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Catálogo de Materiales: Estructura, usos en la gestión de compras.

Catálogo de Materiales

¿ Qué es Catalogar… ?

“Apuntar. respectivamente” Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua . formando catálogos de ellos” Enciclopedia Salvat. p 2827 “Incluir en un catálogo y clasificar. vol 4. etc. encasillar dentro de una clase o grupo. registrar ordenadamente libros. manuscritos.

TIPOS DE EMPRESAS PRODUCCION COMERCIAL SERVICIOS .

Almacenaje y Control CATALOGACION DE MATERIALES Reducción de Capital Invertido en Materiales Empleo y uso adecuado de Bodega o Almacén .Fuente de Reducción de Costos e Inventarios Simplificación de Compras. Recepción.

PRIMERA NORMA MANTENER LOS CATALOGOS CON LA MENOR VARIEDAD DE INVENTARIOS CATALOGO DE MATERIALES Mayor Justificación Adquisición Ahorro a través de Reducción de Costos Distribución Almacén Control .

DEFINICIONES NORMALIZACION (Selección) CATALOGACION (Proceso) NORMA (Modelo) SIMBOLOS (Códigos) IDENTIFICACION (Características) SIMPLIFICACION (Eliminación) CODIFICACION (Simbolización) CLASIFICACION (Ordenamiento) .

SIMBOLOS (Códigos) Arbitrarios Definidos Símbolos Alfabéticos Símbolos Numéricos Símbolos Mnemónicos Símbolos Mixtos Símbolos en Signos o Señales .

secciones) Procesamiento 8 de materiales 7 Asignación de cada artículo PROCEDIMIENTO PARA CATAGOLAR MATERIALES 5 6 4 Ordenamiento de Materiales Elección del Sistema de Símbolos Distribución de Materiales . Subclases.INICIO Determinación de Normas (Comité) 1 Identificación de material existente 2 Emisión del Catálogo de Materiales Preparación de la clasificación 3 (Clases.

Nombramiento del Comité de Normas 1.2.4. PREPARACION 1. Definir el Equipo de Trabajo 1.1.3. Preparación del Programa . Respaldo de la Alta Dirección 1.PROGRAMA DE CATALOGACION 1.

Guiarse por hechos 2. Nombrar Comité de Normas 2.4.1. Definir las Metas • Duración de la Etapa incial • Examen de todas las áreas de operación • Iniciar la emisión de normas • Listar los Materiales • Revizar y analizar resultados • Preparar Programa de Abastecimientos • Informe Final . Informar a a Alta Dirección 2. EJECUCION (Recomendaciones) 2.2.3.2.

3. RESPONSABILIDAD Asignado a 1 sola persona Responsable del Proyecto – Conocedor de la Empresa 4. PARTICIPACION Respaldo del Area Técnica La distribución del Catálogo se hace de acuerdo a los Materiales Logistíca interviene como “filtro” .

5. OBJETIVOS (Programa de Catalogación) Ayuda a Reducir Costos y falta de productividad Obtener la Colaboración de especialistas y usuarios Asistir a diferentes dependencias de la Empresa Producir y distribuir Normas Ayudar a resolver las diferencias del Programa Difundir el Conocimiento de las Normas y aceptar sugerencias para cambios Revisar Procedimientos de Materiales Analizar las Normas de Uso Difundir los resultados de la Catalogación Evaluar la ejecución y cumplimiento .

mejora la Productividad. RESULTADOS Ingeniería Desarrollo de Listas de Materiales. Difícil pero necesaria. Logística Abastecimiento Distribución Física General para abastecimiento y distribución física . EVALUACION Verificación y Control del tiempo y dinero gastado en la labor. Producción Menor Variedad de equipos y maquinarias. reducción de tiempos y simplificación de materiales. 7.6.

ETAPAS DEL PROCESO DE CATALOGACION DE MATERIALES 1 NORMALIZACION 4 CODIFICACION 2 IDENTIFICACION 3 CLASIFICACION .

NORMALIZACION Finalidad: Disminuir las variedades existentes mediante Normas ETAPA Nº 1 Objetivo de una Norma: Facilita criterios para juzgar. Tienen conocimiento adecuado sobre fuentes de abastecimiento de confianza . Usos Acabado Embalaje Inspección o Control Dimensiones Razones para Normalización: intervenir en la Por necesidad de información Resolución de problemas con proveedores y control de stocks. evitando variedades innecesarias Criterios referidos a: Marca Denominaciones Características Propiedades físicas o químicas. comparando y seleccionando materiales.

Normalización de los Materiales Empleados en la Empresa Materiales para la Producción a.1.NORMALIZACION ETAPA Nº 1 1. Materiales de Metal b. Repuestos . Alambres y Cables b.

1.2.1.6.1.5.3. Equipos de Oficina y Utiles de Escritorio . Materiales para Construcción 1. Materiales y Equipos para Mantenimiento y sus Repuestos 1. Materiales para Embalaje y para Manipulación 1. Equipos de Manipulación y Repuestos 1.1.14.1.

en caso de presentarse. ¿Por qué se usa? ¿ La disponibilidad.Interrogantes Básicas del Comité de Normas a la Empresa ¿ Se usa el mejor material. entrega y precio de elos materiales que emplea la empresa es buena consistentemente a través del tiempo? ¿ La calidad es uniforme y aceptable y facilita el empleo de mano de obra sin problemas con los materiales ? ¿ Los materiales que se usan requieren medidas extras de seguridad o controles especiales para evitar riesgos en la planta o en la fabricación de nuestros productos? ¿ Es posible manipular y procesar los materiales sin problemas ni dificultades? ¿ Cuáles son estos. y se mantienen los inventarios de acuedo con las necesidades reales ? ¿ El material empleado tiene norma reconocida por la industria ? Si no es así. y que incidencia tiene en producción? . más moderno y cuya adquisición permite una fácil renovación ? ¿ Se emplea el Número mínimo de tipos y tamaños.

asi com oel control de la labor. hay casos en donde existe gran variedad de artículos. es importante por esto la labor del Especialista. sin control. llamados Clases. Con las generales para asegurar diferenciarlas con otros materiales del mismo grupo ETAPA Nº 2 Existe una frecuencia de errores al describir erroneamente la denominación del material Es muy importante la Participación de los Especialistas de c/área para la labor de identificación La identificación separa en Grupos similares. es más sencillo< pero. El planeamiento en esta etapa debe realizarse cuidadosamente.IDENTIFICACION Se precisan características particulares de c/artículo en relac. finalmente en secciones. luego en subclases. Si existe un orden inicial por familias. .

pero cuyas características son idénticas? ¿Cuáles son las Características principales de este material? ¿Se puede eliminar este artículo.IDENTIFICACION ¿Cuál es la naturaleza específica de éste material? ETAPA Nº 2 Cuestionario para identificar los Materiales ¿Qué diferencias existen entre este y otros materiales similares del grupo? ¿Cómo descubrir correctamente este artículo en relación con los otros de la misma familia? ¿Cuántos materiales están identificados? ¿Cuáles son los materiales de más fácil identificación? ¿Cuántas repeticiones se han encontrado en artículos conocidos por diferentes nombres. de acuerdo con las normas establecidas? ¿Se ajusta a las normas? ¿Es un similar? ¿En que otra forma puede encontrarse este artículo? ¿Con que descripción? .

secciones. su uso y su naturaleza y su separación por clases según sus diferencias fundamentales. grupos. Esta labor se orienta a la Simplificación de Existencias y eliminación de Variedades innecesarias. . las que se agrupan en razón a su naturaleza en Clases. Sub clases. de acuerdo a sus características comunes. La clasificación se hace sobre unas tarjetas o listados de Descripción tomadas del proceso anterior.CLASIFICACION ETAPA Nº 3 Sistemático Ordenamiento de todas las existencias similares identificadas. lo que facilita la reducción de Costos de Procesamiento. etc.

Por clase y sub clase. etc Arandelas.CLASIFICACION EJEMPLO ETAPA Nº 3 1. Clasificación de materiales que una empresa puede realizar. bisagras. Anillos. picaportes. prisionesros. CLASE: Material de Ferretería en General Subclases o secciones: Aseguradores: Clavos. tachuelas. . huachas y articulos similares Poleas. soportes tecles y artículos similares. tornillos.etc Cerrajería: Cerrojos. pernos. aldabas. chapas.

CODIFICACION ETAPA Nº 4 Asignar Números. Es una actividad muy ardua para lo cual la empresa se prepara. Esta es la última etapa del Proceso de Catalogación y también presenta algunos problemas en la selección y disposición de los símbolos. para ello tiene que ya tener definido el número de elementos que tendrá el Código y como se reprentaran el el las Clases. letras u otros símbolos para distinguir cada artículo por sus características. ordenamientos e items. Evitamos con ello la duplicidad o aumento de variedades y lo diferenciamos de los demás. Subclases. . Es lo primero que hay que preveer y resolver.

teniendo en cuenta otros materiales que pueden ser incorporados y la mejora o cambios en el equipo de procesamiento? .CODIFICACION ETAPA Nº 4 Organización para iniciar la Codificación Pensar en que símbolos emplear. pero para ello es necesario contestar unas preguntas previas: ¿Que información se requiere para evaluar los resultados y tomar decisiones inteligentes? ¿Qué información debe ser proporcionada en lo relacionado con materiales? ¿Cuantos detalles es necesario considerar? En que forma se puede presentar dicha información? ¿Cuál es la utilidad de los datos a proporcionar? ¿Con que frecuencia se requiere la información? ¿Es la información adecuada para futuros requerimientos.

desarrollan la memoria visual y la ayudan a recordar características propias. Símbolos Nemónicos Son significativos. Es más limitado pero menos engorroso b.Tipos de Códigos a Emplear a. . Símbolos Numéricos y Alfabéticos Abarca + clasificaciones Existen 26 símbolos alfabéticos En Códigos largos se complica Símbolos Alfabéticos: Símbolos Numéricos Existen 10 símbolos.

EJEMPLO CODIGO 18 1806 18060020 18060025 18060040 18060100 18060250 DESCRIPCION Materiales Eléctricos Lámparas incandescentes Lámparas incandescentes de 20 watts Lámparas incandescentes de 25 watts Lámparas incandescentes de 40 watts Lámparas incandescentes de 100 watts Lámparas incandescentes de 20 watts .

Colocación u Orden de los Símbolos en el Código Presenta Numeración correlativa Aplicados a numeración de Formularios o documentos como Ordenes de Compra. Pueden surgir confusiones al usar los códigos inactivos Se usan para reservar una cantidad determinada de símbolos en la secuencia. Guías de Remisión. . indica de izquierda a derecha las significaciones mayores. facturas. Usando con frecuencia en Códigos Contables Códigos de Secuencia: Código de Block Código de Grupo Ordenamiento en Grupos o Campos para designar clasificaciones efectuadas La posición de los dígitos empleados es significativa. Se crean reservas. etc. para cada clasificación de artículos.

Sub-clase o sección 2467 .EJEMPLOS Códigos Código de Block 01 – 49 50 – 79 80 – 99 Activo Pasivo Capital Descripción Código de Grupo 31 – 08 – 2467 31 .Clase 08 .Item .

VENTAJAS DE CATALOGACION DE MATERIALES Simplifica Inventarios Disminuye imprevisiones y errores Emplea mejor el espacio disponible Mejora el cálculo de necesidades Concentra la atención del personal en menor variedad de artículos Elimina los obsoletos o huesos. . mejora índice de rotación Simplifica la Contabilidad Mejora el Control de las Operaciones o actividades logísticas Disminuye el tiempo de permanencia de los artículos en recepción Reduce la posibilidad de Mezclar materiales Productividad en Administración de Inventarios. Gestión y Almacenes Aumenta la funcionalidad de la empresa y rendimiento Deja libre el capital usado para otros menesteres.

BIBLIOGRAFIA SALVADOR MERCADO – COMPRAS. BALLOU – LOGISTICA. ED. ADM CAD. ED. 5A. 2004. USA .SAGSA – PERU RONALD H. LIMUSA NORIEGA EDITORES – MEXICO ARMANDO VALDEZ – ADMINISTRACION LOGISTICA – ED. PRINCIPIOS Y APLICACIONES – 4ª. SUMINISTRO – PEARSON-PH.