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I.

- LA ADMINISTRACIÓN Y LA
RACIONALIZACIÓN

Mg. Manuel Guerrero Ojeda.

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La gestión es definida como la acción de gestionar, la acción de administrar, entendida como la acción de hacer diligencias conducentes al logro de un resultado esperado. En ese sentido la gestión es utilizada como un termino para hacer referencia al periodo de tiempo en el cual una persona detenta un cargo sea este político o de dirección; sin embargo, lo que esta detrás del mismo es la capacidad de gobierno y dirección ejercidas por una persona en un tiempo y espacio determinado.

La administración tiene potestad, y prerrogativas definidas por el interés general, siendo su misión, la prestación de servicios. En este sentido, el modelo de gestión debe permitir la definición de estrategias organizativas para prestar dichos servicios, orientándose hacia el resultado final de la actividad y no hacia las garantías procedí mentales, de manera que pueda medir y evaluar el servicio producido y la satisfacción del cliente.
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ADMINISTRACIÓN

Es un conjunto de Técnicas ( Planeamiento, Ejecución, Organización, Ejecución, Evaluación y Control) y conocimiento

para lograr los objetivos propuestos con EFICIENCIA y EFICACIA en el contexto ( ENTORNO ), determinado cada vez más dinámico.

 Proceso

de diseñar y mantener un ambiente en el que las

personas, trabajando en equipo, alcancen con EFICACIA y EFICIENCIA, Metas compartidas.

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ADMINISTRACIÓN

Organización

Evaluación

R. H.
O B J E T I V O

E F I C A CIA

R. E.

Planeamiento

Ejecución

Control

EFICIENCIA

A D M INIS T R A C IÓ N

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de producción. etc. ( de Recursos Humanos. que tiene un carácter de Administrativo. materiales. Financieros. 5 . Por esa razón. la ampliación de los temas referentes a los diferentes tipos de Racionalización aplicada.ADMINISTRACION La doctrina y conocimientos de Administración. son muy amplios.) “ La Administración consiste en la creación de un ambiente adecuado para que la organización logre sus objetivos en el menor tiempo y a menores costos “. los cuales deben tomarse como elementos que permitan encuadrar convenientemente la parte de Racionalización.

para que exista administración debe hacerse un mínimo de dos personas. que significa hacia y “MINISTER”. Administrar significa “ hacia el subordinado y para el subordinado”. y o 6 . Entonces. tiene que haber un subordinado e implícitamente un superior inmediato (Dirección).productiva asociación humana. que para que exista aplicación mínima.CONCEPTO Etimológicamente Administración tiene un significado que proviene de dos vocablos latinos: “AD”. Semánticamente. donde una de ellas tácitamente asuma el mando y la decisión de las dos. es decir. que a su vez se origina de dos raíces latinas: “MINIS” = subordinado y “TER” = la preposición para luego. planificar coordinar cualquier actividad económico . Administrar significa ordenar.

servicios y relaciones humanas. políticas o sociales. sino tiene una administración competente. La administración imparte eficacia a los esfuerzos humanos. Para un gran número de empresas ú organizaciones municipales con metas económicas. el éxito dependen de la capacidad del director o gerente general para encarar la aptitud y las energías humanas hacia una acción efectiva. oficinas. 7 . talleres.IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION Ninguna empresa pública o privada puede alcanzar buen éxito. productos. hace posible la obtención de mejores equipos.

etc. es tal que actualmente no se concibe la aplicación de esta ciencia-arte. sin que paralelamente no se emplee sistemas computarizados donde se pueda registrar toda la información de personal.Ventajas de la Administración   Aumenta la Eficiencia: cuando los principios y técnicas pueden ser desarrollados. Alcanza Metas Sociales: en sentido.   Utiliza la Investigación: toda hipótesis puede ser usada como guía para la investigación administrativa. la administración coordina los esfuerzos de los individuos para que los objetivos se traduzcan en logros de carácter social. hace difícil el análisis del trabajo administrativo y la capacidad de los administradores. Cristaliza la Naturaleza de la Administración: el entendimiento. 8 . ayudando a mejorar la práctica de la administración. La importancia de la Administración en las Instituciones. logística. probados y aplicados. los conceptos principios y teorías de la administración. contable.

son los mismos. George Ferry. Dirección. y Leonell Urwick. Coordinación. y Control. el significado e interpretación que se da a estos principios.PRINCIPIOS Según el especialista Administración son: Frederick W. FUNDAMENTALES Taylor. Estos son los cinco (5) principios fundamentales que se deben aplicar en Administración. sobre los mismos que giran los Principios dados por otros autores como James D. los principios de la      Planificación. Mooney. 9 . Organización. En términos generales.

La planificación es la actividad inicial de todo ejecutivo. la cual no produce otra cosa que el caos. que consiste en decidir por adelantado QUÉ hacer. comprende la determinación de previsiones. Sin planes la acción debe convertirse en una actitud aleatoria. es imposible llevar a una institución. debe ser una función general de todos los administradores. objetivos. El planeamiento entonces. aunque el carácter y amplitud del planeamiento.PL A N I F I C A C I Ó N Es una función que se da a nivel de distintos niveles jerárquicos. QUIÉN debe realizarlo. así como PARA QUÉ ejecutarlo. políticas. Es decir. cuyo propósito es facilitar el logro de los objetivos y metas de la institución. hasta donde queremos llegar. CÓMO. procedimientos y programas. La acción de la planificación. El planeamiento cubre la brecha que va desde donde nos encontramos. . CUÁNDO y DÓNDE hacerlo. variará según la autoridad y la naturaleza de las políticas y los planes delineados en los 10 niveles superiores. se traduce en un buen Plan. sin un buen método de planeación.

definir cual va a ser la función de cada uno de los integrantes de la institución. en el establecimiento de una estructura la determinación de actividades requeridas para alcanzar el objetivo de cada una de sus partes. materiales. la organización no es otra cosa. el equipamiento de estas actividades. delegándole una autoridad y otorgándole medios para la coordinación (horizontal y vertical). 11 . La Organización. consiste entonces.ORGANIZACIÓN Este principio va a permitir delinear los niveles jerárquicos y delegar autoridad. Cuadro de Asignación de Personal (CAP). la asignación de tales grupos a un administrador. que la asignación de recursos disponibles (humanos. así como de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura de la organización. a las diferentes dependencias de una institución. En realidad. en forma RACIONAL Y LOGICA. financieros y de tiempo). así como determinar la estructura.

Es el principio mediante el cual se logra motivar a los empleados. El proceso de dirigir un sistema se refiere a la forma por medio de la cual se ejecuta un propósito. incrementándose de esta manera la cooperación y la labor de equipo de la institución. las técnicas de Dirección deben variar también. Dirigir es tratar de mantener a la organización en un avance hacia el logro de los objetivos trazados. mediante la cual se pone en movimiento la voluntad de hacer algo y de transformar los deseos en forma efectiva a fin de alcanzar el éxito. a medida que varían las personas. adecuadamente. a aplicar sus conocimientos y actitudes en forma adecuada. de los cuales interesa el que se refiere a las técnicas de la Dirección. las tareas y el ambiente organizacional. La Ejecución de la Dirección se basa en la aplicación de algunos principios. Con este principio se requiere significar que. 12 .DIRECCIÓN La función administrativa.

a la falta de 13 coordinación. debido precisamente. debemos evitar que los estudios. estableciéndose un ambiente de confianza funcional reciproca entre todos. sean observados y / o rechazados por el nivel jerárquico superior. consiste en lograr los medios apropiados de comunicación para establecer vínculos omnidireccionales. recomendaciones. sean convenientemente “conversadas” y “armonizadas” a fin de separar este difícil proceso que generalmente esta sujeto a estudios y recomendaciones que requieren la participación de dos o mas técnicos que tienen que actuar en áreas de responsabilidad muy diferentes. adquiere particular importancia. En los plazos para coordinar que son muy cortos. con lo que se conseguirá que las complejas y las diversificadas tareas que se tienen que realizar. . más que de jerarquía. con un propósito común. y planes que se efectúen. apreciaciones. entonces estaría aceptando que la aplicación de este principio.COORDINACIÓN Es establecer relaciones entre las diversas partes de una actividad o institución pública o privada: es de unificación de los esfuerzos individuales. Si no se pierde de vista que la coordinación (en general). La coordinación permite establecer relaciones de funcionalidad.

en que tiempo y por quienes. verifica los resultados de la planificación. la utilización de datos estadísticos. así como las correcciones de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos. Una mayor eficiencia en el control. El proceso administrativo. Facilita la coordinación. objetivos. se logrará mediante las observaciones personales. El control: Aumenta la eficiencia de la Dirección. con que medios. El control permite asegurarse de una óptima ejecución. establecer las 14 . El Control implica la medición de la realización de los acontecimientos. de acuerdo a lo planeado. mediante el cual se determina lo que se esta realizando (valorizándolo y aplicando medidas correctivas).CONTROL Es el proceso administrativo. de manera que la ejecución se lleve a cabo de acuerdo a lo planeado. y simplifica y vigoriza la organización. los informes verbales y los informes escritos. contra las normas de los planes. gira alrededor de fijar estrategias para lograrlos y Controlar que se cumpla. es conocer que partes del plan se están ejecutando y cuales no.

que anteponía el logro de los objetivos a cualquier otro factor.CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Clásica o Tradicional Está basada en la teoría clásica de la organización. Solo puede tener dos niveles jerárquicos: el primero y el tercero. Se caracteriza por ser netamente autocrática. impositiva. Es típicamente característica de las pequeñas empresas que son dirigidas por el propietario o de las empresas individuales. que cimentó la administración antigua y primigenia. de criterio vertical que no acepta iniciativa del personal subordinado. dejando de lado el factor humano. 15 .

para que fueran más conscientes de la necesidad de una mejor comunicación formal. aunque suponiendo un tanto erróneamente que “un buen trabajador satisfecho es un buen trabajador”. 16 .CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Administración Neo-Clásica Sistema que se basa en poner mayor énfasis en la humanización de la organización. Este sistema ayudo a los gerentes. de los estilos de Dirección más democráticos y de una mayor participación de los empleados en la decisión que afectaron su bienestar.

17 .CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Administración Moderna. Es la resultante de “combinar” los dos sistemas anteriores. En lugar de considerar a la organización con un mecanismo mediante el cual pueden mejorarse las personas y a sus actividades. pero sin descuidar la atención que le merece el trabajador como ente productivo operacional. la Teoría Moderna lo concibe como un sistema dinámico. el orden y el logro de los objetivos. Este sistema permite establecer normas administrativas que hagan prevalecer el principio de autoridad.

de una actividad económica – productiva. 18 .LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS Comprende a todo el personal que va ha participar en la organización. En la actualidad la administración de recursos humanos es motivo de estudios y conocimientos altamente especializados que prácticamente se ha convertido en una profesión. incluyendo la llamada “mano de obra” calificada y no calificada.

equipos. repuestos. etc. dirigir. herramientas. Es decir.productivas de toda institución. hasta su entrega al usuario o al cliente”. y conservarlos en óptimas condiciones de uso. insumos. en general. en la administración de recursos se considera.LA ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES Es la especialidad que tiene por finalidad “planificar. todas las adquisiciones de materias primas. 19 . programar. todos los insumos que sean necesarios para mantener las actividades económicas . máquinas. coordinar y controlar. instrumental.

  Determinar el volumen total de fondos que deberá utilizar la empresa. desde el punto de vista de la evaluación global de la empresa. y  Distribuir de la mejor manera. 20 . La administración de recursos financieros es bastante compleja y su aplicación requiere de técnicas altamente especializadas. Distribuir los fondos eficientemente entre los diversos activos. la fuente de financiamiento.LA ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS Es la rama de la administración que se presupuestar. así como de la investigación científica de los métodos a aplicarse. financieros que alcanzan matices muy diversos y peculiares. dirigir las funciones siguientes: encarga de planificar. el de plantear alternativas en la solución de problemas económicos.

. Los conocimiento de la administración de la producción. a fin de buscar el equilibrio y ajustes de la misma. Leyes de Rendimiento. incremento de la Productividad. Etapas de la Producción. a través del tiempo y o espacio. Métodos para Producir. cual sobrepasa los límites de la administración misma. también son altamente técnicos. organización. capaces de aplicar conceptos sobre Factores de la Producción. 21 .LA ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION Es una rama de la administración que se encarga de la planificación. conveniente y oportuna y otros tipos de recursos. de tal manera de transformar un bien en otro bien diferente. así como encargarse de la planificación y control de la producción. razón por la cual se debe recurrir necesariamente a la intervención de expertos en la producción y administración de plantas. etc. dirección y control de los procesos de la elaboración o transformación industrial. Viene a constituir la aplicación armónica. todo lo.

22 . reducción del tiempo. espacio o ambientes.. En cualquiera de estos campos.LA La RACIONALIZACIÓN Racionalización es aplicable en diversos aspectos de las actividades institucionales. con lo cual se alcanzará más eficiencia en el propósito deseado. cuando se refieren especialmente a actividades de organización. lo que en realidad se está buscando es la disminución de costos en la producción. empleo de maquinarias y equipo. ciertas incertidumbres. (en las industria) y la eficiencia en las gestiones de carácter administrativo.. etc. personal. evitando desórdenes y/o paralización de funciones o logrando su disminución parcial o total. Además su aplicación eliminará.

así como a ejercer una coordinación y un control más efectivo en la marcha de sus entidades. el cumplimiento de sus funciones y a permanecer al tanto de los movimientos de ella. 23 . descubriendo anormalidades en forma oportuna y recomendando las acciones pertinentes para evitar que vuelvan a repetirse. permitirá a los Ejecutivos una mejor visión general de la institución.La aplicación de la Racionalización.

(que buscan el incremento de sus utilidades).IMPORTANC IA La importancia que tiene la racionalización. aplicada a algunos elementos de la institución se determina de acuerdo con el caso particular. así se trate de la parte industrial o comercial. en que se aplique. o si se trata de una organización tipo administrativa. donde se busca mayor rapidez y exactitud en los servicios que presta. 24 . ya que las motivaciones serán muy diferentes.

APLICACIÓN DE LA RACIONALIZACIÓN La aplicación gestión. de la Racionalización se efectúa esencialmente en labores de La preocupación del máximo aprovechamiento de los recursos disponibles. sobre los procedimientos y métodos de trabajo. ha debido analizar cuál es la mejor manera de combinar estos recursos. de los cuales podemos destacar los siguientes: 25 . dicho aprovechamiento al máximo. Los motivos que han originado este movimiento son innumerables. Es así como se han realizado estudios completos y experimentos. Para lograr. ha existido desde que el hombre ha debido enfrentarse al eterno problema económico: “ MEDIOS ESCASOS Y FINES MULTIPLES Y JERARQUIZABLES ”.

ha hecho que se considere a la función administrativa. sino que exige que se recurra a personas instruidas y adiestradas para ello. apareciendo los departamentos de contabilidad. sino como un elemento de primordial importancia para el éxito de ella. Estas unidades si bien es cierto que por un lado facilitaban el desenvolvimiento de la institución. 26  . El gran desarrollo y complejidad que las instituciones han adquirido. Fue así como surgió la división funcional de la administración. La enorme magnitud que ha ido tomando en instituciones. agrandaban y complicaban cada vez más la administración. personal. ya no como algo totalmente auxiliar. etc. hace que no sea posible administrarlas de acuerdo a los sistemas tradicionales. por el otro.

en una periodo relativamente. han originado. de este modos. las innovaciones se han sucedió a una velocidad impresionante y. originaron una veloz secuencia de métodos y sistemas cada vez más avanzados y perfectos. Uno de los campos que más se vio sometido a este desarrollo fue la introducción de la “máquina” en la labor administrativa. Sin embargo. 27 . en muy corto tiempo. los cuales dejaban obsoletos. a completos complejos equipos de computación electrónicos. aparejada con el avance que experimentó la ciencia y la técnica. capaces de realizar en fracción de minutos. tiempo complejidad de su desenvolvimiento. labores que grupos enteros de personas ejecutaban en horas y días.La importancia y preocupación que existía por estas funciones. que ha requerido utilización de personal más especializado y la preparación de adecuados programas de trabajo para permitir un funcionamiento eficiente de la cada vez más complicada maquinaria administrativa. la aparición de los departamentos y dependencias funcionales. estos adelantos técnicos. los métodos existentes. corto. se ha pasado de las simples máquinas de escribir y de sumar. Así como. al mismo. Fue notable cómo en esta área.

VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN Grandes son las ventajas que se puede lograr una institución pública o privada que utiliza métodos racionalizados de trabajo. Solamente se analizarán algunas de ellas. frente a otra que trabaja con métodos implantados sin base científica o que no han sido ajustados a las nuevas necesidades. las cuales se espera sean lo suficientemente claras para poder indicar la utilidad de los procedimientos racionalizados. y de no realizarse controles durante el proceso. Permite ELIMINAR LA PERDIDA DE ENERGIA Y ESFUERZO. sección y / o funcionario. DISMINUYE LA PERDIDA DE LOS RECURSOS. claridad en la especificación de las funciones de cada departamento. utilizarse sistemas de trabajo inadecuados y elementos materiales inapropiados. que se deriva del hecho de no existir un adecuado estudio de la utilización de ellos. ELIMINA LA PERDIDA DE TIEMPO que ocasiona la falta de coordinación en las labores. que se produce al realizarse faenas inútiles. para que se reduzca al mínimo los recursos mal empleados. 28 .

la eliminación de todas estas trabas o complicaciones HACE AUMENTAR EL RENDIMIENTO DE LOS FACTORES PRODUCTIVOS disponibles y por lo tanto se obtiene una producción de bienes y servicios a un costo menor. lo cual implica un mejor aprovechamiento de los capitales con que se cuenta. Este capital.Como es obvio. desde luego necesario y escaso para cualquier tipo de economía. pues no exige necesariamente el tener que DISPONER de NUEVOS CAPITALES. deducir la urgente necesidad que existe de lograr el máximo de productividad con los escasos recursos disponibles. siente con mucho más rigor su escasez. siendo uno de los medios más factibles de obtenerlos. la RACIONALIZACIÓN. por su estado de subdesarrollo. 29 . lo es mucho más en un país de economía incipiente e inflacionaria que. No es difícil por tanto. la cual se transforma en el principal obstáculo en su desarrollo.

Las funciones de Racionalización también pueden ser clasificadas de acuerdo a dichas actividades. Hay un consenso casi unánime de que Nacionalización debe tener una función de carácter de asesoramiento. 30 . pero existen algunas situaciones especiales en que darle un carácter de asesoramiento o de línea pareciera más conveniente. pero existen algunas situaciones especiales en que darle un carácter de asesoramiento. pueden ser agrupadas dentro de las actividades asesoras o dentro de las actividades de línea.NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE RACIONALIZACIÓN Las funciones de cualquier unidad de trabajo de una institución.

destacando las ventajas que se lograrían si se pusiera en práctica. 31 . queda entregada totalmente en manos del ejecutivo. Hasta aquí es donde actúa la función asesora. Únicamente puede “RECOMENDAR”. pero carece del poder de acción.FUNCIÓN ASESORA Es aquella que tiene como objetivo el dar pautas y aconsejar o recomendar a las funciones de línea. cuando Racionalización NECESITA “CONVENCER” AL PERSONAL EJECUTIVO Y SUBALTERNO de la bondad de él. puesto que la decisión de si se aplica o no. y la responsabilidad de ello. hace entrega de Esto implica un trabajo que.

Se diferencia de la anterior porque además del pensamiento. la única aprobación la Institución. Por consiguiente. En este caso Racionalización. tal como lo estima conveniente. que necesita es la del Ejecutivo máximo de 32 . es decir tiene autoridad para poder imponer sus trabajos. tal como cualquier otra unidad de línea. Es aquella que tiene como objetivo el de dirigir y ejecutar directamente sus labores. consta de la acción. cuando la Racionalización termina un estudio. haciéndose responsable de ello. simplemente exige que se apliquen sus recomendaciones.FUNCIÓN DE LÍNEA.

Es organizar hechos y teorías. valiéndose de la información para una actuación o retroacción inteligente. consiste en el escasa frecuencia con que esta se emplea.ROL DE LA OFICINA DE RACIONALIZACIÓN Una de las razones por la que no se suele reconocer la fuerza del proceso de la Racionalización. Racionalización. por ser el hombre la criatura mas racional que existe. y cuando intenta sustituir rutina o instinto por inteligencia. criticar. 33 . es hacer posible el logro de un objetivo propuesto. Hoy. también quiere decir precisamente humanización. para permitir el cambio. Racionalización. lo tiene que hacer en beneficio propio y de su sociedad. crear y ejecutar.

34 . solo parece ofrecer dos alternativas: languidecer hasta su desaparición de la práctica o evolucionar hasta adecuarse a la realidad en que se desenvuelve. en el que luchan desesperadamente por su definición y aceptación.Las Oficinas de RACIONALIZACIÓN Vienen atravesando un periodo crucial. para cada uno de los puntos a tratarse en relación al tema. El Rol de las Oficinas de Racionalización. La encrucijada en que se encuentran. tratando de ampliar el alcance de sus funciones tradicionales y actualizando la estrategia seguida hasta ahora. enfrentándose con las complejidades propias de la gestión moderna. debe actuar en base a los estudios de casos específicos y a la elección de los aspectos que se estimen más convenientes recomendar. son de lograr un mejor entendimiento con la Alta Dirección (Gerencia General). Los motivos de mayores preocupaciones para quienes luchan por la aceptación de las Oficinas de Racionalización.

sino que debería abarcar acciones orientadas al perfeccionamiento de la actuación de la propia Dirección. el rol de la Oficina de Racionalización no debería limitarse ni detenerse en el mejoramiento de las funciones de las unidades dependientes de la Dirección (Gerencial). El Sistema de Racionalización conceptúa como carácter principal y eminente de Racionalización el que constituye un proceso equilibrador dedicado a optimizar las relaciones insumo .producto a través del asesoramiento a la toma de decisiones.La mayoría de Oficinas de Racionalización de las instituciones. fueron creadas con la misma genérica de mejorar la estructura orgánica y de agilizar los procedimientos. Por tanto. con desconocimiento de su rol principalísimo en gestión y la toma de decisiones de la Alta Dirección (Gerencia General). 35 .

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