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Son los bienes de una empresa destinados a la venta o la producción

para su posterior venta, tales como materias primas, producción en
proceso, artículos terminados y otros materiales, que se utilicen en el
empaque, envases de mercancías o las refacciones para el
mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones.
Los materiales son bienes tangibles los cuales forman parte del producto
terminado, mediante procesos de transformación (físico, químico, biológico
o mecánico), o que ayudan a transformar a otros, y son necesarios en
procesos de producción, ventas y/o administrativos.
Materiales
Suministros
Directos
Indirectos
Piezas acabadas
Materias Primas
de Fábrica
de Ventas
Empaques
Los Materiales y su Clasificación
3.1. FUNCIÓN DE COMPRAS DE LOS MATERIALES
 Elaboración del presupuesto de compras
¿Cuánto y qué comprar?
 Establecimiento de procedimientos sistemáticos
para la adquisición y reemplazo de materiales.
 Realizar inversiones adecuadas en
inventarios.
EXCESO ESCASES
Asegurar la disposición de los artículos
necesarios para la producción, con una calidad
satisfactoria y a un costo apropiado.
3.2. PROCEDIMIENTOS SOBRE LAS COMPRAS
3.2.1. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA
CONTABILIZACIÓN DE LOS MATERIALES
 Registros oportunos.
 Rutinas sistematizada.
 Sistemas de valoración de inventarios.
 Conciliaciones periódicas.
3.2.2. PROCESO DE COMPRA
1. Adquisición



2. Recepción e
Inspección

3. Almacenamiento

4. Uso
5.Reemplazo
Requisición en compra.
Cotizaciones.
Ordenes en compra.
Facturas.
Facturas.
Informe de recepción.
Ordenes en compra
Registros de inventarios continuos
Requisición de materiales
ADQUISICIÓN
4.3. CALIDAD EN LA GERENCIA DE MATERIALES
CALIDAD Totalidad de aspectos o características
de un producto para desempeñar sus funciones
para satisfacer las necesidades del cliente o
consumidor, incluye durabilidad, confiabilidad,
precisión, reparación, etc. (Kloter, 1999)
Tecnologí
a
Medio de Trabajo
Mano de Obra
Expectativas del mercado
Materiales
CONTROL DE CALIDAD DE LOS MATERIALES
Área que interviene en la aprobación de los
materiales recibidos, efectuando revisiones
técnicas, análisis químicos y todas las pruebas
necesarias que permitan comprobar su calidad
previa (condiciones de durabilidad, resistencia,
etc.) (García Colín, 1996)
Costos de Calidad:

Costos de Prevención
Costos de Evaluación.
Costos por Fallos Internos.
Costos por Fallos Externos.
3.4. ADMNISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS
Administración de
Inventarios
Ventajas
Competitivas
Capacidad en
exceso y clientes
satisfechos
Calidad y
precios del
Producto
Tiempos de
respuesta
Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad
a través de un precio superior al costo de adquisición
y/o fabricación.
Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a
través del tiempo.
• Materias primas y materiales auxiliares de fabricación,
• Empaques y envases,
• Producción en proceso,
• Productos terminados.
• Otros (Mercancías en tránsito, Art. Reventa)

Generando la utilidad en el ciclo operativo a corto plazo al convertir
las ventas en cuentas por cobrar y en efectivo al lograr su cobro.
Compras
Materia
Prima
Mano de
obra
Gastos
indirectos
Productos
en proceso
Productos
terminados
Comercio
Industria
Costo de
ventas
Junto con las cuentas por cobrar, constituyen la principal
inversión dentro de los conceptos que dan origen al capital de
trabajo.

1) Por el monto de la inversión que se requiere,
2) Por la complejidad y grado de dificultad que implica una
administración efectiva, cuyo fin es mantener y/o aumentar
la productividad de la empresa.
3) Son necesarios para la operación, sin ellos no hay ventas, no
habiendo ventas no hay utilidad y esto llevara al cierre del negocio.
Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo
menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente:
1. Estado actual de los inventarios
2. Localización
3. Antigüedad
4. Existencias actuales
5. Consumo o venta anual
6. Lote óptimo de compra
7. Máximo y mínimos
8. Costos actuales
9. Precios de las materia primas principales
10. Abastecimiento, etc.

¿Que tan grande deben ser los inventarios para poder
servir a la producción y al mercado?

La respuesta es obvia, deben ser lo suficientemente
grandes para poder servir a la producción y al mercado,
y esto trae consigo la determinación de políticas para su
administración financiera.
Considerar:
 Producción programada
 Respuesta de los proveedores
 Estacionalidad de estas
 Eficiencia en la función de
compras
La Producción en proceso será determinada por los
consumos que se requieren y la duración del periodo de
producción, que representa el tiempo que transcurre
entre la fecha en que se entrega la materia prima en la
línea de producción y la fecha en que sale el producto
terminado de producción.
Los Productos terminados es el resultado de la
coordinación entre la producción y las ventas
presupuestadas.
Al aumentar la rotación de los inventarios
puede llegar a reducirse la inversión.
Regla de oro
Las principales causas que son determinantes de la
inversión de inventarios son:

A) El nivel de las ventas.
B) La duración y la tecnología en el proceso
productivo.
C) La durabilidad y la naturaleza de los
productos perecederos y estacionales.
D) La moda o estilo temporal.
Deben de tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento
sobre la inversión, satisfaciendo las necesidades del mercado.

Las principales políticas son las siguientes:

1. Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de
inversión, sin afectar las ventas y la producción.
2. Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de los
proveedores.
3. Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos
de los clientes.
4. Mantener las existencias, mediante una administración
eficiente.
5. Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la
devaluación.
El costo de mantenimiento del inventario incluye principalmente
el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo
de oportunidad del dinero. Los costos de mantenimiento del
inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del
dinero del inventario.

La fórmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario
(CMI) seria:

CMI = U x Cu x % Cm

Donde:
U = unidades
Cu = costo unitario
Cm = costo de mantenimiento
Supongamos que la empresa mantiene en promedio 600
unidades a un costo unitario de $ 16.00 c/u. y se tienen los
siguientes costos relacionados con los inventarios:

Almacenaje 10%
Seguros 2%
Deterioro y obsolescencia 3%
Costo de oportunidad 20%
Total 35%

CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00

En caso de requerir saber cuál es el costo de mantenimiento
unitario, se realiza el siguiente cálculo: 16 x 35% = $ 5.60
Los gastos de la gestión de compras representan generalmente
gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de
calidad de materias primas y materiales. Los gastos se generan
para poder formular los pedidos con especificaciones, selección
del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega,
gastos de oficina, etc.

Los gastos anuales que se generan en la gestión de compras se
dividen entre el número de pedidos emitidos y se obtiene el costo
por pedido.

Ejemplo: si el importe anual de la gestión de compras es de
$360,000.00 y se han formulado 1,500 pedidos, el costo promedio
por pedido es de $ 240.00.
Existe un modelo de inventarios bastante conocido que determina
la cantidad óptima de compra. Para hallar cuál es el lote óptimo
de compra (LOC) se utiliza la siguiente fórmula:

LOC =
2 Da x Cp
Cm
Donde:
Da = demanda anual
Cp = costo por pedido
Cm = costo de mantenimiento
5.60
Datos:
Demanda anual = 1,200 unidades
Costo x pedido = $ 240.00
Costo de mantenimiento $ 5.60
2 (1,200) (240)
LOC = LOC = 321 unidades
Número de pedidos anuales (1,200 / 321) = 3.74 ó 4
Costo anual por comprar (3.74 x 240) = $ 898.00
Inventario promedio (321 / 2) = 160 unidades
Costo anual de mantenimiento (160 x 5.60) = $ 896.00
Costo total (898 + 896) = $ 1,794.00
Es una práctica bastante extendida en las empresas
industriales y básicamente consiste en la existencia de una
señal al departamento encargado de colocar los pedidos
indicando que las existencias de determinado material ha
llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

El punto al que debe hacerse el nuevo pedido debe ser
aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir
produciendo o vendiendo las existencias.

Para determinar el punto de reorden debe tomarse en
cuenta el consumo diario, el tiempo de envío del pedido, el
surtido del pedido, el tiempo de transportación y entrega, el
tiempo de recepción y revisión de calidad y almacenaje.
Suponga usted que los días que transcurren para solicitar una
orden de compra, es como sigue:

Tiempos de días
Envío del pedido 3
Surtido del proveedor 2
Transportación y entrega 4
Recepción y revisión de calidad 1
Tomando en cuenta los datos anteriores, se requiere comprar 1,200
unidades anuales a través de cuatro pedidos de 300 unidades cada uno,
por lo que el consumo diario se obtiene dividiendo las 300 unidades entre
el inventario promedio que es de 120, el resultado es de 2.5 unidades,
multiplicados por 11 días representa un consumo de 27.5 unidades.
Total

11 días
En los negocios también existe la práctica de mantener un inventario de
seguridad, con el objeto de amortiguar los choques o situaciones que se
crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos por
parte de los consumidores. Es generalmente imposible poder anticipar
todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, pero
también es cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de
reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

El inventario de seguridad se calcula como sigue:

IS = % sobre cada pedido, del ejemplo anterior:

IS = 300 x 10% = 30 unidades y para calcular su costo, este es:

CMIS = IS x Cu x Cm
CMIS = 30 x 16 x 35% = $ 154.00

Por lo tanto el nuevo punto de reorden sería = 27 + 30 = 57 unidades
Una valiosa herramienta práctica para el manejo de los
inventarios que da resultados magníficos, es el método ABC. Que
consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo
capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor
control y atención sobre los inventarios, que por su número y
monto merecen una vigilancia y atención permanente.

Los niveles se establecen así:

Nivel A artículos con mayor inversión, pero representan un
número menor dentro del inventario. (Mayor control).
Nivel B artículos con una inversión media, pero representan un
número intermedio dentro del inventario.
Nivel C artículos con una menor inversión, pero representan un
número mayor dentro del inventario. (Menor control).
Se utiliza para minimizar la inversión en inventarios. La filosofía es
que los materiales deben llegar exactamente en el momento en
que se necesitan para la producción. Lo ideal es que la empresa
sólo tenga inventario para trabajo en proceso.

Puesto que su objetivo es minimizar la inversión en los
inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad.

Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los
proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente,
descubre las ineficiencias del proceso.
Las principales son:

• La rotación de inventarios.

• Inventarios a capital neto de trabajo.

• Inventarios a activos circulantes.

• Inventarios de activos totales.

• Inventarios a capital contable.
Representan la velocidad con que se mueven los
inventarios dentro de la empresa.

Se calcula calcula dividiendo el importe de los
inventarios entre el importe del costo de ventas.

Inventarios (netos) (360) = 8,320 (360) = 179 días
Costo de ventas 16,700
Representa la parte que constituyen los
inventarios de capital neto de trabajo.
Inventarios (netos) = 8,320 = 79%
Capital de trabajo 10,500
Si el resultado es superior al 100% del capital de trabajo, puede
generalmente indicar una sobre existencia en inventarios.
Representa la parte que constituye los inventarios
del total de los activos circulantes.
Inventarios (netos) = 8,320 = 42%
Activo circulante 20,000
Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir su participación,
dependiendo de la política de inversión que se quiera mantener.
Representa la participación que los inventarios
tienen en el total de los activos.
Inventarios (netos) = 8,320 = 13%
Activo Total 62,000
Esta razón muchas veces nos da a conocer que tipo de negocio es,
comercial o industrial, dependiendo del grado de inversión que se
tenga.
Representan la parte de la propiedad de los
accionistas que ha sido invertida en inventarios.
Inventarios (netos) = 8,320 = 34%
Capital contable 24,800
Por lo tanto el porcentaje restante está siendo financiado vía
pasivos, es decir el 66%.

El principal financiamiento de los inventarios:
Se obtiene de los proveedores. No tienen costo y se tiene la
oportunidad de obtener descuentos por pronto pago.
• Préstamo de habilitación o avío se destina a la adquisición de
materias primas, mano de obra y costos relacionados con la
producción en proceso.

• Programas para micro y pequeña empresa para atender todas las
necesidades de financiamiento.

• Programas de modernización que apoya al capital de trabajo
derivado del incremento de la capacidad de la producción.
Otros:
En algunas empresas existen riesgos de:

•Obsolescencia
•Caducidad
•Tiempo de vida (perecederos)
•Robo
Los inventarios deben estar asegurados contra:

• Incendio
• Terremoto
• Huracán
• Robo con violencia
• Cualquier otro riesgo inherente a su condición

Se debe implementar controles que salvaguarden
los activos y el patrimonio de la empresa y sus
accionistas
Incrementar la inversión es una protección desde el el punto de vista
económico. (Partida no monetaria). Estos producen una utilidad por
exposición a la inflación.

•Comunicación continua entre los departamentos de producción,
ventas y finanzas.

• Activando las compras.

• Modificando los costos de acuerdo a los nuevos precios de compra.
(Constante actualización).

• Modificando los precios de venta.
La SOBREINVERSIÓN es una protección económica,
para minimizar el efecto de la inflación acelerada, pero
tiene un costo de oportunidad que debe ser cuantificado.

Si la tasa de inflación supera al costo del capital, deberá
optarse por elevar la inversión en inventarios, hasta
donde la liquidez de la empresa lo permita.

Se debe evitar la erosión del margen de utilidad bruta
para conservar la productividad de la empresa.
Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un
precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta
utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo.
Precio
Costo
Margen
Riesgo
Recuperar
el 100%
No sacrificar
Sacrificable
El sistema del control debe incluir:

• Control Contable


• Control Físico


• Control de nivel de inversión
Almacén y custodia
Kardex o software
Rotación
Promedios ponderados
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Últimas entradas, primeras salidas (UEPS)
Identificados
Detallistas
Entenderemos por valuación de inventarios la forma en que
se valúan las salidas del almacén, afectando directamente el
costo de ventas identificándolo con el ingreso obtenido,
pudiendo ser:
Se le conoce como sólo promedios y para determinar
el costo a que se le da salida del almacén, se divide el
costo total de las existencias entre el número de
unidades totales de las mismas.
Fecha Concepto Entrada Salida Existencia Unitario Promedio Debe Haber Saldo
ene-10 compra 50 50 50.00 2,500.00 2,500.00
ene-12 venta 50 0 50.00 2,500.00 0.00
abr-20 compra 200 200 52.00 10,400.00 10,400.00
abr-25 venta 150 50 52.00 7,800.00 2,600.00
jul-15 compra 160 210 53.00 52.76 8,480.00 11,080.00
ago-19 venta 150 60 52.76 7,914.29 3,165.71
sep-05 compra 50 110 56.00 54.23 2,800.00 5,965.71
oct-27 venta 50 60 54.23 2,711.69 3,254.03
Unidades Costo Importe
Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los primeros
precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar
el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que
al darles salida, los costos de los lotes en existencia más antiguos
sean los primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a
los precios más antiguos, mientras que los inventarios
quedan a los costos más actuales.
Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades Importe
ene-10 compra 50 50.00 2,500.00 50 2,500.00
ene-12 venta 50 50.00 2,500.00 0 0.00
abr-20 compra 200 52.00 10,400.00 200 10,400.00
abr-25 venta 150 52.00 7,800.00 50 2,600.00
jul-15 compra 160 53.00 8,480.00 210 11,080.00
ago-19 venta 50 52.00 2,600.00
ago-19 venta 100 53.00 5,300.00 60 3,180.00
sep-05 compra 50 56.00 2,800.00 110 5,980.00
oct-27 venta 50 53.00 2,650.00 60 3,330.00
Existencias
Costo Costo
Entradas Salidas
Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los últimos
precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar
el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que
al darles salida, los costos de los lotes en existencia más recientes
sean los primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a
los precios más recientes, mientras que los inventarios
quedan a los costos más antiguos.
Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades Importe
ene-10 compra 50 50.00 2,500.00 50 2,500.00
ene-12 venta 50 50.00 2,500.00 0 0.00
abr-20 compra 200 52.00 10,400.00 200 10,400.00
abr-25 venta 150 52.00 7,800.00 50 2,600.00
jul-15 compra 160 53.00 8,480.00 210 11,080.00
ago-19 venta 150 53.00 7,950.00 60 3,130.00
sep-05 compra 50 56.00 2,800.00 110 5,930.00
oct-27 venta 50 56.00 2,800.00 60 3,130.00
Entradas Salidas Existencias
Costo Costo
En los métodos promedios, PEPS y UEPS se destaca que el manejo
físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la
forma en que se valúan y que para una correcta asignación del
costo, deben establecerse las diferentes capas del inventario según
las fechas de adquisición.

Independientemente de los métodos, las empresas están obligadas
a llevar un control de inventarios de mercancías, para conocer en
cualquier momento el valor de los artículos en existencia, así como
las unidades físicas, sin necesidad de practicar un inventario físico.