en funcin a aquellos definidos en el marco lgico del proyecto.

Supervisin y Auditoria
La Supervisin: evala el desempeo del personal que interviene en el establecimiento de salud y la calidad de su trabajo. Identifica necesidades de capacitacin, oportunidad para resolver una informacin constructiva al personal con el fin de mejorar el desempeo del personal. La Auditoria: es la actividad que se utiliza para verificar que los resultados del establecimiento coincidan o concuerden con la informacin financiera. Para verificar uso de los recursos asignados, y si se estn utilizando de acuerdo a lo programado.

OBJETIVO GENERAL

Evaluacin de Impacto

EVALUACIN
OBJETIVO ESPECFICOS Evaluacin de Efectos

ACTIVIDADES

Evaluacin de Resultados Evaluacin de Costos Evaluacin de Procesos

MONITOREO
Recursos (financieros, tecnolgicos, personal, infraestructura)
Evaluacin de Insumos

La Evaluacin segn Niveles

En el nivel superior (estratgico): Evaluacin en relacin con objetivos globales a largo plazo.
Valorar condiciones externas que afectan al desarrollo, asignacin de recursos, conformidad entre actividades correspondientes a varios objetivos parciales y los objetivos globales. Responsabilidad: rganos y autoridades polticas.

 En el nivel tctico: atencin a los recursos y su empleo; al logro de las metas; costeeficiencia e impactos no previstos del proyecto. Realizada por responsable de la ayuda al desarrollo. En el nivel operacional: en relacin con los calendarios y presupuestos previstos. Revisiones peridicas de los proyectos.

CONTROL DE LA GESTIN
EL ACTO DE CONTROLAR CONSISTE EN LA EMISIN DE UN JUICIO DE VALOR, QUE RESULTA DE LA COMPARACIN DE LAS CARACTERISTICAS OBSERVADAS EN UN SUJETO CON UN PATRON DE REFERENCIA Y DEL ANALISIS EXPLICATIVO DE LAS COINCIDENCIAS Y DIFERENCIAS DETECTADAS EN DICHA COMPARACIN.

MONITOREO
LA MONITOREO ESTA MAS ORIENTADA A OBSERVAR PERIODICAMENTE LA MARCHA DE LAS ACCIONES Y A DETECTAR LAS SITUACIONES CRITICAS PARA SU ANALISIS Y CORRECIN

SUPERVISIN
ES UN PROCESO TECNICO ADMINISTRATIVO DE INVESTIGACIN Y ANALISIS, QUE PERSIGUE EL DESARROLLO INTEGRAL DE LAS PERSONAS, FACILITA LA TOMA DE DECISIONES Y EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS SERVICISO, Y EN EL QUE EL SUPERVISOR Y SUPERVISADO ACTUAN PERMANENTEMENTE INMERSOS, EN UN PROCESO DE ENSEANZA - APRENDIZAJE

EVALUACIN

LA EVALUACIN INCIDE MAYORMENTE SOBRE EL IMPACTO DE LAS ACCIONES (EFICACIA) Y SOBRE EL RESULTADO DE LOS PROCEDIMIENTOS EMPLEADOS (EFICIENCIA)

FINALIDAD DE LA SUPERVISIN

SUPERVISOR

SUPERVISADO

TECNICAS

COMUNICACIN ADECUADA

OBSERVACIN ACTIVA ENTREVISTAS ANALISIS DE DATOS INTERCAMBIO DE INFORMACIN DEMOSTRACIN DE TECNICAS, HABILIDADES Y DESTREZAS

ENSEANZA APRENDIZAJE

EDUACIN CONTINUA

EVALUACIN MONITOREO Y SUPERVISIN

EVALUACIN MONITOREO SUPERVISIN

OBJETIVO

CONOCER EL GRADO DE AVANCE Y DESARROLLO DEL PROCESO

OBSERVACIN DESARROLLAR PERIODICA DE LA LAS MARCHA DE LAS POTENCIALIDADES ACCIONES Y DEL PERSONAL EN DETECTAR RELACIN A LA SITUACIONES EJECUCIN DE CRITICAS SUS ACTIVIDADES

SUJETO DE APLICACIN

PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS SISTEMA DE SERVICIOS DE SALUD HOSPITALES ESTADO DE SALUD FACTORES CONDICIONANTES POLTICAS Y ESTRATEGIAS

EL PERSONAL DE SALUD Y EL RECURSO HUMANO

EVALUACIN

MONITOREO

SUPERVISIN ENSEANZA Y APRENDIZAJE EDUCACIN CONTINUADA

MTODO

COMPARACIN DE LAS CARACTERISTICAS ENCONTRADAS CON EL PATRON DE REFERENCIA

INSTRUMENTOS

INDICADORES SELECCIONADOS SEGN LOS SUJETOS MEJORAR EL GRADO DE EQUIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS SERVICIOS ANALISIS Y CORRECCIN DE LAS SITUACIONES CRITICAS DETECTADAS

GUIAS DE SUPERVISIN MEJORAR LA CALIDAD DE LA ATENCIN MEDIANTE LA CAPACITACIN DEL PERSONAL

RESULTADOS

EVALUACIN, MONITOREO Y SUPERVISIN

SUPERVISIN
SERVICIOS DE SALUD

GUIAS DE OBSERVACIN

PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN
ACTIVIDADES RECURSOS HUMANOS

MONITOREO

EVALUACIN
COMUNIDAD
INDICADORES