GOBERNACIN DEL VALLE DEL CAUCA Secretara de Gestin Humana y Desarrollo Organizacional.

MARA DEL PILAR CARVAJAL HERNNDEZ Secretaria

Elaboracin Plan Estratgico

Metodologa y Anlisis.

2.014

Secretara de Gestin Humana y Desarrollo Organizacional

PLAN DE TRABAJO -Reunin con LDERES de PROCESOS

1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Que pas en el 2013 (Acumulativo) - v.s. - PLAN DE DESARROLLO 2012-2015.- 20 minutos PLAN DE ACCIN 2014 y Presupuesto POAI / 2014- 20 minutos Planes de Mejoramiento- 20 minutos Refrigerio -10 minutos Revisin del MAPA DE RIESGOS - 20 minutos Marco conceptual de la Planificacin estratgica 60 minutos Construccin de la DOFA para el PLAN ESTRATGICO- 30 minutos Compromisos y tareas 10 minutos

La planeacin estratgica y el Balanced Scorecard

Metodologa: "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA).

QU ES LA PLANEACIN ESTRATGICA?

La Planeacin Estratgica es un proceso sistmico y en consecuencia participativo que orienta, las acciones encaminadas al ordenamiento, gestin de recursos y ejecucin en el tiempo de actividades, proyectos y programas, que le permitan a la institucin cumplir con la Misin y alcanzar la VISIN, en el mediano y largo plazo, dentro del marco de las polticas y principios institucionales.

Quines somos?

LA PLANEACIN ESTRATGICA DA RESPUESTA A LAS PREGUNTAS

Es importante conocer la historia, los orgenes de la institucin que marcaron su identidad, su naturaleza y quehacer, aspectos que estn ligados a su Misin, principios y valores. Dnde estamos? Corresponde al diagnstico estratgico, es decir, a un anlisis situacional de la institucin en particular de cada una de las unidades que la componen. Esto conduce a la realizacin de un anlisis interno que permita establecer nuestras fortalezas y debilidades y a un anlisis externo para identificar las amenazas y oportunidades que ofrece el entorno. Hacia dnde podemos ir? El Plan Estratgico ha de considerar los desafos del entorno; los escenarios tendenciales esperados en educacin, ciencia y tecnologa como consecuencia de los grmenes de cambio, los actores de control (Gobierno, grupos econmicos, entes legislativos), situaciones de conflicto (desempleo, actores armados, desplazados, crisis econmica, etc.), as como las polticas, limitaciones y alcances de los recursos institucionales.

Hacia dnde queremos ir? Identificadas las tendencias del desarrollo, se define cul ha de ser el escenario futuro deseado y realizable para la institucin, concordante con su Misin y con sus principios y valores. Un resumen de este escenario futuro correspondera a la Visin. Cmo llegamos all?

Corresponde a la definicin de las acciones a realizar en el presente para que el escenario deseado realmente ocurra; involucra los objetivos estratgicos (Qu hacer?), las estrategias (Cmo hacerlo?) y el seguimiento y evaluacin (Cmo medir lo ejecutado?

XITO DE LA PLANEACIN ESTRATGICA

Para que la Planeacin Estratgica tenga xito es necesario considerar los siguientes aspectos: No tiene valor si las estrategias no se traducen en ejecuciones. Requiere del compromiso y liderazgo total de la alta direccin. Debe ser un proceso participativo que involucra y compromete a todas las reas de la institucin. Ser concordante con los principios y valores institucionales. Responder a un completo y objetivo diagnstico del estado y evolucin de la Institucin y su entorno. Diagnstico que se deriva de un proceso permanente de autoevaluacin. Las estrategias deben convertirse en planes de accin concretos, con definicin de responsables, metas claramente establecidas, viables, alcanzables en el tiempo y evaluables. Debe permitir los ajustes oportunos derivados de su seguimiento y evaluacin.

LA PROSPECTIVA Y LA PLANEACIN ESTRATGICA Las anteriores preguntas manifiestan las tres etapas que comprenden un ejercicio prospectivo: la Anticipacin que corresponde a la reflexin prospectiva, la Apropiacin o deseo que compromete y lleva a la movilizacin colectiva y la Accin en el presente para alcanzar el futuro deseado.

LA PLANEACIN ESTRATGICA Y LOS PROCESOS

Cuando una organizacin ha definido su Plan Estratgico, normalmente surgen preguntas del tipo y ahora qu?, cmo hago para cumplirlo?, Existen organizaciones que archivan el documento mientras el tiempo pasa y se desactualiza, otras lo ponen en conocimiento del equipo directivo, pensando que esto es suficiente para trabajar en el cumplimiento del mismo, y otras incluso definen cules son las tareas a desarrollar y sus responsables Todo ello es insuficiente mientras no se desarrolle una accin comn, dirigida por el lder de la organizacin, decidida a implementar dicho Plan, siendo en este sentido la definicin de un Mapa Estratgico alineado con el Plan Estratgico una herramienta muy til.

Mapa Estratgico? Mapa Estratgico es una poderosa herramienta que permite alinear a todos los miembros de la organizacin hacia la consecucin de los objetivos descritos en su Plan Estratgico, a comunicarlos y a definir que es lo que tiene que hacer para alcanzarlos. El Mapa Estratgico permite a los miembros concentrar en un solo documento, a modo de hoja de ruta, lo que se debe hacer para alcanzar los objetivos planteados en el Plan Estratgico, con el fin de facilitar el entendimiento y compromiso de sus miembros y por ende, el desarrollo de las estrategias de una forma precisa, clara y medible hacia el logro de dichos objetivos.

El Mapa Estratgico

Supone un paso ms en la concrecin de la nueva estrategia. Puede tener diferentes formatos, pero casi siempre tiene los siguientes componentes: Los objetivos estratgicos, son frases cortas que concretan lo que la empresa quiere conseguir. En el mapa de ejemplo se representan con crculos con la frase incluida en el interior. Las perspectivas, son las bandas horizontales en las que se muestran los objetivos estratgicos. En el modelo de Kaplan y Norton son cuatro: Perspectiva Financiera, con los objetivos de tipo econmico; la Perspectiva de Clientes, con los objetivos que representan el valor a aportar a los clientes; la Perspectiva Interna o de Procesos, con los objetivos que tienen que ver con la mejora de los procesos internos de la empresa; y Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento, que incluye objetivos que se relacionan con el activo inmaterial de la empresa: capital de informacin, capital humano y capital de organizacional. Las lneas o temas estratgicos, se estructuran en vertical. En el ejemplo se muestran con diferentes colores que agrupan objetivos estratgicos relacionados entre s por relaciones causa-efecto. Estos objetivos pertenecen a diferentes perspectivas, y tienen en comn una lgica que explica cmo se consiguen unos objetivos cuando se logran otros. Las relaciones causa-efecto, que explican esta lgica, segn la cual los objetivos de nivel inferior ayudan a conseguir objetivos superiores, a ms largo plazo, hasta llegar a los objetivos financieros y en ltimo trmino, al logro de la visin.
La funcin principal del Mapa Estratgico es COMUNICAR la estrategia a todas las personas que tienen que ejecutarla, que son los empleados. El Mapa Estratgico cuenta la historia de la estrategia. Muestra cmo la empresa lograr su visin a travs de objetivos concretos

Cmo se elabora un Mapa Estratgico?

El Mapa Estratgico se construye en 4 niveles: 1) El primer nivel es la Perspectiva Financiera: cuyo fin es identificar los objetivos financieros de la empresa para un perodo determinado, deben ser objetivos cuantificables y por tanto medibles.

2) El segundo nivel es la Perspectiva del Cliente: cuyo fin es identificar qu tenemos que hacer para conseguir los objetivos financieros teniendo en cuenta la satisfaccin de nuestros clientes; es decir, lograr satisfacer los clientes con la venta de productos y/o prestacin de servicios para facilitar alcanzar las metas planteadas en la perspectiva financiera (objetivos financieros). 3) El tercer nivel es la Perspectiva Interna: cuyo objetivo es definir qu tenemos que hacer de manera interna para satisfacer la perspectiva de nuestros clientes y alcanzar nuestra perspectiva financiera.
4) El cuarto nivel es la Perspectiva de Aprendizaje: con el fin de definir cual es el conocimiento y/o capacidades a desarrollar para cumplir la Perspectiva Interna.

Cmo se elabora un Mapa Estratgico?

La definicin del Mapa Estratgico puede ser relativamente fcil, dependiendo del tamao de la organizacin y del nmero de participantes en el equipo de trabajo. Normalmente en 2 3 sesiones de trabajo entre las personas claves para la implantacin y direccin del mismo, se logran definir, tanto los objetivos (que deben ser concretos y medibles), como las tareas y acciones que se tendr que realizar para alcanzarlos.
En este sentido, el equipo de trabajo debe tener siempre presente durante el proceso de definicin del Mapa Estratgico la perspectiva de los clientes, es decir, lo que realmente el cliente desea obtener de la organizacin; la perspectiva interna que ayude a la organizacin a definir cuales son las actuaciones a realizar para cumplir el compromiso hacia el cliente y la perspectiva de aprendizaje, para identificar las carencias internas en materia de recursos humanos y de infraestructura.

Ejemplo de Mapa estratgico para el departamento de Marketing y Ventas de una empresa hotelera

Sistema Integrado de Gestin - SIG Cadena de Valor Gobernacin del Valle del Cauca M1-Planear el Desarrollo Institucional y Regional
Necesidades y Expectativas de los de Inters Grupos Interesadas Partes
Versin 03-Oct 26 de 2011

M2 Propiciar el Desarrollo Econmico y Competitivo

M3 Gestionar el Desarrollo Social

M4 Gestionar los Servicios y Deberes de los Grupos de Inters

M5 Fortalecer la Gestin Pblica de los entes Territoriales

M6 Promover la Seguridad Pblica y Convivencia Pacfica

M7 - Administrar la Hacienda y las Finanzas Publicas M8 Administrar y Desarrollar el Talento Humano M9 - Gestionar la Logstica de Recursos M10- Gestionar la Actividad Jurdica M11-Gestionar las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones - TIC

M12 - Evaluar y Mejorar el SIG

Satisfaccin de los Grupos de Inters

MISION:
Adelantar la gestin de los procesos de Talento Humano para garantizar que la administracin departamental cuente con funcionarios idneos, productivos, innovadores, participativos y comprometidos con la misin del Departamento bajo claros principios ticos y de servicio a la comunidad. As mismo, planear y proveer los Recursos Fsicos, los Servicios Generales y administrar los procesos de archivo y Gestin Documental. Igualmente, administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento

VISION:

OBJETIVOS ESTRATGICOS:
Garantizar una eficiente coordinacin del Recurso Humano, Fsico y Servicios Generales de nuestra entidad. Promover programas de capacitacin a los funcionarios de nuestra entidad acordes con las funciones del puesto de trabajo. Implementar procesos y programas que hagan ms eficiente y oportuna la entrega de reportes de afiliacin, ingresos y retiros de empleados y jubilados, aportes para seguridad social integral, liquidacin y pago al Sistema de Seguridad Social integral y otras prestaciones sociales. Fortalecer los programas tendientes a la induccin, motivacin y orientacin de los servidores pblicos, con el fin de lograr la armona en las relaciones de trabajo y eficiencia en el cumplimiento de las funciones. Garantizar un registro oportuno y eficiente control de la relacin de cargos de los servidores pblicos de la Administracin Central Departamental.

Lineamientos estratgicos
Accin Transformadora: Responde a la pregunta, Cules son los aportes finales que hace la SGHDO por los clientes internos y externo y por el estado colombiano? Condiciones de Servicio: Responde a la pregunta, Qu se requiere a nivel del servicio que prestamos, para que los beneficios que buscamos, para clientes internos y externo y el estado, se den como se tiene previsto? Financiera: Responde a la Pregunta Qu debe lograrse a nivel presupuestal para impulsar los resultados de la SGHDO frente a clientes internos y externo y frente al Estado? Procesos: Responde a la pregunta, Cmo deben ser los procesos para lograr consistentemente los resultados que esperan clientes internos y externo y el Estado? Aprendizaje, Crecimiento e Infraestructura: Responde la pregunta, Qu sustento se requiere para que los procesos funcionen como esperamos?

Accin transformadora

Garantizar el cumplimiento oportuno a los requerimientos institucionales

Financiera Recuperar los aportes de pensiones al ISS y venta de Bienes muebles en desuso.

Reducir gastos de servicios Pblicos y revisar la necesidades Reales de planta de personal.

Obtener recursos Presupuestales Para poder cumplir con la misin y visin

Del cliente

GARANTIZAR los seguros A bienes muebles e Inmuebles.

Legalizar la titulacin De inmuebles y Optimizar el manejo de Archivos

Aseguramiento del sistema de PAGOS a pensionados, nminas, parafiscales

Procesos internos

Garantizar el control de Archivos historias Laborales y contratos

Adoptar el Sistema Integral de Gestin y el SISTEDA.

Asegurar la operacin Del sistema SAP y KACTUS Para pagos y control.

Aprendizaje y crecimiento

Garantizar los procesos de Capacitacin y desarrollar Estrategias de motivacin

Lograr un clima laboral altamente gratificante .

Apoyo efectivo a los procesos De seleccin, induccin y Reinduccin de servidores Pblicos.

MUCHAS GRACIAS

HUMBERTO JAIME GUAPACHA TREJOS DIRECCION DE EMPLEO PUBLICO DAFP