DIAGRAMA DE PROCESOS

DISEO ORGANIZACIONAL Dr., Humberto YUPANQUI VILLANUEVA

DEFINICION

Los diagramas de procesos -tambin conocidos como diagrama de flujo - son una representacin grfica mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento o parte de l, estableciendo su secuencia cronolgica. Clasificndolos mediante smbolos segn la naturaleza de cada cual. Es decir, son una mezcla de smbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este se comprenda ms fcilmente.

Esta herramienta es de gran utilidad para una organizacin, debido a que su uso contribuye con el desarrollo de una mejor gestin institucional, en aspectos como:

Muestran de manera global la composicin de un proceso o procedimiento por lo que favorecen su comprensin al mostrarlo como un dibujo. Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los procedimientos, as como las responsabilidades y los puntos de decisin. Facilitan a los funcionarios el anlisis de los procedimientos, mostrando grficamente quin proporciona insumos o recursos y a quin van dirigidos. Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios, y de apoyo cuando el titular responsable del procedimiento se ausenta, de manera que otra persona pueda reemplazarlo. La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa est disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo

CONSTRUCCIN DE LOS DIAGRAMAS

Al realizar la ubicacin de los pasos se deben identificar los puntos de decisin y desarrollarlos en forma de pregunta Conformar un grupo de trabajo

hacer una revisin del procedimiento identificacin de los pasos que estn incluidos dentro de los lmites de cada procedimiento y su orden cronolgico

Establecer el objetivo que se persigue con el diseo de los diagramas

Definir los lmites de cada procedimiento mediante la identificacin del primer y ltimo paso que lo conforman

Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos

CRITERIOS PARA EL DISEO DEL DIAGRAMA DE PROCESOS

Nombre de la institucin. Ttulo, Denominacin del proceso o procedimiento. Denominacin del sector responsable del procedimiento. Encabezado Fecha de elaboracin. Nombre del analista que realiz el del diagrama trabajo. de procesos Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso. Simbologa utilizada y su significado. Debe de indicarse claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama. No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos. Estructura No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. del diagrama Solo debe llegar una sola lnea de procesos flujo a de un smbolo. Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de flujo de salida. Cada flecha representa el flujo de una informacin. Describir los pasos del procedimiento especificando quin hace, cmo hace, cundo hace y dnde hace Descripcin cada paso Deben utilizarse frases cortas, pero completas narrativa del Las frases deben comenzar con diagrama de un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo procesos Deben evitarse, en lo posible, los trminos tcnicos y/o que puedan tener ms de una interpretacin

SIMBOLOGA
Segn La Sociedad Americana de Ingenieros Mecnicos ASME
SIMBOLO
SIGNIFICADO Origen Operacin

Para qu se utiliza?
Este smbolo sirve para identificar el paso previo que da origen al proceso, este paso no forma en s parte del nuevo proceso.
Indica las principales fases del proceso, mtodo o procedimiento. Hay una operacin cada vez que un documento es cambiado intencionalmente en cualquiera de sus caractersticas.

Inspeccin Transporte

Indica cada vez que un documento o paso del proceso se verifica, en trminos de: la calidad, cantidad o caractersticas. Es un paso de control dentro del proceso. Se coloca cada vez que un documento es examinado.

Indica cada vez que un documento se mueve o traslada a otra oficina y/o funcionario.
Indica cuando un documento o el proceso se encuentra detenido, ya que se requiere la ejecucin de otra operacin o el tiempo de respuesta es lento.

Demora

Almacenamiento

Indica el depsito permanente de un documento o informacin dentro de un archivo. Tambin se puede utilizar para guardar o proteger el documento de un traslado no autorizado.

Almacenamiento temporal
SI/NO

Indica el depsito temporal de un documento o informacin dentro de un archivo, mientras se da inicio el siguiente paso.

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.

Decisin
SI/NO

Lneas de flujo

Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

N
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Descripcin de Pasos
Encargado de la STSCS confecciona la Gua Metodolgica para presentacin de los ILCS. Encargado de la STSCS solicita y remite (va correo electrnico) Gua Metodolgica para su incorporacin en la pg. web de MIDEPLAN Encargado de la UI incorpora la Gua en la pgina web de MIDEPLAN. Contralor elabora el respectivo ILCS Contralor remite copia del informe a MIDEPLAN. a) Escrito b) Correo Electrnico Encargado recibe y sella los ILCS. Encargado de la UC le asigna N. folio, lo registra en el sistema y remite a AME Secretaria del AME recibe los ILCS. Secretaria del AME remite el ILCS a la STSCS

10 Encargado de la STSNCS recibe los ILCS. Encargado de la STSNCS verifica la informacin de los ILCS con 11 base en la Gua Metodolgica Cumple con lo solicitado en la Gua Metodolgica? No cumple: 12 Encargado de la STSNCS comunica al CSI que complete informacin. Si cumple: sigue con el paso 13. 13 14 15
Encargado de la STSNCS elabora matriz con informacin relevante de los ILCS. Encargado de la STSNCS elabora diagnstico de los ILCS. Encargado de la STSNCS remite diagnostico a jerarca institucional

NO SI

Es necesario emitir lineamientos y/o directrices? No es necesario: Sigue con el paso 17, Si es necesario: Encargado de STSNCS 16 elabora lineamientos o directrices
SI NO

17 Encargado de la STSNCS archiva ILCS

GRACIAS POR SU ATENCION