PERANAN KEARSIPAN

Administrasi Perkantoran
Christine Salim

6 Peralatan Kearsipan………………………………………………………...... 29 4. 6 2.2 Pengertian Sistem kearsipan………………………………………….1 Pengertian Arsip……………………………………………………………… 10 3.7 Macam-Macam Sistem Kearsipan…………………………………. 10 3.8 Asas-Asas……………………………………………………………………….1 Penataan Arsip……………………………………………………………….3 Kinerja Kearsipan……………………………………………………………..2 Peranan Kearsipan…………………………………………………………..3 Tujuan Kearsipan……………………………………………………………. 12 3... 11 3.. 22 : TINJAUAN KHUSUS 4.1 Sejarah Perusahaan…………………………………………………………. 33 BAB III BAB IV ...2 Struktur dan Organisasi Perusahaan………………………………… 9 : LANDASAN TEORITIS 3.4 Fungsi Kearsipan……………………………………………………………… 11 3. 33 4. 32 4.. 15 3.5 Prosedur Kearsipan…………………………………………………………..DAFTAR ISI BAB II : TINJAUAN UMUMPERUSAHAAN 2.4 Kegiatan Utama Kearsipan…………………………………………. 10 3.

1.BAB II 2. Yodya Karya (Persero) Berasal dari perusahaan N.V.1 Sejarah Singkat Berdirinya PT. Sprey seorang warga negara Belanda Beralamat di jalan Cikini Raya No. dimana kegiatan utama Perusahaan adalah jasa Konsultansi untuk pekerjaan perencanaan dan pengawasan bangunan gedung. . Yodya Karya (Persero) PT. Job dan Sprey yang didirikan di jakarta tahun 1948 oleh Mr. Jakrta Pusat.

.

penyelenggaraan kehidup kebangsaan pada uumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. pelaksanaan. efektif dan efisien. kita dapat dengan mudah menemukannya. dsb). biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi.2 Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah suatu ilmu pengetahuan yang mempelajari tata cara penanganan arsip mlai dari pengumpulan.BAB III 3. atau bergambar (foto.4 Fungsi Arsip Fungsi arsip Membedakan menjadi 2 : 1. 3. dsb) dari waktu yang lampau. disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. 3. penataan. ceramah). . Arsip statis.1 Pengertian Arsip Arsip adalah dokumen tertulis (surat. flash disk computer dsb). lisan (pidato.3 Tujuan Kearsipan Tujuan Kearsipan adalah apabila sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan baik. maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat. 3. Yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. elektronik (pita kaset. pita video. pencatatan dan penemuan kembali warkat-warkat yang disimpan dengan metode kearsipan yang di bakukan. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. film. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. disimpan dalam media tulis (kertas). 2. akta.

Rak Sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. diproses. sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Lemari Arsip adalah lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. 6. Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Filing Cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. 8. 5. Guide Card (tanda batas/sekat penunjuk) adalahalat yang berfungsi untuk sebagai penunjuk. dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing. Fungsnya untuk memasukkan suatau arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan kesuatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. diproses.5 Prosedur Kearsipan Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik.6 Peralatan Kearsipan 1.3. Kartu Indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. 2. 7. 3. Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Portepel adalah sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 x 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat. Penganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin keecepatan dan ketetapan penyimpanan. . Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. 4. Fungsinya untuk digunakan memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. 3. dikirimkan atau disimpan kedalam folder masing-masing.

2. kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam idang aktivitas perkantoran. 3. Sistem Perihal (pokok isi surat) adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.3.7 Macam-Macam Sistem Kearsipan Sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan dan sistematis dengan memaikai abjad. numeric/nomor. Sistem Nomor adalah sistem menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Sistem Geografis/Wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.8 Asas-Asas 1. huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian bagian pokok bekerja. Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. 2. 3. 5. Sistem Tunggal (chronologis) adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tunggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). 4. Ada 5 macam system pengarsipan antara lain : 1. . Asas Sentralisasi (Pemusatan) adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu.

Yodya Karya (Persero) dipergunakan untuk menyelesaikan segala pekerjaan kantor guna mencapai tujuan yang telah di tetapkan.1 Penataan Arsip Penataan arsip dinamis aktif pada PT. lengkap dan menyeluruh berdasarkan kebutuhan informasi bagi manajemen. 2. Peranan kerasipan pada umunya adalah untuk mencapai agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan setiap hari dalam kantor dapat berjalan dengan efisien atau berjalan dengan tepat waktu. Penataan arsip media baru. dan tetap menggunakan pola penataan berdasarkan masalah. pola penataan arsip media baru pada prinsipnya sama seperti yang dimaksud pada penataan arsip konvesional. tepat. berguna dan terselenggara dengan baik dan teratur. Yodya Karya (Persero) meggunakan 2 metode yaitu : 1. . dilakukan secara terus menerus dimaksudkan untuk penyajian yang cepat. Pentaan arsip konvesional .BAB IV 4. sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan dan kearsipan mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban tentang perencanaan.2 Peranan Kearsipan Pada dasarnya kegiatan kearsipan pada PT. 4.

Pendukung kearsipan informasi bagi pembuat keputusan Bagi kehidupan kebangsaan. kegunaan arsip antara lain meliputi : .3 Kinerja Kearsipan Kegunan arsip secara umum terbagi atas dua. kegunaan arsip antara lain meliputi : . Bagi instansi pencipta.4.4 Kegiatan Utama Kearsipan . dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.Bukti sejarah 4. yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip.Endapan informasi peleksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi .Bukti petanggung jawaban/akuntabilitas nasional .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful