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ADMINISTRACION

Y CONTABILIDAD

OBJETIVO GENERAL DEL CURSO


El estudiante en Ingeniera Mecatrnica aplicara los conceptos de administracin y contabilidad en el desempeo profesional para la toma de decisiones.

Instituto Tecnolgico de Tehuacn


Unidad 2: la empresa y proceso administrativo 2.1.- definicin de empresa y clasificacin, tipos, funciones y valores institucionales.

Es una unidad productiva dedicada y organizada para la explotacin de una actividad econmica.

Clasificacin
Por sectores econmicos Por su tamao

Por la explotacin y conformacin de su capital

Por el origen del capital

Por la funcin social

Por el nmero de propietarios

explotar recursos naturales. Servicios: Entregarle sus servicios o la prestacin de estos a la comunidad. Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fbrica. Agropecuaria: Explotacin del campo y sus recursos. Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado.

Extractivas: Dedicadas a

Su constitucin se soporta en grandes cantidades de capital, un gran nmero de trabajadores y el volumen de ingresos al ao, su nmero de trabajadores excede a 100 personas. Mediana: Su capital, el nmero de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, nmero de trabajadores superior a 20personas e inferior a 100.

Por el origen del capital

Por el numero de propietarios

Por la funcin social

2.EMPRESA Y PROCESO ADMINISTRATIVO


2.2 Conceptos del Proceso Administrativo

INTRODUCCION
El Proceso Administrativo se refiere al conjunto de fases o etapas debidamente estructuradas para la administracin de cualquier empresa, dependencia u organismo descentralizado. M.C. Jorge Varela Rodrguez

Etapas del PROCESO ADMINISTRATIVO


Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeacin, organizacin, direccin y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo.

PLANEACION
"La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin ".

A. Reyes Ponce.

"La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas"

J. A. Fernndez Arenas.

Organizacin
"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir."
Eugenio Sixto Velasco.

"Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue"

Guzmn V.

Issac

Direccin
"Consiste en coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para alcanzar las metas de la organizacin ". Burt K.

Scanlan.

" Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperacin del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivacin y supervisin ".

Lerner y Baker.

Control
El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan.

. La planeacin establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecucin depende en gran parte de una adecuada planeacin, y los buenos resultados no se logran por s mismos: es necesario planearlos con anterioridad.

"La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin". A. Reyes Ponce. "Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale.

"Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de accin, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie. "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor" Robert N. Anthony.

CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN

Razones por las cuales es importante la planeacin


Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodeo. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

Cules son las ventajas de la planeacin?


Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados. Se minimiza el trabajo no productivo. Seala la necesidad de cambios futuros: Proporciona una base para el control: Por medio de la planeacin, se determinan las fechas crticas desde el principio y se fijan la terminacin de cada actividad y las normas de desempeo, estas sirven de base de control.

Cules son las desventajas de la planeacin? La planeacin esta limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros. La planeacin cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeacin excede a su contribucin real La planeacin tiene barreras psicolgicas: Una barrera usual es que las personas tienen ms en cuenta el presente que el futuro. La planeacin demora las acciones: Las emergencias y apariciones sbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento.

El principio de la unidad. Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada funcin, habr contradiccin, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos bsicos: Produccin, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de accin aplicables,hasta formar finalmente uno slo.

El principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente.

Principio de factor limitante. En la planeacin se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa.

El principio de compromiso. Este principio indica que la planeacin a largo plazo es la ms conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y polticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.

Principio de inherencia. La programacin es necesaria en cualquier organizacin humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.

Etapas en la planeacin:
1. Deteccin de las oportunidades aunque precede la planeacin real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeacin, la deteccin de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organizacin, es el verdadero punto de partida de la planeacin.

2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeacin consiste en establecer objetivos para toda la empresa y despus para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse para a corto plazo, como largo.

Tcnicas de planeacin

Manuales.

El Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.

UNIDAD 2 EMPRESA Y PROCESO ADMINISTRATIVO


2.5 CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN 2.6 ETAPAS Y TECNICAS DE ORGANIZACIN

ORGANIZACION
La organizacin es una etapa de proceso administrativo, fundamental para la administracin de una empresa
ORGANIZACIN.- Es la estructura de los niveles de autoridad de una empresa. Como funcin es el diseo de estrategias de operacin y redistribucin de las cargas laborales

El propsito de la organizacin:
El propsito de la organizacin es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organicional.

Principio de la unidad de objetivos


La estructura de una organizacin es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organicional. Una organizacin es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mnimo de consecuencias o costos no deseados.

Principio del tramo de administracin


En cada posicin administrativa existe un limite al nmero de personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el nmero exacto depende de la repercusin de diversas variables que se interrelacionan

Principio escolar
Cuanto ms clara sea la lnea de autoridad entre el puesto administrativo ms alto de una empresa y cada puesto subordinado, ms clara ser la responsabilidad para tomar decisiones y ms eficaz la comunicacin organicional.

Principio de delegacin por resultados esperados La autoridad asignada a todos los gerentes debe ser adecuada para evaluar su capacidad de iniciativa al alcanzar los resultados esperados.

Principio del carcter absoluto de la responsabilidad

La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la implcita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.

Principio de unidad de mando


Mientras ms completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor ser el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensacin de responsabilidad personal por los resultados.

Principio de nivel de autoridad

El mantenimiento de la delegacin requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organizacin.

Principio de la definicin fundamental


Mientras ms clara sea la definicin de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organizacin delegada y la comprensin de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la persona responsable podr contribuir en forma ms adecuada al logro de los objetivos de la empresa.

Principio del equilibrio


Es comn a todas las reas de las ciencias y a toda las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de administracin se deben equilibrar con las ineficacias de largas lneas de comunicacin.

Principio de flexibilidad
Mientras ms increbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organizacin, mejor podr sta cumplir con su propsito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y tcnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio..

Organizacin desde el punto de vista funcional


Es el conjunto de elementos que interactan entre si para lograr un fin comn ( recursos humanos, financieros, materiales, tcnicos, etc.)
M.C. Jorge Varela Rodrguez

ETAPAS DE ORGANIZACION
ESTRUCTURA: la organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos.
SISTEMATIZACIN: las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.

AGRUPACIN Y ASIGNACIN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: en la organizacin surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin.

JERARQUA: la organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

SIMPLIFICACIN DE FUNCIONES: uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible

TECNICAS DE ORGANIZACIN
Organigramas: Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional; son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Por su objetivo
Estructurales. Muestra slo la estructura administrativa de la empresa. Funcionales, Indican en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. Especiales. Se destaca alguna caracterstica sobresaliente.

Por su rea
Generales. Presentan toda la organizacin; se llaman tambin cartas maestras. Departamentales. Representan la organizacin de un departamento, seccin o rea.

Por su contenido
Esquemticos. Contienen slo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detalles.

Analticos. Ms detallados y tcnicos.

Manuales:
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: De polticas, Departamentales, De bienvenida, De organizacin, De procedimientos, De contenido mltiple, De tcnicas y De puesto.

Manuales departamentales
Contienen:
Objetivos generales de la empresa, del departamento de que se trate y, de sus secciones bsicas. Polticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. Carta de organizacin general y departamental. Reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental. Anlisis de puestos. Grficas de proceso, y de flujo.

Manuales interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de informacin: Comprenden a todos los departamentos de la organizacin. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.

Manuales de organizacin
Explican los detalles ms importantes de la organizacin; generalmente incluyen: Finalidad de cada elemento de la organizacin. Declaracin de funciones. Glosario de trminos utilizados. Contienen: Objetivos generales de la organizacin. Polticas generales. Glosario de trminos administrativos. Nombres de reas o departamentos y puestos. Procedimientos de organizacin. Responsabilidades de los altos niveles. Funciones. Cartas de organizacin. Descripcin de puestos. Introduccin y objetivos del manual. Historia de la empresa.

Diagramas de procedimiento o de flujo


Tambin se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de un procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten: Una mayor simplificacin del trabajo. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones par una mejor circulacin fsica. Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso. Eliminar demoras.

ANALISIS DE PUESTO
El anlisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas Tambien se puede definir como el procedimiento de recoleccin, evaluacin y organizacin de informacin sobre un puesto de trabajo determinado

Carta de distribucin del trabajo o de actividades


A travs de esta tcnica se analizan los puestos que integra un departamento o seccin, para lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

Impersonalidad de mando.

Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio

De la va jerrquica.

Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.

De la resolucin del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisin en relacin con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.

Aprovechamiento del conflicto.

El conflicto es un problema u obstculo que se antepone al logro de las metas de la organizacin, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

2.8.-ETAPAS Y TECNICAS DE DIRECCION

2. De la provisin de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa debe proporcionrsele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.

2.9 CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE CONTROL 2.10 ETAPAS Y TECNICAS DE CONTROL

DEFINICION DE CONTROL
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
Cantidad

Tiempo.

Costo

CALIDAD

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

2.10 ETAPAS Y TECNICAS DE CONTROL


Establecimiento de Estndares Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control

Pueden ser fsicos y representar productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, velocidad de rechazo o pueden estipularse en trminos monetarios como ingresos o intervenciones; u otros trminos de medicin.

MEDICION DE RESOLUCION

Si el control se fija adecuadamente y si hay medios disponibles se determinara que estn asiendo los subordinados, la comparacin real con la esperada es mas fcil, pero hay actividades donde es difcil establecer estndares de control por lo que se dificulta la medicin.

CORRECION Si se detectan desviaciones de la medicin, corregir inmediatamente y establecer nuevos planes. RETROALIMENTACION Una vez corregido, reprogramar el proceso de control con la informacin obtenida del desvio.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL Existen factores que se consideran al aplicar el proceso de control. a) Cantidad b) Tiempo c) Costo d) Calidad

CICLO DE CONTROL
El control como tal, se refiere a mantener una situacin deseada dentro de la organizacin. Se verifica que la operacin se lleva acabo y se tomen las acciones necesarias para correjir si se llegara a desviar.

Los modelos para la mejora se basan en la idea fundamental, los procesos no son tarea aislada; si no actividades que forman funciones. P:PlanPlanear D:DonHacer C:Check.Verificar A:ActionActuar

Para controlar una situacin se necesita (P),(que quiero, cuanto quiero, quien lo va hacer, donde se va hacer, y cuanto nos va a costar) Llevar acabo lo planeado, llevar a cabo la implantacin(D)plantar y educar e implantar lo planeado Sigue verificar(C) lo realizado y determinar la desviacin de la realidad contra el plan.

Finalmente en base ala desviacin y todas las observaciones al proceso de planeacin, implantacin y accin se toman acciones:

Accin correctiva

Accin preventiva

Estandarizacin

El siclo de control(PDCA)es la esencia de control total de la calidad

CICLO DE CONTROL DETALLADO


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Definir objetivos y metas Definir tcnicas, metas, responsables y programas Educacin y entretenimiento Hacer, implantar, producir Accin correctiva Accin preventiva Estandarizacin En el momento en el que la empresa aplica el siclo de control habr logrado la calidad

SINTEMA DE CONTROL
CONSEPTO DE IMPORTACION El S.C afectan las polticas y los procedimientos, fortaleciendo y debilitando sus controles, los factores son. Estructura de la organizacin Mtodos para asignar autoridades y responsabilidades Mtodos de administracin para supervisar polticas y procedimiento

ETAPAS PARA SU APLICACIN


Tamao de la entidad Caracteristicas de la industria Organizacin de la entidad Naturalesa del sistema de contabilidad y las tecnicas de control establecidos Problemas especificos del negocio Requisitos legales aplicables.