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NOV 2010 Equipo Tcnico Interinstitucional de Calidad - ETC

LINEAMIENTOS GENERALES PARA ANLISIS


DE RESULTADOS DE AUTOEVALUACIN
SEGN LA CARTA IBEROAMERICANA DE
CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA (CICGP)
Y PARA PLANTEAMIENTO DE
PLANES DE MEJORA

Secretara para Asuntos Estratgicos
Subsecretara de Gobernabilidad y Modernizacin del Estado
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El informe de resultados de la Autoevaluacin debe contener
una presentacin grfica (grfico de barras) de las preguntas
que han alcanzado menor puntaje, separada por captulos.
Estas preguntas representan las brechas que la Institucin
debe acortar a fin de encaminarse hacia una gestin de
calidad, convirtindose en nuestras oportunidades de
mejora.
ANLISIS DE RESULTADOS
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El primer paso consiste en determinar las brechas a nivel de
captulos de la CICGP.
El segundo paso consiste en determinar las brechas a nivel
de preguntas. Se sugiere prestar una especial atencin a la
autoevaluacin del Captulo Segundo (Principios
Inspiradores) y a la de la Seccin II del Captulo Cuarto
(Acciones e Instrumentos).
ANLISIS DE RESULTADOS (cont.)
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Tercer paso. A partir de esta brechas se identifican los
cmo para acortar o cerrar estas brechas, los que vienen
a ser acciones estratgicas, muy concretas, que nos
encaminen al objetivo deseado. En algunas ocasiones
estas acciones pueden ser proyectos de envergadura
superior (Ej.: Diseo e implementacin de sistemas
tecnolgicos informticos; Diseo, construccin y operacin
de unidades operativas, etc.)
ANLISIS DE RESULTADOS (cont.)
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Primer paso. Nuestro autodiagnstico o autoevaluacin ha
partido de un modelo sugerido en la CICGP, que es un
modelo general que se aplica a cualquier Institucin, lo que
puede generar que algunas acciones o proyectos
previamente identificados no hayan aparecido en el
proceso. Este primer paso consiste en revisar y agregar
aquellas acciones o proyectos que ya estn identificados en
la Institucin, y que no aparecieron en la autoevaluacin.
ELABORACIN DEL PLAN DE MEJ ORA
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Segundo paso. Con el listado completo de cmos,
acciones estratgicas y/o proyectos de envergadura, se
sugiere hacer una primera priorizacin basada en una serie
de factores (matriz de priorizacin en base a factores) (VER
FORMATO 1 DE ARCHIVO EXCEL)
Adems se sugiere que las acciones que se decidan realizar
no tengan un horizonte de terminacin mayor a los dos
aos, es ms, lo preferible es que sean acciones que se
estime realizarlas en un ao o menos.
ELABORACIN DEL PLAN DE MEJ ORA (cont.)
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Tercer paso. A partir de la priorizacin se procede a trabajar cada una
de las acciones estratgicas, determinando para cada una lo siguiente:
Meta final a alcanzar (qu y cundo)
Duracin (incluye la programacin en el tiempo)
Indicador de cumplimiento (cmo saber si la forma en que se est
realizando la accin permitir alcanzar la meta)
Equipo de Trabajo (Responsable y colaboradores directamente
involucrados. En gestin de calidad no existen los colaboradores
indirectos)
Costo o presupuesto
ELABORACIN DEL PLAN DE MEJ ORA (cont.)
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Tercer paso (continuacin). Para desarrollar lo anterior se
recomienda irlo trabajando de una vez en dos Tablas. La
primera es una matriz que contiene la informacin resumida
por accin, que viene a ser una matriz de n filas y 6
columnas (VER FORMATO 2 DE ARCHIVO EXCEL).
La segunda es un Grfico tipo Gantt o Cronograma, al que se
le agreguen las columnas correspondientes a la meta, al
equipo de trabajo y al costo o presupuesto (VER FORMATO
3 DE ARCHIVO EXCEL).
ELABORACIN DEL PLAN DE MEJ ORA (cont.)
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Cuarto paso. Se procede a realizar una revisin y nivelacin
final del Plan de Mejora. Los elementos hasta aqu
trabajados nos permitirn revisar al menos tres aspectos:
El orden lgico secuencial de nuestra programacin
Los montos presupuestados (por accin y global)
La carga de trabajo asignada a los equipos de trabajo (esta
es una nivelacin que debe guardar una ntima relacin con
la programacin en el tiempo y el presupuesto)
ELABORACIN DEL PLAN DE MEJ ORA (cont.)
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Quinto paso. Una vez se est satisfecho con lo trabajado se
genera el Documento Final que contendr la parte de los
resultados de la Autoevaluacin y el Plan de Mejora
formulado. Esto es lo que deber ser presentado a
consideracin de los Titulares. La clave es obtener el
compromiso y apoyo de ellos.
ELABORACIN DEL PLAN DE MEJ ORA (cont.)
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Como podr observarse, el Plan de Mejora es un conjunto
de Proyectos de Mejora, por lo que debe garantizarse su
coordinacin y articulacin institucional.

El Plan de Mejora resultante deber integrarse al Plan
Estratgico Institucional.

Es importante tomar en cuenta que el Plan de Mejora
resultante deber estar acorde con la Metodologa
presentada por la Subsecretara a la Red de Calidad el 16
de Septiembre pasado.
CONSIDERACIONES FINALES
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MODELO SALVADOREO DE EXCELENCIA
SGC
(ISO 9001/2008)
Servicio al
cliente
5 S
Sistema Integrado de Gestin (al menos):
SGC / SIGMA (ISO 14001) / SIGPRE (OHSAS 18001)
EL CAMINO A LA EXCELENCIA
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EN EL CAMINO HACIA LA
CALIDAD Y LA EXCELENCIA
NO HAY OBSTCULOS
SLO EXCUSAS