“Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa”

La Metodología Integradora de Procesos Empresariales : Cítricos Ligara SAC Integrantes : Galloza Mendoza Christian Arica Fuentes Nicolás Gerardo Viera Álamo Frank Junior Asesor : Carlos Chávez Monzón

Piura-Perú 12/07/09

METODOLOGÍA INTEGRADORA DE PROCESOS EMPRESARIALES (MIPE) PARA PLANTEAR SOLUCIONES VIABLES SISTEMICAMENTE A NIVEL ESTRATÉGICO, TÁCTICO Y OPERACIONAL, BASADO EN LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
AUTOR DE LA METODOLOGÍA: DOCTOR( c ) CARLOS CHAVEZ MONZÓN Estudios de Doctorado en Administración de Empresas, Doctorando en

Educación, Maestría en Ingeniería de Sistemas (UCV -Trujillo), Maestría en Ingeniería Industrial mención Producción (UNT – Trujillo), Maestría en Docencia Universitaria (UCV – Trujillo), Segunda Especialización en Tecnología Educativa (UNT – Trujillo) y Diplomado en Producción e Investigación Científica, Docente de UCV – USS – UNT – UNS – USAT, Conferencista y Asesor de Business Intelligence and Dynamic y Balanced Scorecard. carloschavezmonzon@yahoo.es, http://mipe.zoomblog.com, 044-9606609
12/07/09

MIPE: Metodología Integradora de Procesos Empresariales a nivel Estratégico, Táctico y Operacional, basada en la Gestión del Conocimiento Nivel

TECNOLOGÍAS EMERGENTES ==>

•Business Intelligence • Business Dynamic •CRM, e-CRM. •SCM, e-SCM. •ERP, TQM •BRM, PRM •ABCM, EVA •E-commerce •E-marketing •E-learning

Estratégico
Autor: Carlos CHavez Monzón

Nivel Táctico para la toma de decisiones

Nivel Operacional (RUP)

12/07/09

Indicadores de Medición

HAY UN FEEDBACK EN CADA FASE DE LA METODOLOGÍA

La Metodología Integradora de Procesos Empresariales (MIPE)
Integra los niveles estratégicos, tácticos y operacionales de un Sistema de Información en la organización con un enfoque sistémico, basado en la gestión del conocimiento y plantea soluciones viables sistémicamente en el área de aplicación con el uso de tecnologías emergentes. La presente metodología permite monitorear y controlar con indicadores la integración de los tres niveles, midiendo desempeños, creando valor y ayudando a las Empresas a ser competitivas.
12/07/09

MIPE
12/07/09

FASES DE LA METODOLOGIA INTEGRADORA DE PROCESOS EMPRESARIALES - MIPE
    

FASE 1: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO FASE 2: NIVEL ESTRATEGICO CON TECNOLOGÍA EMERGEN FASE 3: NIVEL TACTICO PARA LA TOMA DE DECISIONES FASE 4: NIVEL OPERACIONAL – MODELADO CON RUP Y PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FASE 5: APLICACIÓN DE INDICADORES AL SISTEMA DE INFORMACIÓN - GESTION POR RESULTADOS (BSC)

HAY UN FEEDBACK EN CADA FASE DE LA METODOLOGÍA

FASE 1: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: COMMONKADS

12/07/09

MODELOS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO CON COMMONKADS
     

Modelo Organizacional Modelo de Tareas Modelo Agente Modelo de Comunicación Modelo de Conocimiento Modelo de Diseño

Modelo de Organización:
OM-1,OM-2,OM-3,OM-4,OM-5

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“Aplicación de la metodología Integradora de procesos Empresariales con Nuevas Tecnologías E-CRM? para plantear soluciones viables sistémicamente al Área de Ventas de la Empresa Privada ‘Cítricos Ligari’ del distrito de Cienegillo”

PLANTILLA OM-1 DEL MODELO ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO OM–1: Problemas, Soluciones y Contexto.

OM-1
Problemas y Problema : Excesiva Perdida de tiempo en el Oportunidades proceso de documentos de ventas y facturas por la falta de un sistema web de ventas, lo cual Produce: 2. Demora en la atención de los clientes. 3. Demora en acceso de información y registro de información Oportunidad: La Posibilidad de implementar la automatización del proceso de registro y acceso de datos en el área de ventas al utilizar nuevas Contexto de la tecnologías emergentes(sistema vía web). Misión y Visión Organización. FODA

Requerimientos de Toma de Dec. Factores Externos Factores Internos
Soluciones

Soluciones viables sistémicamente

OM-1: PROBLEMAS
NIVEL OPERACIONAL NIVEL TACTICO NIVEL ESTRATEGICO

PROBLEMAS: NIVEL OPERACIONAL
Procesar la cartera de clientes -El registro y manejo de datos del cliente es ineficiente.

Procesar cartera de productos -El registro y manejo de datos de productos es ineficiente

Procesar proformas de ventas -La generación de las proformas demora y la manera en al que se almacenan es ineficiente .

Procesar comprobantes de ventas (boletas y facturas) -La generación de comprobantes demora (ineficiente) .

PROBLEMAS: NIVEL OPERACIONAL
Procesar reportes consolidados de ventas -La generación de reportes es empieza con el análisis de los datos manualmente por esta razón demora.

Comprobar autenticidad del cliente en el sistema web -Cualquiera podría entrar a la cuenta de algún cliente si no se toman la medidas de precaución adecuadas.

PROBLEMAS: NIVEL TACTICO
• -

La falta de Consolidados analíticos de información histórica para la toma de decisiones de : Quienes son nuestros clientes mas importantes. Quienes deben de recibir rebajas y promociones. Nivel de morosidad de cada cliente. Nivel de riesgo por cada cliente a la hora de abrir una cuenta de prestamos.

* Empleando una base de datos se podrá analizar todos estos problemas y buscar las respuestas que mas le convengan a la empresa, la base de datos siempre puede ser modificada para agregarle cualquier funcionalidad que necesitemos con el tiempo al igual que el sistema web.

PROBLEMAS: NIVEL ESTRATEGICO
Falta de estrategia para aplicar la Gestión del Conocimientos al área de ventas. - Se buscara maneras de fomentar que los trabajadores del área de ventas se ayuden a mejorar si mismo como grupo e individualmente  Falta de estrategias para administrar la relación con los clientes vía web. - Se harán mejorar graficas al sistema web para mejorar el agrado de los clientes.  Falta implementar estrategias e indicadores para monitorear y controlar el nivel de las ventas diarias y semanales. - Utilizando la base de datos y el sistema se realizaran análisis de las ventas con toda la información ingresada diariamente, con estos datos se podrán realizar gráficos para ver los niveles de ventas por periodo de tiempo también así encontrando sus indicadores.

OPORTUNIDADES

   

Aprovechando las Nuevas tecnologías actuales existentes se harán uso de las mismas para el desarrollo e implementación del presente proyecto de investigación para lo cual se cuenta con los suficientes medios económicos en la empresa privada “Cítricos Ligari” de Cienegillo. Utilizar la tecnología CRM Realizar ventas vía web Implementar una base analítica para soporte de toma de decisiones. Implementar una base de datos para el almacén de la información de las ventas de la compañía Apoyar al vice presidente en las tomas de decisiones relacionadas con los procesos de datos de ventas. Oportunidad de capacitar al personal en el uso del sistema web para la optimización del proceso de manejo de datos de ventas.

MISION Y VISION DE LA EMPRESA

¡LA EMPRESA NO ME PUDO BRINDAR UNA VISION Y MISION DADO A QUE AL PARECER NO LA TIENEN A LA MANDO Y NO LA PUDIERON PROVEER AL TIEMPO QUE SE TERMINO ESTE REPORTE!

MISION Y VISION DEL AREA DE VENTAS.

¡LA EMPRESA NO ME PUDO BRINDAR UNA VISION Y MISION DADO A QUE AL PARECER NO LA TIENEN A LA MANDO Y NO LA PUDIERON PROVEER AL TIEMPO QUE SE TERMINO ESTE REPORTE!

FODA DE LA EMPRESA
FORTALEZAS 1. Planificación anticipada de actividades a desarrollar. 2. Coordinación de planes y estrategias a tomar. 3.Buen control de operaciones de cada área. área. 4.Trabajadores selectos y muy bien entrenados en sus campos. campos. 5. Empleo de nuevas metodologías a todos los campos de la compañía lo que mejora su rendimiento total. 6.La empresa cuenta con toda la maquinaria pesada requerida para las varias tareas pesadas dentro de la empresa. empresa. 7. Tener la preferencia de varios de los mejores compradores dado a que la compañía tiene cantidades mayores de mercadería y tiene la capacidad de abastecer a gran escala. 8. La empresa esta totalmente equipada para trabajar independientemente de la planta de luz si lo es necesario. DEBILIDADES 1. Tecnológica insuficiente. 2. Todos los procesos son realizados manualmente. 3. La infraestructura se encuentra retirada de la ciudad lo que dificulta y demora muchas tareas , compras ,etc. 4. Dado a que la infraestructura se encuentra retirada la empresa realiza gastos excesivos en gasolina por el alto nivel de tareas realizadas fuera de la empresa.

OPORTUNIDADES 1. Ofertas en nuevas maquinarias mejor equipadas. 2. Posibilidad de adquirir un sistema contable general. 3. Ofertas de nuevos clientes.

AMENAZAS 1. Problemas sociales existentes en la comunidad. 2. Automatización de la empresa externas 3. Inversiones grandes que dejan a la empresa con bajos recursos por un tiempo. 4. Problemas climáticos que pueden afectar los frutos. 5. El problema económico del país.

FODA DEL ÁREA DE VENTAS
Fortalezas
 La empresa vende varios tipos de frutas de buena calidad todo el año, lo que ayuda a tener una buena lista de compradores de buena disponibilidad. Los trabajadores están bien capacitados para realizar las ventas, pero los métodos usados ya son obsoletos por la existencia de métodos mas eficaces en el manejo de datos.

Debilidades
  La información de las ventas se maneja con ineficiencia debido a la falta de un sistema web Dado a la lentitud del proceso de registro de ventas, los compradores resultan disgustados frecuentemente,

Oportunidades
  Posibilidad de mantener a los trabajadores actualizados en sus trabajos por medio de seminarios Posibilidad de mejorar el desempeño total de los trabajadores en el área de ventas implementando un sistema informático.

Amenazas
 Perdidas de información, dado que la manera que se manejan los datos de ventas es manual y por lo tanto semi-obsoleto porque cualquier documento se puede perder o ser dañado sin opción a imprimir uno nuevo.

REQUERIMIENTOS DE TOMA DE DECISIONES DEL AREA DE VECTAS
NIVEL OPERACIONAL NIVEL TACTICO NIVEL ESTRATEGICO

REQUERIMIENTO: NIVEL OPERACIONAL
Procesar la cartera de clientes -Se diseñara el sistema web para mejorar el proceso de registro y manejo de datos del cliente. Procesar cartera de productos -Se diseñara el sistema web para mejorara el proceso de registro y manejo de datos de los productos. Procesar proformas de ventas -El sistema web deberá ser capaz de generar proformas de ventas cuando ya se haya establecido el cliente y productos a comprar. Procesar comprobantes de ventas (boletas y facturas) -Hecha realizada una venta el sistema automáticamente generara un comprobante que podrá ser impreso con toda la información relevante a la venta.

REQUERIMIENTO: NIVEL OPERACIONAL
Procesar reportes consolidados de ventas -El sistema web almacenara automáticamente los datos de las ventas realizada, guardándolos en la base de datos, con esta información generara varios tipos de reportes sobre ventas, clientes, stock, etc. Comprobar autenticidad del cliente en el sistema web -Diseñar una ventana de ingreso de login y password con su información en la base de datos que restringa el paso a personas no deseadas.

REQUERIMIENTO: NIVEL TACTICO
Se necesita Consolidados analíticos de información histórica para la toma de decisiones :
   

Datos históricos para la toma de decisiones de las ventas a los mejores clientes. Datos históricos para la toma de decisiones de ofertas y rebajas en mercancía a los clientes mas importantes. Datos históricos para la toma de decisiones sobre la creación de cuentas de los clientes. Datos históricos para la toma de decisiones de ventas a clientes morosos o con mal record.

REQUERIMIENTO: NIVEL ESTRATEGICO
 Implementar

de ventas.  Implementar Relaciones Especiales con los clientes  Implementar estrategias para el monitores y control del nivel de ventas.  Implementar indicadores para monitorear y controlar el proceso de ventas diarias y semanales.

la Gestión del Conocimiento al área

FACTORES EXTERNOS E INTERNOS INFLUYEN POSITIVAMENTE O NEGATIVAMENTE EN EL AREA DE APLICACIÓN

FACTORES EXTERNOS
 Algunas

de la empresas de competencia en las zonas tiene mejor infraestructura y organización. (F.E. Negativo).  Oportunidades de capacitación a los trabajadores del área de ventas(F.E. Positivo).  Aplicación de Nuevas Tecnologías. (F.E. Positivo).  Problemas que llegan a la empresa externamente por medio de sus clientes o afiliados que perjudican el desempeño (F.E. Negativo).

FACTORES INTERNOS
Eficiencia y suficiencia de personal en el área de ventas. (F.I. Positivo). Procesos no automatizados (F.I. Negativo). Ayuda de otras áreas en el área de ventas (F.I. Positivo).  Inversiones internas que mejoran la infraestructura y herramientas de trabajo (F.I. Positivo). Aceptación del personal existente a nuevos cambios. (F.I. Positivo)

SOLUCIONES VIABLES SISTÉMICAMENTE
NIVEL OPERACIONAL. NIVEL TACTICO. NIVEL ESTRATEGICO

SOLUCIONES VIABLES SISTÉMICAMENTE EN EL NIVEL OPERACIONAL
    

Implementar un sistema web para el área de ventas para mejorara el ingreso y acceso a datos. Implementando el sistema web se mejorara el registrar las ventas Implementado el sistema web se acortara el tiempo para acceder a la información de las ventas. Implementar mejoras a las operaciones que no se puedan sistematizar dentro del área de ventas. Implementando el sistema se acortara el tiempo de demora a la hora de que sea requerida la búsqueda de alguna información especifica para un cliente o afiliado respecto a sus cuentas o para la redacción de nuevas facturas, reportes o informes sobre las ventas.

SOLUCIONES VIABLES SISTÉMICAMENTE EN EL NIVEL TÁCTICO
 Implementar

los datos almacenados en la base de datos para decidir que podemos mejorar sobre las transacciones de los clientes así mejorando la gestión de sus ventas.  Realizar consolidados analíticos con información histórica de la base de datos sobre rebajas, ofertas, prestamos y deudas de los clientes para mejorar la gestión de ventas con cada uno.

SOLUCIONES VIABLES SISTÉMICAMENTE EN EL NIVEL ESTRATÉGICO
 Aplicar

la Gestión del Conocimiento en el área de ventas para mejorar la productividad.  Aplicar Relaciones Especiales con los clientes mayoristas y minoristas para mejorar las relaciones Vendedor - Cliente.  Aplicar estrategias para monitorear y controlar el nivel de las ventas.  Aplicar indicadores para monitorear y controlar el proceso de ventas diarias y semanales.

MODELO DE ORGANIZACIÓN

OM – 2: Descripción Centralizada en el Área de la Organización.

OM-2
Estructura Organigrama Unidades Organizacionales C.U. Análisis del Negocio (Sistema Actual) (RUP) Actores Internos y Externos Stakeholders Hardware (Actual) Software (Actual) Conocimiento Requerimientos Objetivos Reglas del Negocio Criterios de Valoración Cultura Potencial Hardware (Propuesto) Software (Propuesto)

Procesos de las Áreas involucradas Personal Recursos

Cultura y Potencial

Organigrama Actual de la Empresa

Viceprecidete Ventas Administración Mantenimiento Trabajadores Marketing Compras

seguridad

Obreros

Choferes

Unidades de Organización
Aquí el cliente efectúa los pagos. Procesa la información de entrada y salida sobre las ventas.

Unidad organizacional de pagos

Vendedor

Unidad organizacional de ventas

Se encarga de la gestión de los documentos relacionados con las ventas.

Adquiere productos de la empresa vendedora. Cliente

Gerente de ventas

Modelo de unidades organizacionales de Citricos Ligari

Diagrama de Casos de Usos a Nivel Operacional PROCESOS DE AREAS INVOLUCRADAS
Caso de uso del área de ventas (Sistema actual)

2-Procesar cartera de productos

4-Procesar comprobantes de ventas

Cliente

Vendedor

Gerente de ventas

1-Procesar la cartera de clientes

3-Procesar proformas de ventas

5-Procesar reportes consolidados

ACTORES
ACTORES INTERNOS ACTORES EXTERNOS

ACTORES INTERNOS : GERENTE DE VENTAS

Es el encargado de mantener la empresa al tanto de todo lo que pasa en el área de ventas manteniéndola bajo control y en optimas condiciones. Gerente de ventas

ACTORES INTERNOS : VENDEDOR

Vendedor

El se encarga de realizar las ventas directamente con el cliente, procesar la cartera de clientes y productos, procesar proformas y comprobantes aparte de ayudar con los reportes de ventas.

ACTORES EXTERNOS : CLIENTE

Realiza compras de varios productos a la compañía Cítricos Ligari. Cliente

STAKEHOLDERS
S.A.C DRE
Cítricos Ligari Vice Presidente
Personal Administrativo Personal de Obra

Competencia
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Usuarios Finales: Padres de Proveedores Familia - Alumnos

Clientes

RECURSOS DE HARDWARE ÁREA DE MATRICULA

Computadoras

Actual  Ninguna. Propuesto  02 Sony VAIO Laptop con Intel Corel 2 Dúo.  01 Servidor Pentium Quad (Base de Datos Estática con backup virtual(web).)

RECURSOS DE HARDWARE
Impresoras

Actual  Ninguna

Propuesto  01 HP M1522NF – Impresosa, Escaner y Copias Telecomunicaciones Propuesto
 

Actual  No se tiene

LAN ETHERNET 01 Router

Recursos de software Actual

Sistemas Operativos  Ninguno Recursos de software Propuesta  Windows 7  Windows Server 2008

RECURSOS DE SOFTWARE

Sistemas que Utilizan Actualmente
 Todos

sus proceso manualmente.

son

realizados

Sistemas Propuestos; * Un sistema web de ventas con base de datos.

MODELADO DE REGLAS DEL NEGOCIO DEL SISTEMA ACTUAL
Reglas de negocio del sistema de ventas de la empresa Citricos Ligari SAC.
RN5- Todas las ventas deben ser entregadas a mas tardar el día siguiente RN1- Cualquier comprador debe ser aprobado por el Vice Presidente antes de poner realizar su primera compra

Sistema de Ventas Citricos Ligari

RN4- Pagos retrasados serán sancionados con 5% del monto semanalmente

RN3- Todos las ventas son definitivas

RN2- Todos los compradores deben de ser propietarios de sus negocios

CRITERIOS DE VALORACION
   

Numero de documentos en el proceso de venta Cantidad de documentación que se encuentra en el proceso de vender Tiempo de proceso de venta: Tiempo promedio que se toma el encargado de ventas para realizar el registro de una venta Numero de quejas de los clientes sobre la atención del proceso de ventas: Cantidad de quejas por cada uno de los clientes. Número de capacitaciones al personal en el uso del sistema web para ventas: Capacitar al personal encargado de las ventas para que puedan brindar un servicio de calidad y puedan usar correctamente el sistema que se desea aplicar

12/07/09

CRITERIOS DE VALORACION
 Numero

de clientes que realizaron transacciones: Numero de clientes que realizaron compras en un año determinado  Numero de nuevos clientes en un año determinado: Numero de clientes que adquirieron el permiso de compras a la empresa en un año determinado .

12/07/09

CRITERIOS DE VALORACION
 Numero de trabajadores que están

capacitados para usar el sistema de ventas.  Numero de clientes que no están complacidos con el método actual de registrar las ventas.

12/07/09

ACTUAL CULTURA
Actual Cultura del sistema de evaluaciones de la Empresa Citricos Ligari

Una amplia cartera de buenos clientes .

Vendedores destacados por su trabajo y desempeño social.

Buenos precios y disponibilidad.

Sistema de ventas de Cítricos Ligari

Producto de muy buena calidad reconocida nacionalmente.

Los clientes no pueden realizar compras cómodamente.
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No se implementa el sistema ventas vía web.

El proceso de venta demora demasiado.

PLANTILLA OM-3 DEL MODELO DE ORGANIZACIÓN: DESCOMPOSICIÓN DE PROCESOS
OM – 3: TAREAS DE NIVEL OPERACIONAL  OM - 3: TAREAS DE NIVEL TACTICO  OM – 3: TAREAS DE NIVEL ESTRATEGICO

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OM-3 : TAREA DE NIVEL OPERACIONAL

12/07/09

D.C.U. PROPUESTO NIVEL OPERATIVO
D.C.U. PROPUESTO NIVEL OPERATIVO

2-Registrar los datos del cliente vía web

5-Generacion de reportes vía web

1-Registrar los datos de los productos vía web Vendedor

3-Proceso de proformas vía web Gerente De Ventas 4-Proceso de comprobantes vía web
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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES PROPUESTO NIVEL OPERATIVO
Cliente INICIO Registra cliente Entrega información Registra producto Vendedor Gerente de Ventas

Procesa ventas vía web

Genera reportes
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FIN

OM-3 : TAREAS DE NIVEL TACTICO

12/07/09

D.C.U. PROPUESTO NIVEL TÁCTICO
D.C.U. PROPUESTO NIVEL TÁCTICO

Reportar Datos históricos de Clientes

Reportar Datos históricos de Productos

Gerente de ventas

Reportar Datos Históricos de Comprobantes
12/07/09

Reportar Datos Históricos de Reportes

OM-3 : TAREAS DE NIVEL ESTRATEGICO
N° Tarea Realizado por Dónde Medio de conocimiento Intenso Importancia

1

Implementar indicadores para monitorear y controlar el proceso de ventas diarias y semanales.

Gerente de Ventas

Área de Ventas

Analizando como medir las ventas diarias y semanales.

Si

Alta

2

Implementar estrategias para el monitores y control del nivel de ventas

Gerente de Ventas

Área de Ventas

Analizando cantidad de comprobantes y reportes

Si

Alta

3

Implementar Relaciones Especiales con los clientes Implementar la Gestión del Conocimiento al área de ventas.

Gerente de Ventas

Área de Ventas

Metodología que permita diseñar estrategias con la finalidad de mejorar la satisfacción de atención a los clientes.

Si

Alta

4

Gerente de Ventas

Área de Ventas

Aplicando metodologías de ayuda entre los trabajadores

Si

Alta

D.C.U. PROPUESTO NIVEL ESTRATÉGICO
D.C.U. PROPUESTO NIVEL ESTRATÉGICO

Implementar indicadores para monitorear y controlar el proceso de ventas diarias y semanales.

Implementar estrategias para el monitores y control del nivel de ventas

Gerente De Ventas

Implementar Relaciones Especiales con los clientes

Implementar la Gestión del Conocimiento al área de ventas.

12/07/09

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES PROPUESTO NIVEL ESTRATEGICO
Gerente De Ventas Inicio
Observar el Sistema actual

Diseño de estrategias utilizando la información de la base de datos Prueba Implementación

Fin
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MODELO DE ORGANIZACIÓN OM4: FUENTES DEL CONOCIMIENTO
OM – 4: NIVEL OPERACIONAL  OM – 4: NIVEL TACTICO  OM – 4: NIVEL ESTRATEGICO

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OM-4: NIVEL OPERACIONAL
Medio de conocimiento propuestos Poseído por Usado en Forma apropiad a Lugar apropiado Tiempo correcto Calidad apropiada Registrar Cliente en web Secretaria Registrar cliente SI Internet 5’ SI

Registrar Productos En web

Secretaria

Registrar productos

SI

Internet

Varia con el total de productos

SI

Registrar Proformas en web

Sistema web

Registrar Proformas

SI

Internet

1

SI

Registrar Comprobantes en web

Sistema web

Registrar Comprobante

SI

Internet

1

SI

Registrar Reportes en web

Sistema web

Registrar Reportes

SI

Internet

1

SI

Identificar cliente en sistema vía web

Sistema web

Identificar cliente correcto

SI

Internet

1

SI

OM-4: NIVEL TACTICO
Medio de conocimiento propuesto Poseído por Usado en Forma apropiada Lugar
apropiado

Tiempo correcto

Calidad
apropiada

Procesar Datos históricos de Clientes

Área de ventas

Toma de Decisiones de clientes

Uso de Base de datos

Área de ventas

4

Si

Procesar Datos históricos de productos

Área de ventas

Toma de Decisiones de productos

Uso de Base de datos

Área de ventas

4

Si

Procesar Datos Históricos de comprobantes

Área de ventas

Toma de Decisiones de comprobantes

Uso de Base de datos

Área de ventas

4

Si

Procesar Datos Históricos de Reportes

Área de ventas

Toma de Decisiones de matriculados por reportes

Uso de Base de datos

Área de ventas

4

Si

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OM-4: NIVEL ESTRATEGICO
Medio de conocimiento propuesto Es posición Usado en Forma
apropiada

Lugar
apropiado

Tiempo correcto

Calidad
apropiada

Implementar indicadores para monitorear y controlar el proceso de ventas diarias y semanales.

Gerente de ventas

En el control de las ventas diarias y semanales

Análisis de la información en la base de datos

Área de ventas

1 mes

Si

Implementar estrategias para el monitores y control del nivel de ventas

Gerente de ventas

En el control del nivel de las ventas en los diversos productos En la mejora de las relaciones cliente-sistema web-vendedor En la mejora del desempeño de los trabajadores del área de ventas

Análisis de la información en la base de datos Análisis de la información en la base de datos Análisis de la información en la base de datos

Área de ventas

1 mes

Si

Implementar Especiales clientes

Relaciones con los

Gerente de ventas y Gerente Administrativo

Área de ventas

1 mes

Si

Implementar la Gestión del Conocimiento al área de ventas.

Gerente de ventas

Área de ventas

1 mes

Si

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MODELO DE ORGANIZACIÓN
OM – 5: ESTIMACION DE LA VIABILIDAD DEL PROYECTO
Esta hoja de Trabajo indica la viabilidad de potenciales soluciones, para los problemas percibidos en la organización

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Viabilidad Operacional Viabilidad Técnica Viabilidad Proyectada

Implementar un sistema de ventas web brinda muchas mejoras al área de ventas a un costo bajo. Tenemos los recursos necesarios. Es viable técnicamente porque se va a desarrollar la página Web en software libre y tecnológicamente esta al alcance de la Empresa. Las habilidades necesarias en el equipo son:
-Experiencia en el desarrollo de sistemas de información. - Conocimiento en la construcción de Aplicaciones Cliente/Servidor - Conocimiento de Base de Datos - Conocimiento sobre identificación de indicadores - Conocimiento sobre estadística. - Conocimiento de diseño de paginas web

OM-5
Viabilidad Económica Acciones Sugeridas
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Bajo los tres enfoques. • Costo: La empresa cuenta con los recursos económicos para implementar este sistema web. •Beneficio: En beneficio seria grande y mejoraría el área de ventas al largo plazo. -Capacitación del cliente en la nueva manera de efectuar compras. -Establecer un plan de acción para la cartera de proyectos a realizarse.

B. MODELO DE TAREAS
El modelo de tareas explora las Tareas de la Solicitud de Asignación en más detalle. Tiene dos hojas de trabajo:
Modelo de Tareas: TM-1 y TM-2
12/07/09

12/07/09

MODELO DE TAREAS
 TM – 1 : NIVEL OPERACIONAL  TM – 1 : NIVEL TACTICO  TM – 1 : NIVEL ESTRATEGICO

12/07/09

TM –1-1: NIVEL OPERACIONAL
Tarea Organización
Seleccionar productos
Proceso realizado por cada compra de importancia media-alta en el área de ventas : El cliente escoge que productos va a comprar Metas : - Informar al cliente del producto : - - Su precio - -Sus características Valores : - Permite calcular el precio total de los productos multiplicando cantidad por precio y sumando los totales por producto - Generar parte de los datos necesarios para los comprobantes y reportes Tarea de Entrada: Cliente selecciona los productos deseados en la Página Web, previamente ingresa login y password Tarea de Salida: Bandeja de productos procesada , genera parte de los datos para comprobantes y reportes Objeto de Entrada: Datos del Cliente : Login y password mas la cantidad de cada producto que desea comprar Objeto de Salida: Listado de productos deseados, precios y precio total
Tiempo Nivel

Metas y Valores

Dependencia y Flujo Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño y y

de demora en selección de productos de satisfacción del cliente con la manera de selección de productos. Cantidad de selecciones de productos por cliente diaria y semanalmente El cliente ingresa los datos a el sistema web y este los utiliza en proformas, comprobantes y reportes Proceso realizado al principio de una compra, se selecciona los productos que se quieren comprar y se señala la cantidad de cada producto deseado Materiales : Sistema web Costos : Presupuesto : -

El tiempo de seleccionar los productos depende totalmente de las decisiones del cliente así que no se le puede indicar un semáforo exacto(Luz Verde), aparte de solo una excepción - Si el cliente a escogido sus productos y el sistema web falla en empezar el proceso,( Caída del Sistema)(Luz Roja)

TM –1-2: NIVEL OPERACIONAL
Tarea Organización
Usar los datos del cliente de la base de datos
Proceso realizado por cada compra de importancia media-alta en el área de ventas : El cliente al ingresar su login y password indican al sistema utilizar sus datos ya almacenados en la base de datos para cualquier transacción Metas : - Obtener los datos del cliente necesarios para procesar la venta Valores : - Permite acceder de manera rápida a los datos personales del cliente - Generar parte de los datos necesarios para los comprobantes y reportes Tarea de Entrada: Cliente ingresa al sistema y automáticamente provee los datos Tarea de Salida: Información del cliente es procesada , genera parte de los datos para comprobantes y reportes Objeto de Entrada: Datos del cliente almacenados en la base de datos Objeto de Salida: Datos del cliente para el proceso de venta
Tiempo Nivel

Metas Valores

y

Dependencia y Flujo Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño
12/07/09

y

de demora en adquirir datos del cliente de satisfacción del cliente con la manera en que se maneja este proceso.

El cliente ingresa al sistema web donde se encuentran almacenados su datos personales los que se utilizaran en proformas, comprobantes y reportes Proceso realizado al principio de una compra, se proveen los datos necesarios del cliente para procesar una venta Materiales : Sistema web Costos : Presupuesto : -

y

Este proceso debe ser automático(Luz Verde) -Solo en una Caída del Sistema este proceso será afectado(Luz Roja)

TM –1-3: NIVEL OPERACIONAL
Tarea Organización Metas Valores y
Registro de proforma vía web
Proceso realizado por cada compra de importancia media-alta en el área de ventas : El cliente al haber proveído sus datos personales y los productos que desea comprar el sistema registrara la proforma Metas : - Formar la proforma de los datos del cliente y productos Valores : - Permite realizar el proceso de la venta al cliente - Es una compilación de datos también usados en los comprobantes y reportes Tarea de Entrada: Cliente ingresa al sistema y selecciona productos para comprar Tarea de Salida: Generar comprobantes y reportes Objeto de Entrada: Datos personales del cliente y productos a comprar Objeto de Salida: Proforma de venta
Tiempo Nivel

Dependencia y Flujo Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño y y

de demora el procesamiento de los datos del cliente para la generación de una proforma de satisfacción del cliente con la manera en que se maneja este proceso. Proformas generadas diariamente por cliente Este proceso es automatizado por el sistema El sistema procesa los datos personales del cliente + los datos de los productos a comprar y genera una proforma en base a estos Materiales : Sistema web Costos : Presupuesto : -

Este proceso debe ser automático(Luz Verde) -Solo en una Caída del Sistema este proceso será afectado(Luz Roja)

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TM –1-4: NIVEL OPERACIONAL
Tarea Organización
comprobante vía web
Proceso realizado por cada compra de importancia media-alta en el área de ventas : El sistema web imprime un comprobante al recibir confirmación del pago a la venta Metas : - Dar al cliente un certificado del éxito del proceso de su venta Valores : - Realización de la venta. Consolidación de datos - Es una compilación de datos también usados en los reportes Tarea de Entrada: registro de proforma Tarea de Salida: generar reportes Objeto de Entrada: datos personales del cliente y productos a comprar mas datos adicionales de la proforma Objeto de Salida: Comprobante de venta
Tiempo Nivel

Metas y Valores

Dependencia Flujo

y

Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño
12/07/09

y

de demora la impresión de l comprobante de satisfacción del cliente con la manera en que se maneja este proceso. Comprobantes generadas diariamente por cliente Este proceso es automatizado por el sistema El sistema procesa los datos personales del cliente + los datos de los productos a comprar + los de la proforma generando un comprobante Materiales : Sistema web Costos : Papel y tinta Presupuesto : Depende del cliente

y

Este proceso debe ser automático(Luz Verde) -Solo en una Caída del Sistema este proceso será afectado(Luz Roja)

TM –1-5: NIVEL OPERACIONAL
Tarea Organización Metas Valores y
Autentificación del cliente vía web
Proceso realizado por cada compra de importancia media-alta en el área de ventas : El sistema web verifica el Login y Password Metas : - Verificar cliente correcto Valores : - Dar seguridad al cliente - Dar seguridad a la empresa Tarea de Entrada: Registrarse en el sistema web Tarea de Salida: Ingresar Login y Password para obtener acceso a cuenta Objeto de Entrada: datos personales del cliente Objeto de Salida: Cuenta en el sistema web
Tiempo

Dependencia y Flujo Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño y y

de demora de el sistema en confirmar Login y Password Nivel de satisfacción del cliente con la seguridad del sistema web Cantidad de veces que el sistema realiza este proceso diariamente con éxito El cliente interactúa con el sistema Los datos ingresados son comparados con los de la base de datos para confirmar autenticidad Materiales : Sistema web, tiempo del cliente Costos : Presupuesto : -

Este proceso debe ser automático(Luz Verde) -Solo en una Caída del Sistema este proceso será afectado(Luz Roja)

12/07/09

TM –1-6: NIVEL OPERACIONAL
Tarea Organización Metas Valores y
Trasferencia de fondos vía web
Proceso realizado por cada compra de importancia media-alta en el área de ventas : El cliente paga vía web conexión banco-empresa Metas : - Dar al cliente la facilidad de pagar cómodamente desde donde se pueda ingresar a la web Valores : - Realización de la venta. pago - Proceso necesario para considerar la venta exitosa Tarea de Entrada: Proceso de proforma Tarea de Salida: Imprimir comprobante Objeto de Entrada: Datos del saldo a pagar Objeto de Salida: Comprobante de pago
Tiempo Nivel

Dependencia y Flujo Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño y y

de demora de la transacción de satisfacción del cliente con la manera en que se maneja este proceso. Numero de transacciones diarias Este proceso es automatizado por el sistema con ayuda del cliente El sistema procesa el pedido de transferencia de fondos del cliente a la empresa Materiales : Sistema web Costos : - Cobro del banco por transacción Presupuesto : Depende del cliente

Este proceso debe ser automático(Luz Verde) -En una Caída del Sistema este proceso será afectado(Luz Roja) -En caso que el cliente no cuente con el saldo suficiente

12/07/09

TM –1-7: NIVEL TÁCTICO
Tarea Organización Metas Valores y
Datos históricos de Clientes
Proceso realizado mensualmente, realiza análisis de los datos históricos de los clientes Metas : - Encontrar relaciones en las entradas de datos sobre cada cliente Valores : - Mejora el conocimiento de la empresa sobre sus clientes - Proceso que ayuda a mejorar el desempeño de la compañía con sus clientes Tarea de Entrada: Ingreso de datos de clientes Tarea de Salida: Reporte para analizar los datos históricos de cada cliente Objeto de Entrada: Datos del cliente Objeto de Salida: Ficha de datos del cliente para análisis
Tiempo Nivel

Dependencia y Flujo Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño
12/07/09

y

de demora relacionar los datos de satisfacción del Administrador con la manera en que se maneja este proceso. Nivel de satisfacción con los reportes analíticos sobre los clientes Este proceso es realizado por el Gerente de ventas ayudado por el vendedor El Gerente de ventas analiza la información en la base de datos y busca relaciones entre los datos Materiales : Datos del cliente Costos : - Tiempo del Gerente de ventas Presupuesto : Ilimitado

y

Estado de análisis : -Bueno(Luz verde) -Promedio(Luz naranja) -Bajo (Luz Roja)

TM –1-8: NIVEL TÁCTICO
Tarea Organización Metas Valores y
Datos históricos de productos
Proceso realizado mensualmente, realiza análisis de los datos históricos de los productos Metas : - Encontrar relaciones en las entradas de datos sobre cada producto Valores : - Mejora el conocimiento de la empresa sobre sus productos - Proceso que ayuda a mejorar el desempeño de la compañía con sus productos Tarea de Entrada: Ingreso de datos de los productos Tarea de Salida: Reporte para analizar los datos históricos de cada producto Objeto de Entrada: Datos del producto Objeto de Salida: Ficha de datos del producto para análisis
Tiempo Nivel

Dependencia y Flujo Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño
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y

de demora relacionar los datos de satisfacción del Administrador con la manera en que se maneja este proceso. Nivel de satisfacción con los reportes analíticos sobre los productos Este proceso es realizado por el Gerente de ventas ayudado por el vendedor El Gerente de ventas analiza la información en la base de datos y busca relaciones entre los datos Materiales : productos Costos : - Tiempo del Gerente de ventas Presupuesto : Ilimitado

y

Estado de análisis : -Bueno(Luz verde) -Promedio(Luz naranja) -Bajo (Luz Roja)

TM –1-9: NIVEL TÁCTICO
Tarea Organización Metas Valores y
Datos Históricos de comprobantes
Proceso realizado mensualmente, realiza análisis de los datos históricos de los comprobantes Metas : - Encontrar relaciones en las entradas de datos sobre cada comprobante Valores : - Mejora el conocimiento de la empresa sobre sus comprobantes - Proceso que ayuda a mejorar el desempeño de la compañía con sus comprobantes Tarea de Entrada: Ingreso de datos de comprobantes Tarea de Salida: Reporte para analizar los datos históricos de cada comprobante Objeto de Entrada: Datos del cliente Objeto de Salida: Ficha de datos de los comprobantes para análisis
Tiempo Nivel

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y

de demora relacionar los datos de satisfacción del Administrador con la manera en que se maneja este proceso. Nivel de satisfacción con los reportes analíticos sobre los comprobantes Este proceso es realizado por el Gerente de ventas ayudado por el vendedor El Gerente de ventas analiza la información en la base de datos y busca relaciones entre los datos Materiales : Comprobantes Costos : - Tiempo del Gerente de ventas Presupuesto : Ilimitado

y

Estado de análisis : -Bueno(Luz verde) -Promedio(Luz naranja) -Bajo (Luz Roja)

TM –1-10: NIVEL TÁCTICO
Tarea Organización Metas Valores y
Datos Históricos de Reportes
Proceso realizado mensualmente, realiza análisis de los datos históricos de los reportes Metas : - Encontrar relaciones en las entradas de datos sobre cada reporte Valores : - Mejora el conocimiento de la empresa sobre sus reportes - Proceso que ayuda a mejorar el desempeño de la compañía con sus reportes Tarea de Entrada: Ingreso de datos de reportes Tarea de Salida: Reporte para analizar los datos históricos de cada reporte Objeto de Entrada: Datos del reportes Objeto de Salida: Ficha de datos de los reportes para análisis
Tiempo Nivel

Dependencia y Flujo Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño
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y

de demora relacionar los datos de satisfacción del Administrador con la manera en que se maneja este proceso. Nivel de satisfacción con los reportes analíticos sobre los reportes Este proceso es realizado por el Gerente de ventas asistido por el vendedor El Gerente de ventas analiza la información en la base de datos y busca relaciones entre los datos Materiales : Reportes Costos : - Tiempo del Gerente de ventas Presupuesto : Ilimitado

y

Estado de análisis : -Bueno(Luz verde) -Promedio(Luz naranja) -Bajo (Luz Roja)

TM –1-11: NIVEL ESTRATEGICO
Tarea Organización Metas Valores y
Implementar Relaciones Especiales con los clientes
Proceso realizado en todo contacto con el cliente, Atención especial al cliente para mejorar las relaciones clientevendedor Metas : - Mejorar el agrado del cliente por la empresa Valores : - Mejora las relaciones con los clientes - Mejora el perfil de la empresa para los clientes Tarea de Entrada: Métodos de Relaciones Especiales Tarea de Salida: Satisfacción del cliente( Volverá a comprar(Mas probablemente)) Objeto de Entrada: Tratados con el cliente Objeto de Salida: El cliente volverá a visitarnos por web o personalmente
Tiempo Nivel

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y

dedicado al cliente de satisfacción del Cliente con los tratos que se le brindan. Nivel de satisfacción del Administrador con la manera que el vendedor interactúa con los clientes Este proceso lo realizara el vendedor o en su ausencia el gerente de ventas El vendedor o Gerente de ventas usa métodos de Relaciones Especiales para mejorar el vinculo cliente-vendedor Materiales : Tiempo del Vendedor o Gerente de ventas Costos : - Gastos en tiempo y detalles al cliente Estado de análisis : * Satisfacción del clientes cliente -80-100% (Luz verde) -65-79% (Luz naranja) -00-64% (Luz Roja) Presupuesto : -

y

TM –1-12: NIVEL ESTRATEGICO
Tarea Organización Metas Valores y
Implementar la Gestión del Conocimiento al área de ventas.
Proceso realizado en todo contacto con los trabajadores del área de ventas, los trabajadores se ayudaran mutuamente con consejos y apoyo entre si mismos para mejorar su desempeño Metas : - Mejorar el nivel de los trabajadores del área de ventas Valores : - Mejora la manera en que los trabajadores se desempeñan - Agiliza los procesos de los trabajadores Tarea de Entrada: Siempre se debe de implementar a Gestión del Conocimiento Tarea de Salida: Mejora de los procesos de los trabajadores Objeto de Entrada: Charlas con los trabajadores Objeto de Salida: Trabajadores dinámicos dispuestos a asesorar y ayudar a sus compañeros
Tiempo Nivel

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y

que cada trabajador esta dispuesto a dar apoyo y/o asesoría a sus compañeros. de satisfacción de los trabajadores con la ayuda y/o asesoría de sus compañeros . Tiempo que el gerente de ventas dedica a enseñar e incentivar el uso de la Gestión del Conocimiento a sus trabajadores. Este proceso lo realizara Gerente de ventas con sus vendedores y en adelantes ellos mutuamente. El Gerente de ventas y los trabajadores se ayudaran mutuamente en lo que es compartir el conocimiento sobre las tareas realizadas en la área de ventas para mejorar el rendimiento y calidad de la empresa. Materiales : Tiempo del Gerente de Ventas, Vendedores y cualquier trabajador del área de ventas Costos : - Tiempo dedicado a ayudar y/o asesorar Presupuesto : Ilimitado

y

Estado de análisis : * Nivel del uso de la Gestión del Conocimiento en el área de ventas : -80-100% (Luz verde) -65-79% (Luz naranja) -00-64% (Luz Roja)

TM –1-13: NIVEL ESTRATEGICO
Tarea Organización Metas Valores y
Implementar indicadores para monitorear y controlar el proceso de ventas diarias y semanales.
Designar indicadores utilizando los datos del área de ventas para poder medir los niveles de desempeño del área en escalas de semana y mes. Metas : - Poder monitorear el proceso de ventas para controlar que este a un nivel deseado Valores : - Mantener el área de ventas en el nivel mas alto posible de desempeño - Saber que partes están bien y en que partes tienen problemas para poder solucionarlos Tarea de Entrada: Analizar Recopilación de datos de las ventas Tarea de Salida: Realizar las tareas necesarias para nivel o mejorar el desempeño Objeto de Entrada: Datos de las ventas Objeto de Salida: Indicadores para medir y monitorear
Cuantas Cual

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y

tareas están en nivel verde es el presupuesto para mejorar las áreas con problemas Nivel promedio de los procesos monitoreados Este proceso es realizado por el Gerente de ventas El Gerente de ventas analiza la información en la base de datos para designar los indicadores con respecto a las tablas Materiales : Datos de las ventas Costos : - Tiempo del Gerente de ventas
•Numero

Presupuesto : Ilimitado

y

de indicadores designados de indicadores *85-100%(Luz verde) *60-85%Luz naranja) *0-64% (Luz Roja)
•Nivel

TM –1-14: NIVEL ESTRATEGICO
Tarea Organización Metas Valores y
Implementar estrategias para el monitores y control del nivel de ventas
Usar indicadores para monitorear el nivel de ventas y usar estrategias para mejorar Metas : - Mantener el nivel de ventas en luz verde Valores : - Asegurar la calidad de la empresa - Mantener el ingreso de la compañía en un nivel deseado Tarea de Entrada: Designar indicadores para monitores y control Tarea de Salida: Realizar análisis nuevamente para medir el nivel de ventas Objeto de Entrada: Análisis de las ventas e indicadores Objeto de Salida: Nivel satisfactorio o No Satisfactorio
Promedio Nivel

Dependencia y Flujo Objetos de Manipulación Midiendo Controlando Agente Conocimiento Recursos Calidad Desempeño
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y

de las áreas involucradas en las ventas de satisfacción de los clientes Nivel de satisfacción de los dueños con las ventas Este proceso es realizado por el Gerente de ventas El Gerente de ventas usa los indicadores sobre el nivel de ventas Materiales : Conocimientos del Gerente de ventas Costos : Presupuesto : Ilimitado

y

Nivel de ventas Optimo(luz verde) Nivel de ventas Estable(luz naranja) Nivel de ventas Bajo(luz roja)

MODELO DE TAREAS
TM – 2: La identificación de cuello de botella de conocimiento.
El conocimiento se establece en términos de números, atributos relacionados a la naturaleza del conocimiento

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NATURALEZA DEL CONOCIMIENTO FORMAL, RIGUROSA EMPIRICA HEURISTICA DOMINIO ESPECIFICO BASADO EN LA ACCION INCOMPLETA CAMBIANTE DIFICIL DE VERIFICAR TACITO FORMA DEL CONOCIMIENTO A TRAVES DEL JUICIO DOCUMENTOS ELECTRONICO DISPONIBILIDAD DEL CONOCIMIENTO LIMITACIONES DE TIEMPO LIMITACIONES DE ESPACIO LIMITACIONES DE ACCESO LIMITACIONES DE CALIDAD
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CUELLO DE BOTELL A PARA SER MEJORADO


  

   

  

 
 

LIMITACIONES DE FORMA

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MODELO DEL AGENTE

Modelo de Agente: AM
Administrador Gerente de Ventas Vendedor
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MODELO DEL AGENTE-AM1
Modelo de Agente Nombre Organización Involucrado en: Comunica con: Conocimiento: Otras Competencias: Administrador Benjamín Calderón Cítricos Ligari SAC La venta de cítricos por mayor Vice presidente, Clientes y todo el personal en general Domina todos los campos de la empresa Debe conocer el manejo del sistema de la empresa para poder monitorear todas las áreas Responsabilidad : Dirigir la empresa e informar al vicepresidente. Restricción : Insuficiencia de tiempo para hacer todo el trabajo diariamente.

Responsabilidades y otras restricciones
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Administrador
Impactos Cambios en Organización y Las tareas del administrador son vitales porque el se encarga la de que todas las áreas de la empresa estén en una nivel optimo. El mantiene informado al vicepresidente de todo lo acontecido en las áreas de la empresa y se encarga se asesorar a todos los trabajadores

Tareas/Agentes Administra las áreas de : Específicos en Ventas los impactos y Compra cambios Marketing Mantenimiento Choferes, Etc. Actitud Compromiso y Debe ser una persona capas de oír y ayudar a todos los trabajadores al mismo tiempo que mantiene todo al margen de las reglas impuestas por el vicepresidente. Que se comprometa a mantener la empresa en buen estado, de mantener su nivel y buscar maneras de mejorar el desempeño en todas sus áreas.
Mejorar

Acciones Propuestas

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el conocimiento del manejo de los sistemas informáticos y sistemas web para las distintas áreas de la empresa. Implementar una intranet para facilitar la comunicación entre los trabajadores.

MODELO DEL AGENTE-AM-2
Modelo de Agente Nombre Organización Involucrado en: Comunica con: Conocimiento: Gerente De Ventas Cesar Ramos Crisanto Cítricos Ligari SAC Dirigir el área de ventas Administrador y vendedores Conoce los procesos del área de ventas, como tratar a los clientes y dar razón al administrador Debe conocer el manejo de páginas Web para el Sistema Web Responsabilidad : Llevar un control de las ventas vía Web. Restricción : Poca Experiencia en manejo y monitorear del Sistema de Ventas vía Web.

Otras Competencias: Responsabilidades y otras restricciones

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Gerente De Ventas
Impactos Cambios en Organización y Las tareas del Gerente de Ventas son muy importantes ya que el la es el encargado de mantener el área de ventas en buen estado. Debe de mantener todos los informes de ventas, cuentas, depósitos, recibos, etc. Sobre las ventas Para mejorar debe dominar el sistema web.

Tareas/Agentes El Gerente de Ventas Procesa: Específicos en Comprobantes de ventas los impactos y Reportes de ventas cambios Quejas Sugerencias Etc. Actitud Compromiso y
Debe

ser una persona dedicada y puntual. Dado a que deberá dirigir el área de ventas y no puede haber errores porque esto significaría perdidas a la empresa. Se compromete a realizar todos los procesos de las ventas y registro de los ingresos de la compañía de manera adecuada.
Con

Acciones Propuestas

la implementación de el sistema web todos los procesos de la área de ventas serán mejorados en varias maneras. La base de datos complementara al sistema web.

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MODELO DEL AGENTE-AM-3
Modelo de Agente Nombre Organización Involucrado en: Comunica con: Conocimiento: Otras Competencias: Responsabilidades y otras restricciones Vendedor Félix Chunga Saavedra Cítricos Ligari SAC Los proceso de venta Gerente de Ventas y Clientes Domina el área y tiene muy buena relación con la clientela Debe conocer el manejo de páginas Web para el Sistema Web Responsabilidad : Realizar los procesos involucrados en una venta satisfactoriamente. Restricción : Poca Experiencia en manejo y monitorear del Sistema de Ventas vía Web.

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Vendedor
Impactos Cambios en Organización y Es uno de los procesos mas importantes, la manera que la la empresa tiene ingreso financiero. El vendedor se encarga de mostrar los productos a los clientes y de fijar un precio y plan de pago adecuados. Para mejorar debe dominar el sistema web.
Vender

Tareas/Agentes Específicos en los impactos y cambios Actitud Compromiso

Productos Mantener el stock del sistema web Mantener la demanda de producto satisfecha Manejar los datos de los clientes, también las proformas, facturas, reportes, etc.

y Debe ser una persona de buen humor, amigable y muy buen matemático. Una persona que este dedicada a ayudar a la ventas de los productos y asesorar a sus compañeros si lo ve necesario Se compromete a efectuar cada venta de manera adecuada.
Con

Acciones Propuestas

la implementación de el sistema web todos los procesos de la área de ventas serán mejorados en varias maneras y el trabajo del vendedor será automatizado en un 90%. La base de datos complementara al sistema web.

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MODELO DE COMUNICACION
Muestras los principales estados y transiciones involucradas en las tareas del área de ventas.

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MC-1
Transacción Procesar cartera de clientes. Objeto de Información Se procesan los datos personales de los clientes : •Nombres, Apellidos, Edad, DNI, etc. •Dirección, Ciudad, País Agentes Involucrados El cliente El Gerente de Ventas El Vendedor Plan de Comunicación
Si esta disponible Cliente Gerente de ventas Si el Gerente de ventas no esta disponible

Vendedor

Contención

Por ahora en papel ( Seguridad Media-Mínima). Propuesto en la base de datos con contraseñas y encriptado(Seguridad Alta). El Gerente de ventas o el vendedor ingresa a cada cliente en el sistema, de ahí en adelante los datos personales de cada cliente serán usados desde la base de datos para el sistema web.

Especificación de intercambio de información 12/07/09

MC-2
Transacción Procesar cartera de Productos. Objeto de Información Se procesan los datos de cada producto : •Nombres, tamaños, color, peso, etc. Agentes Involucrados El Administrador El Gerente de Ventas El Vendedor Plan de Comunicación
Si esta disponible Administrador Si el Gerente de ventas no esta disponible

Gerente de ventas

Vendedor

Contención

Por ahora en papel ( Seguridad Media). Propuesto en la base de datos con contraseñas y encriptado(Seguridad Alta).
•El Gerente de ventas o el vendedor ingresa cada producto en el sistema, de ahí en adelante los datos personales de cada cliente serán usados desde la base de datos para el sistema web. •Se agregara cuando se compre mas stock

Especificación de intercambio de 12/07/09 información

MC-3
Transacción Procesar Proformas Objeto de Información •Los datos personales del cliente •Los datos del producto que quiere comprar. Agentes Involucrados El Cliente El Gerente de Ventas El Vendedor Plan de Comunicación
Gerente de ventas Sistema Web Vendedor

Cliente

Contención

Por ahora en papel ( Seguridad Media). Propuesto en la base de datos con contraseñas y encriptado(Seguridad Alta). El cliente ingresa al sistema donde sus datos personales ya están almacenados, escoge el producto que desea y el sistema se encarga del resto,

Especificación de intercambio de información 12/07/09

MC-4
Transacción Procesar Comprobantes. Objeto de Información Se confirma que la proforma haya sido cancelada para proseguir a generar el comprobante de la venta Agentes Involucrados El cliente El Gerente de Ventas El Vendedor Plan de Comunicación
Si esta disponible Cliente Gerente de ventas Si el Gerente de ventas no esta disponible

Vendedor

Contención

Por ahora en papel ( Seguridad Media). Propuesto en la base de datos con contraseñas y encriptado(Seguridad Alta). Cuando el cliente paga la cuenta de la proforma se le genera una factura con los datos de su compra, el puede directamente imprimirla desde la web.

Especificación de intercambio de información 12/07/09

MC-5
Transacción Procesar Reportes. Objeto de Información Se analizan los datos de la base de datos sobre las ventas para a continuación generar los gráficos y datos de los reportes. Agentes Involucrados El Administrador El Gerente de Ventas El Vendedor Plan de Comunicación
Si esta disponible Administrador Si el Gerente de ventas no esta disponible

Gerente de ventas

Vendedor

Contención

Por ahora en papel ( Seguridad Media). Propuesto en la base de datos con contraseñas y encriptado(Seguridad Alta). •Usando la base de datos se modelan los reportes. •Todo procede del análisis a los datos de las ventas.

Especificación de intercambio de 12/07/09 información

MC-6
Transacción Validar autenticidad de cliente vía web. Objeto de Información El cliente ingresa su Login y Password. Se confirman. Agentes Involucrados El cliente Sistema Web Plan de Comunicación
Gerente de ventas Sistema Web Vendedor

Cliente

Contención Especificación de intercambio de información
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Propuesto en la base de datos con contraseñas y encriptado(Seguridad Alta). El cliente ingresa su Login y Password, si todo confirma apropiadamente el cliente tendrá acceso a su pagina y podrá modificar sus datos o hacer nuevo pedidos, etc.

GALERIA DE FOTOS

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Árbol de Mango

Árbol de limón

12/07/09

Maquina seleccionadora de limón

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