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Proyecto de de Educación Nacional Ministerio Modernización República de de Colombia Secretarías de Educación

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Implementación de Procesos para la Modernización de la Gestión de las Secretarías de Educación Participantes en el Proyecto de Modernización Fase III - Grupo 1

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia

Secretaría de Educación de Boyacá

CONVERSATORIO DE LAS 5 “S” Y

CONTINUIDAD EN LA GESTIÓN
Octubre de 2008
Modernización Secretarías de Educación MEN

ORIGEN

Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

• El movimiento de las 5'S es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de Edward Deming. (padre de la 3ra Revolución Industrial) • Creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, más organizadas y más seguras.
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las actitudes y los procedimientos para generar ambientes confortables. respeto y compromiso Modernización Secretarías de Educación MEN . si la gente no desea llenar esos espacios de cordialidad.AMBIENTE DE TRABAJO Ministerio de Educación Nacional República de Colombia • Los individuos conforman los ambientes • La organización facilita los medios (tangibles e intangibles) De nada sirve que la organización tenga los medios.

OBJETIVOS Ministerio de Educación Nacional República de Colombia • Identificar los principios para el buen desempeño de una organización • Establecer pautas de comportamiento que les permitan mejorar el ambiente de trabajo • Reflexionar sobre los cambios que hay que hacer al interior de la Secretaría • Generar compromisos que promuevan la aplicación de las 5 ´s . Modernización Secretarías de Educación MEN .

TEORÍA DE LAS 5´s Ministerio de Educación Nacional República de Colombia • Las 5´s buscan generar un ambiente de trabajo que además de ser congruente con la calidad total. brinda al ser humano la oportunidad de ser más efectivo Condiciones mentales Modernización Secretarías de Educación MEN .

las habilidades y las actitudes.aspectos para desempeño de excelencia: – El lugar de trabajo y las cosas que lo conforman – La persona – La empresa Modernización Secretarías de Educación MEN .TEORÍA DE LAS 5´s Ministerio de Educación Nacional República de Colombia • Los hábitos se conforman con los conocimientos. • Visión Holística .

TEORÍA DE LAS 5´s Relación con las cosas Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Relación con usted mismo Relación con la empresa Modernización Secretarías de Educación MEN .

MODELO JAPONÉS Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SEIRI 整理 SEITON Clasificación Solo lo necesario 整頓 SEISÕ Organización Todo en orden 清掃 Modernización Secretarías de Educación MEN Limpieza Todo limpio .

MODELO JAPONÉS Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SEIKETSU 清潔 SHITSUKE Estandarizar Mantener la limpieza de la persona y del ambiente de trabajo 躾 Disciplina Crear hábitos de comportamiento Modernización Secretarías de Educación MEN .

excesivo. adicional Identificar elementos de poca rotación Modernización Secretarías de Educación MEN .5 ´S Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Seiri Ordenar y clasificar 1 Diferenciar elementos necesarios de aquellos que no lo son. saber ordenar por clases. tipos y categorías Acciones Identificar de acuerdo a frecuencia de uso Separar lo innecesario. tamaños.

5 ´S Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Seiton Organizar 2 • Todos los recursos empleados en el proceso deben encontrarse en el lugar asignado • Reducir búsquedas: Organizar los elementos necesarios de modo que resulten de fácil uso y acceso Acciones Ubicar un lugar para cada cosa Identificar las diferentes clases de objetos Designar lugares de almacenaje Modernización Secretarías de Educación MEN .

5 ´S Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Seisõ Limpieza o pulcritud 3 • Desarrollar el hábito de observar y estar siempre pensando en el orden y la limpieza en el área de trabajo • Cuando todo está limpio. todo está ordenado se simplifican los procedimientos Acciones Mantener manuales en buen estado Pintar de colores claros Mantener limpios y en buen estado los equipos e instalaciones Planes de recuperación de desechos Modernización Secretarías de Educación MEN .

Modernización Secretarías de Educación MEN .5 ´S Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Seiketsu Limpieza estandarizada • Es importante que la persona esté en un estado “ordenado” y cuente con mecanismos que lo promuevan • Mantener orden y limpieza en el ambiente y las personas 4 Acciones • Desarrollar estándares y procedimientos en todas las tareas y actividades relacionadas • Son los trabajadores quienes adelantan programas y diseñan mecanismos que les permitan beneficiarse a sí mismos.

5 ´S Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Shitsuke Disciplina 5 Disciplina y buenos hábitos de trabajo: Basados en el respeto a las reglas y a las personas (compañeros de trabajo y clientes) Acciones Continuidad y seguimiento hasta generar un hábito Conocimiento que no se aplica no sirve Modernización Secretarías de Educación MEN .

pereza. cansancio.PARALELO Sin las 5 s Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Con las 5 s Falta seguridad Falta higiene Descontento Fatiga. Rechazo inconsciente a inspeccionar lugares sucios Acumulados en lugares inaccesibles Perdidas importantes de tiempo Dificultad para consultar los documentos técnicos Entorno desagradable Mayor seguridad Higiene correcta Ambiente agradable Facilidad de inspección Disminución de riesgo de incendio Disminución de pérdidas de tiempo debidas a falta de organización. Facilidad para consultar los documentos técnicos Entorno agradable Modernización Secretarías de Educación MEN .

HOY Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Modernización Secretarías de Educación MEN .

HOY Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Modernización Secretarías de Educación MEN .

LOGROS Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Aumenta la motivación del equipo Crea impresiones positivas en los usuarios Aumenta la eficiencia de la organización Mejora el ambiente de trabajo Apoya la orientación hacia los procesos Crea una organización mas productiva Modernización Secretarías de Educación MEN .

IMPLANTACIÓN • Problemas • Causas • Líderes Ministerio de Educación Nacional República de Colombia IDENTIFICAR LISTAR • Acciones de cambio (brainstorming) • Evidencias • Acciones correctivas inmediatas ACTUAR Modernización Secretarías de Educación MEN .

PREGUNTAS DE REFLEXIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia • ¿De quién es la responsabilidad del ambiente de trabajo en la Secretaría? • ¿Qué tan fácil es aplicar la teoría de las 5 s en la Secretaría? • Acciones inmediatas Modernización Secretarías de Educación MEN .

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Sesión de Preguntas ¿¿¿ ??? Modernización Secretarías de Educación MEN .

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