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SAP Business One

Accelerated Implementation Program
(B1AIP) 2.0
Reunión inicial del equipo de
proyecto
[Nombre del proyecto], [Nombre del cliente]
[Responsable del proyecto de SAP], SAP
[Responsable del proyecto del cliente],
[Nombre del cliente]
Logotipo
del cliente
 SAP AG 2006 – Diapositiva 2
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1. Introducción y objetivos del proyecto
2. Planificación del proyecto
3. Organización del equipo de proyecto
5. Roles del equipo de proyecto
4. Alcance del proyecto
6. Procedimientos del proyecto
1. Introducción y objetivos del proyecto
2. Planificación del proyecto
3. Organización del equipo de proyecto
5. Roles del equipo de proyecto
4. Alcance del proyecto
6. Procedimientos del proyecto
 SAP AG 2006 – Diapositiva 5
Introducción - perfil del cliente
Perfil breve del cliente
 …
 SAP AG 2006 – Diapositiva 6
Introducción - objetivos del proyecto/indicadores clave
de rendimiento (KPI)
 Ejemplo: Implementar SAP Business con el fin de optimizar y
estandarizar las aplicaciones y los procesos en [Nombre del
cliente]
 SAP AG 2006 – Diapositiva 7
Metodología ASAP Business One
Metodología del proyecto
 Planteamiento de cinco fases (Preparación del proyecto,
Blueprint, Realización, Preparación final, Puesta en marcha y
soporte)
 Reducción del tiempo de implementación (de 2 a 6 semanas)
 Definición del alcance - aprovecha las mejores prácticas de SAP
 Biblioteca de formación suministrada - acelera la formación y las
pruebas
 Requisitos empresariales preconfigurados
 Énfasis en el despliegue de los bloques de funcionalidad
previstos
 SAP AG 2006 – Diapositiva 8
Metodología ASAP Business One
ASAP Business One - Ciclo de implementación
Realización
Preparación
final
Puesta en
marcha y
soporte
Blueprint
Preparación
del proyecto
Tiempo
Entrada
en
productivo
Inicio del
proyecto
Inicio
Planificar el
proyecto
Configurar los
estándares y
procedimientos
de implemen-
tación
Ejecutar el inicio
del proyecto
Configuración del
sistema
(DEV&QA)
Instalación del
hardware de
producción
Control de
calidad:
preparación del
proyecto
Supervisar el
entorno
productivo
Cerrar los
asuntos
pendientes
Iniciar un plan
de soporte a
largo plazo
Control de
calidad: Entrada
en productivo
Cierre del
proyecto
Ajustar los planes
de transición
Establecer un
plan de soporte a
largo plazo
Formar a los
usuarios y
administradores
finales
Crear un centro
de atención al
cliente y prove-
erlo de personal
Gestión del
sistema
Ejecutar la
transición
Control de
calidad: prepa-
ración final
Iniciar la
producción
Validar la
configuración
organizativa
Validar los
procesos
empresariales
Detectar los
requisitos delta
Realizar la ges-
tión de cambios
organizativos
Planificar el
soporte y la
transición de la
producción
Ejecutar las
pruebas de
integración y
aceptación
Planificar la
formación del
usuario final
Revisión interna
Definir el entorno
del sistema
Recopilar los
requisitos
empresariales
Agrupar las
necesidades de
configuración
Preparar el
registro de
problemas y
modificaciones
Documentar
el plan de
formación y
pruebas
1. Introducción y objetivos del proyecto
2. Planificación del proyecto
3. Organización del equipo de proyecto
4. Alcance del proyecto
5. Roles del equipo de proyecto
6. Procedimientos del proyecto
 SAP AG 2006 – Diapositiva 10
Planificación del proyecto
2006 2007
Fase Descripción 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1
0. Preparación del proyecto
1. Fase 1
1.a. …
1.b. …
1.c. …
1.d. …
1.e. …
2. Fase 2
2.a. …
2.b. …
2.c. …
2.d. …
2.e. …
2.f. …
3. Fase 3
3.a. …
3.b. …
3.c. …
4. Cierre del proyecto
4.a. …
Insertar el plan de proyecto de ASAP Business One
1. Introducción y objetivos del proyecto
2. Planificación del proyecto
3. Organización del equipo de proyecto
4. Alcance del proyecto
5. Roles del equipo de proyecto
6. Procedimientos del proyecto
 SAP AG 2006 – Diapositiva 12
R
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S
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Organización del proyecto
Nombre
 Nombre
 Nombre
 Nombre
 ...
 Nombre
 Nombre
 Nombre
 ...
 Nombre
 Nombre
 Nombre
 ...
 Nombre
 Nombre
 Nombre
 ...
Nombre Nombre
Nombre Nombre Nombre Nombre
Nombre
 SAP AG 2006 – Diapositiva 13
SAP
 …
 …



Gestión de informes
 Responsable del proyecto

 …
Miembros del comité de dirección (si procede)
Deudor
 …
 …
 …
 …
 …
 …
 …
 …
 …



 SAP AG 2006 – Diapositiva 14
Responsabilidades del comité de dirección (CD)
 El CD es responsable de controlar y coordinar el proyecto, además
de tomar decisiones técnicas y organizativas eficientes.
 En las reuniones del CD, el responsable del proyecto informa del
estado del mismo y plantea cuestiones relevantes que debe decidir
el CD.
 El CD se asegura de que los recursos necesarios para el éxito del
proyecto están disponibles.
 El CD es el último nivel de escalado para asuntos pendientes y
problemas (gestión de conflictos).
 El CD es responsable de la liberación del presupuesto y se hace cargo
del control de los costes y del presupuesto al más alto nivel.
 El CD es responsable de la inspección final y de la aprobación de todos
los resultados del proyecto.
 …
 SAP AG 2006 – Diapositiva 15
Responsabilidades del responsable del proyecto (RP)
 El RP es responsable de la ejecución global y del éxito del proyecto.
 El RP ejecuta la gestión técnica y operativa del proyecto.
 El RP es responsable de la coordinación de las interfases técnicas y
operativas.
 El RP es responsable de la gestión de riesgos.
 El RP programa, organiza y modera con efectividad las reuniones del
proyecto.
 El RP supervisa y realiza el seguimiento del progreso y los
resultados generales del proyecto.
 El RP se comunica con eficacia y se coordina con el comité de
dirección.
 …
 SAP AG 2006 – Diapositiva 16
Responsabilidades del cliente en el proyecto:
Resumen
 Las actividades y responsabilidades del cliente están organizadas
en cada fase del proyecto.
 Antes y durante cada fase del proyecto, el cliente debe llevar a
cabo determinadas actividades que permitirán que el proyecto
general avance puntualmente.
 SAP AG 2006 – Diapositiva 17
Antes de iniciar el proyecto
 Responsable del proyecto del cliente:
Gestiona los recursos del proyecto del cliente
Coordina la depuración de datos y los planes de preparación
Participa en la planificación del entorno técnico
Garantiza el aprovisionamiento adecuado del hardware

 Miembros del equipo técnico del cliente:
Participan en la planificación del entorno técnico
Asisten a los cursos de formación técnica recomendados
Extraen datos de los sistemas existentes

 Representantes del equipo empresarial del cliente:
Depuración de datos
Preparación de datos
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Preparación del proyecto
 Responsable del proyecto del cliente:
Revisa los planes y las actividades del proyecto con el responsable del proyecto
de SAP
Comunica el estado del proyecto al patrocinador ejecutivo y al equipo del proyecto
Gestiona los recursos del proyecto del cliente
Gestiona los recursos del proyecto del cliente
Revisa la guía de gestión de la formación o de modificaciones
Coordina la configuración del entorno técnico

 Miembros del equipo técnico del cliente:
Colaboran con el consultor técnico en la instalación del sistema sandbox

 Representantes del equipo empresarial del cliente:
Depuración de datos
Preparación de datos
 SAP AG 2006 – Diapositiva 19
Blueprint
 Responsable del proyecto del cliente:
Supervisa el progreso del proyecto con el responsable del proyecto de SAP
Comunica el estado del proyecto al patrocinador ejecutivo y al equipo del proyecto
Gestiona la disponibilidad de recursos del proyecto del cliente para recopilar los
requisitos
Gestiona la resolución de problemas con el responsable del proyecto de SAP

 Representantes del equipo empresarial del cliente:
Colaboran con el equipo de consultoría de SAP para documentar los procesos
empresariales y las necesidades de personalización
Colaboran con el equipo de consultoría de SAP para documentar si es necesario
migrar datos
Revisan el documento del blueprint

 Miembros del equipo técnico del cliente:
Verifican la viabilidad de la migración de datos y de los requisitos empresariales
 SAP AG 2006 – Diapositiva 20
Realización
 Responsable del proyecto del cliente:
Supervisa el progreso del proyecto con el responsable del proyecto de SAP
Comunica el estado del proyecto al patrocinador ejecutivo y al equipo del proyecto
Gestiona los recursos del proyecto del cliente
Identifica y distribuye a los usuarios para los cursos de formación
Gestiona la resolución de problemas con el responsable del proyecto de SAP
Colabora con el responsable del proyecto de SAP para desarrollar un plan de
pruebas detallado
Colabora con el responsable del proyecto de SAP para desarrollar un plan de
soporte interno
Colabora con el responsable del proyecto de SAP para desarrollar un plan de
transición detallado

 Representantes del equipo empresarial del cliente:
Colaboran con el equipo de consultoría de SAP para probar los programas y
procedimientos de carga de datos
Ejecutan pruebas en la unidad de procesos empresariales
Documentan los procedimientos empresariales específicos de la empresa
Colaboran con los consultores de SAP para desarrollar planes de pruebas de
integración

 Miembros del equipo técnico del cliente:
Administran el sistema, la base de datos, la red, los sistemas operativos y las
autorizaciones
Colaboran con el consultor técnico en la instalación del entorno de producción
 SAP AG 2006 – Diapositiva 21
Preparación final
 Responsable del proyecto del cliente:
Supervisa el progreso del proyecto con el responsable del proyecto de SAP
Comunica el estado del proyecto al patrocinador y al equipo del proyecto
Gestiona los recursos del proyecto del cliente
Gestiona la resolución de problemas con el responsable del proyecto de SAP
Colabora con el responsable del proyecto de SAP en la transición
Implanta y supervisa la formación de los usuarios finales
Coordina el soporte interno

 Representantes del equipo empresarial del cliente:
Prueban y documentan los procesos empresariales integrados
Colaboran con los consultores de SAP en la preparación y ejecución del plan de
transición
Dan soporte a los usuarios en la entrada en productivo

 Miembros del equipo técnico del cliente:
Administran el sistema, la base de datos, la red, los sistemas operativos y las
autorizaciones
Colaboran con el consultor técnico en la instalación del entorno de producción
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Puesta en marcha y soporte
 Responsable del proyecto del cliente:
Gestiona los procedimientos de transición y la aprobación
Gestiona los recursos del proyecto del cliente
Gestiona la resolución de problemas
Gestiona la transición al plan de soporte continuado

 Representantes del equipo empresarial del cliente:
Dan soporte a los usuarios en la entrada en productivo

 Miembros del equipo técnico del cliente:
Tareas de administración del sistema
Tareas de administración de la base de datos
Tareas de administración de la red
Tareas de administración del sistema operativo
Tareas de administración de autorizaciones
1. Introducción y objetivos del proyecto
2. Planificación del proyecto
3. Organización del equipo de proyecto
4. Alcance del proyecto
5. Roles del equipo de proyecto
6. Procedimientos del proyecto
 SAP AG 2006 – Diapositiva 24
Alcance del proyecto
Para conseguir que el proyecto finalice de forma oportuna, es
imprescindible un alcance detallado del proyecto en relación con
la funcionalidad implementada.
El alcance inicial del proyecto de implementación de SAP
Business One basado en la metodología de ASAP Business One
incluye funciones centrales de datos y transacciones necesarias
para las operaciones empresariales.
Después de la entrada en productivo inicial, posiblemente habrá
que implementar características y funciones adicionales como
consecuencia de análisis detallados de requisitos y desajustes.
Los cambios en el alcance deben documentarse en el formulario
"Solicitud de modificación".
 SAP AG 2006 – Diapositiva 25
Alcance inicial del proyecto
Realizar una demostración en directo de las
funcionalidades centrales de SAP Business One
antes de comentar detalladamente el alcance
 SAP AG 2006 – Diapositiva 26
Alcance inicial del proyecto (dentro del alcance)
Migración de los datos de artículos y de interlocutores comerciales
del sistema existente a SAP Business One
Migración de los saldos abiertos del sistema existente a
SAP Business One
Inicialización básica del sistema y configuración de la empresa
Implementación de planes de cuentas, GL, AP, AR, gestión de bancos
Implementación de los módulos de ventas y de oportunidades
de ventas
Implementación del módulo de compras
Implementación de los módulos de inventario, producción y MRP
(para empresas sin servicio)
Activación de la funcionalidad central de gestión de informes de SAP
Business One, incluyendo XL Reporter con modelos suministrados
previamente
Activación de las funciones básicas de fax, impresión y correo
electrónico de SAP Business One
 SAP AG 2006 – Diapositiva 27
Alcance inicial del proyecto (fuera del alcance)
Activación de la gestión de informes ampliada con consultas
Activación de las ampliaciones de UI con UDF, UDT, UDO, así como
búsquedas con formato
Activación de las alertas y los procedimientos de aprobación
Ampliaciones que requieren el uso de SDK
Integración de modelos no estándar de XL Reporter
Integración de e-commerce y CRM basada en web
Implementación de otros add-ons de SAP e ISV, como la integración
de MS Outlook
1. Introducción y objetivos del proyecto
2. Planificación del proyecto
3. Organización del equipo de proyecto
4. Alcance del proyecto
5. Roles del equipo de proyecto
6. Procedimientos del proyecto
 SAP AG 2006 – Diapositiva 29
Reunión inicial del equipo de proyecto -
Roles del proyecto
Roles del proyecto
• Jefe de proyecto del cliente
• Responsable del proyecto de SAP
• Miembro del equipo de soporte funcional del cliente
• Consultor de soporte funcional de SAP
• Miembro del equipo técnico del cliente (base)
• Consultor de base de SAP
• Consultor de herramientas de SAP
• Instructor del cliente/miembro del cambio organizativo
• Miembro del equipo ampliado del cliente
1. Introducción y objetivos del proyecto
2. Planificación del proyecto
3. Organización del equipo de proyecto
4. Alcance del proyecto
5. Roles del equipo de proyecto
6. Procedimientos del proyecto
 SAP AG 2006 – Diapositiva 31
Reunión inicial del equipo de proyecto -
Procedimientos del proyecto
PROCEDIMIENTOS DEL PROYECTO
 Gestión de problemas
Definición: un problema es cualquier cosa que impida que el proyecto
avance.
Registro: utilizar el registro de problemas suministrado previamente para
registrar y supervisar los problemas del proyecto

 Estándares de documentación
Almacenamiento: toda la documentación del proyecto debe estar
almacenada en una unidad de red compartida
Utilizar modelos suministrados previamente cuando estén disponibles
Utilizar documentos de trabajo específicos del cliente cuando no se
disponga de modelos
 SAP AG 2006 – Diapositiva 32
Documentación del proyecto
 Guardarla en el directorio de documentación del proyecto
La documentación del proyecto que no esté guardada en el directorio
de documentación del proyecto se considerará inexistente.
 Obligación de los miembros del proyecto de recopilar información
Todos los miembros del proyecto están obligados a recopilar
activamente la información necesaria.
 Convenciones de denominación
Toda la documentación del proyecto debe mantener las convenciones
de denominación y debe guardarse en las carpetas del directorio
especificado.
 Plantillas
Para garantizar la uniformidad de la documentación del proyecto deben
emplearse los modelos suministrados.
 SAP AG 2006 – Diapositiva 33
Control del proyecto
Las horas de trabajo de los consultores se registran en un informe de
actividad que se entrega al cliente semanalmente para que lo firme.
La gestión de informes y de archivos se realiza en la gestión del
proyecto.