PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

ALEXANDRA VARGAS HUERTAS

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA GESTION ADMINISTRATIVA FLORENCIA CAQUETA 2012

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

ALEXANDRA VARGAS HUERTAS

INFORME DE ELBORACION DIGITACION EN PRODUCCION DE DOCUMENTOS

INDTRUCTOR ALBERTO GAVIRIA DAVILA

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA GESTION ADMINISTRATIVA FLORENCIA CAQUETA 2012

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION OBJETIVOS PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 1.1 Carta comercial 1.2 Memorando 1.3 Circular 1.4 Certificado 1.5 Constancia 1.6 Nota interna 1.7 Hoja de vida 1.8 Acta 1.9 Contrato de compraventa 1.10 Acuerdo 1.11 Ordenanza 1.12 Informe corto 1.13 Informe extenso 1.14 Sobres 2 .EL TECLADO 3. DIGITACIÓN 4. POSICION ERGONOMICA 5. GRAMATICA 6. REDACCION 7. ORTOGRAFIA 8. NORMAS TECNICAS CONCLUSIONES

OBJETIVOS

Este trabajo esta echo con el fin de dar a conocer como se realiza todo tipo de documentos administrativos según las normas técnicas colombianas para tener una buena presentación, redacción y ortografía a la hora de realizar un documentos empresariales como cartas comerciales, memorandos, circulares, nota interna, constancias, certificados, actas, informes etc. También busco que obtenga el conocimiento sobre el teclado, la digitación, la correcta posición ergonómica y pasos requeridos para una buena redacción.

1.

PRODUCCION DE DOCUMENTOS

La producción de documentos es la creación y diseño del documento, conforme al desarrollo de actividades y funciones oficiales propias de cada dependencia, por lo que éstas deben tener en cuenta el formato normalizado, las firmas autorizadas y el número de copias que se van a producir. En la recepción de documentos, se debe verificar que estén completos, que sean pertinentes y sean competencia de la entidad, para efectos de su radicación, registro y distribución con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. 1.1 CARTA COMERCIAL

Es un medio de comunicación escrito que utilizan las empresas comerciales o personas particulares, su principal objetivo es transmitir un mensaje. A diferencia de las cartas personales, la carta comercial posee un esquema más rígido y un tono más objetivo ya que esta debe ser clara y directa, respetando las normas gramaticales y ortografía para tener una buena redacción. PARTES DE LA CARTA COMERCIAL 1. Membrete: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa 2. Referencia: El número debe ser consecutivo según lo establece el código de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior (membrete). 3. Localidad y fecha: van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. 4. Destinatario: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla. 5. Cargo: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes.

Texto: Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre párrafos y se debe redactar en forma clara. así: en caso de nombre completo. .. 10. la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda.Atentamente. 7. sencilla y cortés. con la denominación más ampliamente conocida. . Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social.Cordialmente. cuando los hay. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario.): . gramaticales ni de puntuación. con mayúscula inicial y sin subrayar. y otras que puedan contener la razón social. Ejemplos: de despedida breve seguida de coma (.6. como estilo bloque. expresada en máxima 4 palabras. razón social. Comience a 3 interlineas del asunto o del saludo independiente. es decir. breve. Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo independiente. directa. o sigla o acrónimo. S. tanto estilo bloque extremo. Despedida: Es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto. 8. Saludo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido ejemplo:  Apreciado Señor Botero:  Apreciada Ingeniera Gloria:  Señora Ministra:  Cordial saludo Señor Martínez: Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a 2 cuando lo hay 9. Asunto: El asunto constituye la síntesis del tema de la carta. Empresa: va en la línea siguiente del cargo. Con punto o no según lo haya registrado la institución. ortográficos. se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores técnicos.A. se escribe en mayúscula sostenida.

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (. teléfono.): -Agradecemos su gentil colaboración. con mayúscula inicial. Y el cargo se anota en la línea siguiente. -Para nosotros es un gusto servirle 11. .Sinceramente. La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante. Copia: se pone a dos renglones del firmante o a dos renglones del anexo. se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. en la parte inferior de la página . 13. Datos de la empresa: se coloca dirección. si los hay. dirección electrónica. y se recomienda utilizar letra más pequeña. . -Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. sin centrar 12. Firma: Es la firma del funcionario que posee la representación legal de la empresa. fax. -Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. se escribe a 4 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida.Sin otro particular. Anexos: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos.

y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel. Nit o Rut: número de identificación tributario ó registro único tributario. ZONA 3 En esta zona se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo . horizontales. Razón social: Nombre que identifica a una empresa. Las medidas respectivas son de 14 cm. fax. desde el borde izquierdo de la hoja. teléfono.ZONAS DE LA CARTA COMERCIAL ZONA 1 En esta zona se escribe el membrete que es la inscripción impresa de datos que identifican a la empresa: Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa. ciudad y país si se requiere y se ubica entre 1. e-mail. ZONA 2 En esta zona se escribe la dirección. apartado aéreo.

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....3Interlineas ……………………………………….CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO Membrete ……………………………………….. 1 Interlinea Datos del transcriptor Pie de págin . 1 Interlinea Copia …………………………………………. ………………………………………....3Interlineas ………………………………………. ……………………………………….. ………………………………………. Destinatario ……………………………………….. Asunto ………………………………………… ………………………………………… 2 Interlineas Saludo ………………………………………… …………………………………………3Interlineas ………………………………………… Texto ………………………………………… ………………………………………… 2 Interlineas Despedida ………………………………………… ………………………………………… …………………………………………4Interlineas ………………………………………… Firma ………………………………………… ………………………………………… 2 Interlineas Anexos …………………………………………..... 2 Interlineas Fecha ………………………………………..

……………………… 3 interlineas ………………………………………….... Asunto ………………………………………… Saludo ………………………………………… ………………………………………… ………………………………………… Texto ………………………………………… Despedida ………………………………………… I………………………………………… ……………………….. 4 Interlineas …………………………………………. Datos del transcriptor Pie de página 1 Interlinea 3 Interlineas ………………………………………… 2 Interlineas 3 Interlineas ………………………………………… 2 Interlineas 1 Interlinea .. Copia …………………………………………. ……………………………………….……………………… 1 Interlinea Anexos ………………………………………….. Destinatario ………………………………………......ESTILO BLOQUE Membrete ……………………………………….. …. Firma ……………………………………… . ………………………………………. ………………………………………. 2 Interlineas Fecha ……………………………………….

la cual fueron de mucha ayudad para las familias afectadas y gracias a su solidaridad estas familias le estas eternamente agradecida por su donación. 09 de febrero de 2012 Doctora JULIA MARTÍNEZ Alcaldesa Florencia. la institución educativa san francisco de asís. Caquetá Asunto: Agradecimiento Cordial saludo señora Alcaldesa Tenemos el gusto de saludarla. . Agradecemos su gentil colaboración. agradece las ayudas para los damnificados causada por la ola invernal.EJEMPLO DE UNA CARTA COMERCIAL Florencia. FERNANDA GARCIA Rectora Alexandra V. Alcaldesa Julia.

 CÓDIGO: Después de dos tabulaciones. En la línea siguiente escribir el cargo. se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.  DE: Seguido de dos tabulaciones.  DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones. directa. Se debe redactar el texto en forma clara.  ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. seguida de guión (-). consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.  TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. debe expresarse en máximo 6 palabras. en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún momento. anotar el nombre de la ciudad y la fecha. centrado y sin negrilla. consignar los números que identifican la dependencia productora. centrado y sin negrilla  MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida. MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm. sencilla y corta. .1. separando estos dos números con un punto. Inferior y Derecho 2 a 3 cm PARTES DEL MEMORANDO  ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida.2 MEMORANDO Es una comunicación escrita en forma breve para el uso interno de las empresas o instituciones. con mayúscula inicial y sin subrayar. se coloca el código de la serie y/o subserie. breve.  CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones. A continuación de dos tabulaciones.

subrayar o centrar. División.) (Agradecemos su gentil colaboración. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina. Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.) o frase de cortesía terminada en punto (. Grupo de Trabajo.  ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.  DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. Unidad.)  DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (. No utilizar negrilla.) (Atentamente. .

MEMORANDO 2 a 3 interlineas -------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ----------------------ciudad de origen y fecha 3 interlineas PARA:--------------2 interlineas DE:-----------------2 interlineas ASUNTO:----------3 a 4 interlineas Texto:-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas Despedida -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4 a 6 interlineas Firmante--------------------------------------2 interlineas Anexos: (si lo hay) 2 interlineas Copia: (si la hay) 2 interlineas Identificación del transcriptor .ESTRUCTURA DEL MEMORANDO 2 a 3 interlineas -----------------------------.

10 de febrero de 2012 PARA: ALEXANDRA VARGAS HUERTAS Aprendiz del Tecnólogo Gestión Administrativa DE: ALBERTO GAVIRIA DAVILA INSTRUTOR ASUNTO: FELICITACIÓN De acuerdo con su desempeño académico y disciplinario como aprendiz en el Tecnólogo Gestión Administrativa en el centro Tecnológico de la Amazonia. Atentamente. ALBERTO GAVIRIA DAVILA Instructor .08 Florencia.EJEMPLO DE MEMORANDO CODIGO: 034-50. me permito felicitarla por su excelente trabajo en las competencias asignadas y recordarle que siga con su comportamiento actitudinal y académico.

sólo para circulares internas. con el fin de dar a conocer cualquier información que la empresa quiera. las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo. MARGENES Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm PARTES DE LA CIRCULAR  ENCABEZADO: Se escribe centrado. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado. ortográficos. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año). CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Es muy importante no contener errores técnicos. en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma.   CIUDAD Y FECHA: Para circular interna se escribe la ciudad. TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”.3 CIRCULAR Es una comunicación escrita que va dirigida a un grupo de personas ya se interna o externa. separando estos dos números con un punto. de puntuación.1. y la presentación que debe ser impecable. con mayúscula sostenida y sin negrilla. seguida de coma se escribe la fecha. que será llevado por la Secretaría General. sin borrones ni repisados. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo. Si corresponde a una circular externa la fecha la . gramaticales. centrado.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. expresado máximo en 6 palabras. con mayúscula inicial y sin subrayar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. . DESTINATARIO: Nombre de los cargos. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (. No utilizar negrilla.) (Agradecemos su gentil colaboración. breve. grupos de personas naturales o jurídicas. etc. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. ni subrayar o centrar. directa. Redactar el texto en forma clara. mediante el radicado impreso en esta dependencia.) o frase de cortesía terminada en punto (.         . ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular.) (Atentamente. inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).

ESTRUCTURA DE LA CIRCULAR INTERNA O EXTERNA 4 a 3 cm RAZON SOCIAL CIRCULAR 2 a 3 interlineas ----------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ---------------Ciudad y fecha 3 interlineas -------------------GRUPO DESTINATARIO 3 interlineas -------------------Asunto 3 a 4 interlineas Texto -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas Texto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas ----------Despedida 4 a 6 interlineas -------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE 1 interlinea ---------------------Cargo 2 interlineas ---------------------Anexos (si lo hay) --------------------Identificación del transcriptor 4 a 3 cm .

10 de febrero de 2012 PARA: APRENDICES SENA ASUNTO: Actos culturales Se les informa a toda la comunidad SENA que el 26 de junio de 2012.03 Florencia. . Gracias por su atención. Dicha actividad se realizara en las canchas de las instalaciones del SENA y se les recomienda a todos los aprendices que asistan con uniforme de deporte.EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA CIRCULAR INTERNA No 0056 401-00. se realizara una integración con el fin de recaudar fondos para una excursión en la cual participaran todos los aprendices del Tecnólogo Gestión Administrativa. ANDRES RODRIGUEZ DIAZ Representante Alexandra V.

Atentamente. la cual tendrá un periodo de 3 días de vigentes para presentar la prueba de aptitud y cumplir con los requisitos requeridos por el SENA. 20 de septiembre de 2012 PARA: PERSONAS EN GENERAL ASUNTO: Convocatorias Se informa que el 15 de mayo de 2012 se abrirán las inscripciones de técnicos y tecnólogos que ofrece el SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. .EJEMPLO DE CIRCULAR EXTRENA CIRCULAR EXTERNA No0085 400-02.co.05 Florencia. HECTOR RAMIREZ CASTAÑO Director Alexandra v.com.senasofia. las personas interesadas podrán inscribirse y presentar la prueba vía web en la página www.

IDENTIFICACIÒN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR. (Se puede utilizar negrilla para resaltar). precedido de los artículos él o la y de tres a cuatro interlineas de la fecha.1. cuando no hay número y en forma completa. FECHA: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior. mes y año sin separarlo con punto. CARGO: El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida. centrado. en orden del día. EJEMPLO .4 CERTIFICADO Documento de carácter probatorio. EJEMPLO: Bogotá. EJEMPLO: LA GERENTE DE TALENTO HUMANO 3. 13 de marzo de 2008 2. público o privado que asegura la legalidad de un hecho o un acto MARGENES Superior entre 3cm y 4cm Inferior entre 2cm y 3cm Izquierdo entre 3cm y 4cm Derecho entre 2cm y 3cm PARTES DEL CERTIFICADO 1. seguido de dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúscula sostenida.

980. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación. a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: Tratamiento. nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida. EJEMPLOS: Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA. con NIT 890.946 de… Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S. breve. FIRMANTE: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula .. directa. se incluye el destinatario. gramaticales. y de preferencia. ortográficos. y el número del documento de identidad. Es importante que no presente errores técnicos. sin borrones ni repisados. Se redacta en forma clara. en mayúscula sostenida. Razón social de una empresa.048. ni de puntuación. La presentación debe ser impecable. Este certificado se expide para ser presentado al Inurve. TEXTO: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierda se inicia el texto con la conjunción Que.EL DIRECTOR DEL PERSONAL HACE CONSTAR: 4.900 5 se le retuvo… Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos. A. 5. con cédula de ciudadanía 70. con el fin de solicitar crédito de vivienda. EJEMPLOS: Esta constancia se expide para rectificar su asistencia a la reunión. cortés y se expresa en tercera persona del singular. y NIT.

seguidas de dos puntos. PÁGINAS SUBSIGUIENTES: Si los certificados y constancias requieren más . EL o LA. tales como registros en el DANE. centrados. en mayúscula sostenidas y de tres a cuatro interlineas de las anotaciones jurídicas. e inicial del apellido. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: En centros educativos la tienen dos personas. Si en caso de dos o más firmantes. en mayúscula sostenida y procedidas por lo artículos. el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres o cuatro interlineas de la fecha. el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto. Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución. leyes. en la misma línea. Las expresiones CERTIFICA o HACEN CONSTAR.sostenida. TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del firmante y contraer el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial). de tres a cuatro renglones de lo cargos y con interlineación sencilla. 7. decretos. se escriben contra el margen izquierdo. es conveniente escribir uno de los dos. de la persona responsable de transcribir el documento. Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto. resoluciones u otros. de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido. En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. se escriben centradas. 6. contra el margen derecho. EJEMPLOS: LA RECTORÌA Y LA SECRETARÌA GENERAL DEL COLEGIO COOPERATIVO. si el número es impar el último se centra. 8.

Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de páginas contra el margen derecho. El encabezado se ubica entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja en el papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social con mayúscula inicial. 2 Constancia para Aurelio Rojas Patiño 2 El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado . el color y el tamaño del papel deben ser lo mismo en todas las hojas. EJEMPLOS: MARGEN IZQUIERDO MARGEN DERECHO Certificado para Mundo Nacional Ltda.de una hoja. La calidad. se tiene en cuenta lo siguiente: Se puede utilizar hojas en blanco que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social. La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.

aprobó los estudios académicos y se graduó con honores el día 3 de diciembre de 2010 en la Institución Educativa San Francisco de Asís. . identificada con la cedula de ciudadanía No 1´006.805.INSTITUCION EDUCATIVA SAN FRANCISCO DE ASÍS Florencia. La presente certificación se expide a solicitud del interesado ALFONSO HERRERA RAMIRES Rector Alexandra V.500. 14 de febrero de 2012 EL RECTOR DEL COLEGIO SAN FRANCISCO DE ASÍS CERTIFICA Que ALEXANDRA VERGAS HUERTAS.

Se imprimirán en papel tamaño carta según formato. con una exposición directa. La palabra «Asunto:». escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien emite la nota. En esta primera parte figuran: El nombre o razón social de la empresa. La palabra «DE:» para. La palabra «A:» para. a continuación. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior. escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la comunicación.1. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. cuyo fin es transmitir información urgente o remitir documentación de pronto trámite. que consiste en un resumen del motivo que origina el documento. mediante acto administrativo. Su redacción es breve y concisa. siempre y cuando estén autorizadas por el señor Director. . En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. mes y año. el Secretario General. las secretarias de la Dirección General.     Inicio. Igualmente. a nivel general y los subdirectores al interior de sus áreas. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. La facultad para expedir notas internas la tiene el Director General. con el logotipo del Instituto Nacional de Salud.6 NOTA INTERNA Es una comunicación de carácter interno. No aparecerá la antefirma. pues ya figura en el apartado «DE:». La fecha de confección en formato largo o corto. .  Contenido.Final. seguidamente. PARTES DE LA NOTA INTERNA     FECHA: Registrar fecha de envío así: día.

DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma   . FIRMA: Sólo podrá ser firmada. por el funcionario autorizado para tal fin. según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente.

001 FECHA: ________________________________________________________________ PARA: DE: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ URGENTE PARA SU INFORMACIÓN FAVOR DAR CONCEPTO INFORMAR POR ESCRITO ENCARGARSE DEL ASUNTO OTRO: ___________________________ ______ ______ ______ ______ ______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________ _________ _________ ________ ________ _________ OBSERVACIONES: _______________________________________________ ______ _______________________________________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________ FECHA: ______________ HORA: ______________ Tomo del AGN del PGD . EJEMPLO DE NOTA INTERNA NOTA INTERNA No.

1. Sus medidas son superior izquierdo de 3 a 4 cm. De la correcta elaboración y presentación.C – T. Elaboración de una hoja de vida. Los datos que siempre debe tener en cuenta son los siguientes:                   Encabezado Datos personales como: Nombre y apellidos Identificación de documento ( C. inferior derecho de 2 a 3 cm. que posibilite una entrevista posterior. dependerá el éxito en la búsqueda de empleo.I ) Fecha de nacimiento Estado civil Teléfono En algunos casos se anexa la licencia de conducción.7 HOJA DE VIDA La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de la experiencia laboral de una persona para el desarrollo de una actividad o trabajo. pasaporte tarjeta (matricula de profesión) Estudios Primarios Secundarios Universitarios Estudios complementarios Experiencia Referencias laborales Referencias personales Nombre y firma Fecha de presentación . El objetivo principal de la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo.

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 Fecha: Se escribe la palabra FECHA. Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES. Mayúscula sostenida. al frente se anota los nombres y apellidos con .  Hora: Se escribe la palabra HORA. Se ubica la palabra ACTA No. en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). impresa o escrita.  Acta No. en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión. MARGENES Superior e izquierdo 3 a 4 cm. se escribe centrado y mayúscula sostenida. separado por coma (. en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). año). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunión en la fecha completa (día. Derecho e izquierdo 2 a 3 cm PARTES DE UN ACTA  Encabezado: En margen superior de primera pagina va la razón social. Al frente se escribe el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.  Titulo: Escribir centrado.). en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). centrado y continuación le numero consecutivo que le corresponda. en mayúscula sostenidas y seguida de dos puntos (:).8 ACTA Es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado. Ejemplos: HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas HORA: De 14:20 a 16:00 horas Lugar: Se anota la palabra LUGAR. iniciando con 01 cada año. mes. Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión. sucedido o acordado en una junta o reunión.

seguida de punto (. en mayúscula sostenida. Frente a cada nombre se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con coma (. si los hay. en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). En caso de igual cargo. seguida de dos puntos (:). En caso de cambiar la sede se indica el lugar.  Convocatoria: Si se programa una nueva reunión.  Firma. A dos interlinea del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente. Los nombres y apellidos se escriben en mayúscula inicial.) y la primera letra con mayúscula. Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida. escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. discusión y aprobación del acta anterior. mayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión.) y la primera letra con mayúscula). con mayúscula sostenida.) y la primera letra con mayúscula.). Frete a cada nombre se escribe el cargo que ocupa el integrante.  Orden del Día: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA. en mayúscula sostenida. Se enumeran los temas motivo de la reunión. de las personas que no asistieron a la reunión. Se inicia el primer tema identificando con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. El cargo a interlineación sencilla del nombre. seguida de dos puntos (:).  Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS. identificándolos con números arábigos. A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. si los hay. o se anota las modificaciones que se presente. se ordena alfabéticamente por apellidos. con mayúscula inicial y sin centrar.  En el tema “lectura. en mayúscula sostenida. se escribe la palabra CONVOCATORIA. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (separado con coma (.  Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES. con mayúscula inicial. . separado con coma (. de las personas que participaron en la reunión. se sigue el orden de cargo establecido para la reunión.  El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.  Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO. discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue aprobada.

A dos espacios la cantidad. se escribe la palabra Anexo o Anexos. jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo renglón derecho. a dos interlineas de las firmas o del enunciados de Anexos si lo hay. En el posible coso de necesitar varias hojas para firmantes se escribe la expresión de firma. contra el margen izquierdo. A dos interlineas de los firmantes. estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta. se anota el nombre con mayúscula inicial. sobre el margen inferior y contra el margen derecho. de referencia clarificar el numero de hojas.  Firmas Responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables. su identificación de escribe contra el margen izquierdo. seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. de las cuales mínimo dos aparecen en donde finaliza el texto. . seguida de dos puntos (:).  Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información.  Anexos: cinco (25 hojas)  Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor.

... la cual fue aprobada por. -------------...(1 interlínea) ACTA No..... -------------..(1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) -------------.. día mes año) -----------....... ....(1 interlínea) HORA: -----------....... discusión y aprobación del –Acta anterior.................(2 interlíneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS.......(1 interlínea) Verificación de quórum..... Cargo -------------...(3 interlíneas) FECHA: (Ciudad. Superior izquierdo 3 cm Derecho e inferior 2 a 3 cm ....(2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS.miembro dentro del comité... Lectura...DISEÑO DE UN ACTA -----------.de miembro dentro del comité.......(1 interlinea) Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.... Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de----------------.unanimidad...... Cargo – calidad de.... VI -----------. ---------------.......(1 interlínea) Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto…………………………………………………. ---------------..(2 interlíneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS..(2 interlíneas) ORDEN DEL DIA: ---------------.. Cargo – calidad.....(2 interlíneas) DESARROLLO: ---------------...(1 interlínea) Se dio lectura al Acta anterior..

es de 6 semanas normalmente. documento que será firmado por el comprador. .1. Posteriormente la vivienda será registrada en el Registro de la Propiedad. y el comprador entregará la cantidad que quede por pagar.9 DOCUMENTO DE COMPRAVENTA Es un contrato en el cual se compra o vende algún bien de una persona. A continuación se fijará una cita en Notaría en la que se firmará la Escritura Pública de compraventa. Esto se hace a través de un "contrato de reserva". Como que el comprador y el vendedor deben acordar y concretar el precio de la propiedad. la cual se pagar un determinado precio. El siguiente paso consiste en la firma de un contrato privado en el que se suele pagar un 10% del precio de venta. En este momento se entregará una cantidad de dinero en concepto de depósito. El período de tiempo que transcurre desde el contrato de reserva hasta la firma de la Escritura Pública. lo cual suele tardar un par de meses. el vendedor y el agente. Para llevar a cabo este contrato se deben llevar unos procesos.

asamblea o tribunal. que se distribuye: razón social: de 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula sostenida. una decisión tomada en común por dos o más personas. Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración. Está siempre subordinada a otras normas de rango superior. instituciones. siempre que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto. El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos. por una junta. determinado. .12 INFORME CORTO Consta de las partes que se explican a continuación. no esté fuera del comercio o sea imposible. La ordenanza es emitida por la autoridad que tiene el poder o la facultad para exigir su cumplimiento.11 ORDENANZA Ordenanza es una disposición o mandato.10 ACUERDO Es un derecho. tratado o resolución de organizaciones. Es. empresas públicas o privadas. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente. Encabezamiento: el informe corto no lleva portada sino encabezamiento. 1. 1. También se denomina así a un pacto. oral o escrita. 1.1. Ordenanza municipal: Norma dictada por el ayuntamiento que rige la vida y actividad local. por lo tanto. El término se utiliza para nombrar al tipo de norma jurídica que forma parte de un reglamento y que está subordinada a una ley. la manifestación de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir efectos jurídicos.

4.13 INFORME EXTENSO Tiene por objeto presentar. caracterizar y dar una idea global del informe. 9. incluye los siguientes elementos: razón social. seguida de dos puntos en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. la primera línea de la escritura se inicia de dos cuatro renglones del título. Objetivo: para describir en forma breve el propósito del mismo. 8. al frente se anota la ciudad de origen y fecha completa (día. Fecha: a cuatro renglones del título contra el margen izquierdo. Autoría del informe: a interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Escritura del texto: un informe corto generalmente consta de un capitulo único. ELABORADO POR. Conclusiones: la palabra COCLUSION O CONCLUSIONES se escriben en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo de dos a cuatro interlineas del último renglón del texto. 1. el origen del informe.dependencia. seguida de dos puntos. tabla de contenido y glosario. Se escribe PRESENTADO POR. portada. consta de: cubierta. al frente se anotan los nombres correspondientes. código o referencia correspondiente. a dos espacios de este enunciado se expresa la finalidad del informe. con mayúscula inicial contra el margen izquierdo. 3. 7. RESPONSABLE. año). allí se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe. centrado y en mayúscula sostenida 5. se presenta así: de dos a cuatro interlineas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO. se escribe la palabra FECHA. Código: este se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia contra el margen derecho. titulo del informe y subtitulo. Todos se escriben contra el margen izquierdo. 1. . se escribe el titulo del informe. 6. Cubierta: información básica del documento. Titulo: a cuatro interlineas de la dependencia. mes.

tablas. en la página que finaliza el cuerpo del informe. El cargo a una interlínea del nombre. 5. 12. titulo de cada capítulo. en mayúscula sostenida sobre el margen superior. a una interlinea del nombre. a 5 cm del borde superior. Anexos: la palabra anexo se escribe centrada. 3. la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del título. Bibliografía: el titulo BIBLIOGRAFIA se escribe centrado. entre otros. Transcriptor: se escribe a dos interlineas del firmante. 11.otros. nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe. El titulo INDICE se escribe centrado. el cargo. Tabla de contenido: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior. 7. . 4. temas desarrollados. año). comparaciones. Firma: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo. 6. se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. El nombre se anota en mayúscuscula sostenida. ciudad y fecha: ciudad de origen del informe y fecha completa (día. en mayúscula sostenía. con mayúscula inicial sin centrar. 9. la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro 13. en la parte superior de la hoja. con mayúscula inicial. mes. en mayúscula sostenida a 5 cm del margen superior. a 5 cm del borde superior de la hoja. se anota el nombre en mayúscula sostenida. contiene: numerales. Índice: es la última parte del material complementario. de cuatro a seis renglones del último párrafo. Firma: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores. 10. Introducción: le titulo INTRODUCCIÓN se escribe centrado. 8. Escritura del texto. Núcleo del informe: es el contenido del documento. Conclusiones: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado. capítulos. a 5 cm del margen superior. Glosario: el titulo GLOSARIO se escribe centrado. grafico. numero de página. en mayúscula sostenida.

Documento remisorio: se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio: carta si es envió externo y memorando si es interno. Papel: se emplea papel con impresión o en blanco Márgenes: Superior: entre 3 cm y 4 cm Inferior: entre 2 cm y 3 cm Izquierdo: entre 3 cm y 4 cm Derecho: entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm . 15. se emplea letra más pequeña.del apellido.

apropiados para documentación pesada. tarjetas u otros documentos que se envían por correo. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta. . Muy resistentes.1. Hay que humedecer la solapa para pegarla. Los materiales más comunes de fabricación son los siguientes. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.  Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Bolsas Los sobres de mayores dimensiones y de cierre lateral se denominan genéricamente bolsas.14 SOBRES Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas. se pueden distinguir:  Sobres sin ventana.   Papel kraft Kraft Armado. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. en los que hay que escribir la dirección del destinatario  Sobres con ventana. la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás REVERSO DE UN SOBRE ENGOMADO  Sobres engomados. Por su comodidad. los sobres de auto cierre han sustituido casi por completo a los anteriores. Por eso. Por su diseño.

etc. Se trata de sobres con protección utilizados para introducir objetos de pequeñas y medianas dimensiones. Nombre: Se ubica en la segunda línea. con mayúscula inicial. Son sobres de papel en cuyo interior ha introducido plástico de burbuja. sigla o acrónimo. Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo. PARTES: Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado. disquetes.     .    Plástico. Se utilizan para enviar artículos delicados tales como cintas de vídeo. Cds. Cargo: se escribe con mayúscula inicial. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envíos. No se utiliza negrilla. de preferencia se escriben los dos apellidos. sirven para el envío de expedientes voluminosos. razón social. Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre. nacional o internacional. Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Bolsas con fuelle. Dirección o apartado: se utiliza una de las dos Destino: Puede ser local.   Tratamiento: título académico. Normalmente con fuelle en los tres lados. con la denominación más ampliamente conocida. Las hay en kraft normal y kraft. Papel plastificado con polietileno. en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. es decir.

sobre las letras). funciones u órdenes. La función de cada una de estas teclas está determinada por el sistema operativo o la aplicación que se esté ejecutando. Los teclados numéricos también se refieren a los números (y a las letras correspondientes) en los teléfonos móviles. PARTES DEL TECLADO 1 Teclado de funciones: Son botones que generalmente se ubican en la parte de arriba del teclado. correspondiendo cada tecla a uno o varios caracteres. EL TECLADO Es un positivo que permite el intercambio de datos de un ordenador con el exterior. y que suelen llevar los nombres F1. F11.1. . 3 Teclado de edición: Está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico.. 2 Teclado alfanumérico: Se refiere al conjunto de teclas con números que hay en el lado derecho (no a los números en la fila superior. F2... contiene algunas teclas especiales como ImprPant. F12 y hasta F15 . esto significa que reaccionarán de manera distintas dependiendo el contexto en donde se presionan. está compuesto por un grupo de teclas similares a las de una máquina de escribir. Bloq de desplazamiento.

fin. DIGITACIÓN Es la técnica mediante el cual cada dedo debe oprimir una tecla y teniendo una posición correcta de la mano. se activa al presionar la tecla Bloq Num. esta consiste en escribir datos utilizando el teclado de un computador para ingresar cualquier clase de texto. 4 Teclado numérico: Está ubicado a la derecha del bloque de edición. resta -. suprimir. . multiplicación * y división /. Además contiene los signos de las cuatro operaciones básicas: suma +. contiene los números arábigos organizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras.pausa. 1. RePág. y las flechas direccionales que permiten mover el punto de inserción en las cuatro direcciones. AvPág. también contiene una tecla de Intro o Enter. insertar. inicio. Teniendo en cuenta que el tacto debe ser eficiente para que los dedos de las manos encuentren por si solos las teclas y se pueda trabajar sin cansancio y por mucho más tiempo.

diseñando y manteniendo los productos. deterioros de productividad e ineficiencia. . enfermedades. POSICIÓN ERGONOMICA La posición Ergonómica es una disciplina que busca que los humanos y la tecnología trabajen en completa armonía. Dejar de considerar los principios de la posición Ergonómica llevará a diversos efectos negativos como lesiones. puestos de trabajo. de acuerdo con las características. tareas. equipos. necesidades y limitaciones humanas.1.

ni otras equivocaciones. es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora. También se denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje muy determinado. proyectos o ideas e influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje. sin ninguna . 2. cada lengua tiene su propia gramática. La cual tiene como objetivo Informar al lector sobre decisiones. PASOS PARA TENER UNA BUENA REDACCION -Claridad: La selección de palabras y frases que expresen el significado exacto y se interpreten de una sola manera. La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. -Morfología: Estudia las palabras atendiendo sus accidentes y a su clasificación en partes de la oración. GRAMATICA La gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. -Sintaxis: Estudia la relación de las palabras entre sí para formar oraciones simples y la unión de éstas para formar palabras compuestas. -Precisión: La redacción no debe de tener hechos erróneos.1. Dado que el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor. acordado o pensado con anterioridad). Debe presentar solo hechos esenciales y exactos. así. REDACCION La palabra redacción proviene del término latino redactĭo y hace referencia a la acción y efecto de redactar (poner por escrito algo sucedido. La gramática española se divide en: -Fonología: Es la que estudia los sonidos físicos del discurso humano fonética y la ortografía.

atentos. de la puntuación y ortografía. que permite su comprensión y razonamiento. que significa escribir. agradables) y respetuosos. La ortografía es la parte de la gramática que se ocupa de la manera correcta de escribir las palabras. Tal como debemos hacerlo cuando hablamos.desviación o exageración El uso correcto de la gramática. 1. es necesario que elaborar los mensajes de manera correcta y comprensible. entendemos que ortografía quiere decir escribir correctamente. -Seriedad: Sin incurrir en sequedad. sino también a todo su escrito. -Unidad: El escrito debe adherirse a una sola idea principal. y nuestros receptores comprendan los mensajes. -Cortesía: Los documentos deben ser redactados en términos corteses (amables. este principio no solo debe aplicarse a cada oración y párrafo. -Coherencia: Es el desarrollo y la disposición lógica de un tema. Eso nos enseña la ortografía: a escribir bien. y de grapho. evitando las frases articuladas y rebuscadas. a fin de que podamos comprender mejor. La disciplina que nos enseña a ordenar en forma lógica . -Belleza: Cuando el contenido se ha expresado en un estilo agradable y atractivo que deleita al lector y a la vez de elegancia a lo que ha querido expresar. hay que tener en cuenta que existe una manera correcta para utilizar las palabras. -Breve pero completo: Debe limitarse a hechos esenciales. si se tiene que considerar más de un tema prepare un documento por separado. que quiere decir correcto. Debe abarcarse el tema completamente manteniendo el escrito lo más breve posible. Se logra considerando primero el tema desde el comienzo hasta el fin y ordenar sus partes en orden lógico y que guarden armonía entre sí. el principal uso del idioma es la comunicación y para poder comunicarnos efectivamente. si es necesario las explicaciones deben incluirse como anexos. ORTOGRAFIA La palabra ortografía viene del griego orthos. ser breve y al caso. Así. es decir. también contribuyen a que la redacción sea clara y fácil de comprender. pero con el cuidado de no caer en adulación. el cual se consigue dándole al contenido una naturalidad y sencillez.

directrices o definiciones de características. productos y servicios son adecuados a su propósito. V. U. B. como reglas. I. H. E. T. R. existe otra rama que nos ayuda a comunicarnos mejor: la ortografía. G. K. F. Así mismo. J. La ortografía del español utiliza una variante modificada del alfabeto latino. En otras palabras. que en nuestro caso es el español llamado castellano. Ñ. NORMAS TECNICAS Las normas son acuerdos documentados que contienen especificaciones técnicas u otros criterios precisos que puedan ser usados consecuentemente. Gracias a ella. L. O. podemos utilizar bien el lenguaje. Aprobado por un organismo reconocido. 1. Q. C. W. N. una norma es:     Un documento voluntario que contiene especificaciones técnicas. X. que aseguren que materiales. D. S.estas oraciones es la gramática. M. . Accesible al público. que consta de los 27 símbolos A. Y y Z. Basado en los resultados de la experiencia y el desarrollo tecnológico. P. Elaborado con el consenso de las partes interesadas.

CONCLUSIONES En conclusión al realizar este trabajo aprendí la importancia y la dedicación que se debe tener al realizar un documento empresarial teniendo siempre en cuenta las Normas técnicas colombianas .

GRACIAS .