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GESTION POR RESULTADOS

MODERNIZACION DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA


ES UNA FILOSOFIA DE COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

Enfoque Conceptual
Ing. Administrativo Dr. Arstides Tejada Arana
CIP N 69102

PARTE

Anlisis de las operaciones y frugalizacin de los procesos en los Gobiernos Locales


Ing. Administrativo Dr. Arstides Tejada Arana
CIP N 69102

Por qu surge la necesidad de administrar?


Toda organizacin necesita ser administrada de un modo adecuado para alcanzar objetivos con mayor eficiencia y economa de accin y de recursos Cualquiera sean los objetivos, la coordinacin del esfuerzo humano es asunto esencialmente administrativo. Cuando se requiere la cooperacin organizada y formal de los individuos para alcanzar uno o ms objetivos comunes, el comportamiento bsico y fundamental de esa asociacin es la administracin.
Ing. Adtvo. Dr. ARISTIDES TEJADA ARANA

..Por qu surge necesidad de administrar?

la

A partir del momento en que las organizaciones alcanzaron cierto tamao y complejidad, se vio afectada su administracin presentando dificultades y desafos ignorados hasta entonces por los directivos.

De all surge la incesante necesidad de desarrollar una teora de la administracin que permita a las organizaciones, DETERMINAR SUS PROCESOS, modelos y estrategias adecuadas para la solucin de sus problemas institucionales.
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La tarea bsica de la administracin consiste en: Llevar a cabo las actividades con la participacin de las personas, que en conjunto, trabajen con eficiencia para conseguir objetivos comunes gracias a una buena funcin administrativa. Peter Druker: No existen pases desarrollados ni pases subdesarrollados, sino simplemente pases administrados y sub administrados.
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ADMINISTRACION
1 PLANEACION 3 DIRECCION

PERSONAL EQUIPOS MATERIALES GASTOS

Estrategias - Procesos - Mtodos

OBJETIVOS

TECNOLOGAS
OTROS
2 ORGANIZAC 4 CONTROL

LOGRAR OBTENER RESULTADOS A TRAVES DE OTROS A LOS CUALES SE LES PROPORCIONA LOS MEDIOS ADECUADOS PARA LOGRAR ALCANZAR DICHOS RESULTADOS
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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
1 PLANEACION 3 DIRECCION

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION

La interrelacin de los elementos

PROCESO ADMTVO.

2 ORGANIZAC

4 CONTROL

LA INTERRELACION E INTEGRACION DE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION DESARROLLAN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

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Los cambios dentro de la Organizacin


tienen influencias en tres reas
Nro. Empleados Entrenamiento Competencias

Personas

Implementacin de Sistemas

Mejoras de Los Procesos Organizacin


Estructura Organizacional

Sistemas
Planificacin de la informacin Hardware Software

Funciones
Procedimientos

ADAPTARSE AL CAMBIO
Ing.Adtvo. Ing. Adtvo. Dr. ARISTIDES ARANA Dr. ARISTIDES TEJADATEJADA ARANA

LAS ENTIDADES E INSTITUCIONES


DESARROLLAN FUNCIONES COMUNES
FUNCION FINANCIERA, FUNCION PRODUCTIVA, FUNCION MARKETING FUNCION COMERCIAL, FUNCION LOGISTICA, FUNCION MANTENIMIENTO FUNCION LEGAL FUNCION DE SEGURIDAD FUNCION DE CONTROL FUNCION DE INVESTIGACION FUNCION DE RR HH ETC.
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1. CATALOGACION

2. REGISTRO DE PROVEEDORES
3. PROGRAMACION DEL ABASTECIMIENTO SUB SISTEMA INFORMACION

4. REGISTRO CONTROL

FUNCION
LOGISTICA

PROCESOS

5. COMPRA 6. RECUPERACION DE BIENES 7. ALMACENAMIENTO 8. MANTENIMIENTO

TECNICOS

SUB SISTEMA ADQUISICION

9. SEGURIDAD
10. DISTRIBUCION 11. DISPOSICION - FINAL

SUB SISTEMA PRESERVACION

Ing. Adtvo. 10 Dr. ARISTIDES TEJADA ARANA

SISTEMA INTEGRADO DEL ABASTECIMIENTO


Sistema de Informacin

CATALOGACION

REGISTRO - PROVEEDORES
ORGANIZACION PROGRAMACION - ABAST. REGISTRO - CONTROL PLANIFICACION DIRECCION

PROCESOS TECNICOS

COMPRA ALMACENAMIENTO MANTENIMIENTO SEGURIDAD DISTRIBUCION DISPOSICION - FINAL

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COORDINACION

FUNCIONES: . . . . . . . PRODUCTIVA LOGISTICA COMERCIAL FINANCIERA MANTENIMIENTO SEGURIDAD RR. HH. PROCESOS . . . . . PROGRAMACION ADQUISICIONES ALMACENAMIENTO DISTRIBUCION CONTROL PROCEDIMIENTOS . . . . . RECEPCION ALMACENAMIENTO DISTRIBUCION TRANSPORTE CONTROL ACTIVIDADES . . . . . DESCARGA DESEMBALAJE VERIFICACION CHEQUEO CONT. CALIDAD

ANALISIS
PROCESOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES TAREAS ACCIONES
TAREAS . Traslado de bultos De los medios de Transporte a la zona De recepcin ACCIONES . Manejo fsico de Parihuelas, . Montacargas

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SISTEMA DE INFORMACION LOGISTICA

USUARIO
Catalogo de Artculos

PRESUPUESTO

PLANEAMIENTO

GERENTE MUNICIPAL

ORGANISMOS PUBLICOS

ORGANISMOS PRIVADOS

CODIFICACION ADQUISICION
PLANEAMIENTO CONTROL INVENTARIOS

ALMACENES

SIAF

CONTROL PATRIMONIAL

KARDEX VALORADO DISTRIBUCION

PROVEEDORES PROMPYME

CONTABILIDAD

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QU AREAS DEBE CONOCER UN GERENTE?


ROBERT KATZ, LOS GERENTES QUE TRIUNFAN SON ECLCTICOS, YA QUE DEBEN POSEER CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES EN:

1. AREA TECNICA

2. AREA HUMANA

3. AREA CONCEPTUAL

GERENTE
Dr. Arstides Tejada Arana

LA VOZ DEL MERCADO


DEMANDA EXIGIBLE

LA VOZ DE LA OFERTA
PROCESOS EXISTENTES

Que Productos o servicios demanda el mercado? La realidad exige nuevos productos y servicios rentables, competitivos, bajo costo, transparente, rpidos,

Siempre presentan Procesos disponibles (obsoletos, fuera del contexto de la realidad) Productos y servicios que no agregan valor y costosos Productos y Servicios sin demanda en el mercado 15

QUE ES UN PROCESO ?
Secuencia repetitiva de actividades que una o varias personas desarrollan orientadas a generar un valor agregado sobre una entrada, para conseguir un resultado y una salida que satisfaga los requerimientos del cliente. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman unas entradas y las convierte en unas salidas.

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.PROCESOS El trmino "proceso" no es ms que la sucesin de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea.

Heras

define proceso como "el conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformacin de una serie de inputs (material, mano de obra, capital, informacin, etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios) aadiendo valor.
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Los pasos propuestos para reconocer y mejorar los procesos de cada servicio de una institucin son los que se reflejan en el siguiente diagrama:
1. Definir la misin del servicio

2. Identificar clientes y sus necesidades

3. Identificar procesos estratgicos, fundamentales y de soporte

4. Establecer el plan de anlisis de datos

5. Anlisis y mejora de proceso

A continuacin vamos a desarrollar cada uno de estos puntos.

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1. Definir la Misin del Servicio


En primer lugar es muy til establecer la misin del servicio o, en caso de tenerla definida, revisarla.

La misin identifica el objetivo fundamental del servicio, su razn de ser.

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Conviene recordar que la misin debe tomar en consideracin tres aspectos:


QUE HACEMOS
(Productos / servicios)

PARA QUIEN LO HACEMOS


(Clientes)

CMO LO HACEMOS
(Procesos)
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POR QUE LA GESTIN POR PROCESOS


Por que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos.
La Mayora de las empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa las organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco comn y trabajando con una visin de objetivo en el cliente.
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DISEO ESTRUCTURAL REINGENIERIA


PASOS DEL PROCESO DE PRE - VIAJE
IDENTIF.LA NEC. DE VIAJAR. PREPARAR LA SOLIC. DE PEDIDOS PREPARAR LA ESTIMAC. DE COSTOS IDENTIFICAR LA FUENTE DE FINANCIAMIENTO OBTENER LA FIRMA OFICIAL DEL PEDIDO

OBTENER LAS FIRMAS OFIC. DE LA OFIC. DEL PRESUP. Y DE REVISION

OBTENER LA FIRMA OFICIAL DE APROBACION

LA OFIC. DE FINANZAS VERIFICA LA DISPONIB. DE FONDOS Y ACTUALIZA LA CONTABILIDAD

LA ADMINISTRACION DE VIAJES VERIFICA Y PUBLICA LOS PEDIDOS

HACER LOS ARREGLOS DE VIAJE: CONTACTAR UNA AGENCIA DE VIAJES , ALOJAMIENTO E INSTALACIONES MILITARES

OBTENER UN ANTICIPO PARA EL VIAJE

OBTENER BOLETO DE LA OFICINA DE VIAJES O DE LA OFICINA DE TRANSPORTE

LA OFICINA DE VIAJES SOLICITA LOS BOLETOS

SISTEMA REDISEADO
IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE VIAJAR Y NOTIFICAR A LA OFICINA DE VIAJES LA OFICINA DE VIAJES DEBE COSTEAR LA ESTIMACION Y COMPLETAR EL PAQUETE DE VIAJE EL SUPERVISOR APRUEBA Y FINANCIOA EL VIAJE: LA CONTABILIDAD SE ACTUALIZA AUTOMATICAMENTE
OBTENER UN ANTICIPO DE VIAJE USANDO CAJERO AUTOMATICO, CHEQUES DE VIAJERO

GERENCIA REGIONAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS


EJECUTADO POR : UNIDAD DE ALMACENES PROYECTO / USUARIO
INICIO

PROCEDIMIENTO : SALIDAD DE BIENES DE ALMACEN UNIDAD DE ALMACEN


1 Atencin de Almacn

FINANZAS

Verifica Sistema Si cuenta saldos disponibles presupuestados

Abastec

Ingresa y verifica en el Sistema Existencia saldo en Almacn TIENE STOCK? SI

Procede a informar a los Usuarios sobre la Recepcin de los Bienes

NO Procedimiento Definido: Formula Requerimiento Ingresa solicitud De Compra Procedimiento Definido: COMPRAS

Formula en pantalla Salida de Almacn Nota de Salida

Recepciona y da conformidad bienes de almacn Nota de Salida

FIN

FUNCIONAMIENTO DEL SUB SISTEMA DE COMPRAS


ENTRADA
Software Abastec

PROCESO
PROGRAMACION DE COMPRAS Determinar necesidades Consolidar Necesidades Ejecucin de la Programacin Evaluacin y Control VERIFICACION DE PEDIDOS Anlisis de los pedidos Control del Presupuesto Consolidar Necesidades TIPO DE COMPRA Directa Concurso

SALIDA

PLANIFICACION Visin Misin Planes Programas Normas, Informacin FINANZAS Requerimientos de Fondos Presupuesto Asignados, Polticas ,Normas Informacin USUARIOS Pedidos de: - Bienes - Servicios Trminos de Refere. para contrataciones o concursos Informacin PROVEEDORES Inscripcin de Proveedores Propuestas Tcnicas Presupuestos Econm. Requerimientos de Pagos por ventas ALMACENES Recepcin Devoluciones de Bienes no conformes ASESORIA JURIDICA Contratos Informacin legal

NO Es Directa?

PROCESO DE CONCURSO LICITACIONES Bases Aprobacin Tramites publicaciones

SI COTIZACION Emisin Cuadro Comparativos Seleccin de Proveedores PROVEEDOR Orden de Compra Orden de Servicio

Emisin de: ORDEN DE COMPRA

ALMACN Bienes Recepcionados Orden de Compra Confirmados

EVALUACIN DE RESULTADOS: Economa Precios Evitar Errores y Perdidas en el Proceso de Compra Evitar retrasos en la recepcin de los Bienes Comprados

SEGUIMIENTO Puntualidad en la Entrega de la Orden de Compra o Servicios COMPROBACION Bienes Recepcionados y Servicios Terminados Verificacin de las Facturas para Tramites de Pagos

USUARIO

Gerencia Regional de Administracin y Finanzas

FINANZAS Orden Pago (Voucher) Confirmaciones de Orden de Compra Otros Sistemas Segn los Requerimientos Informes a : Contabilidad Informtica Auditoria Gerencia Gral.

GERENCIA MUNICIPAL
Entorno Demanda Poblacin

Anlisis Conceptual Diseo Estructural Orgnica

Formular Visin Misin Objetivos Metas Actividades

POLITICA

Recursos Humanos Materiales Econmico

Financiero
Tecnolgicos

Plan Estratgico Desarrollo Presupuesto Operativo Programacin Actividades Area o Unidad Orgnica Ingeniera Funciones Administrativa Procesos Anlisis (OMS) Procedimientos Resultados de Gestin Actividades Instrumentos de Tareas Gestin Acciones
Indicadores de Gestin Manuales Operativos Guas de Instrucciones

MOF Cargo Estructural Cargo Funcional

Requisitos del Cargo (perfil) Mximo Mnimo

Evaluacin RR.HH Cargos Desempeo Personal

SIG Sistema de Informacin Sistemas de Gastos Sistema de Evaluacin

Ing. Dr. Arstides TEJADA ARANA

ANALISIS ORGANIZACIONAL
En qu organizacin estamos? En qu organizacin deberemos estar en el futuro? Cules son nuestros servicios principales? Qu valor y beneficio proporcionan al cliente? Quines son nuestros clientes? Por qu adquieren nuestros servicios? Cul es la tecnologa bsica que se tiene? Cules son los competidores principales? Cules son las fuerzas y debilidades de la organizacin? Cules son los valores y creencias de la organizacin?

Qu importancia se le da al personal?
Cul es el grado de integracin del personal? Cmo se pretende servir mejor a los clientes?

Cul es concepto de s misma?


Cul es la imagen que pretende proyectar? Cul es la mayor necesidad por la cual existe la dependencia o institucin? Cul es el producto que satisface esta misin? Qu se espera de la dependencia o institucin? Cules son sus fronteras de responsabilidad?

Valores
Una empresa es su gente La poltica de cualquier institucin es solo la manifestacin de los valores de los hombres que la integran porque ellos son la organizacin la empresa; su accin diaria la proyecta, le da imagen, la hace crecer hasta alcanzar el xito o la conduce al fracaso. Los valores son aquellas cualidades de los seres humanos que en un determinado momento son elegibles, pues ofrecen algo que la persona ha considerado que es bueno para su propio perfeccionamiento.

La eficiencia es, quiz, la mayor de todas las aspiraciones de una empresa. Permite optimizar la produccin de servicios y mejorar la calidad de operaciones que demande la ciudadana. los las

Sin embargo, es vital para ello mejorar nuestros procesos a fin de evitar la duplicidad y con ellos los gastos innecesarios, reducir los desperdicios y, en general, garantizar un mejor servicio al cliente usuario.

Para ello es importante realizar una auditora de gestin de los procesos en la entidad para descubrir las grietas por donde se escabulle dinero, recursos y esfuerzos.
Adems, este instrumento permite la simplificacin y optimizacin de la labor cotidiana, no solo para los empleados, sino, especialmente, para la administracin eficiente de la organizacin y la satisfaccin de LA CIUDADANIA. .

El objetivo es eliminar hbitos y actitudes no adecuadas que ocasionan la prdida de confianza ciudadana (clientes). Frugalizar proceso, es decir eliminar todo aquello que no agrega valor. Simplificar y desburocratizar procedimientos administrativos todos los

Diferenciar la labor poltica con la tcnicaadministrativa.

Experiencias de exitosas para el cambio


Haga Ud. un anlisis retrospectivo y deje el asunto poltico y analice cuales son sus FORTALEZAS para apoyar al desarrollo de la gestin tcnica municipal.
En que es bueno.. ???? Recuerde que lo mas difcil es la administracin pblica. Sabe que cada sistema administrativo cuenta con disposiciones tcnica-legal y su incumplimiento puede derivar en delitos. Sabe que es el empirismos aplicativo en la gestin administrativa?

Nadie puede cobrar por un servicio que no presta,


No haga nada Viaje y visite otros municipios amigos de preferencia le recomiendo salga fuera del Pas. De forma especial el que tratar los asuntos de ornato limpieza publica e infraestructura urbanstica. El responsable de Tributos. El responsable del saneamiento pblico (agua desage). Los que tienen responsabilidad penal: El Alcalde, el Gerente, el Administrador.

Modernizacin de la gestin administrativa


Los usuarios (la ciudadana) que desean?
Rapidez en la atencin, No quieren colas, calidez y amabilidad, cortesa, Profesionales especialistas competentes Transparencia de los actos pblicos. Cumplimiento de los ofertado en las campaas Una administracin moderna, desburocratizada gil,

MODERNIZACION CON TECNOLOGICA DE PUNTA, PARA LO CUAL SE DEBER DESARROLLARA UN PROGRAMA DE SENSIBILIZACIN Y DE CAPACITACIN INTEGRAL EN NUEVOS PROCESOS A LOS SERVIDORES DEL MUNICIPIO
IMPLEMENTAR UNA REINGENIERIA PROCESOS COMO POR EJEMPLO: a) INTERCONECTANDO VIA INFORMATICA LAS DIFERENTES AREAS DEL MINICIPIO, b) EL CORREO INSTITUCIONAL, c) UNA OFICINA TIPO SAT, PARA LA RECAUDACION OPTIMA DE ARBITRIOS LAS RENTAS DANDO UN SERVICIO DE CALIDAD AL CLIENTE, FIDELIZANDOLO, d) ESTABLECER UN CONTROL DE ASISTENCIA DEL, PERSONAL VIA UNA BANDA MAGNETICA

PROSPECTIVA DE CAMBIO
DEFINIR UN ATRACTIVO TURISTICO Y DEFINIR UN CIRCUITO TURISTICO. VISITAR E INVITAR A LOS DIFERENTES MUNICIPIOS DE LIMA, BENCHMARKING.
EXTENDERLES LA COOPERACION INTERNACIONAL BAJO CONVENIOS,

Propuesta Tcnica de Mejoramiento


1: Contexto previo a la definicin de procesos 2: Mapeo de procesos 3: Diseo de procesos 4: Diferentes tipos de procesos 5: Relevamiento de procesos 6: Evaluacin de procesos 7: Alineamiento de procesos operacionales e informticos 8: Implementacin y evaluacin

GRACIAS

Ing. Administrativo Dr. Arstides Tejada Arana


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Propuesta Tcnica de Mejoramiento


1: Contexto previo a la definicin de procesos Definiciones estratgicas bsicas. Anlisis estratgico competitivo. Definiciones claves para los procesos. 2: Mapeo de procesos Diseo de la cadena de valor. Procesos estratgicos. Procesos principales. Procesos de apoyo.

3: Diseo de procesos Relacin entre objetivos y procesos Procesos INPUT y OUTPUT Lmites del proceso Jerarquas de procesos. Descripcin del proceso. Factores clave de xito e indicadores clave de desempeo.

4: Diferentes tipos de procesos Administrativos Fabriles Comerciales Logsticos 5: Relevamiento de procesos Diagramas de flujo Histogramas Diagramas de Ishikawa Anlisis de Pareto Mantenimiento bajo control de los procesos. Metodologa PDCA para la mejora gradual de los procesos

6: Evaluacin de procesos Objetivos y riesgos estratgicos y operacionales Cumplimiento legal, normativo y regulatorio Adecuada informacin financiera Anlisis del valor de un proceso El diagnstico de la situacin actual del proceso Identificacin de actividades que no agregan valor Aplicacin de conceptos de calidad total Aplicacin de conceptos de diseo de procesos Costos de calidad en los procesos. 7: Alineamiento de procesos operacionales e informticos El uso de la tecnologa para hacer un proceso ms eficaz. Alineamiento de procesos operativos e informticos: ciclo de vida de los sistemas. La participacin del usuario en las definiciones informticas. 8: Implementacin y evaluacin