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TÉCNICAS DE REGISTRO Y CONTROL

EL ARCHIVO

¿ QUE ES ARCHIVO?

De acuerdo con su etimología pro iene de la raí! latina archivum, disciplina "ue estudia los arc#i os en todos los aspectos$ Algunas eces% el arc#i ar "ueda delegado a un segundo t&rmino% o sencillamente% los documentos se acumulan en el escritorio durante semanas$

1. LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Planeación Control Organización Ejecución Integración .1.1.

"os expedientes son ocumentos relaciona os con un mismo asunto y conteni os en un fól er o carpeta mem#reta a. CONCEPTOS.1. ya que contiene la información que se requerirá posteriormente.1.2. Pue e originarse en la misma organización o llegar a trav!s e correspon encia. . EQUIPO Y MOBILIARIO El documento es el principal elemento para el archivo.

los hay e iversos materiales. "os disquetes y discos compactos 'C() son iscos on e se almacena información& en algunos casos pue e gra#arse varias veces. formas y tama%os& para elegir el archivero a ecua o se e#e consi erar el tama%o el local y el volumen e e$pe ientes que se maneja.El archivero es el mue#le en on e se guar an los e$pe ientes en forma or ena a y segura. .

llevan integra o el . los hay e varios colores y en tama%o carta y oficio& cuan o contienen ocumentos y la pesta%a está rotula a. que se emplea para proteger los e$pe ientes. "os portacarpetas se fa#rican en tama%o carta y oficio. .n ice o jinete. algunas se sostienen e la gaveta por os rieles metálicos y otras están reforza as con cartón resistente& las os son *tiles en manejo e archivos. son e cartoncillo grueso o papel manila."os fólderes o carpetas son e cartulina. para ello es preferi#le ela#orar legajos y evitar que los ocumentos se maltraten. reci#e el nom#re e e$pe iente. + emás. Es importante consi erar el grosor e !ste al archivar los ocumentos.

"as etiquetas pue en ser e cartulina o e papel a hesivo.ienen un #or e superior o pesta%a para in icar lo que contiene el e$pe iente o el sistema #ajo el cual están archiva os.n ices e acr.as siempre e#en antece er a los e$pe ientes y pue en ser alfa#!ticas o num!ricas. se rotulan a máquina para in icar lo que contienen las portacarpetas o los archiveros.lico. +l rotularse& las etiquetas toman el nom#re e mar#etes. las gu. . y se protegen con . seg*n el caso. oficio y algunas más peque%as para irectorios personales."as tarjetas guías son e material resistente& las hay en varios colores y tama%os. .carta.

.lico transparente o e color. a trav!s e los rieles o e #otones fija ores a las portacarpetas& son muy *tiles para proteger etiquetas. y se pue en colocar en varias posiciones. el cual permite que la caja se eslice a lo largo el archivero. "a caja se mantiene verticalmente y está suspen i a e un riel.lica para localizar los e$pe ientes fácilmente& ya que pue e contener e /0 a /1. "a caja archivadora es e cartón resistente con un refuerzo metálico& y tiene una pesta%a acr."os índices son e acr.

ca a una e ellas tiene un portamar#ete con la etiqueta que in ica cómo están archiva os los e$pe ientes. . plástico o acr. las hay en varios tama%os."a gaveta es e cartón. El archivero vertical consta e tres o cuatro gavetas.lico. Es recomen a#le utilizar la *ltima gaveta para e$pe ientes que no se ocupen con frecuencia. y una cerra ura para conservarlos con to as las me i as e seguri a necesarias. seg*n su utili a archivo muerto o irectorio personal. similar a la gaveta e un archivero vertical.

revisar. corregir. a emás e tener a la vista los e$pe ientes. ocupa poco espacio y pue e contener portacarpetas o cajas archiva oras. . ya que se a apta a las necesi a es e la organización. imprimir y almacenar los escritos e una organización. "a computadora se consi era un sistema para crear. o se pue e utilizar como estante.El archivero lateral es e tama%o varia#le.

1.2. CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO .

interdepartamental/% inclu0e a"uella correspondencia entre departamentos de la misma organi!aci'n% como* memoranda% in)ormes% circulares% a isos$ . MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Correspondencia es cual"uier comunicaci'n escrita$ (sta puede ser clasi)icada de acuerdo con su )uente en* reci+ida% en iada o interna$ Correspondencia recibida como su nom+re lo indica es la reci+ida de organi!aciones e.ternas.se acostum+ra retener para los arc#i os por lo menos una )otocopia del original$ Correspondencia interna .1.3.ternas% como cartas% o)icios% telegramas% solicitudes e in)ormes$ Correspondencia enviada es a"uella "ue se remite a indi iduos o a organi!aciones e.

2. RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA .1.3.

TRAYECTORIA DE UNA CARTA .3.1.3.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO .4.1.

c#% ll% rr/% &stas siempre se tomar1n como consonantes sencillas seguidas de otra$  Conocer 0 aplicar las reglas de clasi)icaci'n$  .1. SISTEMA ALFABÉTICO Conocer adecuadamente el al)a+eto$  Considerar "ue para el arc#i o no e.4.isten letras do+les .1.

az 2arri o 3uiz. "eticia 4lvarez Cortes.s/ 0 apellidos paterno 0 materno$ Al arc#i ar un documento relacionado con una persona% se toma en cuenta lo siguiente* 3rimero se anota el apellido paterno% luego el materno 0 por 4ltimo el nom+re .R !"#$ % &"#$'('&#&')* 2$ El nom+re completo de una persona consta de nom+re .nez (.az. Carmen .nez (.s/% antecedido de una coma$ "eticia 2arri o 3uiz "uis 4lvarez Cort!s Carmen 5art. "uis 5art.

Elvira (. 7orge (.6i e$isten os o más personas con el mismo apelli o paterno.az 9lores. Ejemplo7os! "uis Carmona 2onzález 7orge Carmona 8al !s Patricia (. 7os! "uis Carmona 8al !s. Patricia . pero se alfa#etiza por el materno.az 2uti!rrez.az 2uti!rrez Elvira (. se archivan en la letra que correspon e al paterno.az 9lores Carmona 2onzález.

7osefina 3osas . 8ictoria . "uis 3osas . se archiva en la letra que correspon e al apelli o paterno.orres.orres "uis 3osales P!rez 7osefina 3osas .orres +lejan ra 3osales P!rez 3osales P!rez.orres.Cuan o os o más personas tienen los mismos apelli os 'paterno y materno). Ejemplo8ictoria 3osas . pero se alfa#etiza e acuer o con el nom#re. +lejan ra 3osales P!rez.

orres "ic.nez 2ral. "uc. Ernesto '2ral.) .a 'Profa.) 3ivas 2aytán. Ejemplo(ra. 5artha 3ivas 2aytán Profa. militar) se escri#e la a#reviatura e !ste espu!s el nom#re y entre par!ntesis. eclesiástico.) Chávez 6uárez. 5artha '(ra.) 3o#le o 5art. 5ario 3o#le o 5art. 5ario '"ic.a :arrera .orres. "uc.nez.6i las personas tienen un t.tulo o gra o 'aca !mico. Ernesto Chávez 6uárez :arrera .

5aria 6alazar ' e) 5ora.a 8 a. sin olvi ar que si tiene un t.) +lmaguer ' e) . nom#re e la persona. e 5ora 5e ina.ava.) 2arc. apelli o paterno y la preposición e entre par!ntesis o la a#reviatura 8 a. "uisa 'C.+pelli o el esposo. Ejemplo.a 8 a.eresa 8illafuerte e 5e ina 5aria 6alazar e 5iran a C. e .tulo siempre irá espu!s el nom#re y a !ste le antece e una coma.P. +na 2arc. e.eresa 8illafuerte ' e) 5iran a.P. +na 'Ing. .ava Ing. "uisa +lmaguer e .

os 3uiz. "uis e los 3u#io.os 3uiz +rq. Cuan o forman parte el primer apelli o. "aura e la '(ra. entre otros) se archivan espu!s el nom#re. Ejemplo8irginia e los Co#os 3. e los.) Cua ra ' e) . el. art. 4ngela e los '+rq.culos o prefijos ' e. 8irginia e los 3. e la.) 3."os apelli os con preposiciones.os 3uiz (ra.os 3uiz. "aura e la Cua ra e 3u#io Co#os 3. se escri#en espu!s el nom#re. 4ngela e los 3.os "uis e los 3.os.

o :aeza e los 5onteros. "aura '"ic. Ejemplo9ernan o Camarena e la 5a ri "uz :aeza e los 5onteros "ic.o. "aura :aeza e los 5onteros +na Carrión e el 3.) :aeza e los 5onteros. no se separan e !ste.culos se encuentran en el segun o apelli o.6i los art. 9ernan o el 3. "uz Camarena e la 5a ri . +na Carrión ' e) .

+. !ste se e#erá escri#ir espu!s el nom#re y entre par!ntesis. EjemploCompa%.+. 6. 6. 'El) .a 5e$icana. no se toma en cuenta para alfa#etizar y conservar su lugar.+."os nom#res e empresas o instituciones que no contengan apelli os entro e su enominación. El pr. Institución :ancaria. Institución :ancaria.+. se archivan como aparecen escritos& si tienen una preposición. 6. Pr. 6.culo al principio.ncipe. Compa%.a 5e$icana. 6. 6. "ipesa e 5!$ico.ncipe. 6. "ipesa e 5!$ico. pero si tienen un art.+.+.+. 6.+.

a el pa.s con may*sculas compactas. Calgary.a Constructora.s y con au$ilio e la sucesión alfanum!rica.as esa. c.a alfa#!tica. SISTEMA GEOGR+FICO 3eglas para archivar <. la isposición e las gu. antece i a e una coma.1.a el esta o con may*sculas compactas. 6i al archivar los ocumentos. . la a#reviatura el esta o.4. y la enominación e la persona u organización.+ C+. 6.+. El cual incluye el nom#re e la ciu a . la ivisión geográfica se realiza a partir el pa. +":E3.+(+ C . E$pe iente.2. 2u. 2u. +: Compa%. #. 6u#gu.

O (E "+ P>"I?+ 0/ e enero e @00A @B e fe#rero e @00A <A e marzo e @00A <1 e mayo e @00A /0 e junio e @00A .a Coprensa.CI5IE..E In ustrias "áser. SISTEMA CRONOLÓGICO "a compa%. 6. Ing. :enjam. Compa%.1. C"IE.3. 6. 9ernan o Iniesta "una Empresas 8ecla. archiva las pólizas e sus clientes e acuer o con el sistema cronológico.a 6eguros "atina.+. ya que toma en cuenta la fecha e vencimiento para notificarla a sus clientes con anticipación.+.4.. 6. "ic. +..+. 6.n 3omero 7uárez 9EC=+ (E 8E.

SISTEMA POR ASUNTOS O TEM+TICO  3ara arc#i ar los documentos en )orma l'gica% se de+e considerar la secuencia al)a+&tica o la sucesi'n num&rica$ 3or lo tanto% #a0 dos m&todos para arc#i ar* Al)a+&tico tem1tico$ 5o representa di)icultad para arc#i ar 0 se emplean las respecti as guías al)a+&ticas$ 5um&rico tem1tico$ Este m&todo es pr1ctico por"ue se au.ilia de guías num&ricas consecuti as$ Algunas eces% un e.1.pediente se solicita por el asunto 0 no por su n4mero% por lo tanto es necesario ela+orar las respecti as c&dulas de catalogaci'n num&rica$ a$ +$ .4.4.

pedientes de acuerdo con el departamento al "ue an dirigidos$  Departamento de entas* tr1mites% clientes% reclamaciones 0 almac&n$  Departamento de cr&dito 0 co+ran!as* pro eedores 0 reclamaciones$  Recursos #umanos* nom+ramientos% capacitaci'n% solicitudes 0 altas$  Departamento de compras* pro eedores 0 reclamaciones$ .E6emplo* 7a compa8ía 7u a S$A$% utili!a el sistema tem1tico para arc#i ar sus e.

pediente$ Este n4mero puede ser asignado o estar marcado en el documento% como el n4mero de )olio de una )actura pedido% coti!aci'n% p'li!a% etc&tera$ Al arc#i ar% se utili!an guías para separar los e.1. SISTEMA NUMÉRICO 7a denominaci'n de este sistema es por"ue se destina% en orden progresi o% un n4mero para cada e..4..pedientes$ .

L !#-.pediente% un e6emplo de ellos son los tomos de una enciclopedia$  .pedientes tengan un determinado grosor% cuando alguno de ellos contenga demasiados documentos es necesario ela+orar un lega6o% para e itar "ue se maltraten$ El lega6o es una de las partes en "ue se di ide un e.$ Es con eniente "ue los e.

pedientes nue os$  .DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Se de+e conocer cu1ndo conclu0e la importancia de un documento 0 trans)erirlo al arc#i o muerto o inacti o% para este tipo de arc#i o% se usan ga etas de cart'n$ 9eneralmente% estas ca6as se colocan en estantes% cada ca6a de+e contener sus respecti as guías 0% por )uera% las eti"uetas "ue indican lo "ue contiene% por si es necesaria su locali!aci'n posterior$ 7a trans)erencia es importante 0a "ue proporciona espacio para e.

clips/$  E ite la acumulaci'n de e.pedientes "ue no se consulten con regularidad$  De6e espacio especial para los e.pedientes con)idenciales.de pre)erencia col'"uelos en una ga eta cerrada con lla e$  5o a+ra m1s de una ga eta al mismo tiempo 0 e ite accidentes$ .pedientes en una ga eta% pues los documentos se maltratan$  Arc#i e en la 4ltima ga eta los e.CONSEJOS PR+CTICOS PARA EL ARCHIVO 7os conse6os m1s pr1cticos para el arc#i o son*  5o de6e para otro día lo "ue de+a arc#i ar% sino "ue procure #acerlo diariamente a una #ora determinada$  Use carpetas de colores detr1s de las guías$  Arc#i e siempre detr1s de las guías$  Rotule las carpetas para indicar el asunto "ue contiene.si est1 escrito a m1"uina% prot&6alo con cinta o mica$  5o utilice nunca su6etadores .

(Identificación mecanográfica) .CÉDULAS DE CATALOGACIÓN 8E2+ C+6.3O.culum vitae (Asunto) +lma 2. Cucatán (Subtítulo) 0BD0/D01 (Fecha) Curr. 3E:EC+ (Título) 5!ri a.