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Planificación de la Implementación Sistema de Gestión de Calidad

Junio de 2013

Tesorerías Regionales involucradas
Incorporación al Sistema
Tesorería Regional de Antofagasta Tesorería Regional de la Serena Tesorería Regional de Punta Arenas Tesorería Regional Metropolitana Tesorería Regional Santiago Poniente Tesorería Regional Santiago Oriente
Certifican por primera vez: Primer nivel de Atención:  Atención Presencial Segundo Nivel de Atención  Ingreso de solicitudes de otros egresos  Regularización de la Cuenta Única Tributaria (CUT)  Otorgamiento y seguimiento de convenios de pago presencial

Retenciones y Mandatos  Fiscalización egresos no tributarios *** * Hasta el 2012 solo certificaba 1° nivel.Tesorerías Regionales involucradas Ampliación de Alcance Tesorería Regional de Arica Tesorería Regional de Iquique Tesorería Regional de Copiapó Tesorería Regional de Valparaíso Tesorería Regional de Rancagua Tesorería Regional de Talca Tesorería Regional Santiago Sur* Tesorería Provincial de la Florida Tesorería Provincial de Viña del Mar Tesorería Provincial de las Condes Mantienen por segundo año: Primer nivel de Atención:  Atención Presencial Segundo Nivel de Atención  Ingreso de solicitudes de otros egresos  Regularización de la Cuenta Única Tributaria (CUT)  Otorgamiento y seguimiento de convenios de pago presencial Certifican por primera vez: Recaudación Espontanea  Recaudación en Caja Transaccional Recaudación Coercitiva  Tramitación del beneficio contenido en el Artículo N°9 Resolución Exenta N°698/2006 Comités Regionales** Distribución  Ingresos. este año debe certificar 2° nivel y los nuevos procesos que se incorporan ** No aplica a Tesorerías Provinciales ***Solo Tesorerías de Arica e Iquique .

• ¿Qué significa en la práctica? .Rol del Encargado de la Calidad • El encargado de la calidad es el responsable de coordinar la implementación del SGC en la respectiva Tesorería Regional. • Le corresponde un rol importante en la aplicación de los procedimientos transversales del SGC.

Mapa de procesos 2012 Procesos Estratégicos Auditoria Interna Planificación y Control de Gestión Revisión por la Dirección Procesos Control y Mejora Mejora. BENEFICIARIOS Procesos Operacionales Recaudación Inversión Distribución Atención Ciudadana Contabilidad Gubernamental Procesos de Soporte Institucional Compras y Contrataciones del Sector Público Asesoría Jurídica Respaldo y soporte informático Gestión documental Seguridad de la Información Control de documentos Gestión de las personas Capacitación Evaluación de Desempeño Higiene. Ejecución y Control de Auditorias de la Calidad CLIENTES. Acciones Correctivas y Preventivas Control del PNC Satisfacción de clientes y Reclamos de clientes Evaluación de proveedores Planificación. Seguridad y Mejoramiento de los Ambientes de Trabajo Control de Registros . USUARIOS.

Revisión por la Dirección . Ejecución y Control de Auditorías Evaluación de proveedores Mejora.Procedimientos Transversales del SGC Emisión y Control de Documentos Control de Registros Control del Producto No Conforme Planificación. Acciones Correctivas y Preventivas .

Donde encontrar los procedimientos Transversales 1 .

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3 .

aprobación y oficialización de los documentos.3 10 . permitiendo: – La correcta emisión.Emisión y Control de Documentos ¿Para qué sirve? • Para establecer la metodología para la emisión de los documentos y su control o la incorporación de cambios o estado de los mismos.2. – Que las copias vigentes estén disponibles en aquellos lugares de trabajo en que su ausencia afecta la calidad del producto o servicio – Evitar el uso inadvertido de copias obsoletas Requisitos Normativos: 4. revisión.

• Velar por la utilización de documentación vigente en los puestos de trabajo.Emisión y Control de Documentos Rol del Encargado de la Calidad • Informar al Encargado de Calidad SIAC del Nivel Central la necesidad de actualización de los procedimientos de atención ciudadana.2. Requisitos Normativos: 4.3 11 . de los procedimientos asociados a la atención ciudadana. • Velar por la correcta apropiación y dominio por parte de los usuarios del Sistema.

Requisitos Normativos: 4.2. almacenados.Control de Registros ¿Para qué sirve? • Asegurar que los registros del SGC de la TGR estén debidamente identificados. legibles y sean fácilmente recuperables definiendo el tiempo de retención y su disposición.4 12 . protegidos.

4 13 .Control de Registros Rol del Encargado de Calidad • Asegurar que los registros de los procesos operacionales estén controlados según lo definido en los procedimientos. de cada procedimiento). accesibles y protegidos por todos los usuarios de la Tesorería. Requisitos Normativos: 4.(Punto 10. como también que sean conocidos.2.

Requisito Normativo: 8. registrándolos y tomando las acciones para prevenir su uso o entrega no intencional.Control de producto no conforme ¿Para qué sirve? • Identificar aquellos productos generados por los procesos operacionales incluidos en el alcance del SGC que no cumplen con los requisitos establecidos.3 .

considerando la repetitividad.Control de producto no conforme Rol del Encargado de Calidad • Conocer el registro "Criterios de Producto No Conforme“. • Identificado un PNC debe ser registrado en la "Planilla de Control de PNC".3 . Requisito Normativo: 8. donde se describirá el error detectado. con el fin de tener un historial de éstos. • Los Encargados de Calidad por área deberán analizar si el PNC requiere levantar una acción correctiva. tendencia y/o gravedad del PNC.

Ejecución y Control de Auditoría ¿Para qué sirve? • Evaluar la conformidad del SGC. a través de la recopilación de evidencia objetiva.Planificación.2 .2. contribuyendo de modo sistemático a su mantención y mejora continua. Requisito Normativo: 8.

ejecución y cierre de la auditoría. Ejecución y Control de Auditoría Rol del Encargado de la Calidad • Prestar apoyo a los auditores para la coordinación de la auditoría.Planificación.2.2 . Requisito Normativo: 8. • Participar en la aprobación del programa de auditorías. • Realizar el levantamiento de los hallazgos detectados en la auditoría y solicitar su aprobación al Tesorero Regional. • Participar activamente del inicio.

5. implementación.3 . y seguimiento s las acciones correctivas.Mejora. preventivas y de mejora en el SGC de la Tesorería General de la República Requisitos Normativos: 8. Acciones Correctivas y Preventivas ¿Para qué sirve? • Establecer una metodología de acción para la generación.2 y 8.5.

5. Requisitos Normativos: 8. Propiciar la participación activa de los funcionarios en el análisis de las causas en la detección de los hallazgos.Mejora.3 . Detectar no conformidades. Velar por el cumplimiento de los compromisos asumidos en los hallazgos.2 y 8.5. Acciones Correctivas y Preventivas • • • • • Rol del Encargado de la Calidad Manejar el Portal de Gestión de Hallazgos Realizar el levantamiento de los hallazgos detectados en auditorías de la calidad como detectados de manera interna. observaciones y oportunidades de mejora en el SGC.

Mejora. Observaciones y Oportunidades de Mejora? PNC Detección Interna Cliente Auditorías Mejora Continua 20 . Acciones Correctivas y Preventivas • ¿De donde surgen las No Conformidades.

6 . la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente y determinar necesidades de recursos Requisitos Normativos: 5.Revisión por la Dirección ¿Para qué sirve? • Revisar el SGC por parte de la Dirección de la TGR para determinar la mejora de su eficacia y de sus procesos asociados.

En el caso de las Tesorerías Regionales que no tienen Tesorerías provinciales dependientes. . el encargado de la Calidad de la Tesorería Regional y las jefaturas de las áreas que el Tesorero Regional estime necesarias de invitar.  Contar con al menos el 50% de las Tesorerías Provinciales implementando o certificadas bajo ISO 9001:2008. Para constituir esta figura en las Tesorerías Regionales.  Por Tesorerías en implementación se entenderá aquellas Tesorerías que no estando aún certificadas. el comité estará constituido por el Tesorero Regional. durante el año en curso certificarán algún proceso. constituidos por el Tesorero Regional y los Tesoreros Provinciales dependientes de él. es necesario que se den determinadas condiciones que permitan que se pueda conformar en forma efectiva un Comité de Calidad.Rol en la Revisión por la Dirección Conformación de Comités de Calidad Regionales. Las condiciones son las siguientes:  Que la Tesorería Regional esté certificada bajo ISO 9001:2008 o en proceso de implementación.

Funcionamiento del Comité El Comité deberá sesionar cada vez que se realice una reunión de revisión por la Dirección en el Nivel central de la siguiente forma: Se deberá realizar una reunión en forma previa a la revisión por la Dirección. para revisar los principales temas y los acuerdos tomados y generar las acciones en caso que correspondan. – Plazo máximo establecido para su cumplimiento y – Recursos a utilizar. incluyendo tabla resumen con: – Compromisos establecidos. En este caso también se debe levantar un acta que incluya el detalle de las acciones a realizar. Del mismo modo. se deberá realizar otra reunión en forma posterior a la emisión del informe de Revisión por la Dirección. – Responsables de su ejecución. la cual tenga como resultado un acta con la información de las Tesorerías en los temas relativos a: – Estado de los Objetivos de la Calidad vigentes – Otros temas relevantes para el SGC – Estado de las acciones correctivas y preventivas – Desempeño de los procesos y conformidad del producto – Cambios que pueden afectar al SGC y recomendaciones para la mejora – Resultados de las auditorías de la calidad – Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas – Retroalimentación de los clientes El acta debe ser enviada con anterioridad a la realización de la revisión por la dirección a fin de que sirva como insumo para la información de entrada de la revisión. .

las reuniones deben contar al menos con el Tesorero Regional. . Respecto de los participantes.Configuración transitoria • En el caso que las Tesorerías no cumplan con todos los requisitos para conformar el Comité. deberá comenzar a funcionar a partir de la segunda reunión de revisión por la Dirección del año 2012. de acuerdo con la planificación de la revisión por la Dirección. Puesta en marcha de los Comités de la Calidad  Las reuniones del Comité de la Calidad o de la figura transitoria. de todos modos deberán realizar las reuniones y actas descritas en el punto anterior. el Encargado de la Calidad de la Tesorería Regional y las jefaturas de las áreas que el Tesorero Regional estime necesarias de invitar.