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Administración de Inventarios

MARIO RAMOS, Su joyero Culiacán, Sin. Junio de 2006

Introducción
• • En las finanzas es vital determinar la cantidad óptima para invertir en un inventario. Por eso la administración del inventario se centra en 4 aspectos básicos:

4) ¿Cuántas unidades deben ordenarse en un momento dado? 5) ¿En qué momento debe ordenarse el inventario? 6) ¿Cuáles artículos merecen atención especial? 4) ¿Puede uno protegerse contra cambios en los costos de los artículos? La meta consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.

Costos totales del inventario:
A.- Costos de mantenimiento 3. Almacenamiento 4. De capital 5. Mermas, desusos-moda B. - Costos de ordenamiento • Son los costos de colocar una orden y de recibirla

TIPOS DE INVENTARIOS
• El inventario es, por lo general, el activo mayor. Así también los gastos por inventarios (costos de mercancías vendidas) y que son usualmente los mayores en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta, por ser esta su principal función y la que da origen a las demás, necesitan de constante información sobre sus inventarios; lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas relacionadas con estos controles. Entre las que podemos mencionar las siguientes:  Inventarios (inicial)  Compras  Devoluciones en compras  Gastos de compras  Ventas  Devoluciones en ventas  Mercancías en tránsito  Mercancías en consignación  Inventarios (final)

Beneficios del control de inventarios
• El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios:  Venta de productos en condiciones óptimas,  Control de los costos,  Estandarización de la calidad.  Planeación de compras de la empresa. Información precisa útil para aprovisionarnos sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año.  Planeación del flujo de efectivo. Conoceremos el monto de la compra y permitirá saber cuánto habremos de invertir en pesos. Y eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operación de la empresa, para no minar su liquidez.

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
• El objetivo de la administración de inventarios, igual que la administración de efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen. Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros proyectos que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de contar con inventario suficiente para que las ventas funcionen sin obstáculos. Los dos aspectos son conflictivos.

Métodos de control de los inventarios:
1. EL MÉTODO ABC
Establecer 3 grupos el A, B y C. Este sistema se basa en el supuesto de que tenemos productos "A", que componen al menos el 70% del valor total en dinero, productos "B" que componen el 20% de nuestro inventario y "C" que son el 10% restante. Los A son los que mayor utilidad le dan a la empresa y por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y controlar más. Obliga un registro que cubra AL MENOS todos los productos tipo A y tipo B, que son los que merecen de mayor resguardo, cuidado y atención. Los C pueden controlarse empíricamente o mediante hoja de cálculo. Sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta poco valor a las utilidades y sí aumenta los gastos operativos en tiempo de realizar dicha labor.

2. DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN

El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una nueva orden. Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde: una señal, papel, una requisición etc. Mismas que indican que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas más sofisticadas como son el llevarlo por programas de computadora.

Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal – mercancía en tránsito

3. MODELO DE LA CANTIDAD ECONÓMICA DE LA ORDEN La cantidad económica de la orden es la cantidad óptima de inventario, o de costo mínimo, que debería ordenarse EOQ = 2FS / CP EOQ= cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que debe ordenarse. F= costo fijo de colocar y recibir una orden. C= costos anuales de mantenimiento – en % - del valor promedio del inventario. P= precio de compra (costo)

4. ANÁLISIS INTEGRAL DEL COSTO-BENEFICIO

• Inversión necesaria o financiamiento. El inventario se considera una inversión en el sentido de que obliga a la empresa a darle uso racional a su dinero. Inventario promedio = Costo de lo vendido / rotación del inventario

Estrategias para reducir inventarios:
1. CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO La compra se hace en el momento en que se necesita. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficaz de manejo de inventarios. 4. INVERSIÓN EN INVENTARIOS. Determinar el tamaño de los inventarios es importante porque se utiliza para la elaboración de políticas para la administración financiera.

Para la determinación de la inversión en los inventarios se debe tomar en cuenta: g. El nivel de ventas h. La duración y la tecnología en el proceso productivo (de los proveedores) i. La durabilidad y la naturaleza de productos estacionales. j. La moda o estilo.

1.

EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS REALIZA DE DIVERSAS MANERAS:

SE

  

Contable Físico Del nivel de inversión. Este es el que tiene que ver con el aspecto financiero.

ontrol del nivel de inversión. Se determina en base a las políticas de ventas y finanzas. Este control tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por esto se utiliza para la fijación de políticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes interesadas: ompras, ventas y almacenes, pues tiene que ver con los inventarios de reserva y la periodicidad de las compras. Y es a través de esta coordinación que deben de lograrse los objetivos siguientes: Ajustar el presupuesto de ventas para permitir modificar las cantidades necesarias de reserva de inventarios y evitar los faltantes. Elaborar un plan de acción para lograr lo presupuestado Controlar y ajustar el plan para conservarlo acorde con las ventas presupuestadas y lograr que no haya excesos ni faltantes

OTROS PUNTOS A CONTROLAR:
a) Robos externos e internos b) Mermas. La realidad es que la única merma aceptable es del 0%: nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia el estándar más alto y no ser indulgentes con la obtención de nuestras utilidades. c) Desorden. El desorden en bodega o en el área de trabajo provoca graves pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacén y comprar demás o bien, simplemente no encontrar material que necesitamos y éste esté inútil. d) Seguridad en bodega. Existen negocios en los que se han implementado el uso de cámaras, vigilantes, costosos sistemas de cómputo, etc. El mejor control sin lugar a duda es aquel que le llamaremos "democrático": el costo del faltante se reparte entre las personas que tengan acceso al área de bodega y/o preparaciones. Pero esto no puede llevarse a cabo si no tenemos conocimiento de si en realidad nos falta o no material, es decir, sin registros de control.

e) Acomodo de las mercancías y Método PEPS. El acomodo de las mercancías nos dará la pauta para un mejor control, facilitando su conteo y localización inmediata. El método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita el control, disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad. El acomodo PEPS es bastante simple: aquellos productos que entran en bodega en primer lugar, serán también los primeros en salir de la misma. f) Control de mermas: 1. Se llevará un control de todas las mermas que haya por departamento en el formato correspondiente, anotando el motivo de la misma. 2. Semanalmente se llevará a cabo la revisión de las mermas con el jefe de departamento, firmando la revisión (formato) y siendo verificada por la gerencia. 3. Las mermas generadas por el mal manejo de mercancía o por mal uso de productos deberán ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones pertinentes en cada caso.

CONCLUSIÓN
• Los inventarios, en las empresas de compra y venta de bienes, representan el activo más importante, puesto que éste es la base de las utilidades.

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