Objektif bab

 Menerangkan jenis dan penggunaan alat pengurusan projek.  Menerangkan langkah-langkah yang digunakan dalam merancang projek.  Menjelaskan proses anggaran projek .  Menjelaskan alat penjadualan berlainan termasuk carta Gant dan PERT/CPM.
1

Objektif bab
 Kira masa tamat, tarikh mula dan akhir untuk projek.  Jelaskan kerja-kerja pemantauan, kawalan dan laporan projek.  Jelaskan langkah-langkah yang perlu dalam kawalan perubahan perisian .  Memahami alasan kenapa projek kadangkala gagal.
2

Pengenalan
 Anda akan pelajari merancang, menganggar, menjadual, memantau, mengawal melapor dan penggunaan perisian pengurusan projek.  Anda juga akan pelajari bagaiman untuk mengawal dan mengurus perubahan projek yang selalunya berlaku.
3

Pengurusan Projek
 Tinjauan Pengurusan Projek – Gol pengurusan projek ialah menyampai satu sistem maklumat yang boleh diterima oleh pengguna dan dibangunkan dalam tempoh dan kewangan tertentu. – Ketua projek – Pengurus Projek – Penyelaras projek
4

Pengurusan projek
 Fungsian pengurus – Fungsian pengurusan asas adalah merancang, mengurus, memimpin dan mengawal. – Merancang – Mengurus – Memimpin – Mengawal
5

Pengurusan projek
 Perancangan projek – Bermula dari awal sehingga fasa Kitar Hayat Pembangunan Sistem – Tugas atau aktiviti – Peristiwa atau batu tanda – Pengurus projek memimpin dan menyelaras ahli, memantau aktiviti dan melapor kemajuan.
Figure TK 42

6

7

Menganggar projek
 Menetapkan jangkaan masa yang tepat sesuatu projek adalah sukar kerana ia melibatkan banyak faktor yang perlu dipertimbangkan oleh seseorang pengurus projek.  Salah satu pembolehubah penting adalah saiz projek kerana jumlah kerja tidak melambangkan saiz projek.  Sekiranya satu projek adalah 2 kali ganda projek lain, ini akan melibatkan berlipatganda penggunaan sumber untuk membangun.  Oleh itu, jumlah kerja tidak mempengaruhi secara langsung dengan saiz projek.

Figure TK 43

8

9

Menganggar projek
 Jika hubungan berlipatganda, ia akan menyebabkan kelewatan, kesalahfahaman, dan sukar dalam menyelaraskan tugas.  Kebolehan ahli projek juga mempengaruhi keperluan masa.  Seseorang yang kurang pengalaman menganalisa selalunya akan memerlukan lebih masa untuk menyiapkan sesuatu kerja berbanding dengan seorang yang berpengalaman.  Anggaran masa selalunya diungkap sebagai hari- manusia atau person-days
Figure TK 44

Figure TK 45

10

11

Menganggar projek
 Sebahagian dari kerja boleh diagih sama rata supaya ia boleh diatur mengikut masa dan manusia.  Namun, dalam kebanyakan analisa sistem, masa dan manusia tidak boleh ditukarganti.  Jika seorang juruanalisa memerlukan 2 jam untuk menemuduga seorang pengguna, 2 orang juruanalisa juga perlukan 2 jam untuk melaksanakan temuduga yang sama.

12

Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos – Sebab aktiviti pengaturcaraan mewakili sesuatu bahgaian projek yang terpilih, dan ia penting untuk menganggarkan masa yang diperlukan untuk kerja-kerja dan membina satu belanjawan.

13

Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos – Saiz dan skop projek
• Seseorang pengurus projek mesti anggar masa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap fasa kerja. • Seorang pengurus projek mesti mengenalpasti semua kerja dari peringkat permulaan sehingga perlaksanaan sistem. • Mesti benarkan masa untuk mesyuarat, tinjauan projek, latihan dan faktor-faktor lain yang boleh mempengaruhi produktiviti ahli kumpulan pembangun.

14

Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos – Sumber-sumber TM
• Syarikat mesti banyak melabur dalam cutting-edge technology dan sistem berasaskan web untuk kekal bersaing di dalam pasaran dunia. • Seorang pengurus projek mesti kumpulkan dan tunjukkan kemahiran dan pengalaman mengendalikan projek kepada ahli kumpulan pembangun. • Jika perlu,tambahan penganalisa sistem atau pengaturcara mesti diupah atau dilatih, supaya dapat dicapai dalam tempoh dijangkakan.

15

Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos – Pengalaman awal
• Boleh mencipta anggaran masa dan kos bergantung pada sumber yang digunakan untuk keperluan sama atau sistem maklumat yang telah dibangunkan sebelumnya. • Mungkin tidak boleh gunakan pengalaman dari projek-projek yang telah dibangunkan dalam persekitaran berbeza. • Boleh merekabentuk satu sistem prototaip atau pandu (pilot) untuk memperolehi pengalaman teknikal dan anggaran kos.

16

Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos – Kekangan
• Adalah situasi, had atau keperluan sistem yang mesti dipenuhkan. • Pengurus projek mesti mentafsir keperluan sistem sebenar yang boleh dicapai mengikut kekangan yang ada. • Jika tidak ada kekangan, pengurus projek perlu mengira sumber yang diperlukan. • Jika kekangan wujud, pengurus projek mesti menyesuaikan sumber lain atau ubah skop projek.
17

Menjadualkan Projek
 Mesti tahu tempoh masa setiap kerja, susunan perlaksanaan aktiviti, masa mula dan akhir setiap kerja dan tetapkan siapa bertugas untuk setiap kerja.  Kerja sandaran (Dependent task)  Mesti agih secara saksama anggaran masa kerja, susunan dan orang yang terlibat.  Beberapa alat perancangan grafik yang boleh membantu.
18

Menjadualkan Projek
 Carta Gantt (Gantt Charts) – Satu carta Gantt projek besar yang terperinci boleh jadi kompleks dan sukar untuk difahami. – Kumpulan kerja – Bukanlah satu alat hayalan untuk memantau projek yang kompleks kerana ia tidak menyediakan maklumat lengkap yang mencukupi.
Figure TK 46 Figure TK 47 19

For more information about Gantt Charts visit csite.com/sad5e/more, locate Toolkit 4 and then the Gantt Charts link.

20

PERT/CPM

 The Program Evaluation Review Techni  Kaedah Laluan Kritikal ( Critical Path Method atau (CPM))  Sebelum ini 2 tersebut kaedah yang semakin lupus tetapi kini teknik tersebut dipanggil sama ada PERT, atau CPM, atau PERT/CPM
21

PERT/CPM
 Tinjauan PERT/CPM – PERT/CPM adalah teknik bawah ke atas. – Kerja projek – Setelah anda ketahui kerja-kerja, tempoh mereka, dan susunan mana yang perlu dilaksanakan, anda boleh kira masa diambil untuk menyiapkan keseleruhan projek.
22

PERT/CPM
 Format carta PERT/CPM – Kerja-kerja projek digambrakan dalam kotak segi-empat tepat, disusunkan secara teratur mengikut perlaksanaannya. – Kotak kerja (Task box) – T (Masa atau tempoh kerja ) – ES (Masa terawal) – EF (Siap terawal) – LF (Siap terakhir) – LS (Mula terakhir) Figure TK 48 23

PERT/CPM
 Corak kerja – Dalam apa-apa projek, kecil atau besar, kerja bergantung antara satu sama lain dan mesti dilaksanakan secara tersusun, dan bukan seperti arahan perisian. – Kerja berjujukan (Sequential Tasks) – Berbilang Kerja Akhir/Kemudian ( Successor Tasks) – Berbilang kerja Awal (Predecessor Tasks)

Figure TK 49

Figure TK 410

Figure TK 411 24

25

PERT/CPM
 Corak kerja kompleks – Apabila corak kerja digabungkan, anda mesti mengkaji berhati-hati supaya susunan kerja dapat difahami secara logik. – Seorang penganalisa sistem mesti memahami bahawa kiraan projek tidak akan tepat jika corak kerja adalah tidak logik.
Figure TK 412

26

PERT/CPM
 LIMA contoh kerja PERT/CPM – Kira LS dan LF. – Ingat bahawa kerja LS dan LF mesti berlawanan daripada ES dan EF. – Rajah TK 4-14 menunjukkan versi terakhir selepas LS dan LF dimasukkan.

27

PERT/CPM
 Laluan Kritikal – Sela masa (Slack time) adalah perbezaan antara kerja EF dan LF. – Jika terdapat kerja sepanjang laluan kritikal lewat dari jadual perancangan, keseluruhan projek akan terganggu. – Satu laluan kritikal merangkumi semua kerja yang mustahak mengikut jadual projek.
28

Memantau dan mengawal projek
 Pengurus projek mesti menetapkan piawai dan semua mesti patuh, awasi kerja dan kemajuan ahli kumpulan, bandingkan kemajuan hakiki dengan kemajuan yang telah dirancangkan dan perincikan penyudahan batu tanda projek.  Tinjauan berkala  Dipanggil tinjauan rekabentuk, kod dan pengujian.
29

Memantau dan mengawal projek
 Penjadualan projek – Menyelenggara satu jadual projek adalah satu cabaran. – Perancangan yang tulin makin mudah untuk dikawal projek. – Jika batu tanda mencukupi dan kekerpan selidik tinggi, masalah dapat dikesan segera. – Tidak mungkin satu projek mempunyai lebih dari satu laluan kritikal.
30

Melapor projek
 Perjumpaan status projek – Kebanyakan pengurus projek menjadualkan perjumpaan berkala dengan semua ahli projek. – Setiap ahli kemaskini kumpulannya dan kenalpasti masalah dan kelewatan. – Perjumpaan juga memberi peluang pengurus projek mengemaskini kumpulan , dapatkan input dan kendalikan percambahan minda.
31

Melapor projek
 Laporan status projek – Seorang pengurusn projek mesti lapor berkala kepada penyelia, pengurusan atasan dan pengguna. – Sepatutnya menjelaskan apa yang patut dikendalikan dan dipantau. – Kebanyakan pengurus kenalpasti masalah projek, dan adalah lebih baik pengurusan awasi segera daripada kemudian.
32

Perisian pengurusan projek
 Perisian Pengurusan Projek  Contoh Microsoft Project – Cipta carta Gantt menunjukkan maklumat yang diperlukan.

33

34

35

Perisian pengurusan projek
 Rajah Rangkaian – Dalam Microsoft Project, setiap kotak kerja mengandungi penerangan kerja, nombor pengenalan kerja, tempoh kerja, tarikh mula dan tarikh akhir. – Perancangan projek merupakan kerja dinamik dan melibatkan perubahan malar.
36

Perisian Kawalan Perubahan
– Terdapat 4 proses untuk meminta perubahan dalam sistem maklumat:
1. Lengkapkan borang permintaan. 2. Ambil tindakan awal bagi permintaan tersebut. 3. Analisa kesan-kesan perubahan yang diminta. 4. Kenalpasti kesilapan dalam permintaan perubahan tersebut.
37

38

Kunci Kejayaan Projek
 Isu bisnes – Objektif utama bagi setiap sistem ialah menyediakan penyelesaian kepada masalah bisnes atau peluang. – Jika sistem tidak memenuhi keperluan bisnes , ia akan menyebabkan masalah kepada pengguna serta imej dan produktiviti turut syarikat terjejas.
39

Kunci Kejayaan Projek
 Isu kewangan – Kos melebihi akibat daripada:
• Jangkaan yang tidak wajar • Gagal membangunkan ramalan Total cost of ownerships (TCO) yang tepat. • Pemantauan kemajuan agak lembab dan reaksi yang tidak sesuai terhap tandatanda awal masalah. • Jadual terlambat akibat faktor-faktor yang luaran. • Faktor sumber manusia.
40

Kunci Kejayaan Projek
 Isu jadual – Masalah jadual dan batu tanda projek yang gagal mengesan sandaran kerja ,keliru antara usaha dan kemajuan, kaedah pemantauan dan kawalan yang tidak kemas, pertelingkahan antara ahli kumpulan dan pertukaran tenaga keraj yang tinggi.
41

Kunci Kejayaan Projek
 Pengurusan Projek yang berjaya – Apabila sesuatu masalah berlaku, kemahiran pengurus projek untuk mengendalikan persekitaran merupakan suatu faktor yang kritikal. – Kadang-kadang pengalaman projek dari segi kelewatan dan kos, sistem masih boleh disiapkan pada masa dan belanjawan yang ditetapkan sekiranya keperluan yang kritakal itu dicantas.

42

Kunci Kejayaan Projek
 Kejayaan pengurusan projek – Sekiranya satu projek bermasalah disebabkan kekurangan sumber atau sokongan organisasi, pengurusan mestilah memberi komitmen dan mendahului projek. – Satu tindakan biasa ialah menunda tarikh siap. – Pilihan ini hanya jika tarikh hakiki adalah anjal, dan penambahan masa tidak melibatkan kos tinggi dan masalah lain.
43

Kesimpulan bab
 Pengurusan projek adalah proses mentakrif, merancang, memimpin dan mengawal pembanguna sistem maklumat.  Mulalah mengenalpasti dan merancang semua kerja-kerja atau aktiviti yang spesifik.  Boleh guna PERT/CPM dan carta Gantt.  Seorang pengurus projek guna pelbagai teknik untuk memantau, mengawal dan melapor kerja-kerja projek.

44

Kesimpulan bab
 Perisian kawalan perubahan adalah melibatkan permintaan perubahan yang timbul.  Setiap sistem maklumat yang berjaya mesti menyokong keperluan bisnes, mengikut belanjawan dan menepati masa.

45