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Proyecto de de Educacin Nacional Ministerio Modernizacin Repblica de de Colombia Secretaras de Educacin

Proyecto de Modernizacin de Secretaras de Educacin Implementacin de Procesos para la Modernizacin de la Gestin de las Secretaras de Educacin Participantes en el Proyecto de Modernizacin Fase III - Grupo 1

MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL Repblica de Colombia

Secretara de Educacin de Boyac

CONVERSATORIO DE LAS 5 S Y

CONTINUIDAD EN LA GESTIN
Octubre de 2008
Modernizacin Secretaras de Educacin MEN

ORIGEN

Ministerio de Educacin Nacional


Repblica de Colombia

El movimiento de las 5'S es una concepcin ligada a la orientacin hacia la calidad total que se origin en el Japn bajo la orientacin de Edward Deming. (padre de la 3ra Revolucin Industrial) Creacin y mantenimiento de reas de trabajo ms limpias, ms organizadas y ms seguras.
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AMBIENTE DE TRABAJO

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Los individuos conforman los ambientes

La organizacin facilita los medios (tangibles e intangibles)

De nada sirve que la organizacin tenga los medios, las actitudes y los procedimientos para generar ambientes confortables, si la gente no desea llenar esos espacios de cordialidad, respeto y compromiso

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OBJETIVOS

Ministerio de Educacin Nacional


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Identificar los principios para el buen desempeo de una organizacin Establecer pautas de comportamiento que les permitan mejorar el ambiente de trabajo

Reflexionar sobre los cambios que hay que hacer al interior de la Secretara
Generar compromisos que promuevan la aplicacin de las 5 s .

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TEORA DE LAS 5s

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Las 5s buscan generar un ambiente de trabajo que adems de ser congruente con la calidad total, brinda al ser humano la oportunidad de ser ms efectivo

Condiciones mentales

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TEORA DE LAS 5s

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Los hbitos se conforman con los conocimientos, las habilidades y las actitudes. Visin Holstica - aspectos para desempeo de excelencia: El lugar de trabajo y las cosas que lo conforman La persona La empresa

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TEORA DE LAS 5s
Relacin con las cosas

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Relacin con usted mismo

Relacin con la empresa

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MODELO JAPONS

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SEIRI

SEITON

Clasificacin

Solo lo necesario

SEIS

Organizacin

Todo en orden

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Limpieza

Todo limpio

MODELO JAPONS

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SEIKETSU

SHITSUKE

Estandarizar

Mantener la limpieza de la persona y del ambiente de trabajo

Disciplina

Crear hbitos de comportamiento

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5 S

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Seiri Ordenar y clasificar

Diferenciar elementos necesarios de aquellos que no lo son, saber ordenar por clases, tamaos, tipos y categoras

Acciones Identificar de acuerdo a frecuencia de uso Separar lo innecesario, excesivo, adicional Identificar elementos de poca rotacin
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5 S

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Seiton Organizar

Todos los recursos empleados en el proceso deben encontrarse en el lugar asignado Reducir bsquedas: Organizar los elementos necesarios de modo que resulten de fcil uso y acceso

Acciones Ubicar un lugar para cada cosa Identificar las diferentes clases de objetos Designar lugares de almacenaje
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5 S

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Seis Limpieza o pulcritud

Desarrollar el hbito de observar y estar siempre pensando en el orden y la limpieza en el rea de trabajo Cuando todo est limpio, todo est ordenado se simplifican los procedimientos

Acciones Mantener manuales en buen estado Pintar de colores claros Mantener limpios y en buen estado los equipos e instalaciones Planes de recuperacin de desechos
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5 S

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Seiketsu Limpieza estandarizada


Es importante que la persona est en un estado ordenado y cuente con mecanismos que lo promuevan Mantener orden y limpieza en el ambiente y las personas

Acciones

Desarrollar estndares y procedimientos en todas las tareas y actividades relacionadas Son los trabajadores quienes adelantan programas y disean mecanismos que les permitan beneficiarse a s mismos.
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5 S

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Shitsuke Disciplina

Disciplina y buenos hbitos de trabajo: Basados en el respeto a las reglas y a las personas (compaeros de trabajo y clientes) Acciones Continuidad y seguimiento hasta generar un hbito Conocimiento que no se aplica no sirve

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PARALELO
Sin las 5 s

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Con las 5 s

Falta seguridad Falta higiene Descontento Fatiga, cansancio, pereza. Rechazo inconsciente a inspeccionar lugares sucios Acumulados en lugares inaccesibles Perdidas importantes de tiempo Dificultad para consultar los documentos tcnicos Entorno desagradable

Mayor seguridad Higiene correcta Ambiente agradable Facilidad de inspeccin Disminucin de riesgo de incendio Disminucin de prdidas de tiempo debidas a falta de organizacin. Facilidad para consultar los documentos tcnicos Entorno agradable

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HOY

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HOY

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LOGROS

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Aumenta la motivacin del equipo Crea impresiones positivas en los usuarios Aumenta la eficiencia de la organizacin Mejora el ambiente de trabajo Apoya la orientacin hacia los procesos Crea una organizacin mas productiva

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IMPLANTACIN
Problemas Causas Lderes

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IDENTIFICAR

LISTAR

Acciones de cambio (brainstorming) Evidencias

Acciones correctivas inmediatas


ACTUAR

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PREGUNTAS DE REFLEXIN

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De quin es la responsabilidad del ambiente de trabajo en la Secretara? Qu tan fcil es aplicar la teora de las 5 s en la Secretara? Acciones inmediatas

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Sesin de Preguntas ???

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