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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE

Versión: Fecha:

1 06-09

PROPÓSITO Definir los lineamientos para el manejo de los bienes suministrados por los clientes para el desarrollo de los servicios y productos del Municipio de Pereira. Numeral 7.4 de la Norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 Versión: Fecha: 1 06-09 .5.

deterioro o inconveniente en la entrega de la propiedad del cliente se debe levantar una acción preventiva o correctiva según el caso. Los servidores públicos que manejen propiedad del cliente son responsables de su conservación y adecuado almacenamiento. debe garantizar la confidencialidad y su uso exclusivo para el trámite en relación. por lo cual el servidor público responsable del trámite o actividad con la propiedad del cliente.POLÍTICAS DE OPERACIÓN La información o documentos personales del cliente tiene un carácter de confidencialidad. Si se presenta alguna perdida. Versión: Fecha: 1 06-09 .

fotocopia de documentos personales.DEFINICIÓN Propiedad del Cliente: Es propiedad del cliente toda aquella información. documentos y/o bienes suministrados por otros procesos. documentos u objetos que sean suministrados por los clientes externos para la realización de los procesos y que a su vez sean devueltos por no requerir la conservación de los mismos en la entidad. informes presentado por las entidades. entre otros. La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual. Versión: Fecha: 1 06-09 . Ej: Proyectos presentados por la comunidad o entidades. Nota.

PASOS PARA GARANTIZAR EL CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE Identifique cual es la información. Versión: Fecha: 1 06-09 . Reciba la información. documentos o bienes que se necesitan del cliente para la utilización en el proceso o en la ejecución de un proyecto o programa específico. documentos o bienes. verifique su estado. informe al cliente en cuanto tiempo son devueltos. si cumple con los requisitos necesarios para su utilización (si se encuentran defectos o algún inconveniente comunicarlo al cliente).

documentos o bienes de tal manera que puedan ser reconocida para archivarlo o si estos recorre varios puestos de trabajo o si son estregados al propietario. Tenga organizado el espacio o archivo para almacenar los documentos o bienes que no se devuelven. Marque o identifique la información.PASOS PARA GARANTIZAR EL CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE Registre adecuadamente los bienes recibidos. identifique si en su proceso ya se tiene un formato que permita registrar la información documentos o bienes recibidos o de lo contrario diligencie el formato REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE. Versión: Fecha: 1 06-09 .

quesu recibe a conformidad. siguientes términos: buena. Versión: Fecha: 1 06-09 . y que donde entrega el bien oel documento luego su numero telefónico Identificar que se Se hace firmar al tramite cliente para desarrollará con ¿Se devuelve al esta Cliente?: marcar confirmar la entrega y información. documento la propiedad que fue del suministrado cliente. no se devuelva No aplica o propietario del escriba bien o documento abreviación N. se establece Registre el sitio donde será si es un documento original o una almacenado elcopia bien o documento.A. en caso que el bien Haga esta casilla del este esfirmar devuelto ade su dueño. en unen bien la Proyecto de Inversión. ejemplo: Fotocopia Describa el estado del bien o de Si es un Documento la cantidad tramite.FORMATO REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE Escribir el el proceso o de dependencia Relacionar nombre la persona se realiza trámite. conformidad Funcionario que se hace concon unael X uso si elde bien obienes documento los o responsable de los bienes y o recibidos sefecha devuelven al cliente documentos por parte del proceso Registrar Describa la el tipo en de que bien se recibe o documentos recibidos en el no. Si son DOCUMENTOS o malo. no vuelve por estos. regular cantidad con la unidad de media.. propiedad del cliente ya sea de En este espacio se pueden hacer Registre la fecha en que hace forma permanentedel cuando este no las anotaciones manejo del entrega del bien o documento a su se devuelveo oel transitoria mientras documento bien o si el cliente propietario. receptor. entre otros. de la de documento. transcurso del desarrollo del por el cliente. ser los hojas oCedula folios puede y si Ciudadanía.

RECUERDA: LA PROPIEDAD DEL CLIENTE PUEDE INCLUIR LA PROPIEDAD INTELECTUAL Y LOS DATOS PERSONALES. Versión: Fecha: 1 06-09 .