Le Dispositif Général de Passation des Marchés de Sonatrach

PREMIÈRE CONFÉRENCE SUR LA PASSATION DES MARCHÉS DANS LE SECTEUR DE L’ÉNERGIE ET DES MINES

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Alger, le 16 Avril 2005

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PRÉAMBULE

La transformation de SONATRACH en société par actions exigerait de :

mettre en place une nouvelle organisation en adéquation avec l’environnement économique national et international

réaliser les objectifs d’entreprise à travers des règles de bonne gouvernance

Un des éléments du processus de réorganisation de SONATRACH entamée ces dernières années (depuis 2002) est la définition d’une nouvelle politique de passation des marchés conforme aux objectifs stratégiques du Groupe.

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LES OBJECTIFS STRATEGIQUES DU GROUPE LES OBJECTIFS STRATEGIQUES DU GROUPE

Ouverture au Ouverture au Partenariat Partenariat

Développement Développement des activités des activités

LA PASSATION DES MARCHES DE SONATRACH

Corporate Corporate Governance Governance
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Normes & Standards Normes & Standards universels universels
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QUELLE EST LA POLITIQUE DE PASSATION DES MARCHÉS DE SONATRACH ?

Réaliser ses projets et acquérir ses biens et /ou ses services dans les meilleures conditions d’économie et d’efficacité par une :
  

Large concurrence Plus grande équité Meilleure transparence du processus d’évaluation des offres et d’attribution des marchés

 Maîtrise

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COMMENT ?

Par la mise en place et le développement d’un Dispositif de Passation des Marchés standardisé, normalisé et applicable par toutes les structures de Sonatrach pour les marchés physiquement quantifiables, définis comme suit :
Fournitures & leurs services liés ; Travaux & leurs services liés ; Fourniture et Montage d’Installations & leurs services liés.

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TRANSACTION ÉQUILIBRÉE

Economie Équilibre

Transparenc e

Equité

Efficacité
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QUELLE EST LA DÉMARCHE ADOPTÉE ?

Diagnostic & Evaluation de la passation des marchés Amélioration des procédures (Directive & Standards) (Octobre 2004)

Plan

Dispositif Général de passation des marchés (Février 2002)

Act

Amélioration continue

Do
Mise en œuvre du Dispositif de passation des marchés

Suivi & Contrôle du Dispositif de Passation des Marchés

Check

DÉMARCHE QUALITE
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LE DISPOSITIF DE PASSATION DE MARCHÉS DÉFINITION & CONSISTANCE
DOCUMENTS STANDARDS D’APPELS D’OFFRES
Ces documents définissent les standards, les orientations et la démarche à suivre dans l’élaboration des Dossiers d’Appel d’Offres par les structures en leur qualité de maître de l’ouvrage. d’élaboration du Les Dossiers Types élaborés à cet effet sont :
 Dossier  Dossier  Dossier

LA DIRECTIVE
Définit :

Les règles à suivre en matière de passation des marchés physiquement quantifiables

 La

méthodologie

Dossier d’Appel d’Offres (DTAO)
 Le

Type d’Appel d’Offres Fournitures Type d’Appel d’Offres Travaux Type d’Appel d’Offres Fournitures

déroulement du processus de l’appel

d’offres ouvert (MOP)
 Les

rôles

&

responsabilités

des

et Montage d’Installations
 Dossier  Modèle

intervenants dans le processus d’appel d’offres ouvert (MOP)
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Type de Pré qualification de Rapport d’Evaluation
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PRINCIPES DIRECTEURS DU DISPOSITIF [Décision A- 408 (R15)]

 Le recours impératif à la concurrence, selon les principes généraux et les règles édictées par Sonatrach ;  Publication au BAOSEM de tous les actes de Passation des Marchés ;  La maîtrise du Dossier d’Appel d’Offres, pièce maîtresse de l’appel à la concurrence ;  La dynamique du processus d’appel à la concurrence et d’attribution du marché en deux (2) étapes distinctes :

 Étape Technique  Étape Commerciale

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L’APPEL D’OFFRES EN DEUX ETAPES

Étape Technique

Soumission et réception des offres techniques sans indication de prix

  

Ouverture publique des plis par une commission instituée à cet effet Examen et évaluation des offres techniques par un comité ad hoc; Éligibilité, à la remise d’une offre commerciale, des

soumissionnaires dont les offres techniques ont été déclarées conformes, y compris après mise à jour des offres.

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L’APPEL D’OFFRES EN DEUX ETAPES

Étape Commerciale

Invitation

des

soumissionnaires,

techniquement

éligibles, à la remise d’une offre commerciale ;

Réception,

ouverture

et

comparaison

des

offres

commerciales en séance publique, par une commission instituée à cet effet ;

Classement et attribution du marché au soumissionnaire le moins disant, séance tenante.

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L’APPEL A LA CONCURRENCE

 

Se concrétise par la règle de l’Appel d’Offres Ouvert ; Par dérogation à l’Appel d’Offre ouvert et sous certaines conditions, l’appel à la concurrence peut se faire par :
  

Appel d’Offres Restreint (nombre limité de candidats); Pré qualification (marchés complexes & d’envergure) ; Système de Conventions (marchés répétitifs, périodiques, ...)

 

Le gré à gré reste exceptionnel (accord préalable du PDG); Les appels à la concurrence et les recours au gré à gré sont publiés au BAOSEM.

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LA MAÎTRISE DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRES

Le Dossier d’Appel d’Offres « pièce maîtresse de l’AO » doit :
 

être élaboré de façon à susciter la plus large concurrence ; traduire dans le détail les principes généraux et l’ensemble des considérations contenues dans la Directive ; Comprendre
     

L’avis d’appel d’offres Les instructions aux soumissionnaires Les données particulières de l’appel d’offres Le projet de contrat Le dossier technique les modèles des documents et formulaires

se référer aux Dossiers Types d’Appel d’Offres émis par SONATRACH.
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CANDIDATURE DES ENTREPRISES

Ouverture des appels d’offres à tous les candidats sur la base de leurs seules capacités et qualifications (à l’exclusion de toute autre

considération) ;

Exclusion des entreprises ayant :

fourni des services de conseils sur le même projet ; contrevenu aux Règles d’Ethique de SONATRACH;

 

Soumission unique par Appel d’Offres, individuellement ou en partenariat.

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SOUMISSION EN GROUPEMENTS OU EN CONSORTIUMS

Possibilité donnée aux Fournisseurs / Entrepreneurs de soumissionner en Groupement momentané ou consortium ;

La constitution en Groupement ou Consortium :
  

Doit s’effectuer avant la remise des offres techniques ; Ne peut subir de modifications de structure ; Ne peut transférer à un tiers, sa participation à l’appel d’offres.

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PREFERENCE NATIONALE

Pourquoi ?

Permettre aux entreprises du secteur, à brève échéance, de s’adapter au contexte de la concurrence ;

 

Aider au développement des entreprises du secteur ; Utilisation maximale de la main d’œuvre nationale.

Comment ?
 

Application de marges de préférence sectorielle ; Extension du champ d’application de la marge de préférence, aux entreprises étrangères sous-traitant avec des entreprises nationales.

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CONFIDENTIALITE DES OFFRES

Préservation

des

informations

contenues

dans

l’offre

de

chaque

soumissionnaire, notamment par :
   

Le caractère anonyme des plis ; L’ouverture publique des plis techniques et commerciaux; Le rejet des offres reçues hors délais sans ouverture des plis ; La stricte confidentialité des travaux d’évaluation des offres (demandes

et réponses de clarification par écrit & réunion sur l’offre seule du soumissionnaire concerné).
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APPEL D’OFFRES INFRUCTUEUX

L’appel d’offres est déclaré infructueux lorsque :

Aucune soumission n’est réceptionnée Réception de moins de trois (03) offres (technique ou commerciale) Éligibilité de moins de trois (03) offres techniques à la remise d’une offre commerciale

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ANNULATION DES APPELS D’OFFRES

Faculté pour le Maître de l’Ouvrage d’exercer le droit d’annulation :
 

au plus tard avant la remise des offres commerciales en cas de défaillance avérée de l’attributaire du marché et non aboutissement des négociations avec les soumissionnaires suivants, pour ramener leur offre au niveau du prix proposé par le soumissionnaire défaillant

Les soumissionnaires sont dûment informés de cette faculté d’annulation dans le Dossier d’Appel d’Offres

Les annulations d’appels d’offres sont publiées immédiatement au BAOSEM

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ATTRIBUTION DU MARCHÉ

Caractérisée par la :

Détermination de l’offre la moins disante sur la base du critère unique de prix ;

Attribution du marché en séance tenante d’ouverture publique des plis au soumissionnaire désigné le moins disant ;

  

Notification d’attribution du marché dans les 48 heures ; Signature du contrat dans les 15 jours ; Publication au BAOSEM de l’attribution du marché.

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APPORTS QUALITATIFS DU DISPOSITIF

  

Consécration du principe de large concurrence ; Mise en exergue des exigences de qualifications ; Précision et exhaustivité des informations nécessaires aux acteurs internes et externes aux appels d’offres de SONATRACH;

Consécration du principe de confidentialité et de préservation des propositions contenues dans les offres des soumissionnaires;

 

Transparence du processus et traçabilité des opérations; Amélioration des cahiers des charges.

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APPORTS QUALITATIFS DU DISPOSITIF

Possibilité de recours des soumissionnaires dans les formes et conditions préétablies ; Sensibilisation et formation sur les standards et règles adoptés ; Professionnalisation, au niveau de Sonatrach de la fonction de marchés ; Maîtrise des coûts et réduction des délais ; Développement d’un système de passation des marchés (banque de données appels d’offres fournisseurs, consultants, …). passation

 

 

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PERSPECTIVES & DÉVELOPPEMENTS

Les travaux d’élaboration et de mise en place du dispositif normalisé de

passation des marchés à SONATRACH, ont mis en exergue la nécessité de doter les intervenants et acteurs au processus, d’instruments facilitant la mise en œuvre des principes et règles édictés par Sonatrach, à travers :
 Le développement des systèmes & procédures par un Mode Opératoire Général, une Charte d’éthique, une Procédure de traitement de recours et autres mesures d’accompagnement ;  Le développement des cahiers des charges par la capitalisation des expériences d’acquisitions et de réalisations, en vue de leur standardisation ;  Le développement de la ressource humaine par la formation des cadres & la professionnalisation de la fonction Passation des Marchés.
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FORMATION & PROFESSIONNALISATION

Objectif

Explication, vulgarisation et sensibilisation des personnels de SONATRACH ;

Maîtrise des transactions commerciales par les Structures de SONATRACH;

Suivi et contrôle de l’application du dispositif de passation des marchés.

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FORMATION & PROFESSIONNALISATION
Comment ?

Organisation de journées d’information, campagnes de vulgarisation et visites sur sites SONATRACH

Cycles d’études et de formation de cadres en procurement

Contrôle et évaluation de l’application du dispositif de passation des marchés par des Cellules Procurement au niveau de l’Audit Interne

Mise en place d’un Système de gestion de bases de données, liées à la passation des marchés

Développement d’un Système de reporting des opérations traitées dans le cadre de la passation des marchés

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FORMATION & PROFESSIONNALISATION

Actions en cours

Formation de formateurs pour la vulgarisation des procédures et la sensibilisation des personnels

Sortie de la première promotion de formateurs en Décembre 2004

Actions de sensibilisation en cours au niveau des Structures

Formation de cadres en procurement

Sortie de la première promotion en juillet 2005

Création du poste « Cadre Procurement » au niveau des structures d’audit de SONATRACH

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FORMATION & PROFESSIONNALISATION

Objectifs d’organisation

 

Création d’un vivier d’expertises en passation des marchés ;

Développement progressif d’une organisation en matière de Passation des Marchés à SONATRACH par :  La création, dans une première phase, «d’Unités Procurement » au sein des Structures Opérationnelles et Fonctionnelles de l’Entreprise ;  L’institution, à terme, de la fonction Passation des Marchés à travers une Structure Procurement fonctionnelle.

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Schéma du Développement Séquentiel de la Fonction Passation de Marchés à Sonatrach

Phase 1
Actions à Court Terme

Formation de Formateurs Formation à la professionnalisation de P.M (Cadres Procurement) Insertion et Généralisation du module Procurement dans les Programmes de Formation de Sonatrach

Sensibilisation

Vulgarisation du dispositif Création du poste « CP » Initiation à la maîtrise de PM Développement de la Filière Procurement

Phase 2
Actions à Moyen Terme

Création d’Unités Procurement Dans les Activités:  Mise en place et gestion de banques de données;  Traitement des recours;  Contrôle du dispositif de passation des marchés;  Reporting à la Direction Générale (Unité Centrale Procurement)

Phase 3
Objectif Final

CAPITALISATION DES EXPERIENCES

Mise en place de la Structure Fonctionnelle Procurement EXPERTISE
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Aboutissement Aboutissement du Projet du Projet

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PERSPECTIVES & DÉVELOPPEMENTS

Suivi & évaluation de Suivi & évaluation de l’application du dispositif l’application du dispositif (contrôle interne, audit & (contrôle interne, audit & traitement des recours) traitement des recours)

Normalisation Normalisation & Promotion de la documentation d’Appel documentation d’Appel d’Offres d’Offres

Actions
Développement des outils Développement des outils de gestion (procédure plan gestion (procédure plan de passation, guides, guides, modes opératoires …) Formation & Formation & Professionnalisation Professionnalisation (cycle d’études & séminaires, organisation)

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CONCLUSION Le dispositif de passation des marchés revu et amélioré permet :
 

Une consolidation des principes de concurrence, de transparence et d’équité. Des garanties données aux soumissionnaires durant toutes les étapes du processus de passation des marchés. Un équilibre des transactions commerciales en terme de droits et obligations des parties. Un contrôle de la qualité des acquisitions de biens et de services.

 

 

Un renforcement des capacités managériales et organisationnelles en matière de passation des marchés. Une réduction des coûts et maîtrise du processus de passation des marchés.
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SONATRACH
Direction Centrale Audit Groupe
Djenane El Malik Hydra – Alger Tél. : 021.54.78.49 - Fax : 021.54.79.04 e-mail : sec.adg @ sonatrach.dz
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Merci de votre attention

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