You are on page 1of 19

Management eficient

Modulul V. Managementul
timpului şi a mailului
Carolina Timco,
dr., conf.univ.
Managementul eficient al timpului

 A estima în mod realist timpul necesar pentru
îndeplinirea unei sarcini în funcție de
complexitatea acesteia.
 A stabili prioritățile în realizarea sarcinilor în
funcție de importanță, urgență și/sau rezultatele
estimate ale acestora.
 A organiza propriile activități pentru a respecta
termenele limita.
 A delega responsibilitățile persoanelor adecvate
pentru a vă ajuta sa atingeți mai multe termene
limita simultan.
Hoții de timp
 telefonul care sună tot timpul,
 vizitatori care te țin prea mult din timp,
 întalniri prea lungi și dezorganizate,
 priorități neclare,
 lipsa de delegare
 amînarea sarcinlor mari si neplăcute
 Televizorul
 Internetul
 lipsa de structură și oganizare
 probleme tehnice pe care nu le stăpînești
 nu poți spune NU
Principiile managementului
timpului
 Stabilirea obiectivelor
 Transformarea lor în obiective SMART
 Cunoașterea sarcinilor
 Cunoașterea constrîngerilor
 Stabilirea prioritaților
 Planificarea sarcinilor
Stabiliti scopuri sau obiective
clare
Acestea pot fi pe doua niveluri:
 obiectivul principal
 obiectivele secundare care trebuie atinse pe
drumul către obiectivul principal.

Transformarea lor în obiective
SMART
 SPECIFICE (specific) - Sunt clare si precise;
 MASURABILE (measurable) - Veți ști dacă
au fost obținute sau nu;
 de ATINS (achievable) - Pot fi realizate;
 REALISTE (realistic) Resursele (oameni,
echipament, bani, timp) necesare pentru
realizarea obiectivelor sunt disponibile;
 limitate de TIMP (time-limited) Sunt stabilite
perioade de timp clare in care vor fi realizate.
Cunoașterea sarcinilor și a
constrîngerilor

 Cunoașteți ceea ce trebuie să faceți? Această condiție poate
lua forma unei liste cu lucruri “de făcut ”, care conține pur si
simplu sarcinile pe care trebuie sa le îndepliniți.
 Cunoașteți ce constrîngeri sau restricții există? De regula
sunt
 resursele disponibile:
 cine va poate ajuta,
 ce echipamente puteți folosi,
 cat de mult puteți cheltui
 cat timp aveți la dispoziție
 proceduri - eventual din motive de sănătate sau siguranță)
 capacitatea sau competența voastră de a folosi anumite
echipamente.
Stabilirea prioritaților.
Planificarea sarcinilor.

 Stabiliti prioritati in abordarea sarcinilor pentru atingerea
obiectivelor. Insa, atunci cand stabiliți prioritățile, nu faceți
confuzie între ce este important și ce este urgent.

 Planificați sarcinile. Există diverse instrumente de planificare a
proiectelor și organizare a timpului pe care le puteți utiliza, prin
urmare încercati una care să vi se potrivească. De exemplu –
grafice - Schema Gantt folosește un grafic pentru a ilustra
sarcinile care trebuie îndeplinite, pînă cînd și cît timp se
estimează ca vor dura.

Tehnici de planificare a timpului
 Spreadsheet – urile sunt foi de calcul conţinând
coloane pentru: arii cheie,obiective, termene limită,
costuri şi alte detalii.
Obiective Termen-
limită
Măsurare Activități Planificare
Tehnici de planificare a timpului
 Managementul bazat pe obiective.
Activitate Resurse

Grafic de planificare
Scară de planificare
Tehnici de planificare
 “Mind mapping”-ul cuprinde procesul de
brainstorming şi un grafic pentru înregistrarea
ideilor.

Tehnici de planificare
 Lista de priorităţi – reprezintă cea mai simplă şi în acelaşi
timp cea mai folosită tehnică de planificare a timpului.
 Softuri specializate.
 Graficul Gantt este constituit dintr-o bară orizontală sau un
grafic liniar.
REGULI DE AUR ALE
MANGEMETULUI
 Stabileste-ti o rutina zilnica. Planifica orarul pentru rutini zilnice cum ar fi
intalnirile, ridicarea postei, ore de serviciu, xerox, fax, scrisori, etc.
 fa lucrurile care cer capacitate mentala maxima cand esti in varful capacitatii.
Pune intalnirile minore cand capacitatea ta de concentrare este minimă.
 Stabileste termeni limita la toate activitatile. Si respecta-le. Orice poate fi
facut in timpul stabilit.
 Nu amana lucruri importante care nu-ti fac placere. Iti vor bloca capul,
reduce creativitatea si capacitatea de munca. Nici o sarcina nu devine mai
usoara daca o amani.
 Amînă ce nu este important. Multe așa-zise probleme se pot rezolva de la
sine daca le amani.
 Analizeaza-ti interuperile. Si ia masuri sa le micsorezi sau sa le elimini.
 Stabileste momente in care sa nu te deranjeze nimeni. Tine sedinte cu tine
insuti. Pune o nota va rog nu deranjati la usa, cu un bilet cand esti disponibil.
Lasa-ti robotul mergand și raspunde la toate telefoanele mai tarziu sau inchide-l
pur sisimplu. Fa totul pentru a-ti pastra un timp in care sa ne tu deranjze.
Spune-le colegilor cand nu esti disponibil si cand te pot gasi din nou.
REGULI DE AUR ALE
MANGEMETULUI
 Fa lucrurile pe rand. Si tine evidenta lucrurilor urmatoare.
 Planifica-ti telefoanele. Noteaza-ti pe scutr ce vrei sa spui si ce vrei sa afli.
Acest lucru iti salveaza si timpul tau si al celuilalt și imbunatateste comunicarea.
 Aduna-ti ideile intr-un loc: Time Manager-ul tau personal (sau Agenda).
Scrie ideile cand iti vin. Astfel nu vei mai uita nici una. Treci peste ele regulat si
foloseste-le.
 Daca incepi ceva, cat mai posibil termina. Daca imparti lucrurile prea mult,
pierzi coerenta, pierzi imaginea de ansamblu si timpul incalzindu-te de fiecare
data cand o iei de la capat.
 Pune-ti pauzele atunci cand stii ca nu lucrezi eficient. De exmplu cand cei
cu care trebuie sa vorbesti nu sunt disponibili, cand materialul de care ai nevoie
e gata, etc.
 Foloseste timpi bine definiti/sedinte pentru discutarea lucrurilor de rutina. Si
daca evitati sa va intrerupeti unul pe celalalt veti economisi si mai mult timp.
 Fii selectiv cu ce iti asumi. Invata sa spui nu. Obisnuieste-te sa intrebi "Sunt
eu persoana cea mai potrivita pentru sarcina asta?"
REGULI DE AUR ALE
MANGEMETULUI
 Fa-ti o obisnuinta din verificarea felului in care iti folosesti
timpul. De exemplu, iti poti verifica Time Manager-ul o data pe
saptamana. Asta iti da o idee despre cum ti-ai folosit timpul.
Intreba-te daca nu ai fi putut sa-l folosesti mai bine.
 Evita sa-ti iei de lucru acasa daca nu crezi ca poti sa o faci. E
mai bine sa lucrezi la serviciu mai tarziu pana termini. Dupa
aceea te poti bucura de timpul tau mai bine.
 Culca-te cu o ora mai devreme si trezeste-te de dimineata cand
ai timp sa-ti planifici agenda pe ziua respectiva.
 Da-ti premii cand iti atingi scopul.
 Grupeaza activitati similare.
 Regula 60-40: planifica doar 60 % din timpul disponibil si lasa
restul pentru evenimente neasteptate.
Matricea managementului
timpului
Urgent Puțin Urgent
Important Fă acum Planifică
Ne-important Deleagă Uită
Exemplu


 Obiectiv - Organizarea petrecerii de Craciun a firmei
 SMART
 Rezervarea locului de întalnire – local în oraș, bar și ring de dans, în limitele bugetului, cu 4 luni
înaintea petrecerii.
 Rezervarea discotecii – Cererea de recomandări și obținerea de oferte de preț în limitele bugetului,
cu 3 luni în avans.
 Comunicarea datei și detaliilor către colegi – transmiteți detaliile inițiale cu 4 luni în avans si
solicitați confirmarea participării, transmiteți detaliile finale cu 3 luni înaintea petrecerii.
 De făcut
 cereti recomandari despre localurile din oras,
 fixati bugetul,
 evaluati localurile,
 cereti recomandari pentru discoteca,
 confirmati lista de participanti.
 Constrîngeri
 Bugetul,
 numarul de persoane care incap in local,
 solicitati sprijin administrativ pentru transmiterea invitatiilor.
 Prioritati
 discutati cu departamentul de personal bugetul disponibil,
 solicitati recomandari pentru local,
 intocmiti o scurta lista cu posibilele localuri
 contactati persoanele responsabile.
Recomandari

 Verificati daca ati inteles orice sarcina care v-a fost atribuita si termenul pana la
care trebuie sa o indepliniti. Nu va fie teama sa cereti lamuriri: daca intelegeti de
la inceput ce trebuie sa faceti, economisiti timp pe termen lung.
 Daca vi s-a cerut sa indepliniti mai multe sarcini cu termene limita apropiate,
cereti sa verificati sarcinile care credeti ca sunt prioritare impreuna cu directorul
sau seful vostru direct.
 Pastrati spatiul vostru de lucru bine organizat – alcatuiti dosare pentru proiecte
sau zone de lucru diferite astfel incat sa aveti intotdeauna la indemana
informatiile necesare.
 Nu faceti acelasi lucru de doua ori. Raspundeti e-mailurilor sau scrisorilor
imediat dupa ce le cititi, in loc sa le puneti deoparte pentru a le reciti cateva zile
dupa aceea.
 Grupati sarcinile asemanatoare/inrudite impreuna in loc sa sariti de la un subiect
la altul.
 Programti sarcinile placute dupa cele care nu va plac, astfel incat sarcinile
placute sa fie o recompensa pentru indeplinirea celorlalte.

Managementul e-mail
 40% din timp – e-mail și stocare informații
 Trimiteți mai puține e-mail
 Gruparea de mail (dacă primiți 3 mail de la
aceași persoana, raspundeți cu unul)
 Verificați e-mail la timpul potrivit
 Formulați clar subiectul mail
 Scrieți mail-uri complete
 Sortați e-mailurile în mape