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GESTION DEL ALCANCE

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO
La Gestión del Alcance del Proyecto comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Los procesos comprendidos en la Gestión del Alcance del Proyecto son los siguientes:

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Planificación del Alcance: es el proceso necesario para crear un plan de gestión del alcance del proyecto que documente cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo.
Definición del Alcance: es el proceso necesario para desarrollar un enunciado detallado del alcance del proyecto como base para futuras decisiones asociadas al mismo.

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Creación de EDT: es el proceso necesario para subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo comprendido en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar. Verificación del Alcance: es el proceso para formalizar la aceptación de los productos entregables del proyecto. Control del Alcance: es el proceso requerido para controlar los cambios en el alcance del proyecto.

con el fin de asegurar que el esfuerzo dedicado a las actividades para determinar el alcance sea acorde al tamaño. complejidad e importancia del proyecto. las fuentes de datos. .PLANIFICACION DEL ALCANCE Cada proyecto exige un delicado equilibrio entre las herramientas. los procesos y procedimientos y otros factores. las metodologías. El equipo de Dirección del Proyecto deberá documentar estas decisiones de gestión del alcance en el Plan de Gestión del Alcance del Proyecto.

verificará. .PLANIFICACION DEL ALCANCE Plan de Gestión del Alcance: es una herramienta de planificación que describe cómo el equipo de dirección del proyecto definirá. Un Plan de Gestión del Alcance incluye los siguientes componentes: • Un proceso para preparar un enunciado del alcance detallado del proyecto basado en el enunciado preliminar del alcance del proyecto. • Un proceso para definir y desarrollar la estructura de desglose del trabajo (EDT). gestionará y y controlará el alcance del proyecto. documentará.

• Un proceso para establecer cómo se procesarán las solicitudes de cambio al enunciado del alcance detallado del proyecto.PLANIFICACION DEL ALCANCE • Un proceso que especifica cómo se verificará y aceptará formalmente los entregables del proyecto. . Este proceso estará directamente vinculado con el proceso de control integrado de cambios.

Por ello. • Comúnmente en las organizaciones cuyo giro son los proyectos de construcción. se asume implícitamente que el proceso de gestionar el alcance o administrar el contrato es una de las asignaciones a cargo del Gerente del Proyecto. a esta función se le conoce comúnmente como administración de contratos.PLANIFICACION DEL ALCANCE La Planificación del Alcance en los Proyectos de Construcción • En un proyecto de construcción. el alcance está formalmente documentado en un contrato que vincula al contratista con el cliente o su agente o representante. .

usualmente se observa las siguientes fases: .PLANIFICACION DEL ALCANCE En un proyecto de construcción.

Se construye sobre la base de los principales productos entregables.DEFINICION DEL ALCANCE La preparación de un enunciado detallado del alcance del proyecto es crítica para el éxito del mismo. que describe los productos entregables y el trabajo necesario para crear tales productos. La definición del alcance quedará precisada mediante: • Enunciado detallado del alcance del proyecto. suposiciones y restricciones que se documentan durante la iniciación del proyecto en el enunciado del alcance preliminar. El enunciado detallado del alcance incluye: .

mediante el cual se describe las características del producto.DEFINICION DEL ALCANCE Objetivos del proyecto. especificación o cualquier otro documento formalmente impuesto. . que describen las condiciones que deben cumplir los productos entregables del proyecto para satisfacer un contrato. Requisitos del proyecto. Descripción del alcance del producto. Límites del proyecto. servicio o resultado para el cual se creó el proyecto. norma. que establece explícitamente qué está incluido dentro del proyecto. donde debe incluirse los criterios medibles de éxito del proyecto.

. incluye las salidas que comprende el producto o servicio del proyecto. cronograma.DEFINICION DEL ALCANCE Productos entregables del proyecto. Restricciones del proyecto. así como los resultados secundarios. enumeran y describen las restricciones específicas del proyecto (presupuesto. Criterios de aceptación del producto. disposiciones contractuales. define el proceso y los criterios para aceptar los productos completados. etc) asociadas con el alcance del mismo y que deberán ser observadas por el equipo del proyecto.

Organización inicial del proyecto. el cliente o la organización ejecutante pueden establecer hitos en el cronograma.DEFINICION DEL ALCANCE Suposiciones del proyecto. se identifica a los miembros del equipo del proyecto. así como a los agentes o constituyentes. así como el potencial impacto de tales suposiciones si resultan ser falsas. . declara los riesgos identificados Hitos del cronograma. enumeran y describen las suposiciones específicas del proyecto asociadas con el alcance. Riesgos. los cuales se tratarán como restricciones del cronograma.

identifica requisitos para aprobación de: objetivos.DEFINICION DEL ALCANCE Limitación de fondos. documentos y trabajo del proyecto. . productos entregables. establece el costo total esperado del proyecto y proporciona indicación acerca de su exactitud. Estimación del costo. Requisitos de aprobación. incluye requisitos de gestión correspondientes. identifica documentos de especificaciones a ser cumplidos por el proyecto. Control de cambios. describe cualquier limitación (total o por periodos) en la financiación del proyecto. Especificaciones del proyecto.

sin estar limitado a ellos. En construcción. estos documentos pueden ser. los siguientes: Planos de diseño (Arquitectura. éste en realidad está expresado en un conjunto de documentos contractuales que en conjunto definen dicho alcance. estructuras y demás especialidades) Especificaciones técnicas Términos de referencia Presupuestos oferta del contratista Documentos de absolución de consultas Contrato propiamente dicho • • • • • • .DEFINICION DEL ALCANCE Aún cuando el contrato es un documento legal que formaliza un entendimiento común del cliente y el contratista acerca del alcance de un determinado proyecto.

así como el trabajo que es necesario hacer para crear tales entregables (expresado en el presupuesto oferta). • Alcance de trabajo: Movilización. de concreto armado sin incluir acabados. • Alcance del producto (entregable final): Edificio de oficinas de 4 niveles. cada uno de 250m2 construidos.DEFINICION DEL ALCANCE Independiente de estos documentos. describiendo en detalle los productos entregables del proyecto (contenido comúnmente en los planos y especificaciones técnicas). . Estructura o casco Nivel 1. Trabajos Preliminares. Estructura o casco Nivel 3. el equipo del proyecto debe hacer el ejercicio de plasmar en un documento propio la definición del alcance. Estructura o casco Nivel 2.

D. La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es una descomposición jerárquica del trabajo a ser ejecutado por el equipo del proyecto. donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto.T.CREACIÓN DE E. . La EDT organiza y define el alcance total del proyecto. para lograr los objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar.

.D. pueden programarse. El trabajo comprendido dentro de los componentes de la EDT del nivel más bajo. controlarse. Cualquier trabajo fuera de la EDT debe ser reconocido como una Omisión o como un Cambio aprobado por el cliente. La EDT es propiedad del Gerente de Proyecto y su equipo. denominados paquetes de trabajo. la EDT debe reflejar el alcance completo de la obra. Los componentes que comprenden la EDT ayudan a los interesados a ver los productos entregables del proyecto.T.CREACIÓN DE E. En proyecto de construcción. supervisarse y costearse.

D. La EDT se utiliza como herramienta para definir actividades a controlar cierto nivel de detalle. La EDT puede separar los trabajos a ser ejecutados el contratista principal y aquellos a ser subcontratados. Las características de las actividades son las siguientes: • Consumen tiempo • Utilizan recursos limitados • Tienen un inicio y fin definibles • Se asignan a un responsable • Son medibles .CREACIÓN DE E.T.

esto es: Procesos y procedimientos de la organización para realizar el trabajo Base de conocimiento corporativa de la organización para almacenar y recuperar información Enunciado del Alcance del Proyecto Plan de Gestión del Alcance del Proyecto Solicitudes de Cambio Aprobadas. se sustenta en: Activos de los Procesos de la Organización. • La creación de la E. • • • .CREACIÓN DE E.D.D.T.T.

D.CREACIÓN DE E.T. . La EDT también se le denomina: • Estructura de Descomposición del Trabajo • Estructura de Desagregación del Trabajo • Estructura de División del Trabajo • Estructura Detallada del Trabajo ó • Work Breakdown Structure (WBS).

D.CREACIÓN DE E. .T.

CREACIÓN DE E. .T.D.

CREACIÓN DE E. Las más comunes son: • Orientadas a los Productos Entregables:  Productos  Area Física • Orientada a la programación:  Tarea o actividad  Secuencias (Fases) • Orientada a los recursos:  Disciplinas  Unidades administrativas .D. La WBS puede ser estructurada de varias maneras.T.

D.CREACIÓN DE E. .T.

D.CREACIÓN DE E. .T.

CREACIÓN DE E. .D.T.

Orientada a la Programación .CREACIÓN DE E.T.D.

T.CREACIÓN DE E.D. Orientada a la Programación .

CREACIÓN DE E.T.D. una estructura a 4 niveles es generalmente suficiente para la mayoría de proyectos. no lográndose a veces el control de todas las actividades. . Una WBS muy detallada requerirá igualmente un seguimiento muy detallado. Aunque existen diferentes tipos de WBS.

CREACIÓN DE E.D.T. .

T.D.CREACIÓN DE E. .

CREACIÓN DE E.T.D. .

D.CREACIÓN DE E. .T.

T.CREACIÓN DE E.D. .

D.T. .CREACIÓN DE E.

.D.CREACIÓN DE E.T.

.D.T.CREACIÓN DE E.

.D.CREACIÓN DE E.T.

D.CREACIÓN DE E.T. .

mientras que el control de calidad se relaciona principalmente con cumplir los requisitos de calidad especificados para los productos entregables. La verificación del alcance se diferencia del control de calidad en que la verificación del alcance se relaciona principalmente con la aceptación de los productos entregables. . Verificar el alcance del proyecto incluye revisar los productos entregables para asegurarse de que cada uno se complete satisfactoriamente. por parte de los interesados. del alcance del proyecto completado y los productos entregables relacionados.VERIFICACIÓN DEL ALCANCE La verificación del alcance es el proceso de obtener la aceptación formal.

CONTROL DE CAMBIOS DE ALCANCE El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los factores que originan cambios en el alcance del proyecto y de controlar el impacto de los mismos. El control del alcance del proyecto también se usa para gestionar los cambios reales cuando éstos se producen. se impone algún tipo de proceso de control de cambios. El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Control Integrado de Cambios del Proyecto. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del alcance del proyecto. . Ya que los cambios son inevitables.

De acuerdo a la complejidad del proyecto. El primer trabajo para un Control de Cambios eficiente es determinar cómo funcionará el flujo o intercambio de información formal con el cliente. el cual debe trabajar bajo esquemas que permitan administrar el flujo de aprobación de los cambios de alcance.CONTROL DE CAMBIOS DE ALCANCE En la Construcción. El segundo trabajo es establecer un sistema de control de cambios interno que sea eficiente y permita un monitoreo de las comunicaciones en ambos sentidos. el Control de Cambios de Alcance constituye una de los procesos de gestión más importantes de la Dirección de Proyectos. el Gerente de Proyecto debe designar esta responsabilidad a una persona o un equipo. .

. Cuando la solicitud e información deviene en un cambio de alcance. más conocido simplemente como RFI.CONTROL DE CAMBIOS DE ALCANCE Los cambios de alcance potenciales deben ser informados por el Contratista a través de un documento que comúnmente en la industria se denomina “Request for Information” o solicitud de información. el Contratista debe preocuparse por conseguir que el Cliente apruebe un documento ordenando la ejecución de los cambios. Esto normalmente se hace a través de un documento denominado Change Order (Orden de Cambio).

CONTROL DE CAMBIOS DE ALCANCE La Administración de Contratos o Control del Alcance debe mantener registrado todo documento que esté vinculado a un asunto potencialmente polémico y cuyo reconocimiento pueda requerir una demostración fehaciente de que dicho asunto constituye un cambio de alcance que tiene un impacto en costo o plazo. .