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Secretaría de Relaciones Exteriores Oficialía Mayor

PROCESOS Y SISTEMAS

CAPACITACION EN PROCESOS

• La normatividad. necesarios para detonar un proceso. información Se reciben del proveedor (en nuestro caso CLIENTEPROVEEDOR) REQUISITOS Se aporta el valor de: • El conocimiento. en la medida del valor aportado en las etapas de transformación. salidas. productos). virtuosismo. material.La manera más fácil de definir un proceso es decir: “Es un conjunto de pasos o actividades enlazadas entré sí que. Lo realiza la organización. generando outputs (resultados. talento. medio ambiente. • Pueden incluír gente. INPUTS (entradas/insumos) ACTIVIDADES ENLAZADAS (que transforman) 1 2 3 OUTPUTS (salidas/resultados) • Elemento o conjunto de elementos aíslados. • Otorga satisfacción al cliente. Puede ser el insumo de otro proceso. • Posee mayor valor. partiendo de uno o más inputs (entradas o insumos) los transforma. es responsable de su desempeño REALIZACIÓN Se entregan al cliente para su consumo. Su valor es menor a la del OUTPUT. métodos. etc. • La tecnología aplicada. equipo. que los insumos. SATISFACCIÓN . el marco jurídico.

DIRECCIÓN La información fluye hacia arriba ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Las políticas y desicionesa son desplegadas hacía abajo . Se diseña cuando la actividad no existe. Se indentifica. cuando se trata de una conversión de organización tradicional a organización a procesos.El proceso se puede diseñar o identificar. quizá se trate de una nueva organización. es decir que las actividades existen.

DIRECCIÓN Requerimientos Resultados Los eventos suceden horizontalmente .

2.Elaboración de diagramas de flujo 3.Levantamiento de información : Descripción detallada de todas las funciones.Identificación del proceso: 1. Inicio Inicio Inicio INSUMO PRODUCTO Fin Fin Fin .Determinación de secuencias...Análisis de los flujos y/o secuencias 4...

• Los trabajadores toman decisiones. • Se reducen las verificaciones y controles. servicio y rapidez. Características: • Desaparece el trabajo en serie. Es decir. demoras y duplicidades.¿Mejora o Reeingeniería? Reeingeniería: Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crítricas y contemporáneas de rendimiento tales como: costos. La toma de decisiones se convierte en parte del trabajo. o sea que parte del trabajo de los directivos las toman ellos. • La clase de trabajo que no agrega valor se elimina o minimiza. • Se eliminan pasos laterales para terminar con los errores. • Los trabajadores encuentran formas innovadoras y creativas para reducir los errores y el desperdicio. al tomar bajo su responsabilidad tareas secuenciales. muchas tareas que antes eran distintas se integran y comprimen en una sola. • Se aumenta la responsabilidad de los trabajadores para que los requisitos del cliente se cumplan en tiempo y sin defectos. • Se minimiza la conciliación. . calidad.

• Se utilizan las bases metodológicas de la reingeniería para diseñar e implementar los cambios. pero no se basa necesariamente en la implantación de un nuevo sistema. es decir se trabaja en algo que ya existe pero que no ha sido identificado. que después de algún tiempo se acumulan y se convierten en cambios trascendentales. Características: • Se identifica el proceso inmerso en las funciones. bajo premisas establecidas y objetivos establecidos.Características: • El rediseño implica que se destruya todo lo que hasta hoy ha existido y se reinvente en forma innovadora y creativa. • Regularmente se acompaña de la práctica de nuevas tecnologías. • Las mejoras se generan a través del trabajo de círculos de mejora contínua que identifican paulatinamente áreas de oportunidad y fallas. • Se utilizan herramientas estadísticas para medir el “antes” y el “después”. . Mejora: La mejora se basa en mejoras incrementales a un proceso identificado.

Tanto para rediseñar como para mejorar el proceso. En el contexto del tema de Procesos. trabajo se define como: “Actividades que forman parte del proceso. . y que lo hacen avanzar hacía el output o le agregan valor en forma directa”. se debe tomar en cuenta que el proceso se compone de TRABAJO y DESPERDICIO. incluyen: • Esfuerzo desperdiciado • Tiempo desperdiciado • Materiales desperdiciados • Movimientos desperdiciados Por eso hay que reducirlo al mínimo. El trabajo agrega valor El trabajo hace avanzar el proceso El desperdicio agrega demora El desperdicio agrega costos El desperdicio representa las actividades que no incluyen valor al proceso.

además de las que hacen avanzar el proceso (las que transforman y acercan los insumos a ser producto). En este entorno. la relación sería la siguiente: 8 8+12 = X 100 = . • Las solicitadas por el cliente para incrementar su satisfacción • Las que son especificaciones técnicas o normativas.40 40% . pero dentro de ellas se identifican solo 8 que aumentan valor y hacen avanzar el proceso. la eficiencia del proceso se define mediante el siguiente indicador: TRABAJO x 100% TRABAJO + DESPERDICIO Por ejemplo: Si contamos con un proceso que cuenta con 20 actividades.Las actividades que agregan valor son.

siempre igual • Eficiencia: Se relaciona con la velocidad del proceso • Economía: Más barato . Antes Después Trabajo Desperdicio Desperdicio Trabajo Las características deseadas del proceso son: • Confiabilidad: consistencia del producto.El objetivo de la mejora (y de la reingeniería) es reducir la cantidad de desperdicio en cualquier proceso de trabajo.

Podemos hacer un análisis: EFICIENCIA: ¿Satisfacen los rendimientos los requerimientos del cliente? El cliente desea El cliente recibe CONFIABILIDAD: ¿Cumplen los rendimientos los requerimientos del cliente? El cliente siempre desea El cliente siempre obtiene COSTO: ¿Son aceptables los costos? .

2. Retrabajo El desperdicio incluye los pasos de: Transporte. almacenaje y retrabajo. Cualquier acción que desplaza información. inspección. Almacenaje 6. Incluye inspecciones de calidad. Retraso no programado por eventualidades. demora. Retraso programado a la espera de materiales. objetos o personas. se incluye archivo. revisiones y autorizaciones. . Inspección 4. Demora (no programada) 5. R Repeticiones innecesarias. Transporte 3. Operación Cualquier paso que agrega valor y lo hace avanzar.PASOS BÁSICOS DEL PROCESO: 1. partes y/o productos.

convergente. divergente o según el ábol de decisiones. . uno de ellos es el análisis de tareas. Un análisis de proceso permite captar datos cuantitativos: • • • • Cuanto tiempo toma Cuanto desperdicio contiene A cuantas personas involucra Cuanto cuesta Existen diferentes tipos de análisis de procesos. almacenaje y retrabajo. las cuales pueden ser analizadas en base a los movimientos de las PERSONAS. Los pasos del proceso pueden acomodarse en forma lineal. Otra manera es analizando las actividades del propio proceso. paralela.La clave de la mejora de procesos está en eliminar o reducir al mínimo los pasos de transporte. demora. inspección.

- .2.Análisis de tareas en base a sus actividades Objetivo del Proceso: Descripción de las Actividades del IT R 1.3.

a fin de que no se impacte negativamente el resultado de otros subprocesos. evitando duplicidades. etcétera. La eliminación o cambio en las actividades. el equipo de rediseño intentará eliminarlas: comprimiendo.Una vez detectadas las actividades de desperdicio. innovando. Los problemas o cuellos de botella que se vayan detectando pueden solucionarse estableciéndose la causa raiz mediante la utilización de la gráfica de ISHIKAWA. deberá ser consensado con todos los participantes. .