You are on page 1of 9

PERANAN KEARSIPAN

Administrasi Perkantoran
Christine Salim

4 Kegiatan Utama Kearsipan………………………………………….. 32 4.4 Fungsi Kearsipan……………………………………………………………… 11 3....3 Kinerja Kearsipan……………………………………………………………. 29 4.1 Penataan Arsip……………………………………………………………….2 Pengertian Sistem kearsipan…………………………………………. 10 3... 22 : TINJAUAN KHUSUS 4.2 Struktur dan Organisasi Perusahaan………………………………… 9 : LANDASAN TEORITIS 3.1 Pengertian Arsip……………………………………………………………… 10 3. 11 3.. 10 3..2 Peranan Kearsipan…………………………………………………………. 33 BAB III BAB IV ..6 Peralatan Kearsipan……………………………………………………….3 Tujuan Kearsipan…………………………………………………………….. 15 3.7 Macam-Macam Sistem Kearsipan………………………………….8 Asas-Asas……………………………………………………………………….. 12 3. 33 4.5 Prosedur Kearsipan…………………………………………………………..1 Sejarah Perusahaan………………………………………………………….DAFTAR ISI BAB II : TINJAUAN UMUMPERUSAHAAN 2. 6 2...

Jakrta Pusat.1 Sejarah Singkat Berdirinya PT. Yodya Karya (Persero) Berasal dari perusahaan N.BAB II 2. 1. Yodya Karya (Persero) PT. Sprey seorang warga negara Belanda Beralamat di jalan Cikini Raya No. dimana kegiatan utama Perusahaan adalah jasa Konsultansi untuk pekerjaan perencanaan dan pengawasan bangunan gedung. Job dan Sprey yang didirikan di jakarta tahun 1948 oleh Mr. .V.

.

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan.BAB III 3. akta. 3. ceramah). pita video. biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi. disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. efektif dan efisien. dsb). Yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. 2. pelaksanaan. disimpan dalam media tulis (kertas). . dsb) dari waktu yang lampau. penataan. flash disk computer dsb). pencatatan dan penemuan kembali warkat-warkat yang disimpan dengan metode kearsipan yang di bakukan. atau bergambar (foto.4 Fungsi Arsip Fungsi arsip Membedakan menjadi 2 : 1.3 Tujuan Kearsipan Tujuan Kearsipan adalah apabila sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip.1 Pengertian Arsip Arsip adalah dokumen tertulis (surat. penyelenggaraan kehidup kebangsaan pada uumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. kita dapat dengan mudah menemukannya.2 Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah suatu ilmu pengetahuan yang mempelajari tata cara penanganan arsip mlai dari pengumpulan. film. Arsip statis. elektronik (pita kaset. 3. lisan (pidato. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan baik. 3.

6. Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing. sehingga akan memudahkan penemuan kembali.3. diproses. diproses. Guide Card (tanda batas/sekat penunjuk) adalahalat yang berfungsi untuk sebagai penunjuk. pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. . Fungsnya untuk memasukkan suatau arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan kesuatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.5 Prosedur Kearsipan Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. 7. Rak Sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. Fungsinya untuk digunakan memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. 5. Portepel adalah sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 x 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat. dikirimkan atau disimpan kedalam folder masing-masing.6 Peralatan Kearsipan 1. 2. 3. Kartu Indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. 4. Lemari Arsip adalah lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Filing Cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. 3. Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Penganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin keecepatan dan ketetapan penyimpanan. 8.

3. Sistem Geografis/Wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Sistem Tunggal (chronologis) adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tunggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. 5.7 Macam-Macam Sistem Kearsipan Sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan dan sistematis dengan memaikai abjad. kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam idang aktivitas perkantoran.3. Ada 5 macam system pengarsipan antara lain : 1. Sistem Perihal (pokok isi surat) adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Sistem Nomor adalah sistem menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. 2.8 Asas-Asas 1. Asas Sentralisasi (Pemusatan) adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu. Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian bagian pokok bekerja. . 4. numeric/nomor. huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. 2. 3.

lengkap dan menyeluruh berdasarkan kebutuhan informasi bagi manajemen. Yodya Karya (Persero) dipergunakan untuk menyelesaikan segala pekerjaan kantor guna mencapai tujuan yang telah di tetapkan.1 Penataan Arsip Penataan arsip dinamis aktif pada PT.2 Peranan Kearsipan Pada dasarnya kegiatan kearsipan pada PT. sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan dan kearsipan mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban tentang perencanaan. dilakukan secara terus menerus dimaksudkan untuk penyajian yang cepat. 4. dan tetap menggunakan pola penataan berdasarkan masalah. Penataan arsip media baru.BAB IV 4. tepat. Peranan kerasipan pada umunya adalah untuk mencapai agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan setiap hari dalam kantor dapat berjalan dengan efisien atau berjalan dengan tepat waktu. Pentaan arsip konvesional . berguna dan terselenggara dengan baik dan teratur. 2. Yodya Karya (Persero) meggunakan 2 metode yaitu : 1. pola penataan arsip media baru pada prinsipnya sama seperti yang dimaksud pada penataan arsip konvesional. .

Pendukung kearsipan informasi bagi pembuat keputusan Bagi kehidupan kebangsaan. kegunaan arsip antara lain meliputi : .4 Kegiatan Utama Kearsipan .Endapan informasi peleksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi .Bukti petanggung jawaban/akuntabilitas nasional .3 Kinerja Kearsipan Kegunan arsip secara umum terbagi atas dua. Bagi instansi pencipta. kegunaan arsip antara lain meliputi : .4. yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip.Bukti sejarah 4. dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.